新浦化學(xué)（中國(guó)）公司是一家在新加坡上市的外商獨(dú)資企業(yè)，我們稽核室是遵循新加坡上市法律設(shè)置的直屬董事會(huì)下審計(jì)委員會(huì)的內(nèi)審機(jī)構(gòu)，我們按年度審計(jì)計(jì)劃和月度審計(jì)計(jì)劃開(kāi)展工作，公司的治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部控制在我們近幾年的發(fā)展中不段完善，有一整套的內(nèi)控流程和操作規(guī)范，但在我們近期的對(duì)采購(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)中暴露出人為因素對(duì)采購(gòu)作業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。
在執(zhí)行今年三月份對(duì)采購(gòu)部門的審計(jì)工作時(shí)，我們分別從請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單合同評(píng)審、驗(yàn)收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對(duì)帳單等內(nèi)部控制流程進(jìn)行。
(一)我們從請(qǐng)購(gòu)單→詢比價(jià)一選擇供應(yīng)商→合同評(píng)審→合同的簽訂出發(fā)對(duì)其中的過(guò)程和原始單據(jù)進(jìn)行測(cè)試。
我們發(fā)現(xiàn)：
①詢比價(jià)的過(guò)程中我們采購(gòu)員要求各供應(yīng)商報(bào)價(jià)的產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)不一致，從而使得公司詢比價(jià)的作用不能發(fā)揮，使得最終山該采購(gòu)員確定的外供應(yīng)商價(jià)格；
②該采購(gòu)員在合同評(píng)審報(bào)告中沒(méi)有說(shuō)明該供應(yīng)商提供增值稅票的要求，從而使得該供應(yīng)上以偷逃稅款的方式降低報(bào)價(jià)，沒(méi)有全面真實(shí)反映實(shí)際情況，并告知領(lǐng)導(dǎo)是采購(gòu)，造成主管審核、批準(zhǔn)時(shí)產(chǎn)生誤導(dǎo)；
③簽定合同時(shí)把原合同評(píng)審報(bào)告中的供應(yīng)商名稱又變成了沒(méi)有法人資質(zhì)的二級(jí)代理商，法二級(jí)代理不具有一般納稅人資質(zhì)，為我方以后對(duì)賣方發(fā)票的抵扣不足留下隱患；
④抽查該采購(gòu)員所簽合同對(duì)供應(yīng)方發(fā)票都沒(méi)有要求17％的增值稅票的規(guī)定；(我公司是外企，對(duì)購(gòu)買國(guó)內(nèi)設(shè)備享有退稅政策)
⑤同時(shí)通過(guò)我室運(yùn)用電話和網(wǎng)上詢價(jià)此采購(gòu)員所選供應(yīng)商價(jià)格比同類廠家價(jià)格高出近 10萬(wàn)元；
(二)我們通過(guò)發(fā)放調(diào)查表的方式到生產(chǎn)部門即設(shè)備使用部門了解情況，得到的使用情況和反饋意見(jiàn)結(jié)果顯示，其所購(gòu)8臺(tái)此供應(yīng)商設(shè)備經(jīng)常跑、冒、滴、漏，其中5臺(tái)已返還此供應(yīng)商檢修，有2臺(tái)在倉(cāng)庫(kù)，現(xiàn)在使用的只有1臺(tái)正常。
(三)在檢查付款憑證和賣方發(fā)票的過(guò)程，我們是從以千方面進(jìn)行的驗(yàn)收單→十賣方發(fā)票→付款憑單→付款憑證及賣方對(duì)帳單
①在采購(gòu)入庫(kù)的過(guò)程中此采購(gòu)員違反公司物品驗(yàn)收管理制度的規(guī)定，沒(méi)有通過(guò)倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收就在分3次在3個(gè)星期閂把原材料直接送到生產(chǎn)使用部門；
②該供應(yīng)商山于是小規(guī)模納稅人，在開(kāi)具給我公司的稅票稅率只能是3％，但作為外企的我公司，將近14％的進(jìn)項(xiàng)稅不能抵扣金額約合計(jì)6萬(wàn)元；
③由于公司供應(yīng)商對(duì)帳工作一直為開(kāi)展，同時(shí)賣方的付款有采購(gòu)處負(fù)責(zé)，使得該采購(gòu)員有機(jī)會(huì)把03年客戶開(kāi)具的增值稅票一直未到公司財(cái)務(wù)進(jìn)行入帳，從而近1萬(wàn)元的進(jìn)項(xiàng)稅額超過(guò)稅法規(guī)定的90天抵扣時(shí)效，又造成公司進(jìn)l元的稅款損失。
