隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、信息社會的到來，以“工作數(shù)字化，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”為核心的新的一場技術(shù)革命正在不斷向縱深方向發(fā)展。各個部門通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，建立并推廣辦公自動化系統(tǒng)，以此提高辦事效率和行政質(zhì)量。辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)工作是一復(fù)雜的系統(tǒng)工程，推進辦公自動化系統(tǒng)要循序漸進、講究規(guī)律，還應(yīng)特別注意以下幾個問題。
要注意辦公人員觀念轉(zhuǎn)變的問題。新的時代、新的形勢對行政工作提出了更高的要求，同時信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又給行政工作提供了前所未有的契機。辦公自動化系統(tǒng)是社會信息化背景下的新鮮事物，要適應(yīng)這場數(shù)字化變革，就必須首先解決轉(zhuǎn)變觀念的問題。只有轉(zhuǎn)變觀念，改變思維方式，充分利用先進的管理技術(shù)和方法，才能提高工作效率和服務(wù)水平。特別是辦公自動化系統(tǒng)的電子公文處理，從紙質(zhì)文件到電子文件，會讓很多同志無所適從。辦公人員應(yīng)克服畏難和抵觸情緒，理解紙質(zhì)公文與電子公文的關(guān)系，破除對公文物理介質(zhì)的習(xí)慣心理，樹立網(wǎng)絡(luò)傳播的電子公文新觀念，積極調(diào)整工作模式，這樣才能創(chuàng)造性地開展工作。
要注意避免“重硬件、輕軟件”的問題。辦公自動化系統(tǒng)的硬件與軟件如車之兩輪、鳥之兩翼，互為補充、缺一不可。但是硬件看得見、摸得著，各單位都愿意花巨資購買配置；而軟件是一種無形資產(chǎn)，加上盜版軟件的泛濫，給人一種可有可無的錯覺。因此，在軟硬件的資金投入和隊伍建設(shè)上存在嚴重的不平衡，導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)“投建－閑置－報廢－重投建”的惡性循環(huán)。要解決這個問題，首先應(yīng)把“軟件開發(fā)”擺在辦公自動化建設(shè)的突出位置，組織行政辦公人員與軟件技術(shù)人員深度會談、密切配合，共同研究、規(guī)范實際工作流程，開發(fā)出對路、適用的辦公自動化軟件。其次，在投建程序上，由于軟件開發(fā)周期長于硬件投建周期幾倍，可將傳統(tǒng)的“先硬后軟”變?yōu)椤跋溶浐笥病保聪乳_發(fā)軟件，待產(chǎn)品基本成熟后，再配置硬件設(shè)備，避免“硬等軟”的浪費。
要注意傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接。辦公自動化系統(tǒng)源于傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)，并應(yīng)逐步取而代之。在推行辦公自動化系統(tǒng)的初期甚至相當(dāng)長的時期內(nèi)，為保證正常的辦公秩序，須將傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)并行，使兩種系統(tǒng)處于共存、互補狀態(tài)。兩種系統(tǒng)的并行，不僅不會減少行政管理的工作量，反而還要增加許多重復(fù)性勞動，軟件開發(fā)者和辦公人員都應(yīng)對此有充分認識?，F(xiàn)代辦公手段取代傳統(tǒng)辦公手段，必須是一個長期的、漸進的過程，這是由人員結(jié)構(gòu)、心理認識、傳統(tǒng)習(xí)慣等條件所決定的。只有防止形式主義和“趕新潮”、盲目追求的思想，一步一個腳印地先抓傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)，再抓自動化流程與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)相結(jié)合，才能使辦公自動化逐步擴展到辦公室的各個工作領(lǐng)域，實現(xiàn)辦公手段的變革。
要注意處理好建設(shè)、管理與維護的關(guān)系。對于辦公自動化系統(tǒng)來說，建設(shè)、管理與維護三者不可或缺、相輔相承。建立起辦公自動化系統(tǒng)不難，難的是如何使系統(tǒng)運轉(zhuǎn)好并且發(fā)揮效用，這就需要管理和維護工作了。從某種意義上講，管理和維護決定著辦公自動化建設(shè)的時效性和生命力。辦公自動化建設(shè)的目的是優(yōu)化服務(wù)流程、革新工作手段，沒有管理和維護工作，系統(tǒng)就只能是一堆毫無用處的程序代碼。推進過程中必須克服“重建輕管”的思想，通過成立專門管理機構(gòu)、培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)隊伍、建立健全管理制度等方式，將管理和維護工作落到實處，使辦公自動化建設(shè)科學(xué)、長效的進行。
