第三章 如何安排機(jī)關(guān)應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)布局
第一節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文主題的確定
主題是文章的靈魂。文以意為主，“意猶帥也”。一篇文章要表現(xiàn)什么思想，說明什么問題，集中體現(xiàn)在主題上。主題是否正確，是否深刻有力，是文章好壞的基本標(biāo)志。在寫作上，主題一旦確定，文章內(nèi)容的取舍，結(jié)構(gòu)的安排，語言的運(yùn)用，都要緊緊圍繞主題，突出主題，受主題的支配。因此，選準(zhǔn)、選好主題，是寫好文章的關(guān)鍵。
和文藝創(chuàng)作比較，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的主題不是“從場面和情節(jié)中自然而然地流露出來”(恩格斯語)，而是以事論理。直接說明主張什么，反對什么，把作者的觀點(diǎn)明白無誤地告訴讀者；也不象文藝創(chuàng)作那樣，在寫作過程中可以變更主題，甚至背離作者的創(chuàng)作意圖，而是堅(jiān)定不移地按照主題去組織文章，只能深化，不能背離主題。因此，在寫作之前十分明確地把主題定下來，對寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文尤其重要。
如何確定機(jī)關(guān)應(yīng)用文的主題，它的依據(jù)是什么?機(jī)關(guān)應(yīng)用文種類繁多，形式各異，內(nèi)容幾乎囊括社會生活的各個(gè)方面。一九八七年國務(wù)院辦公廳制定的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，關(guān)于公文的種類，就列舉了十類十五種。有的專著列了二十六種。在實(shí)際工作中使用的公文種類還要多一些。各種類型都有其確定主題的不同方式。比如，記錄性公文，《會議紀(jì)要》的主題就是會議的中心議題?！洞笫掠洝肥前磿r(shí)間順序，抓住各件大事的內(nèi)在聯(lián)系，就抓住了主題。而《工作總結(jié)》則是抓住工作的主要成績，主要經(jīng)驗(yàn)和體會的核心思想，才能寫得深刻、順暢。指示性公文的《批轉(zhuǎn)》、《批復(fù)》，是根據(jù)被批轉(zhuǎn)批復(fù)的文件和工作的需要來確定主題的，一般說來，被批轉(zhuǎn)批復(fù)的文件的主題就是《批轉(zhuǎn)》、《批復(fù)》的主題；呈報(bào)性文件《請示》的主題，就是要求上級解決的問題的本身?！豆ぷ鲌?bào)告》的主題，一般情況下，就是貫穿于工作全過程的主導(dǎo)思想?！墩{(diào)查報(bào)告》是依據(jù)調(diào)查研究的目的和調(diào)查情況確定的主題?！逗唸?bào)》的主題，則是根據(jù)工作中需要向上級盡快報(bào)告的事項(xiàng)所表現(xiàn)的主要觀點(diǎn)來確定主題。無論哪種形式，主題的確定，都離不開以下三個(gè)方面。
一是根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要，包括本單位和上級機(jī)關(guān)的工作需要。本單位在工作中遇到什么情況，需要解決什么問題，這是確定主題的主要依據(jù)。如果需要召開會議，會議的中心議題就是會議文件的總主題。如果需要就某個(gè)問題、某種情況去調(diào)查研究，那么，這種情況和問題，就是調(diào)查報(bào)告主題的一個(gè)依據(jù)。有些文件是按照上級的指示精神寫的。那么，這些文件的主題就必須根據(jù)上級的指示精神而定。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的主題，如果脫離開了機(jī)關(guān)工作的需要，寫作必然失敗。
二是根據(jù)馬克思主義的基本原理和黨的路線、方針、政策。機(jī)關(guān)工作，主要是制定和貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策。給上級提供制定政策的參考情況和方案，指導(dǎo)下級單位正確執(zhí)行上級的指示和決策，都必須遵循馬克思主義基本理論和本單位、本地區(qū)實(shí)際相結(jié)合的原則。要把主題選準(zhǔn)選好，作者必須具備一定的馬克思主義理論修養(yǎng)和思想政策水平，具有一定的分析問題、解決問題、調(diào)查研究的能力。加強(qiáng)這方面的修養(yǎng)，是選好機(jī)關(guān)應(yīng)用文主題的必要條件。
三是根據(jù)實(shí)際材料。主題不是關(guān)在屋子里憑空想出來的。有了一定的思想理論修養(yǎng)，只是具備了選好主題的一個(gè)條件。如果沒有豐富而充分的實(shí)際材料可供分析提煉，主題的產(chǎn)生就無從談起。觀點(diǎn)的形成，必須以材料作為基礎(chǔ)。要選出好的主題，寫出切實(shí)有力的文件，必須盡可能地熟悉材料，不放過一切可能找到的具體情況，也不放過每一件材料的細(xì)枝末節(jié)。要從這些具體的材料中找出規(guī)律性的東西，找出統(tǒng)帥這些材料的思想觀點(diǎn)。這樣，就抓住了主題的要素。寫機(jī)關(guān)應(yīng)用文忌從概念出發(fā)，那樣，主題就變成無源之水，無本之木，寫出的文件必然空洞無物，蒼白無力，即使觀點(diǎn)正確，也毫無說服力。
有了選擇主題的根據(jù)，還必須有選好主題的明確標(biāo)準(zhǔn)和要求。這樣在提煉和選擇主題時(shí)，才能少走彎路，避免做無用功。這些標(biāo)準(zhǔn)和要求主要的是兩條：一要深刻，二要集中。
深刻就是對事物的透徹認(rèn)識，透過現(xiàn)象，抓住本質(zhì)，看到事物的內(nèi)在聯(lián)系。魯迅說：“選材要嚴(yán)，開掘要深”。開掘深，就是文章要有一定的思想深度。主題的深度，代表文章的思想高度。主題深刻，文章才有新意，才能吸引人，才能使人受到啟發(fā)，得到教益。寫一般文章如此，寫機(jī)關(guān)應(yīng)用文尤其如此。目前，有些文件浮淺空泛，一個(gè)主要原因是主題思想不深刻。有的滿足于羅列事例，就事論事，而不去分析、歸納，使人讀后如一杯白開水，淡而無味。要主題深刻，除了作者本身思路開闊，善于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和抓住新事物、新思想外，在寫作上，必須精心提煉和選擇主題，也就是對所寫的材料反復(fù)研究，反復(fù)比較，“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”地分析研究，從感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識，抓住事物本質(zhì)的東西，去做鞭辟入里的闡述。有些材料，往往帶有一事多意的特點(diǎn)。因此，在提煉中還要注意必須按需要選擇其中有代表性、典型性的一意，作為主題，避免數(shù)意并列。這樣，主題才能突出深刻，使文件新鮮、引人，更有教育意義。
集中就是一份文件只能有一個(gè)主題，不能多中心。主題集中突出，就能寫深寫透，使文件明確精粹。如兩個(gè)中心或幾個(gè)中心并列，只能使文章枝蔓叢生，零亂破碎，“一意兩出，義之駢枝也”。(《文心雕龍·熔裁》)有些同志寫文件總想求全、求多，面面俱到。一篇簡報(bào)，寫了相互并不關(guān)聯(lián)的一連串問題；一篇總結(jié)報(bào)告，想把所有的工作都容納進(jìn)去；甚至寫請示，也想同時(shí)解決幾個(gè)問題。其結(jié)果，使文件越寫越長。機(jī)關(guān)中經(jīng)常出現(xiàn)由于文件主題不集中而耽誤工作的情況。比如一個(gè)請示，同時(shí)寫幾個(gè)問題要求領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。但往往因?yàn)閷ζ渲幸粋€(gè)主題有疑義，領(lǐng)導(dǎo)同志拿不準(zhǔn)，而把文件壓下來。這樣就使本來能及時(shí)解決的其它問題拖了時(shí)日。所以，撰寫文件，除了思想上不貪大求全外，寫作上好是把幾個(gè)問題分開寫，一題一篇，文件既簡短，主旨又突出，效果也會好得多。
在實(shí)際工作中，不少文件是一意數(shù)出，橫生枝節(jié)；一篇多題，幾個(gè)中心。這是我們的一些機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫得松散拖沓，不集中，不深刻的一個(gè)重要原因。
有一篇調(diào)查報(bào)告，是反映某社書畫店的情況的。全文五千多字，共有五個(gè)部分。這五個(gè)部分的梗概是：一、“某社的歷史背景及成立過程”。從一九一九年用侵華列強(qiáng)退還的“庚子賠款”一部分開辦“畫學(xué)研究會”談起，談到成立某社畫會，又談到社會名流對該會的關(guān)注、支持；又談到一九三七年蘆溝橋事變后，因經(jīng)濟(jì)困難，某社自行解散；再談到一九八四年恢復(fù)某社畫會，并成立了以盈利為目的的某社書畫店，還介紹了這個(gè)社的宗旨，這個(gè)店的領(lǐng)導(dǎo)成員以及店址。這一部分約一千四百字。二、“某社書畫店經(jīng)營情況”。介紹了該店何時(shí)開張、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營方針，并著重介紹了它的經(jīng)營特點(diǎn)，即“經(jīng)營獨(dú)特”，“禮貌待客”，“嚴(yán)格管理制度”，“經(jīng)濟(jì)效益顯著”，約一千字。三、“社會影響與統(tǒng)戰(zhàn)工作”。介紹了一些老畫會會員“重逢一堂，感慨萬千”，各界對畫會的支持；回溯了書畫店開張時(shí)的盛況；眾多新聞單位、報(bào)刊雜志向國內(nèi)外對書畫店作了宣傳報(bào)道；該店舉辦的多次筆會的熱烈氣氛；畫店在經(jīng)營中直接做統(tǒng)戰(zhàn)工作。這一部分也寫了一千四百字。四、“問題”。寫了“規(guī)模問題”，“店址問題”，“人員問題”，“外單位拉人”。還有，“面臨的實(shí)際困難一是客源問題，二是冬季取暖問題”。這部分約一千字。五、“建議”。兩條，一是鑒于該店影響大，請統(tǒng)戰(zhàn)部門研究如何做好統(tǒng)戰(zhàn)工作；二是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常研究該社的社會影響和經(jīng)濟(jì)效益，過問它的經(jīng)營情況，及時(shí)排憂解難，調(diào)動其更大的積極性。
從這篇調(diào)查報(bào)告的基本輪廊可以看出，它的大的弱點(diǎn)是中心不突出，重點(diǎn)不突出。談了幾個(gè)方面的問題，每個(gè)方面都用了不少筆墨，但卻不知道作者到底想告訴讀者一些什么思想，什么觀點(diǎn)，達(dá)到什么樣的目的，由于這些致命的弱點(diǎn)，所以“問題”和“建議”提的都很一般化，不足以引起有關(guān)部門的充分重視。其實(shí)，作者在動筆之前，如果能在主題的確定上多下一點(diǎn)功夫，或者多找一些同志議論一下，到底對這個(gè)歷史悠久，有很大影響的書畫店，反映它的什么問題，那么，可以肯定地說，這篇調(diào)查報(bào)告將能寫得更好?，F(xiàn)在的調(diào)查報(bào)告中講到的幾個(gè)問題，都是可以獨(dú)立成章的。如經(jīng)營特點(diǎn)，統(tǒng)戰(zhàn)工作，存在的主要問題等，若抓住一個(gè)方面，深入加以開掘，集中筆墨，作出有材料、有典型、有分析和結(jié)論的闡述，再輔之以別的必要的說明，不僅主題突出，篇幅也可以大大壓縮。比如從統(tǒng)戰(zhàn)工作角度撰寫這篇調(diào)查報(bào)告，經(jīng)營情況可以簡略，歷史背景和成立過程也可以簡略，特別是成立過程應(yīng)當(dāng)一筆帶過。而“問題”和“建議”都應(yīng)緊緊圍繞統(tǒng)戰(zhàn)工作這個(gè)中心提出來。可說可不說的堅(jiān)決不說，可寫可不寫的堅(jiān)決不寫。這樣，整個(gè)報(bào)告篇幅大可以節(jié)約。能做到這一點(diǎn)，主旨就突出了，文件的思想就集中了，也比較容易寫得深刻。這是在機(jī)關(guān)應(yīng)用文撰寫過程中要努力追求、戮力實(shí)踐的。
第二節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文標(biāo)題的擬定（回首頁）
標(biāo)題是文章的眼睛。好的標(biāo)題既能傳神，顯示文章的主旨，又能起向?qū)ё饔茫炎x者的注意力吸引過來。在機(jī)關(guān)工作中，特別是高級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志那里，各種必閱和參閱文件常常堆滿案頭。哪些要細(xì)讀，哪些須粗看，哪些可以不看，往往在閱覽標(biāo)題時(shí)選定。如果文件內(nèi)容新鮮深刻，很合時(shí)宜，而標(biāo)題卻沒有把文件的特點(diǎn)恰當(dāng)鮮明地反映出來，那么這份文件就很有可能被拋在一邊，使作者辛辛苦苦搞出的成果，發(fā)揮不了應(yīng)有的效益?！邦}好一半文”。作者在構(gòu)思過程中，一旦確定主題，選好標(biāo)題，寫起來就會更順利。因此，擬好標(biāo)題是機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中需要認(rèn)真研究的一個(gè)課題。
怎樣才能擬好標(biāo)題呢?