從我公司采購(gòu)作業(yè)制度來(lái)看，從從請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單合同評(píng)審、驗(yàn)收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對(duì)帳單等內(nèi)部控制流程已經(jīng)相當(dāng)完善，但在執(zhí)行過(guò)程中，由于部分采購(gòu)人員投機(jī)取巧，為謀求個(gè)人利益，于公司利益與不顧，鋌而走險(xiǎn)，給公司造成了不該有的損失。
針對(duì)以上情況，我們建議：
①采購(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量關(guān)，確實(shí)發(fā)揮供應(yīng)商貨比三家的效果；
②采購(gòu)增加透明度，加強(qiáng)責(zé)任心，提高采購(gòu)員自身素質(zhì)；
③嚴(yán)格倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，所有采購(gòu)必須經(jīng)倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)，才可領(lǐng)用；
④財(cái)務(wù)加強(qiáng)賣方的對(duì)賬工作；
⑤把對(duì)供應(yīng)商的付款職能有采購(gòu)處，劃歸財(cái)務(wù)控制；
⑥建立對(duì)重要崗位的定期輪換制度；
此事引起了管理層的高度重視，他們立即進(jìn)行丁整改并落實(shí)了責(zé)任人和甚期限，具體包括：
①淘汰了該名采購(gòu)員；
②財(cái)務(wù)從上述供應(yīng)商的應(yīng)付款中扣除13％的進(jìn)項(xiàng)稅款，金額近6萬(wàn)元，對(duì)方供應(yīng)商已出的對(duì)帳單和確認(rèn)函，并取消了此供應(yīng)閃的公司合格供應(yīng)商資格；
③公司在往來(lái)帳管理辦法中嗇了賣方對(duì)帳的規(guī)定，同時(shí)要求財(cái)務(wù)每半年對(duì)所有往來(lái)帳核對(duì)一次；
④嚴(yán)格規(guī)定了結(jié)帳、報(bào)賬、人賬的時(shí)效性；
通過(guò)上述審計(jì)，我們不僅為公司減少了損失近7萬(wàn)元，同時(shí)也使公司內(nèi)部控制制度得到了更加完善，得得到了公司董事會(huì)和管理的認(rèn)可，同時(shí)也是對(duì)內(nèi)部審計(jì)是一種旨在嗇企業(yè)價(jià)值和改善組織經(jīng)營(yíng)效果的獨(dú)立、客觀的保證和咨詢活動(dòng)的回答。
在執(zhí)行今年三月份對(duì)采購(gòu)部門的審計(jì)工作時(shí)，我們分別從請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單合同評(píng)審、驗(yàn)收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對(duì)帳單等內(nèi)部控制流程進(jìn)行。
(一)我們從請(qǐng)購(gòu)單→詢比價(jià)一選擇供應(yīng)商→合同評(píng)審→合同的簽訂出發(fā)對(duì)其中的過(guò)程和原始單據(jù)進(jìn)行測(cè)試。
我們發(fā)現(xiàn)：
①詢比價(jià)的過(guò)程中我們采購(gòu)員要求各供應(yīng)商報(bào)價(jià)的產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)不一致，從而使得公司詢比價(jià)的作用不能發(fā)揮，使得最終山該采購(gòu)員確定的外供應(yīng)商價(jià)格；
②該采購(gòu)員在合同評(píng)審報(bào)告中沒(méi)有說(shuō)明該供應(yīng)商提供增值稅票的要求，從而使得該供應(yīng)上以偷逃稅款的方式降低報(bào)價(jià)，沒(méi)有全面真實(shí)反映實(shí)際情況，并告知領(lǐng)導(dǎo)是采購(gòu)，造成主管審核、批準(zhǔn)時(shí)產(chǎn)生誤導(dǎo)；
③簽定合同時(shí)把原合同評(píng)審報(bào)告中的供應(yīng)商名稱又變成了沒(méi)有法人資質(zhì)的二級(jí)代理商，法二級(jí)代理不具有一般納稅人資質(zhì)，為我方以后對(duì)賣方發(fā)票的抵扣不足留下隱患；
