稽核項目管理是一項完整的系統(tǒng)工程,既包括對被查單位的各項業(yè)務(wù)檢查,又包括對稽核檢查組的內(nèi)部管理和規(guī)范操作?;私M長在項目管理中起著非常重要的作用,如果疏忽了某個環(huán)節(jié),都可能導(dǎo)致稽核失敗。
稽核組長怎樣才能做好稽核項目管理呢,筆者認為,應(yīng)做到以下幾點:
(一)要關(guān)注各類稽核人員的職責(zé)
組成稽核組后,稽核組長應(yīng)按照稽核總體方案和人員情況確定詳細明確的工作程序、職責(zé)分工和權(quán)力范圍。各級成員對職責(zé)和權(quán)力范圍內(nèi)的事項負責(zé),超越職責(zé)和權(quán)力范圍的事項,需向上一級報告。上一級對下一級負有管理、監(jiān)督、指導(dǎo)責(zé)任,以求做到人人各負其責(zé)、各盡其責(zé)。
(二)關(guān)注項目稽核的前期準備
1、認真學(xué)習(xí)金融方針政策、法規(guī)和上級有關(guān)文件精神,掌握其精神實質(zhì),把握全行總體工作思路、目標,圍繞全行中心工作做好稽核工作。同時還要了解、掌握稽核工作的任務(wù)、要求、重點等內(nèi)容,做到方向目標明確,檢查重點突出,這樣才能做好稽核工作。
2、收集、研究、分析被查行背景資料?;私M長應(yīng)根據(jù)稽核目標充分收集被稽核單位背景資料,并在分析研究的基礎(chǔ)上,對稽核重點、稽核范圍、稽核風(fēng)險等重要事項做出估計,為制訂稽核方案奠定基礎(chǔ)。要深入了解掌握被查行的經(jīng)營管理情況、風(fēng)險控制能力、依法合規(guī)操作意識的歷史和現(xiàn)狀等。這一階段的工作可在非現(xiàn)場完成,如對以前年度稽核報告、外審報告、各項經(jīng)營考核指標計劃、財務(wù)分析報告、上級行對被查行頒布的授權(quán)書、獎罰報告以及風(fēng)險監(jiān)控指標體系等進行綜合分析。
3、運用計算機輔助稽核系統(tǒng)分析、查詢,找出稽核線索,確定稽核重點和疑點。計算機在銀行業(yè)的廣泛應(yīng)用,使以往的手工稽核已遠不能適應(yīng)要求,運用科技手段提高稽核質(zhì)量和效率已成必然。應(yīng)用計算機輔助稽核系統(tǒng)進行稽核檢查,是對傳統(tǒng)手工稽核的一次變革,是稽核工作規(guī)范化、制度化、電子化的重要階梯。計算機輔助稽核系統(tǒng)的成功開發(fā)為我們的稽核檢查提供了新的思路、新的方法,它能夠快捷有效地發(fā)現(xiàn)稽核線索,為確定稽核重點提供依據(jù),既節(jié)省了稽核時間,又加強了稽核檢查的深度和力度。
4、根據(jù)稽核項目確立稽核重點。由于每個單位經(jīng)營業(yè)務(wù)品種的側(cè)重點不同,稽核檢查確立的重點也不盡相同?;私M長應(yīng)根據(jù)被查行業(yè)務(wù)的側(cè)重點收集相關(guān)資料和數(shù)據(jù),對主要業(yè)務(wù)進行綜合風(fēng)險分析評估,指導(dǎo)設(shè)計稽核項目的總體方案和具體方案。方案不僅要包括稽核要點,還要對稽核員所負責(zé)的要點列出檢查步驟、方法、抽樣方法和檢查時間,以便稽核組長對其各組的質(zhì)量進行檢查控制,提高稽核的工作質(zhì)量。
(三)注重稽核項目的現(xiàn)場組織協(xié)調(diào)與質(zhì)量控制