首先，應(yīng)掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文不同文體使用標(biāo)題的不同格式。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的標(biāo)題，不同于文藝作品、新聞報(bào)道和一般論文，它主要不是以含蓄、生動、形象化去吸引讀者，而是以鮮明、醒目引起人們的關(guān)注和重視。多數(shù)行政公文，不能象藝術(shù)作品那樣，讓作者在想象的自由馳騁中，選擇富于表現(xiàn)力的標(biāo)題，而是要遵循一定的格式，擬定既突出主題又簡捷明了的標(biāo)題，使讀者從標(biāo)題中一眼便可看出文件的種類、主要內(nèi)容、制發(fā)單位以及文件的重要程度、使用范圍和要解決的問題等。
具有相對穩(wěn)定格式的文件，要求標(biāo)題必須完整地體現(xiàn)規(guī)定內(nèi)容。比如決定和一部分決議、批示、批復(fù)、法規(guī)、布告等文體，標(biāo)題構(gòu)成是：制發(fā)單位、主要內(nèi)容、文件名稱?！吨泄仓醒腙P(guān)于整黨的決定》這個(gè)標(biāo)題，“中共中央”是制發(fā)單位，“整黨”是文件的主要內(nèi)容，“決定”是文件的名稱。這類標(biāo)題，一般是在具有比較莊嚴(yán)、重大或緊急內(nèi)容的指示性文件中使用的。它的格式可以概括為：單位×關(guān)于……×文件名稱。有的標(biāo)題則只要求寫明主要內(nèi)容和文件名稱。比如《關(guān)于婚姻登記工作中幾個(gè)具體問題的請示》，只能用“關(guān)于……請示”這一種格式，不能有第二種格式。又如合同，訂貨合同，修建合同、產(chǎn)銷合同等，格式是合同性質(zhì)＋文件名稱。
有習(xí)慣的標(biāo)題，可視其內(nèi)容、環(huán)境、用途，省去制發(fā)單位或主要內(nèi)容，但文件名稱不能省略。運(yùn)用這類標(biāo)題的文體比較廣泛。比如計(jì)劃、總結(jié)，既可有《××廠一九八四年生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃》、《××縣級機(jī)關(guān)整黨總結(jié)》等，也可有《關(guān)于開展文明禮貌月活動的總結(jié)》、《一九八四年一季度工作計(jì)劃》，單位名稱則作為副題寫在標(biāo)題下面。又如通知、通報(bào)等，既可有《中共中央關(guān)于九月會議的通知》、《中共××市紀(jì)律檢查委員會關(guān)于處理分房建房中違紀(jì)事項(xiàng)的四個(gè)通報(bào)》，也可有《關(guān)于無線電科學(xué)新成果推廣應(yīng)用的通知》、《關(guān)于情況的通報(bào)》等。一些類似會議的簡單通知，則只寫《通知》二字，正文是內(nèi)容，末尾寫發(fā)通知的單位。匯報(bào)提綱、命令(令)等文件，則主要是省略標(biāo)題的內(nèi)容，如《工商行政管理總局向國務(wù)院的匯報(bào)提綱》、《中國共產(chǎn)黨中央軍事委員會主席命令》等。
無格式標(biāo)題是由文件的內(nèi)容概括提煉而成的，因此比起固定式標(biāo)題就自由得多。這類標(biāo)題的文體，主要有簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、工作報(bào)告等。實(shí)際上這一類文體的標(biāo)題是把標(biāo)題的三個(gè)組成部分分散開來。制文單位和文件名稱，有的事先印在特定文件刊頭的右上方或文件后，有的作為副題放在標(biāo)題下面，而事由部分，則作為主標(biāo)題。
簡報(bào)的刊頭都有名稱，如《簡報(bào)》、《簡訊》、《情況反映》等，有期數(shù)和編寫單位、編寫時(shí)間。因此標(biāo)題就只能由內(nèi)容來概括提煉了。如《對四類商品降價(jià)和國務(wù)院關(guān)于穩(wěn)定物價(jià)通知的反映》等，沒有必要在前面加上制文單位、后面加文件名稱了。
調(diào)查報(bào)告比簡報(bào)的標(biāo)題要復(fù)雜一些，既有標(biāo)明調(diào)查對象或主要問題再加上文件名稱的標(biāo)題格式，如《湖南農(nóng)*動考察報(bào)告》。也有把調(diào)查內(nèi)容作為主標(biāo)題，把調(diào)查對象和文件名稱作為副標(biāo)題的格式，如《新作風(fēng)開創(chuàng)了新局面——天津市發(fā)展集體商業(yè)服務(wù)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的調(diào)查》等。在一些揭露問題和矛盾的調(diào)查報(bào)告中，還常常采取提問式的標(biāo)題，如《××單位的領(lǐng)導(dǎo)班子為什么渙散無力？》這一類標(biāo)題也有副標(biāo)題。
工作報(bào)告類型較多，標(biāo)題的格式也不同。會議報(bào)告常常是根據(jù)內(nèi)容提煉一個(gè)高度概括的主標(biāo)題，下面寫報(bào)告人的名字或某某同志某年某月某日在某個(gè)會議上的報(bào)告。下級對上級反映情況的報(bào)告，標(biāo)題則自由得多。有時(shí)寫“關(guān)于……的報(bào)告”，有時(shí)則只寫“……情況”。向上報(bào)送文件、物品的報(bào)告，往往沒有標(biāo)題。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文標(biāo)題的格式，隨著社會生活的變化，不斷發(fā)展創(chuàng)新。特別是科技新成果的不斷推廣應(yīng)用，電子計(jì)算機(jī)逐漸進(jìn)入機(jī)關(guān)工作領(lǐng)域，今后草擬文件也將由電腦和人手相結(jié)合，或電腦逐步代替手寫，這就更需要機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作有嚴(yán)格的科學(xué)規(guī)范，以適應(yīng)新的發(fā)展趨勢。這一點(diǎn)目前尚未引起人們的充分重視，相反，我們過去形成的一些行之有效的格式，也無人去研究，去發(fā)揚(yáng)。許多從事機(jī)關(guān)工作的同志不了解、不掌握這些格式，有的雖然了解，但不認(rèn)真遵循。不合規(guī)范的標(biāo)題，比比皆是。比如，把請示寫成《請領(lǐng)導(dǎo)盡快解決辦學(xué)資金不足的問題》。有的不僅違背“關(guān)于……的請示”的格式，而且顛倒下上級關(guān)系，以命令的口氣寫請示的標(biāo)題，如《必須立即改變社隊(duì)企業(yè)稅收太重的請示》等等。又如匯報(bào)提綱，格式是某單位向某上級的匯報(bào)提綱，有的卻省略了某單位或某上級，寫成《關(guān)于某問題的討論匯報(bào)》。再如決定的標(biāo)題，也常出現(xiàn)只寫制發(fā)單位的文件名稱，而省略事項(xiàng)的部分，變成《廠工會決定》、《黨委擴(kuò)大會決定》等，隨便省略，給人不嚴(yán)肅的印象。
其次，要充分研究和掌握所寫文件的基本內(nèi)容和要解決的主要問題。要把文件內(nèi)容的要點(diǎn)抓住、抓準(zhǔn)。抓不準(zhǔn)要點(diǎn)，不知道文件的中心思想和要解決什么問題，就不可能準(zhǔn)確地提煉出有針對性的標(biāo)題。有一個(gè)通報(bào)，中心內(nèi)容是表彰某單位的科研人員為祖國做出重大貢獻(xiàn)的英雄事跡，標(biāo)題則把重點(diǎn)放在給這些同志晉升一級工資，發(fā)放××元獎(jiǎng)金上，而不是突出其什么樣的重大貢獻(xiàn)，這就偏離了主題，變成了一份《決定》。還有一份關(guān)于開展文明禮貌月活動的工作報(bào)告，主要內(nèi)容是環(huán)境衛(wèi)生和綠化美化方面取得很大成績，標(biāo)題則寫成《關(guān)于破舊習(xí)，樹新風(fēng)，開展文明禮貌月的情況報(bào)告》。前面兩句有點(diǎn)文不對題，后面一句也顯得一般化。這方面，黨的十二大的報(bào)告是一個(gè)典范。這篇三萬多字的報(bào)告，共講了六個(gè)重大問題。抓住這六個(gè)問題的核心擬定了《全面開創(chuàng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》這個(gè)標(biāo)題，不僅給整個(gè)報(bào)告定了基調(diào)，使各部分緊緊圍繞這個(gè)核心展開、深化，而且用語通俗、簡練、醒目、響亮，一經(jīng)發(fā)表便很快成為全國人民的奮斗方向和行動指針。
第三，要避虛就實(shí)，盡可能實(shí)寫，防止抽象化、一般化。所謂實(shí)寫，就是把文件的特點(diǎn)標(biāo)出來，這樣，標(biāo)題才能具體、醒目，有吸引力。比如，某部門在擬定一份禁止亂砍伐森林的布告時(shí)，起草者開始寫成《×××關(guān)于保護(hù)森林的布告》，后又改成《×××關(guān)于貫徹森林法的布告》。大家討論時(shí)，認(rèn)為前一個(gè)標(biāo)題太抽象，防火、防沙、防風(fēng)、防病、防牛羊啃幼樹、防止亂砍伐等，都是保護(hù)森林要注意的問題，《布告》是針對亂砍伐的，應(yīng)突出制止亂砍伐。第二個(gè)標(biāo)題是文體不當(dāng)，貫徹森林法應(yīng)采用下通知的形式，一般不應(yīng)以發(fā)布告的方式。后定為《×××關(guān)于保護(hù)森林、制止亂砍濫伐的布告》，這就改得實(shí)在、具體、有針對性了。
