黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)的管理部門，都離不開交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗，請示匯報工作，并就自己職權(quán)范圍以內(nèi)的有關(guān)事宜，作出決定，下達(dá)指示。把這些工作的意圖，設(shè)想、過程、結(jié)果等等，用書面語言表現(xiàn)出來的文體，通常叫機(jī)關(guān)應(yīng)用文。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文種類很多。如果按發(fā)送對象區(qū)分，大體有四類：一是向上級報送的，即通常說的“上行文”，主要有請示、情況報告、工作報告等。二是向下級機(jī)關(guān)發(fā)送的，即通常說的“下行文”，主要有指示、批示、決議、決定、通報、布告、公告、公報等。三是可以上送，也可以下發(fā)，或者有些上送，有些下發(fā)的，如簡報、調(diào)查報告、工作總結(jié)等。四是主要在機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，必要時也可以上報下發(fā)的，如工作計劃，會議紀(jì)要、匯報提綱等。另外，還有的是兩個單位或兩個以上單位共同制定，只在特定范圍使用的，如合同、協(xié)議書等。當(dāng)然，這只是大體的分類。事實上有許多文件，是否上送或下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定，而是根據(jù)工作的需要。有些平時只能上送的文件(如情況報告)，因工作需要，履行了一定的批準(zhǔn)手續(xù)之后，發(fā)給下級有關(guān)部門和人員，也是常有的事。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文，是開展機(jī)關(guān)工作的一種十分重要的手段。各級各類機(jī)關(guān)，無論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都要運(yùn)用各式各樣的文件來指導(dǎo)和推動工作。應(yīng)當(dāng)說，整個國家機(jī)器，上至中央機(jī)關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達(dá)，協(xié)調(diào)一致，運(yùn)轉(zhuǎn)自如，都離不開文件，離不開機(jī)關(guān)應(yīng)用文。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文，對于機(jī)關(guān)干部，可以說是司空見慣的。但是，要把它寫好，卻并不是一件簡單容易的事。首先，從內(nèi)容來說，機(jī)關(guān)應(yīng)用文，多是機(jī)關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗的體現(xiàn)，也是馬列主義理論、黨和國家的方針政策，與本單位、本系統(tǒng)實際相結(jié)合的產(chǎn)物。它要求必須具有嚴(yán)格的真實性，高度的思想性，很強(qiáng)的針對性。也就是說，事實要真實可靠，判斷要準(zhǔn)確無誤，辦法要切實可行。一定要反映客觀實際，不能有半點虛假；要解決實際問題，不能無的放矢，坐而論道。其次，在文字表述上，所有文件都必須寫得準(zhǔn)確無誤，清楚明了，生動簡練。它要求用盡可能少的文字，恰如其分而又具體生動地反映和解決現(xiàn)實生活中的矛盾。如果思想不明確，思路不清楚，文字不準(zhǔn)確，甚至前后矛盾，上下重復(fù)，冗長雜亂，使人讀后昏昏然不知所云，那就不僅浪費了人力物力，而且會貽誤工作。因此，寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，是一項政策性、思想性，技術(shù)性很強(qiáng)的工作。文件寫得好壞，既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作效率，工作質(zhì)量的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子的思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的標(biāo)志。每一個機(jī)關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，作為一項業(yè)務(wù)訓(xùn)練的基本功，認(rèn)真對待。
毛澤東同志、周恩來同志等老一輩無產(chǎn)階級革命家，十分重視各種文件的起草、修改，定稿工作。他們從參加革命工作起，就常常親自動手起草或修改文件。黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手。對于怎樣撰寫文件，他們也作過許多指示，積極倡導(dǎo)革命文風(fēng)，提倡精簡文件，提高質(zhì)量，反對文牘主義。他們在這些方面，同樣為我們樹立了光輝的榜樣。今后，隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，機(jī)構(gòu)改革的不斷完善，對我們各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部，提出了更高的要求。如果機(jī)關(guān)干部不會起章或修改文件，那是很難勝任本職工作的。
當(dāng)然，就一個機(jī)關(guān)來說，草擬、印制、發(fā)送文件，并不是的工作方法，更不是文件發(fā)的越多就越能推動工作。相反，如果本來可以口頭請示、當(dāng)面接洽的事，也要求寫個材料，本來應(yīng)該面對面指導(dǎo)解決的問題，也要發(fā)個指示、通知，那只能陷入文牘主義，助長官僚主義，使機(jī)關(guān)工作脫離實際，脫離群眾。有些非發(fā)文件不可的事，也要注意精簡節(jié)約，少發(fā)文，發(fā)短文。那些空洞的既不提出問題，也不解決問題的文牘，對上對下對自己不僅無益，而且有害。這是機(jī)關(guān)工作必須十分注意克服的弊病。從這個意義上說，學(xué)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，也是克服文牘主義、官僚主義的一個必不可少的重要方面。
怎樣才能寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文呢?
寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，主要應(yīng)該鍛煉四個方面的基本功，即：分析問題的能力，調(diào)查研究的能力，有關(guān)專門業(yè)務(wù)的能力，以及文字表達(dá)的能力。
(1)要有一定的分析和認(rèn)識問題的能力。談到寫文件，人們往往只注重寫作技巧，有的甚至片面認(rèn)為。只是“文章寫得漂亮不漂亮”的問題。其實，能不能寫好文件，首要的是政治思想水平，是分析問題和認(rèn)識問題的能力。在機(jī)關(guān)工作中，常常有這樣的情況：兩個對工作熟悉程度、工作態(tài)度和文字表達(dá)能力都相差不多的同志，參加了內(nèi)容相同的討論會，要求他們起草類似的情況報告，一個同志能很快寫出質(zhì)量較高的草稿，另一個費了九牛二虎之力，寫出來的是很一般化的東西，原因就是思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和認(rèn)識問題的武器，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義，毛澤東思想的基本原理，學(xué)習(xí)唯物主義辯證法。有了正確的理論指導(dǎo)和正確的思想方法，就能夠從各種錯綜復(fù)雜的現(xiàn)象中，抓住事物的本質(zhì)，鑒別出是非曲直，做到觀點鮮明，立場堅定；就可能用正確的觀點統(tǒng)率繁雜紛紜的材料，寫出思想內(nèi)容比較深刻的文件。同時，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握黨的方針、政策，領(lǐng)會上級部門有關(guān)的指示精神，時刻關(guān)心和了解社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的大局，了解國內(nèi)外形勢的發(fā)展變化。這樣就可以胸有全局，站得高，看得遠(yuǎn)，能夠把一個部門和單位的局部工作，同整個事業(yè)的大局聯(lián)系起來，“以大看小”，看得更深刻：也能以開闊的視野，敏銳的政治眼光，及時抓住問題的癥結(jié)，“由小見大”，寫出思想性強(qiáng)，內(nèi)容深刻、實際的文件。
(2)要有掌握情況、調(diào)查研究的能力?！耙私馇闆r，的方法是向社會作調(diào)查”，“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”。毛澤東同志的這些有益的教誨，對寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣有著特殊重要的意義。機(jī)關(guān)的文件是在對實際情況的概括提煉中形成的。因此，文件編寫者在起草文件之前，對所寫的對象和范疇，必須有個全面的調(diào)查了解，及時掌握實際工作中發(fā)生的新情況，提出的新問題，總結(jié)出來的新經(jīng)驗，并加以認(rèn)真的分析研究。在這個前提下，才能抓住要害，有針對性地提出解決問題；指導(dǎo)工作的意見和措施。在基層單位工作的同志，要多留心自己周圍的各種動態(tài)，緊緊抓住典型的事件和思想，進(jìn)行深入的調(diào)查了解，搞清楚其產(chǎn)生的原因，過程、結(jié)果和影響等等，做到心中有情況，案頭有記載。在上層機(jī)關(guān)工作的同志，則更需要注意搜集和積累情況，隨時掌握所屬單位面上的動態(tài)，注意閱讀下屬部門上報的文字材料，經(jīng)常聽取他們的口頭匯報，同時應(yīng)特別注意擠時間深入下屬單位調(diào)查研究，解剖麻雀，以便掌握更具體、更生動，更深一層的實際情況。“平時多積累，用時少費心”。如果不注意認(rèn)真調(diào)查研究，盡可能多地占有材料，不注意自己部門和下屬單位的各種動態(tài)，不善于掌握那些最能說明問題的典型情況，等到起草文件時“臨時抱佛腳”，不僅不可能有較高的工作效率，也決不可能寫出對工作有實際指導(dǎo)意義的、有價值的、象樣的文件來。
(3)要有特定的專門業(yè)務(wù)能力。各行各業(yè)都有自己的專門業(yè)務(wù)。有關(guān)的文件，不論內(nèi)容和文字，都必須具有科學(xué)性，符合本部門的實際，符合客觀事物的規(guī)律。不能只講所有部門、所有單位都可套用的“通用語”、“共性話”，更不能說“外行話”。因此，文件的起草者，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)、努力鉆研本部門、本行業(yè)的業(yè)務(wù)。既要向書本學(xué)習(xí)，向有經(jīng)驗的內(nèi)行人請教，更要從群眾實踐中吸取營養(yǎng)，使自己真正能夠精通本部門、本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)。這樣，才能具體地把黨的方針政策和業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題結(jié)合起來，撰寫出實在的、能夠指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的，質(zhì)量較高的文件。如果缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識，那么寫出的文件，除了拼湊一些人所共知的材料外，是很難提出有針對性的、能解決問題的真知灼見來的。弄得不好，還可能產(chǎn)生主觀主義、瞎指揮，鬧出笑話來。
