新浦化學（中國）公司是一家在新加坡上市的外商獨資企業(yè)，我們稽核室是遵循新加坡上市法律設(shè)置的直屬董事會下審計委員會的內(nèi)審機構(gòu)，我們按年度審計計劃和月度審計計劃開展工作，公司的治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部控制在我們近幾年的發(fā)展中不段完善，有一整套的內(nèi)控流程和操作規(guī)范，但在我們近期的對采購進行專項審計中暴露出人為因素對采購作業(yè)的風險。
在執(zhí)行今年三月份對采購部門的審計工作時，我們分別從請購單、訂購單合同評審、驗收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對帳單等內(nèi)部控制流程進行。
(一)我們從請購單→詢比價一選擇供應商→合同評審→合同的簽訂出發(fā)對其中的過程和原始單據(jù)進行測試。
我們發(fā)現(xiàn)：
①詢比價的過程中我們采購員要求各供應商報價的產(chǎn)品規(guī)格、型號不一致，從而使得公司詢比價的作用不能發(fā)揮，使得最終山該采購員確定的外供應商價格；
②該采購員在合同評審報告中沒有說明該供應商提供增值稅票的要求，從而使得該供應上以偷逃稅款的方式降低報價，沒有全面真實反映實際情況，并告知領(lǐng)導是采購，造成主管審核、批準時產(chǎn)生誤導；
③簽定合同時把原合同評審報告中的供應商名稱又變成了沒有法人資質(zhì)的二級代理商，法二級代理不具有一般納稅人資質(zhì)，為我方以后對賣方發(fā)票的抵扣不足留下隱患；
④抽查該采購員所簽合同對供應方發(fā)票都沒有要求17％的增值稅票的規(guī)定；(我公司是外企，對購買國內(nèi)設(shè)備享有退稅政策)
⑤同時通過我室運用電話和網(wǎng)上詢價此采購員所選供應商價格比同類廠家價格高出近 10萬元；
(二)我們通過發(fā)放調(diào)查表的方式到生產(chǎn)部門即設(shè)備使用部門了解情況，得到的使用情況和反饋意見結(jié)果顯示，其所購8臺此供應商設(shè)備經(jīng)常跑、冒、滴、漏，其中5臺已返還此供應商檢修，有2臺在倉庫，現(xiàn)在使用的只有1臺正常。
(三)在檢查付款憑證和賣方發(fā)票的過程，我們是從以千方面進行的驗收單→十賣方發(fā)票→付款憑單→付款憑證及賣方對帳單
①在采購入庫的過程中此采購員違反公司物品驗收管理制度的規(guī)定，沒有通過倉庫保管員驗收就在分3次在3個星期閂把原材料直接送到生產(chǎn)使用部門；
②該供應商山于是小規(guī)模納稅人，在開具給我公司的稅票稅率只能是3％，但作為外企的我公司，將近14％的進項稅不能抵扣金額約合計6萬元；
③由于公司供應商對帳工作一直為開展，同時賣方的付款有采購處負責，使得該采購員有機會把03年客戶開具的增值稅票一直未到公司財務進行入帳，從而近1萬元的進項稅額超過稅法規(guī)定的90天抵扣時效，又造成公司進l元的稅款損失。
從我公司采購作業(yè)制度來看，從從請購單、訂購單合同評審、驗收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對帳單等內(nèi)部控制流程已經(jīng)相當完善，但在執(zhí)行過程中，由于部分采購人員投機取巧，為謀求個人利益，于公司利益與不顧，鋌而走險，給公司造成了不該有的損失。
針對以上情況，我們建議：
①采購應加強對供應商的質(zhì)量關(guān)，確實發(fā)揮供應商貨比三家的效果；
②采購增加透明度，加強責任心，提高采購員自身素質(zhì)；
③嚴格倉庫驗收入庫手續(xù)，所有采購必須經(jīng)倉庫驗收入庫，才可領(lǐng)用；
④財務加強賣方的對賬工作；
⑤把對供應商的付款職能有采購處，劃歸財務控制；
⑥建立對重要崗位的定期輪換制度；
此事引起了管理層的高度重視，他們立即進行丁整改并落實了責任人和甚期限，具體包括：
①淘汰了該名采購員；
②財務從上述供應商的應付款中扣除13％的進項稅款，金額近6萬元，對方供應商已出的對帳單和確認函，并取消了此供應閃的公司合格供應商資格；
③公司在往來帳管理辦法中嗇了賣方對帳的規(guī)定，同時要求財務每半年對所有往來帳核對一次；
④嚴格規(guī)定了結(jié)帳、報賬、人賬的時效性；