第四，要盡可能簡明扼要。既然要求標(biāo)題要抓住文件的要點(diǎn)，還要盡可能實(shí)寫，有的同志便想出省事的辦法，索性把標(biāo)題拉長，這是當(dāng)前撰寫文件工作中存在的較大問題之一。標(biāo)題太長，弊病很多，突出的是掩蓋了它的鮮明性，使讀者不能一眼就抓住文件的實(shí)質(zhì)，嚴(yán)重影響了文件的效果。有一個(gè)關(guān)于加強(qiáng)集市衛(wèi)生管理的四個(gè)部門的聯(lián)合通知，內(nèi)容不過三百字，標(biāo)題就寫了四十多字，再加上四個(gè)部門的名字，使人一看就頭痛。要改變這種狀況，必須在概括提煉上下功夫，起草時(shí)要想幾個(gè)標(biāo)題，然后反復(fù)比較，盡可能選擇精煉貼切的詞語，刪去可有可無的字詞。這樣，就有可能使標(biāo)題做到短而鮮明，簡而扼要。
第三節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的開頭與結(jié)尾（回首頁）
萬事開頭難，寫文章也不例外。高爾基對此有個(gè)形象的比喻，他說：“開頭第一句是困難的，好象在音樂里定調(diào)一樣，往往要費(fèi)很長時(shí)間才能找到它。”托爾斯泰也說過：“開頭總是難下筆的，因?yàn)槟銓氋F的思想，總怕把這思想一開始弄壞了?！币话阄恼氯绱?，機(jī)關(guān)應(yīng)用文也一樣，開頭寫好了，既可以把讀者緊緊抓住，又對下文的展開，起一種誘導(dǎo)作用，寫起來就很順當(dāng)。經(jīng)常寫作的同志都有一個(gè)體會，在主題確定以后，開頭總是翻來覆去地思索，落筆很費(fèi)周折，往往不行，需要兩次、三次，而一旦找到比較滿意的開頭，心就放下了一半，文思也隨之涌來。因此，掌握開頭的寫作規(guī)律，對文章的好壞與寫作速度關(guān)系極大。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的開頭，沒有一成不變的寫法。由于文種不同，內(nèi)容不同，作者的修養(yǎng)不同，寫法也各不相同。但無論哪一類文種，無論什么內(nèi)容，在寫開頭的時(shí)候，都要考慮兩條：一是緊扣主題，盡快引出主題，在開頭第一句、第一段就要把讀者的思想引到所要說明和解決的問題上；二是能吸引讀者，象古人所說，“開卷之初，當(dāng)以奇句奪目，使之一見而驚，不敢棄去?！睓C(jī)關(guān)應(yīng)用文的開頭也要使人一看就愛讀，有興味，愿意看下去。常見的機(jī)關(guān)應(yīng)用文的開頭，大致有以下幾種：
一是“起因”式開頭。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭，比如：《中共中央關(guān)于關(guān)心人民群眾文化生活的指示》，開頭是“隨著國民經(jīng)濟(jì)情況的逐步好轉(zhuǎn)，在人民群眾物質(zhì)生活相應(yīng)提高的同時(shí)，廣大群眾對文化生活也提出了更高的要求。為了……”。《關(guān)于成立高人民檢察院特別檢察廳和高人民法院特別法庭檢察、審判*、**集團(tuán)案主犯的決定》，開頭是“鑒于*、**集團(tuán)案是特別重大案件，根據(jù)高人民法院和高人民檢察院的建議……”。
二是“目的”式開頭。開宗明義第一句就說明本文的目的，一般使用“為了……”、“為……”。如《國有林采伐試行規(guī)定》開頭是：“為貫徹國有林合理采伐，滿足國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)對木材的需要，保證森林更新，擴(kuò)大森林再生產(chǎn)，并保持森林的防護(hù)作用，……特制定本規(guī)定?！薄痢磷灾螀^(qū)人民政府的一份《布告》的開頭是：“為了繼續(xù)讓群眾休養(yǎng)生息，增加實(shí)際收入，……現(xiàn)將農(nóng)牧區(qū)有關(guān)政策規(guī)定布告如下?！?BR> 三是“根據(jù)”式開頭。一開始先說明制作公文的依據(jù)，一般多是用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據(jù)某文件要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等。如《務(wù)修理公司實(shí)行經(jīng)營責(zé)任制的計(jì)劃》開頭就是：“根據(jù)市委商業(yè)改革會議的精神和我公司試點(diǎn)的經(jīng)驗(yàn)，公司黨委決定……?！薄蛾P(guān)于兼職律師酬金問題的通知》的開頭是：“根據(jù)《中華人民共和國律師暫行條例》第十條規(guī)定，取得律師資格的人員不能脫離本職的，可以擔(dān)任兼職律師?！?BR> 四是“時(shí)間”式開頭。一開始先點(diǎn)明某事、某情況的時(shí)間，有的是一開始直接寫年、月、日，如《××區(qū)貫徹飲食衛(wèi)生現(xiàn)場會決定的報(bào)告》，開始是：“九月二十日，市委召開飲食衛(wèi)生現(xiàn)場會，通報(bào)了我區(qū)××飯店出賣臭肉包子的情況后，引起區(qū)委、區(qū)政府的高度重視……”；有的是用“近日來”、“近來”、“近”等比較模糊的時(shí)間開頭，如《安全保衛(wèi)工作隱患不少》的簡報(bào)開頭是：“近市社抽查了各公司及五個(gè)區(qū)縣供銷社的安全保衛(wèi)工作……”；有的則用“……之后”句式開頭，如《對<國務(wù)院關(guān)于穩(wěn)定市場物價(jià)的通知>和降低四類商品零售價(jià)格的反映》中，開頭是：“《國務(wù)院關(guān)于穩(wěn)定市場物價(jià)的通知》和降低四類商品零售價(jià)格的消息公布后，市總工會、××區(qū)委等單位，組織部分干部、工人進(jìn)行了座談……”。
五是“引文”式開頭。一開始先引用文件或領(lǐng)導(dǎo)指示中的一段話作為引子或點(diǎn)明主題。如一份報(bào)告中開頭寫道：“《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第七個(gè)五年計(jì)劃的建議》中指出：搞活企業(yè)是以城市為重點(diǎn)的整個(gè)經(jīng)濟(jì)體制改革的中心環(huán)節(jié)。必須繼續(xù)從外部和內(nèi)部兩方面采取措施，增強(qiáng)企業(yè)特別是大中型企業(yè)的活力。如何搞活大中型企業(yè)，一直是我們近兩年在探索的一個(gè)重大問題……?！薄丁痢潦腥嗣裾D(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院辦公室關(guān)于接受和處理外國贈送禮品的通知》開頭是：“現(xiàn)將國務(wù)院辦公室(1979)室字××號通知轉(zhuǎn)發(fā)給你們……”?！丁痢潦胸?cái)政局關(guān)于園林局所屬公園商業(yè)實(shí)行利潤包干的批復(fù)》開頭是：“你局(82)園計(jì)字第184號函收悉……”。
六是“事情”式開頭。即把事件、情況一開頭就簡明扼要地介紹清楚，如《關(guān)于農(nóng)業(yè)合作社領(lǐng)導(dǎo)方針的請示電報(bào)》一開頭是：我們在向地委互助合作部長及各縣委的副書記或互助合作部部長，在傳達(dá)省委農(nóng)村工作會議精神時(shí)，普遍解釋說，“‘積極領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)定前進(jìn)’的方針，是合作社試辦時(shí)期的方針，在目前社會群眾運(yùn)動大風(fēng)暴即將到來的形勢下，已經(jīng)不適用了，現(xiàn)在的方針是‘全面規(guī)劃，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)’……”。這兩個(gè)方針如何理解，有無區(qū)別，一開始便先交待了對個(gè)問題的爭論?！蛾P(guān)于增加選舉工作干部編制名額的請示》中，開頭是：“經(jīng)中央批準(zhǔn)，今后縣、社兩級選舉的日常工作由民政部門負(fù)責(zé)。但是在確定民政部門人員編制時(shí)，沒有選舉工作這項(xiàng)任務(wù)。為了做好這項(xiàng)工作，需要給民政部門增加必要的編制……”。
以上六種開頭方式，是僅就一般情況而言的，并不是規(guī)定的公式。除此以外，還有各種方式的開頭。不論采用什么方式，都要根據(jù)內(nèi)容的需要，只要能服從主題，引出主題，吸引讀者，就是好的開頭。但是就機(jī)關(guān)應(yīng)用文的種類而言，不同的文件也有些習(xí)慣性的開頭。比如請示，一般應(yīng)首先陳述請示的原因、理由；指示多是針對某個(gè)或某些問題的，常常先簡單地肯定成績，然后指出問題，作出指示?！墩?wù)院關(guān)于春季要嚴(yán)禁燒荒、燒墾以防森林火災(zāi)的指示》，開頭是“去年各地的護(hù)林工作，一般是有成績的，但……”。通知一般是以“根據(jù)……”、“茲定于……”等開頭。布告則是先說明發(fā)布告的原因、依據(jù)和目的。一九四九年四月二十五日由毛澤東和朱德同志共同署名的《中國人民解放軍布告》一開始就指出：“國民黨反動派業(yè)已拒絕接受和平條件，堅(jiān)持其反民族反人民的罪惡的戰(zhàn)爭立場，全國人民希望人民解放軍迅速消滅國民黨反動派……”。會議紀(jì)要的開頭則有比較固定的格式，即依次寫出會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持者、出席者、列席者，有的座談會紀(jì)要還寫明開會的原因和目的。批轉(zhuǎn)、批復(fù)等多用“引文開頭式”。會議簡報(bào)多是“時(shí)間式開頭”。調(diào)查報(bào)告開頭使用多的是先介紹調(diào)查對象的基本情況，有的也用議論式開頭。如《甘肅省農(nóng)村專業(yè)戶調(diào)查報(bào)告》，開頭是“隨著逐步落實(shí)和放寬農(nóng)村經(jīng)濟(jì)政策，甘肅農(nóng)村經(jīng)濟(jì)已開始活躍起來。目前廣泛實(shí)行的四專(專業(yè)隊(duì)、組、戶、人)生產(chǎn)責(zé)任制，調(diào)動了社員群眾的社會主義生產(chǎn)積極性……”。有的還用提問式開頭，如《湖北省沙市工業(yè)調(diào)查》開頭是“地方工業(yè)，特別是中小城市工業(yè)，怎樣揚(yáng)長避短，發(fā)揮優(yōu)勢?湖北沙市創(chuàng)出了一條自己的路子”，等等?？傊?，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的開頭都離不開根據(jù)，目的、原因、事件、時(shí)間等要素。至于用什么開頭效果更好，確是應(yīng)該動一番腦子的。