(4)要有一定的文字表達(dá)能力。掌握了實際情況，又有分析問題和認(rèn)識問題的能力，又是本專業(yè)的內(nèi)行，可以說已經(jīng)為寫文件打好了基礎(chǔ)。但還不能說就必然會寫出好的文件來?！叭f事俱備，只欠東風(fēng)”。這“東風(fēng)”就是要有一定的文字表達(dá)能力。毛澤東同志在《工作方法(草案)》中曾經(jīng)指出：“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動性。準(zhǔn)確性屬于概念、判斷和推理問題，這都是邏輯問題。鮮明性和生動性，除了邏輯問題以外，還有詞章問題?，F(xiàn)在許多文件的缺點是：第一概念不明確；第二判斷不恰當(dāng)；第三使用概念和判斷進(jìn)行推理的時候，又缺乏邏輯性；第四不講究詞章?？催@種文件是一場大災(zāi)難，耗費精力又少有所得。一定要改變這種不良的風(fēng)氣?！泵珴蓶|同志講的“三性”，正是對文字表達(dá)能力的集中概括。
講“三性”，首先是準(zhǔn)確性。就是如實地、恰如其分地反映客觀事物。機(jī)關(guān)應(yīng)用文在這一點上要求更嚴(yán)。因為往往一字之差，一語之偏，就可能造成很大的影響，引起不應(yīng)有的紛亂。語言不準(zhǔn)確的突出表現(xiàn)是：有的概念含混不清。比如，要安排一批轉(zhuǎn)業(yè)軍人到地方各級領(lǐng)導(dǎo)崗位上。起草文件時把“轉(zhuǎn)業(yè)軍人”寫成了“復(fù)員軍人”，使許多人誤以為政策變了。又如，把北京站內(nèi)發(fā)生爆炸事件，寫成“北京站爆炸事件”，好象把整個北京站都爆炸了。有的言過其實。如，本來是工廠衛(wèi)生面貌發(fā)生巨大變化，卻寫成工廠面貌發(fā)生巨大變化，甚至是“翻天覆地的變化”。一件工作初步完成，卻寫成“完滿結(jié)束”。一項活動，某單位有許多人參加，卻寫成“普遍參加”等等。還有的把“集體婚禮”寫成“集體結(jié)婚”，“遇險”寫成“遇難”，“免職”寫成“解職”，“緩刑”寫成“緩期執(zhí)行”等等。不僅帶來許多麻煩，還鬧出不少笑話。
鮮明性就是對事物要態(tài)度鮮明，是非清楚，提倡什么，反對什么，十分明朗，不是模棱兩可，含混不清，轉(zhuǎn)彎抹角，吞吞吐吐，態(tài)度曖昧。比如對“扯皮”問題的批評，一份文件的草稿上這樣寫：“扯皮，盡管有其客觀原因，主觀上也不完全是為個人，程度上也有輕重之別，但它畢竟不是我們提倡的無產(chǎn)階級的作風(fēng)，應(yīng)該認(rèn)真加以糾正”。在另一份文件上卻是：“某些人對國家和人民的興旺發(fā)達(dá)，根本不關(guān)心，他們熱心的是個人的利害得失。合乎自己口味的就辦，不合乎自己口味的就頂著不辦；自己有利而國家要蒙受巨大損失的竟然膽大妄為地干，自己無利而為國家和人民迫切需要的，竟敢蠻橫無理地扯皮到底。他們把黨和人民賦予他們的重任和權(quán)力，當(dāng)做自己稱王稱霸的資本。”有的同志認(rèn)為這是本位主義、部門利益作怪，其實，這并不代表什么局部利益，而是個人主義的惡性膨脹，是黨內(nèi)存在的為害的一種歪風(fēng)邪氣”。兩相對照，風(fēng)格迥異，前者態(tài)度曖昧，不疼不癢，有氣無力；后者尖銳、潑辣，旗幟鮮明，一針見血，表現(xiàn)了無產(chǎn)階級應(yīng)有的戰(zhàn)斗風(fēng)格。
生動性就是要有點文采，生動活潑地寫出客觀事物的特征，表達(dá)出鮮明的思想感情。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不是文藝作品，不必也不允許追求想象的瑰麗，情節(jié)的奇特，詞藻的華美，但絕不是不要生動?！把灾疅o文，行而不遠(yuǎn)”。如果文件語言無味，象個癟三，死板，老套，沒有幾句來自群眾的生動活潑切實有力的話，即使有新鮮深刻的內(nèi)容，也很難引起人們的興趣，因而會大大影響預(yù)期的效果。
提高文字表達(dá)能力，的辦法是多讀多寫，盡可能地多看些優(yōu)秀的應(yīng)用文，也要看些文藝作品，特別是古今中外的范文。要經(jīng)常練習(xí)寫多種體裁的文章。還要做有心人，注意搜集群眾中和各種材料中的生動活潑的語言。這樣日積月累，積少成多，由生到熟，寫作時，文詞就可呼之即來，得心應(yīng)手。