④抽查該采購(gòu)員所簽合同對(duì)供應(yīng)方發(fā)票都沒(méi)有要求17％的增值稅票的規(guī)定；(我公司是外企，對(duì)購(gòu)買國(guó)內(nèi)設(shè)備享有退稅政策)
⑤同時(shí)通過(guò)我室運(yùn)用電話和網(wǎng)上詢價(jià)此采購(gòu)員所選供應(yīng)商價(jià)格比同類廠家價(jià)格高出近 10萬(wàn)元；
(二)我們通過(guò)發(fā)放調(diào)查表的方式到生產(chǎn)部門即設(shè)備使用部門了解情況，得到的使用情況和反饋意見(jiàn)結(jié)果顯示，其所購(gòu)8臺(tái)此供應(yīng)商設(shè)備經(jīng)常跑、冒、滴、漏，其中5臺(tái)已返還此供應(yīng)商檢修，有2臺(tái)在倉(cāng)庫(kù)，現(xiàn)在使用的只有1臺(tái)正常。
(三)在檢查付款憑證和賣方發(fā)票的過(guò)程，我們是從以千方面進(jìn)行的驗(yàn)收單→十賣方發(fā)票→付款憑單→付款憑證及賣方對(duì)帳單
①在采購(gòu)入庫(kù)的過(guò)程中此采購(gòu)員違反公司物品驗(yàn)收管理制度的規(guī)定，沒(méi)有通過(guò)倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收就在分3次在3個(gè)星期閂把原材料直接送到生產(chǎn)使用部門；
②該供應(yīng)商山于是小規(guī)模納稅人，在開(kāi)具給我公司的稅票稅率只能是3％，但作為外企的我公司，將近14％的進(jìn)項(xiàng)稅不能抵扣金額約合計(jì)6萬(wàn)元；
③由于公司供應(yīng)商對(duì)帳工作一直為開(kāi)展，同時(shí)賣方的付款有采購(gòu)處負(fù)責(zé)，使得該采購(gòu)員有機(jī)會(huì)把03年客戶開(kāi)具的增值稅票一直未到公司財(cái)務(wù)進(jìn)行入帳，從而近1萬(wàn)元的進(jìn)項(xiàng)稅額超過(guò)稅法規(guī)定的90天抵扣時(shí)效，又造成公司進(jìn)l元的稅款損失。
從我公司采購(gòu)作業(yè)制度來(lái)看，從從請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單合同評(píng)審、驗(yàn)收單、賣方發(fā)票、付款憑單、付款憑證及賣方對(duì)帳單等內(nèi)部控制流程已經(jīng)相當(dāng)完善，但在執(zhí)行過(guò)程中，由于部分采購(gòu)人員投機(jī)取巧，為謀求個(gè)人利益，于公司利益與不顧，鋌而走險(xiǎn)，給公司造成了不該有的損失。
針對(duì)以上情況，我們建議：
①采購(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量關(guān)，確實(shí)發(fā)揮供應(yīng)商貨比三家的效果；
②采購(gòu)增加透明度，加強(qiáng)責(zé)任心，提高采購(gòu)員自身素質(zhì)；
③嚴(yán)格倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，所有采購(gòu)必須經(jīng)倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)，才可領(lǐng)用；
④財(cái)務(wù)加強(qiáng)賣方的對(duì)賬工作；
⑤把對(duì)供應(yīng)商的付款職能有采購(gòu)處，劃歸財(cái)務(wù)控制；
⑥建立對(duì)重要崗位的定期輪換制度；
此事引起了管理層的高度重視，他們立即進(jìn)行丁整改并落實(shí)了責(zé)任人和甚期限，具體包括：
①淘汰了該名采購(gòu)員；
②財(cái)務(wù)從上述供應(yīng)商的應(yīng)付款中扣除13％的進(jìn)項(xiàng)稅款，金額近6萬(wàn)元，對(duì)方供應(yīng)商已出的對(duì)帳單和確認(rèn)函，并取消了此供應(yīng)閃的公司合格供應(yīng)商資格；
③公司在往來(lái)帳管理辦法中嗇了賣方對(duì)帳的規(guī)定，同時(shí)要求財(cái)務(wù)每半年對(duì)所有往來(lái)帳核對(duì)一次；
④嚴(yán)格規(guī)定了結(jié)帳、報(bào)賬、人賬的時(shí)效性；
通過(guò)上述審計(jì)，我們不僅為公司減少了損失近7萬(wàn)元，同時(shí)也使公司內(nèi)部控制制度得到了更加完善，得得到了公司董事會(huì)和管理的認(rèn)可，同時(shí)也是對(duì)內(nèi)部審計(jì)是一種旨在嗇企業(yè)價(jià)值和改善組織經(jīng)營(yíng)效果的獨(dú)立、客觀的保證和咨詢活動(dòng)的回答。