有的同志撰寫機(jī)關(guān)應(yīng)用文，不大重視開頭，或者雖然重視，但缺乏經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)常出現(xiàn)一些毛病。常見的問題有三個(gè)：
一是離題太遠(yuǎn)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的開頭，一般應(yīng)當(dāng)是開門見山，一下子就把話引向主題，不能東拉西扯，拐彎抹角，言不及義。更不能想寫什么就寫什么，或者不顧是否需要先發(fā)一通議論，或者自以為別人不懂，大段大段地介紹背景，甚至用文學(xué)的筆法去寫景、狀物、抒情，主觀上想要形象生動，吸引讀者，結(jié)果卻是讓人不得要領(lǐng)。古代有條諺語叫“博士賣驢，書卷三紙，不見驢”，諷刺書呆子寫賣驢契約，洋洋灑灑寫了三頁紙還不見“驢”字，說不到正題上，這是應(yīng)該竭力避免的。
二是套話過多。開頭盡是“標(biāo)準(zhǔn)話”、“萬能語”，什么“祖國大地紅爛漫，十億神州凱歌還”，“四海翻騰云水怒，五洲震蕩風(fēng)雷激”等；或者“某某教導(dǎo)我們說”，“在黨的光輝路線指引下”等等。這些“文化*”中曾風(fēng)行一時(shí)的東西，現(xiàn)在并未完全絕跡。有些同志還喜歡一開頭就引幾句與主題毫不相關(guān)的古詩或警句，也和“在什么……下”一樣，用得太濫了，使人一看就倒胃口。
三是空話連篇。一提筆就從大原則說起，什么目的、意義、重要性，講一些人所共知的空道理。雖然沒有離題太遠(yuǎn)，但也浪費(fèi)了讀者的時(shí)間。
文章的結(jié)尾也是十分重要的，好的結(jié)尾會給人留下深刻的印象。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的結(jié)尾大體可分為自由式和比較固定式兩類。自由式即隨著文章的自然發(fā)展，該講的問題講完即收。比如法規(guī)，該寫幾條就是幾條，后一條寫完即可收尾。匯報(bào)提綱把該匯報(bào)的內(nèi)容講清楚就可打住。會議紀(jì)要也是把會議的要點(diǎn)，分條分段寫出，不必再加什么“尾語”。批示更是有什么講什么，講完為止。這些文種的結(jié)尾沒有什么習(xí)慣用法，更沒有格式。但有些文種的結(jié)尾則有一定的格式或習(xí)慣用法，我們叫它“比較固定式”結(jié)尾。比如請示結(jié)尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥當(dāng)，請批示”，“當(dāng)否，請示”等。指示和決定的結(jié)尾，一般要提出落實(shí)的要求，如“望各地各部門按照執(zhí)行”，“把落實(shí)情況盡快上報(bào)”等。通知結(jié)尾一般用“特此通知”等等。調(diào)查報(bào)告的結(jié)尾比較自由，但也有一些習(xí)慣用語，使用較多的結(jié)尾有，總結(jié)性地寫出報(bào)告的主要觀點(diǎn)，如《湖南農(nóng)*動考察報(bào)告》在講完了十四件大事之后，有一段總述：“總上十四件事，都是農(nóng)民在農(nóng)會領(lǐng)導(dǎo)下做出來的，就其基本的精神說來，就其革命意義說來，請讀者想一想，那一件不好”。接著揭露和批駁了蔣介石和國民黨反動派對農(nóng)*動的恐懼和攻擊，起到了總結(jié)作用?！逗笔∩呈泄I(yè)的調(diào)查》結(jié)尾則是：“揚(yáng)長避短，劣勢可以轉(zhuǎn)化成優(yōu)勢，這就是沙市發(fā)展工業(yè)的結(jié)論”。明確、肯定，干凈利落。還有由點(diǎn)到面作出展望，指出方向的結(jié)尾。如陳云同志關(guān)于《青浦小蒸人民公社調(diào)查報(bào)告》之一《母豬也應(yīng)該下放給農(nóng)民私養(yǎng)》，結(jié)束語是：從小蒸公社說到整個(gè)上海郊區(qū)，指出如每戶養(yǎng)一頭豬，私養(yǎng)豬的頭數(shù)就可以增加三倍，可見潛力之大。但要挖掘這個(gè)潛力，就得供應(yīng)農(nóng)戶母豬和苗豬，“解決這個(gè)問題，對今后養(yǎng)豬事業(yè)的迅速發(fā)展可能是有重要意義的?！笨傊?，機(jī)關(guān)應(yīng)用文究竟用什么方法結(jié)尾，還是依內(nèi)容而定。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文結(jié)尾通常的毛病，主要是該止不止，拖沓哆嗉，畫蛇添足。有的話已經(jīng)講完，但還要加幾句“我單位的某某項(xiàng)工作雖然取得很大成績，但也有不足之處，希望批評指正”等話，有的寫到末了，還要加幾句豪言壯語或者標(biāo)語口號式的東西，比如“為什么什么而奮斗”之類的話，實(shí)在是虛詞贅語。
文章的開頭和結(jié)尾是密不可分的，有什么開頭，必須有相應(yīng)的結(jié)尾，才可以構(gòu)成完美的整體。應(yīng)當(dāng)象兵家布陣那樣，“擊首則尾應(yīng)，擊尾則首應(yīng)，擊腹則首尾俱應(yīng)”。首尾不能互應(yīng)，顧頭不顧尾，有頭無尾，或者是拖泥帶水，尾大不掉，都將影響文件的效果。
第四節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的事例（回首頁）
機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的許多文體需要事例。象簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、情況報(bào)告、匯報(bào)提綱、工作總結(jié)等，更離不開事例。這是由它們的性質(zhì)和特點(diǎn)決定的。比如簡報(bào)和情況報(bào)告，本身就是反映情況的，沒有具體事例就沒有存在的必要。情況報(bào)告和綜合性簡報(bào)，實(shí)際上是事例的綜合；一人一事或一個(gè)問題的簡報(bào)，則是典型事例的描繪。調(diào)查報(bào)告必須用事例說話，脫離了事例，調(diào)查的結(jié)論就無法令人信服。匯報(bào)提綱、總結(jié)報(bào)告等，都要講工作的過程、工作的成績和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更需要典型事例加以說明。因此，事例是這些文體的基礎(chǔ)。
有了充分的典型的事例，這些文體就有了血肉，有了生氣。毛澤東同志在《湖南農(nóng)*動考察報(bào)告》中，談到好些中小地主，富農(nóng)乃至中農(nóng)，從前反對農(nóng)會，后來農(nóng)會威力大震，他們要求入農(nóng)會而不可得，用了這樣兩句對話：“‘我出十塊錢，請你準(zhǔn)我進(jìn)農(nóng)民協(xié)會?！×蛹澱f?！薄啊?！誰要你的臭錢！’農(nóng)民這樣回答?！边@兩句對話，把“一切權(quán)力歸農(nóng)會”以及農(nóng)會在農(nóng)村的權(quán)威十分形象地反映了出來，給人很深的印象。
有了充分的典型的事例，就會幫助人們理解抽象的觀點(diǎn)和結(jié)論。如在一個(gè)關(guān)于學(xué)習(xí)中共中央文件的情況報(bào)告中，在“左的影響沒有肅清，思想不夠解放”的結(jié)論下，舉了這樣一個(gè)事例：“有位同志說：‘我一聽說農(nóng)村要實(shí)行責(zé)任制，就會想起電影《槐樹莊》中表現(xiàn)的兩極分化；一聽說實(shí)行對外開放，似乎就聽到了靡靡之音’”。這就把清除“左”的影響，進(jìn)一步解放思想的必要性，更具體地體現(xiàn)出來。又如“增強(qiáng)對整黨的信心”這個(gè)概念，要在公文中出現(xiàn)，如果沒有足夠的事實(shí)、事例，就很容易流于空泛。在一篇情況報(bào)告中，用了這樣一個(gè)事例：“有的同志說：‘我感受深的有兩點(diǎn)：一是這次整黨是自上而下，從領(lǐng)導(dǎo)做起，表明了中央有決心；二是對揭發(fā)出來的不正之風(fēng)處理嚴(yán)肅，不留空子，不做樣子，表明了中央的求實(shí)精神。不怕有問題，就怕不動真的’?！边@就不需要做更多的敘述說明，使得“增強(qiáng)信心”這一命題，生動地得到體現(xiàn)。
有了充分的典型事例，可以增強(qiáng)文件的說服力。如在一篇簡報(bào)中談到某地山區(qū)草場資源豐富，發(fā)展牛、羊、兔等草食動物潛力很大，引用了下面一個(gè)事例：“王老鋪五隊(duì)是個(gè)只有二十戶的小隊(duì)，農(nóng)民養(yǎng)羊就達(dá)到一千多只，每戶平均五十只，成了養(yǎng)羊的專業(yè)隊(duì)。”用這個(gè)事說明該地區(qū)草場資源豐富，使人更加信服發(fā)展草食動物潛力很大這個(gè)結(jié)論。
既然不少種類機(jī)關(guān)應(yīng)用文離不開事例，那么，用好事例就成了機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中的一個(gè)十分重要的問題。怎樣才能用好事例呢?要遵循四個(gè)原則：