稽核項目的現(xiàn)場組織協(xié)調(diào)和質(zhì)量控制是稽核成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因每個稽核組長的經(jīng)歷、思維方式、專業(yè)特長、工作方法等不同,必然存在著各自的差異?;私M長除了做好現(xiàn)場稽核操作規(guī)程的各項工作外,主要應(yīng)考慮:一是被查行的依法合規(guī)經(jīng)營、內(nèi)部控制的意識總體評價及執(zhí)行各項操作的規(guī)范程度。二是控制稽核檢查進度與質(zhì)量。質(zhì)量控制應(yīng)采取定期報告和重大事項報告制度方式,稽核組長將現(xiàn)場檢查期間劃為若干個階段,各分項小組定期分階段報告工作情況,遇有重大事項隨時報告,稽核組長及時掌握各組檢查的質(zhì)量、進度及查出的重大問題,防止出現(xiàn)有問題不報或少報的道德風(fēng)險。三是注意與現(xiàn)場人員(小組長、成員)及各組之間的溝通、協(xié)調(diào)和互通情況。
(四)注重稽核報告
稽核報告是活動成果的體現(xiàn),是稽核的最終產(chǎn)品。寫好稽核報告,可以更好地體現(xiàn)稽核成果,提高稽核產(chǎn)品等級,增加服務(wù)價值?;藞蟾嫘问缴弦喢鞫笠?,突出重點,充分考慮閱讀者的需求,做到內(nèi)容與形式的和諧統(tǒng)一?;藞蟾鎽?yīng)體現(xiàn)從微觀到宏觀總結(jié)提煉的過程,把單個問題與全面評估內(nèi)部控制狀況結(jié)合起來?;藞蟾嬖驊?yīng)分析透徹,以便對癥下藥。我們強調(diào)“因”比“果”更重要,因為有些問題存在很復(fù)雜的原因,只有找出存在問題的原因,才能提出合理化的建議,被查行才會信服。
(五)對項目稽核進行全面總結(jié),做好稽核“后評價”
稽核項目總結(jié)不僅是對稽核的計劃、目標、方案、進度控制、與稽核對象及內(nèi)部的溝通、稽核證據(jù)的提取、稽核發(fā)現(xiàn)和建議、稽核報告質(zhì)量的一次回頭看,而且是吸取經(jīng)驗教訓(xùn)和提高自身能力的一個過程,也是對稽核項目完成過程、工作質(zhì)量的整體評價,以便在今后的稽核檢查中改進和提高。
(六)其他應(yīng)注意的問題
1、對未整改問題的認識。在稽核檢查中對未整改的問題大多采取以上次稽核未整改的問題為查證點。目前,區(qū)分行對二級分行的稽核檢查原則上兩年一次,因間隔時間比較長,業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)升級換代,有些問題已不復(fù)存在,因此,應(yīng)以近期查出尚未整改的問題為查證點,這樣更具有實際意義。
2、注意被查行的態(tài)度和認識。在檢查中,觀察、了解被查行的態(tài)度和認識非常重要。被查行對檢查是否有抵觸情緒,是否對業(yè)務(wù)的檢查有掩蓋傾向,是否對檢查出的問題未給予高度重視,這在一定程度上反映了該行對依法合規(guī)經(jīng)營、完善內(nèi)部管理的認識。稽核檢查是促進依法合規(guī)經(jīng)營、完善內(nèi)部管理、加強內(nèi)控、防范風(fēng)險的有力手段,其目標與被查行管理者是一致的,如果被查行對此存有誤解,說明其管理者在內(nèi)部控制、防范風(fēng)險意識上存在著偏差。
3、加強保密工作。檢查過程中,在問題尚未定性之前或定性后,組長應(yīng)要求稽核人員注意保密,不應(yīng)在不適當(dāng)?shù)膱龊想S意談?wù)摶斯ぷ髦械膯栴}。因為問題尚未定性,隨意亂講會造成不應(yīng)有的誤會;待問題最后核實定性后,如果不屬于問題,被查行會認為稽核作風(fēng)不嚴肅;即使問題已定性,也要在合適的場合向有關(guān)人員反饋,這樣才是應(yīng)有的工作作風(fēng)。