各單位推進辦公自動化建設(shè)，是提高工作效率和行政質(zhì)量、促進管理科學(xué)化和和決策信息化的重要保障。辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)是一長期、連續(xù)的動態(tài)發(fā)展過程，不可能一蹴而就，也不可能臨時抱佛腳。只有大膽實踐，勇于創(chuàng)新，才能找到解決各種矛盾的途徑與方法，有力地推動辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)管理和推廣應(yīng)用的步伐。
要注意辦公人員觀念轉(zhuǎn)變的問題。新的時代、新的形勢對行政工作提出了更高的要求，同時信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又給行政工作提供了前所未有的契機。辦公自動化系統(tǒng)是社會信息化背景下的新鮮事物，要適應(yīng)這場數(shù)字化變革，就必須首先解決轉(zhuǎn)變觀念的問題。只有轉(zhuǎn)變觀念，改變思維方式，充分利用先進的管理技術(shù)和方法，才能提高工作效率和服務(wù)水平。特別是辦公自動化系統(tǒng)的電子公文處理，從紙質(zhì)文件到電子文件，會讓很多同志無所適從。辦公人員應(yīng)克服畏難和抵觸情緒，理解紙質(zhì)公文與電子公文的關(guān)系，破除對公文物理介質(zhì)的習(xí)慣心理，樹立網(wǎng)絡(luò)傳播的電子公文新觀念，積極調(diào)整工作模式，這樣才能創(chuàng)造性地開展工作。
要注意避免“重硬件、輕軟件”的問題。辦公自動化系統(tǒng)的硬件與軟件如車之兩輪、鳥之兩翼，互為補充、缺一不可。但是硬件看得見、摸得著，各單位都愿意花巨資購買配置；而軟件是一種無形資產(chǎn)，加上盜版軟件的泛濫，給人一種可有可無的錯覺。因此，在軟硬件的資金投入和隊伍建設(shè)上存在嚴重的不平衡，導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)“投建－閑置－報廢－重投建”的惡性循環(huán)。要解決這個問題，首先應(yīng)把“軟件開發(fā)”擺在辦公自動化建設(shè)的突出位置，組織行政辦公人員與軟件技術(shù)人員深度會談、密切配合，共同研究、規(guī)范實際工作流程，開發(fā)出對路、適用的辦公自動化軟件。其次，在投建程序上，由于軟件開發(fā)周期長于硬件投建周期幾倍，可將傳統(tǒng)的“先硬后軟”變?yōu)椤跋溶浐笥病保聪乳_發(fā)軟件，待產(chǎn)品基本成熟后，再配置硬件設(shè)備，避免“硬等軟”的浪費。
要注意傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接。辦公自動化系統(tǒng)源于傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)，并應(yīng)逐步取而代之。在推行辦公自動化系統(tǒng)的初期甚至相當(dāng)長的時期內(nèi)，為保證正常的辦公秩序，須將傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)并行，使兩種系統(tǒng)處于共存、互補狀態(tài)。兩種系統(tǒng)的并行，不僅不會減少行政管理的工作量，反而還要增加許多重復(fù)性勞動，軟件開發(fā)者和辦公人員都應(yīng)對此有充分認識?，F(xiàn)代辦公手段取代傳統(tǒng)辦公手段，必須是一個長期的、漸進的過程，這是由人員結(jié)構(gòu)、心理認識、傳統(tǒng)習(xí)慣等條件所決定的。只有防止形式主義和“趕新潮”、盲目追求的思想，一步一個腳印地先抓傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)，再抓自動化流程與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)相結(jié)合，才能使辦公自動化逐步擴展到辦公室的各個工作領(lǐng)域，實現(xiàn)辦公手段的變革。
要注意處理好建設(shè)、管理與維護的關(guān)系。對于辦公自動化系統(tǒng)來說，建設(shè)、管理與維護三者不可或缺、相輔相承。建立起辦公自動化系統(tǒng)不難，難的是如何使系統(tǒng)運轉(zhuǎn)好并且發(fā)揮效用，這就需要管理和維護工作了。從某種意義上講，管理和維護決定著辦公自動化建設(shè)的時效性和生命力。辦公自動化建設(shè)的目的是優(yōu)化服務(wù)流程、革新工作手段，沒有管理和維護工作，系統(tǒng)就只能是一堆毫無用處的程序代碼。推進過程中必須克服“重建輕管”的思想，通過成立專門管理機構(gòu)、培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)隊伍、建立健全管理制度等方式，將管理和維護工作落到實處，使辦公自動化建設(shè)科學(xué)、長效的進行。
各單位推進辦公自動化建設(shè)，是提高工作效率和行政質(zhì)量、促進管理科學(xué)化和和決策信息化的重要保障。辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)是一長期、連續(xù)的動態(tài)發(fā)展過程，不可能一蹴而就，也不可能臨時抱佛腳。只有大膽實踐，勇于創(chuàng)新，才能找到解決各種矛盾的途徑與方法，有力地推動辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)管理和推廣應(yīng)用的步伐。