一要真實(shí)。讀者對一份文件闡述的觀點(diǎn)是否相信，是否接受，很大程度上取決于事例的真實(shí)。事例必須從實(shí)踐中來，是生活中實(shí)有的，不能主觀任意編造；對事例可以壓縮、簡化，卻不允許隨意夸張。即使是一些細(xì)微末節(jié)也要盡量避免失實(shí)。一份文件，盡管絕大多數(shù)事例是真實(shí)的，但如果其中一個(gè)失真，甚至是某個(gè)細(xì)節(jié)失真，也會給讀者造成不良印象，以致影響整個(gè)文件的效果。要做到真實(shí)，就必須深入調(diào)查，反復(fù)核實(shí)，不能只聽匯報(bào)或道聽途說。必要時(shí)還應(yīng)和提供事例的單位直接核對，或找當(dāng)事人直接核對?？傊?，要十分細(xì)致，要不厭其煩，不能疏忽大意。
二要說明觀點(diǎn)。觀點(diǎn)是從大量事實(shí)中抽象出來的，是反映事物本質(zhì)的，事例是說明、印證觀點(diǎn)的，因此必須緊緊圍繞觀點(diǎn)選用事例。如果不能說明觀點(diǎn)，或者雖同觀點(diǎn)有些聯(lián)系，但不是很直接，寧可舍棄。至于偏離觀點(diǎn)，同觀點(diǎn)對立，就更不能允許了，必須下決心刪去。要做到觀點(diǎn)和事例水乳交融，首先是從大量的、以實(shí)際事例為基礎(chǔ)的現(xiàn)象中提煉概括觀點(diǎn)，使觀點(diǎn)正確、明晰；然后以這些正確的觀點(diǎn)為指導(dǎo)，篩選事例。這樣，觀點(diǎn)來自事例，又統(tǒng)帥事例；事例服從觀點(diǎn)，又增強(qiáng)觀點(diǎn)的說理性、論證性，兩者互為依存，構(gòu)成一個(gè)不可分割的統(tǒng)一體。
三要典型，事例是真實(shí)的，但不一定是可用的，要可用，還必須是典型的。作者要善于從大量事例中，經(jīng)過反復(fù)比較，選取能說明觀點(diǎn)的典型例證。所謂典型事例，一是應(yīng)有代表性，可以代表同類性質(zhì)的事例和問題；二是應(yīng)有深刻性，內(nèi)含豐富，寓意深刻，足以顯示問題的本質(zhì)。典型事例如果選得好，不僅可以說明、印證觀點(diǎn)，還能補(bǔ)充、延伸觀點(diǎn)的某些含義，使觀點(diǎn)立于堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)之上。隨手拈來，使用一些一般化的事例，必然會造成文件的浮淺空泛。典型事例，也并非自然主義地選來就用，而是在不違背真實(shí)的前提下，做一些必要的加工，刪去不反映本質(zhì)的細(xì)節(jié)，突出能說明問題的內(nèi)容，盡可能以少的文字，描繪出精采的內(nèi)容，否則例子太長，會喧賓奪主，使文章過于臃腫。
四要活潑。事例都是具體實(shí)在的，只要把它的本來面目描繪出來，就會生動活潑。寫本來面貌同必要的整理、加工、修飾并不矛盾，整修的目的，是為了除去枝蔓，除去贅言，取其精華，使得事例的特點(diǎn)、本質(zhì)，更鮮明、更突出，因而也更生動。如果精粗并存，枝實(shí)雜陳，怎么可能生動、活潑呢?當(dāng)然，整理和修飾，也要注意既不能為片面追求生動而添枝加葉，又不能把形象的具體的東西雕琢得過于抽象死板。
由于事例是說明觀點(diǎn)的，因此，在表現(xiàn)手法上，要以把觀點(diǎn)說清楚、說透徹為好壞的標(biāo)準(zhǔn)。通常使用的方法有以下四種。
單引舉例法。就是一個(gè)觀點(diǎn)舉一個(gè)典型的例子。這種方法要求所用的事例能夠全面地說明觀點(diǎn)，使讀者感到再無必要使用第二個(gè)例子了。比如一篇情況報(bào)告談到農(nóng)村實(shí)行生產(chǎn)責(zé)任制后，涌現(xiàn)出一批掌握了先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的青年專業(yè)戶，“他們的共同特點(diǎn)是：相信科學(xué)，思想解放，肯于吃苦，大膽實(shí)踐，在種植業(yè)、養(yǎng)殖業(yè)和其他事業(yè)中取得了十分突出的成果”，然后舉了一個(gè)例子：“延慶縣井家莊鄉(xiāng)共青團(tuán)員、市新長征突擊手張德富于一九八三年承包了八畝果園。為了管理果樹，他與六個(gè)專業(yè)戶一起成立了技術(shù)咨詢小組，自費(fèi)購買有關(guān)書籍刻苦學(xué)習(xí)，掌握了一些生產(chǎn)規(guī)律。去年果樹產(chǎn)量翻了一番，凈收入一千五百元。張德富還熱情為其他農(nóng)戶服務(wù)，全年咨詢十五次，講課四十次，登門傳授技術(shù)六十五次?！彪m然是一個(gè)事例，卻說明了三個(gè)問題：①涌現(xiàn)了一批而不是一個(gè)掌握了先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的專業(yè)戶；②他相信科學(xué)，思想解放，肯于吃苦，大膽實(shí)踐，取得了突出成果，③發(fā)揮了科技示范戶的作用。這個(gè)事例選得十分典型。
連引舉例法。有的時(shí)候?yàn)榧訌?qiáng)說服力，舉一個(gè)例子還不足以說明問題，往往要舉幾個(gè)例子，“如”、“又如”、“再如”，來連續(xù)說明。這種方法要求所用的事例內(nèi)容既不重復(fù)，又能層層深入共同說明觀點(diǎn)。在一篇調(diào)查報(bào)告中，為了說明“加工業(yè)促進(jìn)了山區(qū)資源的開發(fā)”這個(gè)論斷，連續(xù)列舉了兩件事例，即：“如霞云嶺鄉(xiāng)盛產(chǎn)石板，過去除少量用于社員建房外，大都閑置不用。石板加工廠辦起后，將社員開采來的荒料加工成各種規(guī)格的石板，暢銷七個(gè)國家和地區(qū)?！薄坝秩?，這個(gè)鄉(xiāng)的幾十萬斤山杏，由于個(gè)小又酸，不受人們歡迎，過去大都荒棄。去年下半年鄉(xiāng)里建起了果脯廠，發(fā)動社員上山采摘青杏三十萬斤，然后加工成青梅、青絲等，成為市場的暢銷貨?！边@兩個(gè)事例都是緊緊扣住“加工業(yè)促進(jìn)山區(qū)資源開發(fā)”這個(gè)論點(diǎn)，連續(xù)寫出來就顯得既有廣度，又有深度。
互補(bǔ)舉例法。有些觀點(diǎn)或結(jié)論，是由許多不同側(cè)面的事例概括出來的。一個(gè)例子往往不足以說明問題，因此，用幾個(gè)例子從不同角度證明，例子之間形成相互補(bǔ)充的關(guān)系。這種方法要求所用的事例，各自都代表一個(gè)側(cè)面，側(cè)面越完善，被說明的觀點(diǎn)就越能立得住。在一篇情況報(bào)告中，說明火災(zāi)隱患嚴(yán)重，就是從不同側(cè)面舉例：某公司供應(yīng)站把堆碼很多廢塑料的房間當(dāng)作休息室，職工在里邊抽煙；該公司提煉廠在大庫里面用油氈、薄膜之類的易燃品搭了一個(gè)辦公室，天冷時(shí)要生兩個(gè)爐子，而且靠得很近；某部倉庫存棉花，沒有相應(yīng)的防火設(shè)施。這三個(gè)例子，從抽煙、生火、無防火設(shè)施三個(gè)方面，把易燃環(huán)境存在火災(zāi)隱患的問題講得很清楚，使大家一看就感到問題嚴(yán)重，不能不設(shè)法防范。如果只引用其中一個(gè)例子就不足以引起人們的重視，如果舉三個(gè)都是抽煙的例子，也不能反映問題的嚴(yán)重性。
比較舉例法。把兩種或多種性質(zhì)不同甚至相反的事例拿來對照，以證明某一結(jié)論或觀點(diǎn)的正確。這種舉例法，要求所用事例有強(qiáng)烈的對比度，對比度越強(qiáng)烈就越能收到突出鮮明的效果。這種比較可以是同一事物的前后對比，也可以是不同事物的正反對比。如陳云同志一九六一年在上海青浦縣小蒸人民公社調(diào)查后寫的《母豬也應(yīng)該下放給農(nóng)民私養(yǎng)》的調(diào)查報(bào)告，就用了大量事例，從對比中說明問題。在“私養(yǎng)母豬養(yǎng)得好，產(chǎn)苗豬多”這個(gè)結(jié)論下面就是把小蒸人民公社化前后養(yǎng)豬情況作了對比：“公社化以前，二千四百農(nóng)戶共養(yǎng)母豬七百到八百頭，全年產(chǎn)苗豬一萬多頭”，“在母豬實(shí)行分養(yǎng)以后，一九六○年全公社母豬增加到一千五百頭，但只生了六千七百零四頭苗豬，一頭母豬全年只生四頭半苗豬”。在“私養(yǎng)比公養(yǎng)豬長肉多”的結(jié)論后，一頭肉豬平均每天可以長肉半斤，二十多斤的苗豬，養(yǎng)四、五個(gè)月就能夠長到一百斤上下。公養(yǎng)豬吃同樣多的精飼料，一個(gè)月平均只能長五、六斤?！边@就把農(nóng)民養(yǎng)豬公養(yǎng)和私養(yǎng)的不同效果十分清楚明顯地比較出來，十分有力地說明了在當(dāng)時(shí)的農(nóng)村，養(yǎng)豬特別是養(yǎng)母豬，應(yīng)該以私養(yǎng)為主。
第五節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的引用（回首頁）
“引用”是寫文章的一種修辭手法。采用這種手法，可以使文章的立論有根，觀點(diǎn)有據(jù)，提高感染力，增強(qiáng)說服力。機(jī)關(guān)應(yīng)用文要求有較強(qiáng)的思想性和政策性，立論更要有根有據(jù)，因此，采用“引用”的方法，更為常見和廣泛。機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的“引用”，既有同一般文體共同的特點(diǎn)，也有其自身的特點(diǎn)。經(jīng)常使用的，概括起來，可歸為以下五類：