4、問題的提出和認定。一是事實要清楚,證據(jù)要確鑿,結(jié)論要客觀公正;二是文字表達要確切;三是數(shù)字要準確;四是引用法規(guī)要正確。
稽核組長怎樣才能做好稽核項目管理呢,筆者認為,應(yīng)做到以下幾點:
(一)要關(guān)注各類稽核人員的職責(zé)
組成稽核組后,稽核組長應(yīng)按照稽核總體方案和人員情況確定詳細明確的工作程序、職責(zé)分工和權(quán)力范圍。各級成員對職責(zé)和權(quán)力范圍內(nèi)的事項負責(zé),超越職責(zé)和權(quán)力范圍的事項,需向上一級報告。上一級對下一級負有管理、監(jiān)督、指導(dǎo)責(zé)任,以求做到人人各負其責(zé)、各盡其責(zé)。
(二)關(guān)注項目稽核的前期準備
1、認真學(xué)習(xí)金融方針政策、法規(guī)和上級有關(guān)文件精神,掌握其精神實質(zhì),把握全行總體工作思路、目標,圍繞全行中心工作做好稽核工作。同時還要了解、掌握稽核工作的任務(wù)、要求、重點等內(nèi)容,做到方向目標明確,檢查重點突出,這樣才能做好稽核工作。
2、收集、研究、分析被查行背景資料?;私M長應(yīng)根據(jù)稽核目標充分收集被稽核單位背景資料,并在分析研究的基礎(chǔ)上,對稽核重點、稽核范圍、稽核風(fēng)險等重要事項做出估計,為制訂稽核方案奠定基礎(chǔ)。要深入了解掌握被查行的經(jīng)營管理情況、風(fēng)險控制能力、依法合規(guī)操作意識的歷史和現(xiàn)狀等。這一階段的工作可在非現(xiàn)場完成,如對以前年度稽核報告、外審報告、各項經(jīng)營考核指標計劃、財務(wù)分析報告、上級行對被查行頒布的授權(quán)書、獎罰報告以及風(fēng)險監(jiān)控指標體系等進行綜合分析。
3、運用計算機輔助稽核系統(tǒng)分析、查詢,找出稽核線索,確定稽核重點和疑點。計算機在銀行業(yè)的廣泛應(yīng)用,使以往的手工稽核已遠不能適應(yīng)要求,運用科技手段提高稽核質(zhì)量和效率已成必然。應(yīng)用計算機輔助稽核系統(tǒng)進行稽核檢查,是對傳統(tǒng)手工稽核的一次變革,是稽核工作規(guī)范化、制度化、電子化的重要階梯。計算機輔助稽核系統(tǒng)的成功開發(fā)為我們的稽核檢查提供了新的思路、新的方法,它能夠快捷有效地發(fā)現(xiàn)稽核線索,為確定稽核重點提供依據(jù),既節(jié)省了稽核時間,又加強了稽核檢查的深度和力度。
4、根據(jù)稽核項目確立稽核重點。由于每個單位經(jīng)營業(yè)務(wù)品種的側(cè)重點不同,稽核檢查確立的重點也不盡相同?;私M長應(yīng)根據(jù)被查行業(yè)務(wù)的側(cè)重點收集相關(guān)資料和數(shù)據(jù),對主要業(yè)務(wù)進行綜合風(fēng)險分析評估,指導(dǎo)設(shè)計稽核項目的總體方案和具體方案。方案不僅要包括稽核要點,還要對稽核員所負責(zé)的要點列出檢查步驟、方法、抽樣方法和檢查時間,以便稽核組長對其各組的質(zhì)量進行檢查控制,提高稽核的工作質(zhì)量。
(三)注重稽核項目的現(xiàn)場組織協(xié)調(diào)與質(zhì)量控制