通過上述審計，我們不僅為公司減少了損失近7萬元，同時也使公司內(nèi)部控制制度得到了更加完善，得得到了公司董事會和管理的認可，同時也是對內(nèi)部審計是一種旨在嗇企業(yè)價值和改善組織經(jīng)營效果的獨立、客觀的保證和咨詢活動的回答。
在執(zhí)行今年三月份對采購部門的審計工作時，我們分別從請購單、訂購單合同評審、驗收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對帳單等內(nèi)部控制流程進行。
(一)我們從請購單→詢比價一選擇供應商→合同評審→合同的簽訂出發(fā)對其中的過程和原始單據(jù)進行測試。
我們發(fā)現(xiàn)：
①詢比價的過程中我們采購員要求各供應商報價的產(chǎn)品規(guī)格、型號不一致，從而使得公司詢比價的作用不能發(fā)揮，使得最終山該采購員確定的外供應商價格；
②該采購員在合同評審報告中沒有說明該供應商提供增值稅票的要求，從而使得該供應上以偷逃稅款的方式降低報價，沒有全面真實反映實際情況，并告知領(lǐng)導是采購，造成主管審核、批準時產(chǎn)生誤導；
③簽定合同時把原合同評審報告中的供應商名稱又變成了沒有法人資質(zhì)的二級代理商，法二級代理不具有一般納稅人資質(zhì)，為我方以后對賣方發(fā)票的抵扣不足留下隱患；
④抽查該采購員所簽合同對供應方發(fā)票都沒有要求17％的增值稅票的規(guī)定；(我公司是外企，對購買國內(nèi)設(shè)備享有退稅政策)
⑤同時通過我室運用電話和網(wǎng)上詢價此采購員所選供應商價格比同類廠家價格高出近 10萬元；
(二)我們通過發(fā)放調(diào)查表的方式到生產(chǎn)部門即設(shè)備使用部門了解情況，得到的使用情況和反饋意見結(jié)果顯示，其所購8臺此供應商設(shè)備經(jīng)常跑、冒、滴、漏，其中5臺已返還此供應商檢修，有2臺在倉庫，現(xiàn)在使用的只有1臺正常。
(三)在檢查付款憑證和賣方發(fā)票的過程，我們是從以千方面進行的驗收單→十賣方發(fā)票→付款憑單→付款憑證及賣方對帳單
①在采購入庫的過程中此采購員違反公司物品驗收管理制度的規(guī)定，沒有通過倉庫保管員驗收就在分3次在3個星期閂把原材料直接送到生產(chǎn)使用部門；
②該供應商山于是小規(guī)模納稅人，在開具給我公司的稅票稅率只能是3％，但作為外企的我公司，將近14％的進項稅不能抵扣金額約合計6萬元；
③由于公司供應商對帳工作一直為開展，同時賣方的付款有采購處負責，使得該采購員有機會把03年客戶開具的增值稅票一直未到公司財務進行入帳，從而近1萬元的進項稅額超過稅法規(guī)定的90天抵扣時效，又造成公司進l元的稅款損失。
從我公司采購作業(yè)制度來看，從從請購單、訂購單合同評審、驗收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對帳單等內(nèi)部控制流程已經(jīng)相當完善，但在執(zhí)行過程中，由于部分采購人員投機取巧，為謀求個人利益，于公司利益與不顧，鋌而走險，給公司造成了不該有的損失。
針對以上情況，我們建議：
①采購應加強對供應商的質(zhì)量關(guān)，確實發(fā)揮供應商貨比三家的效果；
②采購增加透明度，加強責任心，提高采購員自身素質(zhì)；
③嚴格倉庫驗收入庫手續(xù)，所有采購必須經(jīng)倉庫驗收入庫，才可領(lǐng)用；
④財務加強賣方的對賬工作；
⑤把對供應商的付款職能有采購處，劃歸財務控制；
⑥建立對重要崗位的定期輪換制度；
此事引起了管理層的高度重視，他們立即進行丁整改并落實了責任人和甚期限，具體包括：
①淘汰了該名采購員；
②財務從上述供應商的應付款中扣除13％的進項稅款，金額近6萬元，對方供應商已出的對帳單和確認函，并取消了此供應閃的公司合格供應商資格；
③公司在往來帳管理辦法中嗇了賣方對帳的規(guī)定，同時要求財務每半年對所有往來帳核對一次；
④嚴格規(guī)定了結(jié)帳、報賬、人賬的時效性；
通過上述審計，我們不僅為公司減少了損失近7萬元，同時也使公司內(nèi)部控制制度得到了更加完善，得得到了公司董事會和管理的認可，同時也是對內(nèi)部審計是一種旨在嗇企業(yè)價值和改善組織經(jīng)營效果的獨立、客觀的保證和咨詢活動的回答。