(一)引經(jīng)典著作。這是多的一種引用。用馬克思主義的基本觀點(diǎn)或科學(xué)定義、原理作論據(jù)，來證明思想觀點(diǎn)、方針、政策的正確，來解釋某些社會現(xiàn)象和事物，可以更深刻有力，更令人信服。如中共中央在一項(xiàng)《決定》中談到要堅(jiān)持黨性、增強(qiáng)黨性時(shí)，指出：“黨性是無產(chǎn)階級階級性的高表現(xiàn)?！苯又讼旅嬉欢卧挘骸懊珴蓶|同志說過，‘共產(chǎn)黨人的一切言論行動，必須以合乎廣大人民群眾的大利益，為廣大人民群眾所擁護(hù)為高標(biāo)準(zhǔn)?！敝?，《決定》又寫道：“只有以馬克思主義思想和革命紀(jì)律武裝起來的共產(chǎn)黨人才能達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)，否則是不可能的。決不能把黨性要求降低到一般群眾的水平?！庇妹珴蓶|同志的話來說明“黨性是無產(chǎn)階級階級性的高表現(xiàn)”，明快得多，也深刻得多。
(二)引文件。下級機(jī)關(guān)要根據(jù)本部門、本單位的實(shí)際情況，貫徹執(zhí)行上級機(jī)關(guān)的指示精神，因此，在一起公文中常常引用上級文件中的某些段落或觀點(diǎn)，作為問題提出的依據(jù)，或證明自己從實(shí)際出發(fā)提出的辦法、措施的正確。作為問題提出依據(jù)的寫法，通常是“根據(jù)……精神”。證明自己觀點(diǎn)正確、有根據(jù)時(shí)，通常用“正如……文件指出的”。比如一個(gè)文件在講到嚴(yán)重刑事犯罪活動的原因時(shí)說：“正如《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》中明確指出的：在全國除了臺澎金馬、香港澳門以外的地區(qū)，剝削階級作為階級被消滅以后，由于國內(nèi)的因素和國際的影響，階級斗爭還將在一定范圍內(nèi)長期存在，在某種條件下還有可能激化……”。
引用文件，還有一種情況，即引用有法律效力的文件，以加強(qiáng)所制定的文件的權(quán)威性，如《中共中央、國務(wù)院關(guān)于打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中嚴(yán)重犯罪活動的決定》中引用了人大常委會的《決定》中的一段話：“凡在本決定施行之日以前犯罪，而在一九八二年五月一日以前投案自首，或者已被逮捕而如實(shí)地坦白承認(rèn)全部罪行，并如實(shí)地檢舉其他犯罪人員犯罪事實(shí)的，一律按本決定施行以前的有關(guān)法律規(guī)定處理，凡在一九八二年五月一日以前對所犯的罪行繼續(xù)隱瞞拒不投案自首，或者拒不坦白承認(rèn)本人的全部罪行，并不檢舉其他犯罪人員的犯罪事實(shí)的，作為繼續(xù)犯罪，一律按本決定處理”。這段引語把政策界限規(guī)定得很清楚，很具體。它在客觀上起到了兩個(gè)方面的作用，一是讓政法部門在處理經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中嚴(yán)重犯罪活動時(shí)有所遵循；二是使廣大干部群眾感到黨的政策的統(tǒng)一性、延續(xù)性和穩(wěn)定性。
(三)引講話。一般都是引用有影響的人物或某些權(quán)威人士的言論。如中共中央辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《全國文明村(鎮(zhèn))建設(shè)座談會紀(jì)要》的通知中，為了說明隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，必須加強(qiáng)思想政治工作這個(gè)問題，引用了鄧小平同志在黨的十二屆二中全會上講的一段話：“在工作重心轉(zhuǎn)到經(jīng)濟(jì)建設(shè)以后，全黨要研究如何適應(yīng)新的條件，加強(qiáng)黨的思想工作，防止埋頭經(jīng)濟(jì)工作、忽視思想工作的傾向?！边@段引語更加深了人們對思想工作重要性的認(rèn)識。又如一九八三年一月二日，中共中央關(guān)于印發(fā)《當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)政策的若干問題》的通知中，講到農(nóng)村各種合作經(jīng)濟(jì)組織，均應(yīng)建立固定資產(chǎn)折舊、公共提留和必要的勞動積累三項(xiàng)制度，在這里引用了這樣一句話：“要教育農(nóng)民懂得‘一要吃飯，二要建設(shè)’的道理”。這句話的來源，實(shí)際是陳云同志一九八一年十二月二十二日在《對經(jīng)濟(jì)工作的幾點(diǎn)意見》中講的一段話：“只顧吃飯，吃光用光，國家沒有希望。必須在保證有飯吃后，國家有余力進(jìn)行建設(shè)?！边@里就包含著一個(gè)提高人民生活水平的原則界限：只有這么多錢，不能提高太多，必須做到一能吃飯二能建設(shè)?！边@句話既有深刻的哲理，又通俗易懂，很容易使群眾接受。
(四)引民諺。這里包括民諺、俗語及群眾語言，它可以增加機(jī)關(guān)應(yīng)用文的生動性。這類例子，是很多的，特別是在一些簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告中，更是常見的。毛澤東同志的《湖南農(nóng)*動考察報(bào)告》充滿了群眾語言，為我們在公文中運(yùn)用群眾語言樹立了榜樣。《全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要》談到“當(dāng)前發(fā)展多種經(jīng)營和商品生產(chǎn)，已成為廣大群眾的迫切要求，我們的工作必須緊緊跟上”時(shí)，引了一個(gè)縣的領(lǐng)導(dǎo)同志的話：“正如一個(gè)縣的領(lǐng)導(dǎo)同志所講的：‘責(zé)任制是啟動器，多種經(jīng)營是突破口，兩個(gè)環(huán)子一齊抓，集體個(gè)人一齊上，生產(chǎn)力再次大解放’?！边@要比一般性的論述更有感染力和說服力?！蛾P(guān)于黨內(nèi)政治生活的若干準(zhǔn)則》在談到派性的隱蔽性時(shí)有這樣一段話：“目前黨內(nèi)雖然已經(jīng)不存在公開的派別集團(tuán)，但有些受*、‘四人幫’影響較深的干部和黨員仍然有派性，甚至仍在進(jìn)行派性活動；在一些地區(qū)、部門和單位，‘明無山頭暗有礁’，派性的‘幽靈’不散，派性分子經(jīng)常抵制黨的方針政策和上級決議的執(zhí)行。”這里用“明無山頭暗有礁”七個(gè)字來說明派性仍在暗里活動，派性的“幽靈”不散，既形象生動，又十分貼切。
(五)引典故。在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中用典故，古語、詩詞說明一個(gè)道理，比喻一種做法，不僅使文章富有色彩，有時(shí)還可節(jié)省筆墨。如毛澤東同志在《湖南農(nóng)*動考察報(bào)告》中，談到不要過早地代庖農(nóng)民丟菩薩時(shí)，寫了這樣一段話：“共產(chǎn)黨對于這些東西的宣傳政策應(yīng)當(dāng)是：‘引而不發(fā)，躍如也。’菩薩要農(nóng)民自己去丟，烈女祠、節(jié)孝坊要農(nóng)民自己去摧毀，別人代庖是不對的?！边@段話中的“引而不發(fā)，躍如也”，是從《孟子》上引來的，大意是說，善于教人射箭的人，引滿了弓，不射出去，卻擺著躍躍欲動的姿勢。毛主席用來比喻共產(chǎn)黨應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)農(nóng)民提高政治覺悟，使農(nóng)民自覺自愿地破除迷信和其他不正確的風(fēng)俗習(xí)慣，而不應(yīng)當(dāng)發(fā)號施令，簡單地下行政命令。
作為一種修辭方法，引用分明引、暗引和意引。為了說明問題，以上所舉諸例，使用明引的較多，即明確指出被引用的話，是誰說的，出自哪本書、哪篇文章和文件，并用引號引起來。
暗引是不講明引語出處的，但也應(yīng)加“引號”。這里也有多方面情況，有的是人所共知的名人名言，自然不必講出處，如魯迅的“橫眉冷對千夫指，俯首甘為孺子?！保幻珴蓶|同志的“既有民主，又有集中，既有……”；陳云同志關(guān)于經(jīng)濟(jì)工作“要堅(jiān)持一要吃飯，二要建設(shè)”的方針等等，在一些文件中經(jīng)常引用，不指明出處，一般地大家也知道是誰的話。有的反面的觀點(diǎn)，錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，不應(yīng)當(dāng)或不便于指明出處的，如在關(guān)于打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中違法犯罪活動的文件中，講到在一些人中存在的一些錯(cuò)誤認(rèn)識時(shí)說：“那種認(rèn)為‘政策不明’、‘人多面廣’、‘這類問題不好處理’的說法，是極端錯(cuò)誤和非常有害的。那種認(rèn)為‘來路不正，用途正當(dāng)’，‘為了集體，沒裝腰包’，因而放松甚至反對查處違法亂紀(jì)行為，也是完全錯(cuò)誤和不能允許的”，其中“政策不明”、“人多面廣”等引語是相當(dāng)多的人的思想認(rèn)識問題，不必舉出是誰說的，否則，不僅說不清楚，即使推出誰說的，效果也不好。
意引，即只引意思，不直接引用原文。不必要用引號，但必須講明出處。這種情況，常常是對某篇文章或某人講話的全篇或一段的提煉概括。如《中國共產(chǎn)黨中央委員會關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》中，關(guān)于黨的第八次代表大會的那一段，就是“大會指出：社會主義制度在我國已經(jīng)基本上建立起來；我們還必須為解放臺灣、為徹底完成社會主義改造、后消滅剝削制度和繼續(xù)肅清*殘余勢力而斗爭，但是國內(nèi)主要矛盾已經(jīng)不再是工人階級和資產(chǎn)階級的矛盾，而是人民對于經(jīng)濟(jì)文化迅速發(fā)展的需要同當(dāng)前經(jīng)濟(jì)文化不能滿足人民需要的狀況之間的矛盾；……”。