稽核項目的現(xiàn)場組織協(xié)調(diào)和質(zhì)量控制是稽核成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因每個稽核組長的經(jīng)歷、思維方式、專業(yè)特長、工作方法等不同,必然存在著各自的差異?;私M長除了做好現(xiàn)場稽核操作規(guī)程的各項工作外,主要應(yīng)考慮:一是被查行的依法合規(guī)經(jīng)營、內(nèi)部控制的意識總體評價及執(zhí)行各項操作的規(guī)范程度。二是控制稽核檢查進度與質(zhì)量。質(zhì)量控制應(yīng)采取定期報告和重大事項報告制度方式,稽核組長將現(xiàn)場檢查期間劃為若干個階段,各分項小組定期分階段報告工作情況,遇有重大事項隨時報告,稽核組長及時掌握各組檢查的質(zhì)量、進度及查出的重大問題,防止出現(xiàn)有問題不報或少報的道德風(fēng)險。三是注意與現(xiàn)場人員(小組長、成員)及各組之間的溝通、協(xié)調(diào)和互通情況。
(四)注重稽核報告
稽核報告是活動成果的體現(xiàn),是稽核的最終產(chǎn)品。寫好稽核報告,可以更好地體現(xiàn)稽核成果,提高稽核產(chǎn)品等級,增加服務(wù)價值?;藞蟾嫘问缴弦喢鞫笠?,突出重點,充分考慮閱讀者的需求,做到內(nèi)容與形式的和諧統(tǒng)一?;藞蟾鎽?yīng)體現(xiàn)從微觀到宏觀總結(jié)提煉的過程,把單個問題與全面評估內(nèi)部控制狀況結(jié)合起來?;藞蟾嬖驊?yīng)分析透徹,以便對癥下藥。我們強調(diào)“因”比“果”更重要,因為有些問題存在很復(fù)雜的原因,只有找出存在問題的原因,才能提出合理化的建議,被查行才會信服。
(五)對項目稽核進行全面總結(jié),做好稽核“后評價”
稽核項目總結(jié)不僅是對稽核的計劃、目標、方案、進度控制、與稽核對象及內(nèi)部的溝通、稽核證據(jù)的提取、稽核發(fā)現(xiàn)和建議、稽核報告質(zhì)量的一次回頭看,而且是吸取經(jīng)驗教訓(xùn)和提高自身能力的一個過程,也是對稽核項目完成過程、工作質(zhì)量的整體評價,以便在今后的稽核檢查中改進和提高。
(六)其他應(yīng)注意的問題
1、對未整改問題的認識。在稽核檢查中對未整改的問題大多采取以上次稽核未整改的問題為查證點。目前,區(qū)分行對二級分行的稽核檢查原則上兩年一次,因間隔時間比較長,業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)升級換代,有些問題已不復(fù)存在,因此,應(yīng)以近期查出尚未整改的問題為查證點,這樣更具有實際意義。
2、注意被查行的態(tài)度和認識。在檢查中,觀察、了解被查行的態(tài)度和認識非常重要。被查行對檢查是否有抵觸情緒,是否對業(yè)務(wù)的檢查有掩蓋傾向,是否對檢查出的問題未給予高度重視,這在一定程度上反映了該行對依法合規(guī)經(jīng)營、完善內(nèi)部管理的認識。稽核檢查是促進依法合規(guī)經(jīng)營、完善內(nèi)部管理、加強內(nèi)控、防范風(fēng)險的有力手段,其目標與被查行管理者是一致的,如果被查行對此存有誤解,說明其管理者在內(nèi)部控制、防范風(fēng)險意識上存在著偏差。
3、加強保密工作。檢查過程中,在問題尚未定性之前或定性后,組長應(yīng)要求稽核人員注意保密,不應(yīng)在不適當(dāng)?shù)膱龊想S意談?wù)摶斯ぷ髦械膯栴}。因為問題尚未定性,隨意亂講會造成不應(yīng)有的誤會;待問題最后核實定性后,如果不屬于問題,被查行會認為稽核作風(fēng)不嚴肅;即使問題已定性,也要在合適的場合向有關(guān)人員反饋,這樣才是應(yīng)有的工作作風(fēng)。
4、問題的提出和認定。一是事實要清楚,證據(jù)要確鑿,結(jié)論要客觀公正;二是文字表達要確切;三是數(shù)字要準確;四是引用法規(guī)要正確。