使用引語，看來容易，但要用得好，卻不那么簡單。使用引語必須掌握三個(gè)原則：
第一，引語要和文章融為一體。特別是和上下文要自然連接，使思路和語氣都十分順暢，切忌生拉硬扯，象貼標(biāo)簽一樣，上下脫節(jié)。有的同志，為了使文章有理論色彩，思想深度，常常不是在研究實(shí)際問題上下功夫，從實(shí)際生活中提煉理論觀點(diǎn)，使理論和實(shí)踐緊密結(jié)合，而是倒過來，先引用馬克思主義經(jīng)典作家的語錄作為依據(jù)，然后去套工作中的問題，有的摘引一些與所寫文件內(nèi)容相近的經(jīng)典語言，代替對實(shí)際情況的分析；還有的“頭小帽子大”，本來是個(gè)很實(shí)際的問題，硬要拉到政治路線、思想路線高度，顯得很不協(xié)調(diào)。如在一篇增加稅種的請求報(bào)告中，一開頭就引用了鄧小平同志的一句話：“我們的政治路線是把四化建設(shè)作為重點(diǎn)，堅(jiān)持發(fā)展生產(chǎn)力，始終抓住這個(gè)根本環(huán)節(jié)不放。”增加稅種本來是一項(xiàng)具體工作，一下提到政治路線的高度，顯然十分不協(xié)調(diào)。再有就是“腿短褲子長”，在一個(gè)關(guān)于打擊嚴(yán)重刑事犯罪的會議通知中，本來寫明開會的目的、內(nèi)容、時(shí)間，地點(diǎn)和必須攜帶的物品就可以了。但在目的部分卻引用了一大段中央文件，占了三分之一的篇幅，實(shí)在沒有必要。還有的是喧賓奪主，自己的話沒有幾句，卻引了一大段文件、領(lǐng)導(dǎo)人的指示，也不知道他想說明什么。有的為追求生動，亂用詩詞典故，有一篇?jiǎng)訂T醫(yī)務(wù)人員支援邊疆的講話稿，結(jié)尾引了王維的兩句詩：“勸君更盡一杯酒，西出陽關(guān)無故人?！币鹣旅婧逄么笮?。
第二，引語要盡可能做到畫龍點(diǎn)睛。引用不能太長太多。在十年*中，許多文章大段大段引用毛澤東同志的語錄，作者自己的話，反倒說得很少，實(shí)際上是濫引。這也是造成假大空的原因之一。這種左的流毒，至今沒有完全肅清。有的文件引經(jīng)典著作本來有一兩句即可以說明問題，但總怕不完整，往往有頭有尾的引用。一篇整黨總結(jié)報(bào)告，在說明提高認(rèn)識，徹底否定“文化*”時(shí)，引用了《中國共產(chǎn)黨中央委員會關(guān)于建國以來若干歷史問題的決議》的一大段話，其實(shí)只要引用一句“文化*從任何意義說都不是一場革命”就可以了，作者的大段引用反而造成畫蛇添足。有的文章引了馬克思的話又引毛澤東同志的話、劉少奇同志的話，變成語錄堆砌，使文章又長又空。有的引用典故時(shí)，還加上古人的注釋，使本來比較貼切生動的引用，變成了文字的注釋考證，完全失去了引用的意義。
第三，引語要反復(fù)核對原文，避免疏漏。注意錯(cuò)字、掉字、標(biāo)點(diǎn)符號、否則會歪曲原意，產(chǎn)生相反的效果。明引和暗引都要用括號括上，如果是意引，更要注意是否抓住了原意，一定要避免隨心所欲，斷章取義，歪曲原意。
第六節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的數(shù)字（回首頁）
毛澤東同志說過：“對情況和問題一定要注意到它們的數(shù)量方面，要有基本的數(shù)量分析?！睓C(jī)關(guān)應(yīng)用文無論是反映情況，分析問題，還是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定政策，都離不開數(shù)量概念、數(shù)量分析。有些情況和問題如果用敘述和議論的方法，往往需要較長的篇幅，而用數(shù)字表達(dá)往往能使人一目了然。有些情況和問題，只有用數(shù)字來表達(dá)，才能準(zhǔn)確，有說服力。
數(shù)字在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的作用，主要有這樣幾個(gè)方面：
一是說明事物質(zhì)的規(guī)定性。一定的數(shù)量表示一定的質(zhì)量。在分析問題、說明問題時(shí)，附以恰當(dāng)?shù)臄?shù)字，可以比較明確地表現(xiàn)事物的狀態(tài)，從而加深人們對該事物的認(rèn)識。比如一個(gè)企業(yè)管理是否先進(jìn)，只有運(yùn)用同行業(yè)國內(nèi)外的對比數(shù)字才能說明。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部是否稱職，民意測驗(yàn)常常是“定性”的重要手段。在正常情況下，某領(lǐng)導(dǎo)人如得不到半數(shù)人的擁護(hù)，很難說明他是稱職的。鄧小平同志在《關(guān)于科學(xué)和教育工作的幾點(diǎn)意見》中，講到我國科研人員少、隊(duì)伍小時(shí)用了三個(gè)數(shù)字：美國科研隊(duì)伍有一百二十萬人；蘇聯(lián)前年的資料是九十萬人，現(xiàn)在又增加了；我們是二十多萬人。這三個(gè)數(shù)字勾畫出了三個(gè)國家科研隊(duì)伍的基本狀況，十分清楚地說明了我國科研人員“少”、隊(duì)伍“小”的現(xiàn)狀。又如一九八五年九月二十三日全國黨代表會議通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第七個(gè)五年計(jì)劃的建議》，在說明“爭取我國財(cái)政經(jīng)濟(jì)狀況根本好轉(zhuǎn)的任務(wù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)，國民經(jīng)濟(jì)開始出現(xiàn)持續(xù)、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)發(fā)展的新局面，展現(xiàn)了良性循環(huán)的前景”這個(gè)結(jié)論時(shí)，用了這樣幾個(gè)數(shù)字：①“從一九八一年以來，我國農(nóng)業(yè)以平均每年增長百分之十的高速度向前發(fā)展”，我國糧食生產(chǎn)已自給有余；②“近兩三年來，全國原油、原煤產(chǎn)量平均每年增長速度都達(dá)到了百分之八以上”，能源生產(chǎn)的持續(xù)增長，保障和推動了我國經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展；③“近五年來，輕工業(yè)生產(chǎn)平均每年增長百分之十以上”，輕重工業(yè)的比例趨于協(xié)調(diào)；④“從一九八二年起，財(cái)政收入由下降轉(zhuǎn)為持續(xù)上升，收支基本平衡”，一九八五年整個(gè)收入將達(dá)到三千億元以上，比一九八○年增長將近一倍；⑤五年來，全國職工“平均工資增加百分之二十以上，農(nóng)民平均純收入增加百分之八十”。從上述幾個(gè)數(shù)字完全可以看出，我國農(nóng)、輕、重之間的比例關(guān)系，積累和消費(fèi)之間的比例關(guān)系比較協(xié)調(diào)，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)從緩慢發(fā)展走向全面高漲，輕工業(yè)生產(chǎn)從遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人民需要走向日益繁榮，能源生產(chǎn)從停滯不前轉(zhuǎn)為持續(xù)增長，城鄉(xiāng)人民生活顯著提高。“爭取我國財(cái)政經(jīng)濟(jì)狀況根本好轉(zhuǎn)的任務(wù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)”這個(gè)論斷，是完全正確的，實(shí)事求是的。
二是反映事物發(fā)展變化的程度。任何事物都處于發(fā)展變化之中，要準(zhǔn)確反映這種變化的程度，莫過于幾個(gè)典型數(shù)字。比如有的簡報(bào)在說明社會治安有所好轉(zhuǎn)時(shí)，用了這樣幾句話：“經(jīng)過一年的努力，社會治安有很大好轉(zhuǎn)，發(fā)案率大大下降，破案率大大提高”。這里的“很大”、“大大”等，都是不確切的概念，都不足以說明社會治安狀況好轉(zhuǎn)的程度。相反，如果用一般刑事案件和重大刑事案件的發(fā)案率減低數(shù)，破案率提高數(shù)，就使人一目了然了。彭真同志在《關(guān)于中華人民共和國憲法修改草案的報(bào)告》中，講到我國社會主義民主的廣泛性時(shí)，有這樣一段話：“選舉權(quán)和被選舉權(quán)，是人民行使國家權(quán)力的重要標(biāo)志。在剝削階級消滅以后，有選舉權(quán)和被選舉權(quán)的人數(shù)在總?cè)丝谥械谋戎厝找鏀U(kuò)大。”然后用了一個(gè)數(shù)字：“有選舉權(quán)的人占十八周歲以上公民人數(shù)的百分之九十九點(diǎn)九七。”這就十分有力地說明了我國社會主義民主的廣泛程度。再如在一些調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、匯報(bào)提綱及通報(bào)中，常常談到工作中的問題。有的總是用“很嚴(yán)重”，“很困難”，“很艱苦”一類詞來表述，但并不能使人感到問題、困難的嚴(yán)重性，反而給人以空洞、抽象的感覺。對這類情況的表述，除了要有必要的情節(jié)、細(xì)節(jié)、生動有力的事例以外，好用數(shù)字來說話。如某市在一項(xiàng)決定中談到加強(qiáng)基層黨支部建設(shè)的重要性時(shí)，指出：目前基層黨支部，有相當(dāng)一部分不起作用，不能發(fā)揮戰(zhàn)斗堡壘作用，有些陷于癱瘓半癱瘓狀態(tài)。然后用了一個(gè)數(shù)字：“據(jù)統(tǒng)計(jì)，基層黨支部不起作用，陷于癱瘓半癱瘓的占全市黨支部總數(shù)的百分之十左右。”這就很嚴(yán)重了。有一篇簡報(bào)，反映工廠里的先進(jìn)人物兼職多、會議多、社會活動多，影響生產(chǎn)和工作，列舉了這樣幾個(gè)數(shù)字：在二百一十位勞模中，有一百八十人兼有各種社會工作，占百分之八十四點(diǎn)九，其中兼三職以上的有六十五人，占勞?？倲?shù)的百分之三十點(diǎn)七，多的身兼十職。這里只用了幾個(gè)絕對數(shù)和百分比，就深刻有力地說明了勞模社會活動過多這一問題的嚴(yán)重程度，如果不及時(shí)、有效地加以解決，不僅影響勞模本人的工作、生產(chǎn)、生活，在社會上也會引起不良的影響。
三是明確事物發(fā)展的階段性目標(biāo)。我們進(jìn)行的任何工作，都有一定的奮斗目標(biāo)，如果把奮斗目標(biāo)具體化莫過于數(shù)字，有了數(shù)字，那怕是不精確的概數(shù)，也能使人們對自己的勞動結(jié)果有一個(gè)明確的展望，從而更有計(jì)劃地向這個(gè)目標(biāo)前進(jìn)。從一九八○年三月五日《中共中央、國務(wù)院關(guān)于大力開展植樹造林的指示》里，向全國人民發(fā)出了這樣的號召：“實(shí)現(xiàn)大地園林化，把森林覆蓋率提高到百分之三十，是全國人民一項(xiàng)建設(shè)社會、造福子孫后代的長期奮斗目標(biāo)。第一步到本世紀(jì)末，要力爭使全國森林覆蓋率達(dá)到百分之二十。”這個(gè)數(shù)字，既指出了實(shí)現(xiàn)大地園林化的長期奮斗目標(biāo)，又指出了到本世紀(jì)末的近期目標(biāo)，方向明確，要求具體，便于動員全國人民貫徹落實(shí)。再如《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第七個(gè)五年計(jì)劃的建議》中有這樣一段話：“為了全面實(shí)現(xiàn)黨的十二大提出的宏偉目標(biāo)，中央建議‘七五’期間經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的主要奮斗目標(biāo)確定為：爭取基本上奠定有中國特色的新型社會主義經(jīng)濟(jì)體制的基礎(chǔ)，大力促進(jìn)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，不斷提高經(jīng)濟(jì)效益，使工農(nóng)業(yè)年總產(chǎn)值和國民生產(chǎn)總值到一九九○年比一九八○年翻一番或者更多一些，使城鄉(xiāng)居民的人均實(shí)際消費(fèi)水平每年遞增百分之四到五，使人民的生活質(zhì)量、生活環(huán)境和居住條件都有進(jìn)一步的改善?！币獙?shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，要求“國民生產(chǎn)總值平均每年增長百分之七，農(nóng)業(yè)總產(chǎn)值平均每年增長百分之六，工業(yè)總產(chǎn)值增長百分之七。”這樣幾個(gè)數(shù)字，清楚地告訴人們：“七五”期間的奮斗目標(biāo)是宏偉的，又是實(shí)事求是的，因?yàn)槿珖まr(nóng)業(yè)總產(chǎn)值的年平均增長速度“六五”期間可以超過百分之十，那么“七五”期間要達(dá)到百分之七，是充分留有余地的，是完全可能實(shí)現(xiàn)的。因此，這個(gè)目標(biāo)又是可以增強(qiáng)全國人民建設(shè)具有中國特色社會主義的信心的。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文中常用的數(shù)字有以下幾種：
一是絕對數(shù)。一般說來，在說明某一事物量的概念時(shí)，用絕對數(shù)簡明清晰，效果較好。如一篇關(guān)于某市廢舊物資回收的調(diào)查報(bào)告，一開頭介紹廢舊物資公司情況時(shí)，連續(xù)用了這樣幾個(gè)數(shù)：該公司所屬大小單位共一百六十個(gè)，其中有四十九個(gè)收購站，八十二個(gè)收購點(diǎn)，四個(gè)加工廠，七個(gè)門市部，七個(gè)倉庫，從業(yè)人員共四千七百多人。七個(gè)數(shù)字都是絕對數(shù)。
二是平均數(shù)。主要用于表現(xiàn)事物的發(fā)展水平，或多種事物量的平均值。如簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告中反映農(nóng)業(yè)上計(jì)算糧食畝產(chǎn)，工業(yè)上計(jì)算月增加產(chǎn)量，商業(yè)上計(jì)算月銷貨額，一般都用平均數(shù)。如“七五”期間進(jìn)入婚育年齡的人口處于高峰，一定要把計(jì)劃生育工作放在更加重要的地位，堅(jiān)持不懈地抓下去，“力爭五年內(nèi)人口年平均增長率控制在千分之十二點(diǎn)五左右。”這里也是用的平均數(shù)。
三是百分?jǐn)?shù)。這類情況很多。在表明工作成績，工作變化的情況時(shí)，常常用百分?jǐn)?shù)。如“一九八二年同一九七八年相比，我國糧食增長百分之十六，棉花增長百分之六十六，油料增長一點(diǎn)二六倍，糖料增長百分之八十三，烤煙、桑蠶繭、豬牛羊肉等都增長百分之五十以上”，從這些數(shù)字中可以明顯看出，四年中我國農(nóng)業(yè)戰(zhàn)線的巨大變化，充分說明十一屆三中全會以來黨的農(nóng)村政策的正確及其所產(chǎn)生的威力。
四是對比數(shù)。在對比兩個(gè)事物大小、高低、好壞的不同程度的時(shí)候，用數(shù)字表述，往往可以收到強(qiáng)烈的，鮮明的效果。對比數(shù)，可以用絕對數(shù)，可以用平均數(shù)，也可以用百分?jǐn)?shù)。如“爭取到一九九○年，各種貨運(yùn)總量比一九八五年增長百分之三十左右”。這里用了百分?jǐn)?shù)。又如“‘七五’期間，普通高等學(xué)校要培養(yǎng)本、?？飘厴I(yè)生二百六十多萬人，比‘六五’期間增長百分之七十。”這是絕對數(shù)、百分?jǐn)?shù)同時(shí)并用的。
在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中使用數(shù)字，經(jīng)常遇到的有以下幾個(gè)問題。
1．心中無數(shù)。有的文件，撰寫者不善于對事物作定量的分析，不善于運(yùn)用數(shù)字，也不作必要的數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)。在有的文件中，應(yīng)當(dāng)用數(shù)字說明的地方，都見不到具體明確的數(shù)字，而用“有些”“一些”、“大部”、“幾乎所有”、“大約”等等概略的詞語替代，這就大大降低了文件的明晰性，嚴(yán)重影響它的社會效益。
2．?dāng)?shù)字不準(zhǔn)。使用數(shù)字應(yīng)當(dāng)考慮讀者的需要，使用能說明觀點(diǎn)的典型數(shù)字，可引可不引的數(shù)字好不引。但有的同志在寫作中卻對數(shù)字不加分析，不作篩選，不管當(dāng)用不當(dāng)用，盡管往上堆，似乎數(shù)字越多、越細(xì)就越能說明問題。其實(shí)不然，數(shù)字羅列太多，效果適得其反。這是“心中無數(shù)”的另一個(gè)極端。如一份關(guān)于糧食生產(chǎn)專業(yè)戶問題的調(diào)查報(bào)告，為說明糧食生產(chǎn)專業(yè)戶、重點(diǎn)戶的生產(chǎn)水平和經(jīng)濟(jì)效益高于一般戶，能使有限的耕地提供更多的商品糧，用了某鄉(xiāng)三個(gè)大隊(duì)的總戶數(shù)、總耕地?cái)?shù)、糧食專業(yè)戶、重點(diǎn)戶的戶數(shù)、耕地?cái)?shù)，三個(gè)大隊(duì)一九八二年實(shí)際產(chǎn)量和一九八三年預(yù)計(jì)糧食產(chǎn)量以及人均產(chǎn)量、商品糧數(shù)量、人均商品糧數(shù)量，還有糧食專業(yè)戶、重點(diǎn)戶這兩年的相應(yīng)的一系列數(shù)字。不長的一段話中，用了二十多個(gè)絕對數(shù)，既哆嗦，又冗長，使人不得要領(lǐng)，反而把要說明的問題淹沒在數(shù)字的煙海里了。
3．?dāng)?shù)字“打架”。同一篇文稿中數(shù)字互相矛盾，有的是各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與整數(shù)對不上茬；有的則是統(tǒng)計(jì)口徑不一致，前面用總產(chǎn)值，后面用國民生產(chǎn)總值，前面用市斤，后面用公斤；有的則用不可比的數(shù)字去比較，等等。
4．?dāng)?shù)字不實(shí)。有的同志在起草文件時(shí)，使用數(shù)字往往是信手拈來，隨意安上，沒有認(rèn)真核對，從而造成不準(zhǔn)確，甚至失實(shí)。有的是過分地相信自己的記憶力；有的則是故意弄虛作假。
5．?dāng)?shù)字增減時(shí)用詞不準(zhǔn)確。比如增加數(shù)字時(shí)往往把增加到多少寫成增加了多少，前者是原數(shù)加上增加數(shù)，后者則只表明增加數(shù)，不能混淆。
6．?dāng)?shù)字的書寫不統(tǒng)一。在同一篇文稿中，前面用阿拉伯字，后邊用漢字，或不該用阿拉伯字時(shí)也使用阿拉伯字。如“星期五”，不能寫成“星期5”，“七、八十人”，不能寫成“7、80人”，“五分之四”，不能寫成“5分之4”，更不能寫成“4／5”，等等。