第一節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作前的準(zhǔn)備
寫文章之前，都要有所準(zhǔn)備，“預(yù)則立，不預(yù)則廢”。沒有準(zhǔn)備，不可能寫出好文章。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作也不例外。
寫作前的準(zhǔn)備有廣義和狹義兩方面的內(nèi)容，廣義上講是長遠(yuǎn)的準(zhǔn)備，狹義上說是動(dòng)筆之前的準(zhǔn)備。從長遠(yuǎn)準(zhǔn)備看，主要是鍛煉三種基本功：分析認(rèn)識(shí)問題的基本功，調(diào)查研究的基本功，文字表達(dá)的基本功。當(dāng)然這些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必須善于學(xué)習(xí)，肯于鉆研，勤于寫作，由小到大，由生到熟，日積月累而成的。從具體的寫作過程看，下筆之前主要做好材料的準(zhǔn)備，思想觀點(diǎn)的準(zhǔn)備，構(gòu)思的準(zhǔn)備。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的文體較多，不同的文體，有不同的要求，但就其共性而言，主要是這幾個(gè)方面：
材料的準(zhǔn)備。這是機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作的基礎(chǔ)?！扒蓩D難為無米之炊”，沒有材料，寫作就無從談起，材料不充分，也不可能寫出好文章。“兵馬未到，糧草先行”，材料就是糧草，在寫作前應(yīng)把所需要的材料準(zhǔn)備好。它包括材料的搜集，材料的核實(shí)和材料的選擇。盡可能多地占有材料，是寫作前準(zhǔn)備工作的第一步。正面的、反面的、歷史的、現(xiàn)實(shí)的、完整的、零碎的材料都要搜集?！绊n信將兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，從中提煉歸納出的觀點(diǎn)就越可靠，越實(shí)在，下筆時(shí)選擇應(yīng)用材料的余地就越大，寫起來就越順手。這里要注意的一個(gè)問題是，有些同志在搜集材料時(shí)，對(duì)一些零碎的不完整的東西，往往容易忽視。特別是對(duì)一些看起來無足輕重的材料，常常輕易放過。寫作時(shí)，一旦使用這方面的材料，又要重新查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。有些材料，在動(dòng)筆之前看，可能用處不大，但寫作過程中，隨著思想的深化，對(duì)某些問題有了新的認(rèn)識(shí)，很需要這方面的事例去證實(shí)，如果手頭現(xiàn)成，就可隨手拈來。在搜集材料時(shí)要十分注意核實(shí)，要邊搜集邊核實(shí)，即使是一些已被公認(rèn)或眾口流傳的事實(shí)，或者某些資料使用過的數(shù)字、引語等，也盡可能地核對(duì)一下，絕不能大而化之，想當(dāng)然。特別是一些細(xì)節(jié)，要盡量搞得清清楚楚，不然一個(gè)細(xì)節(jié)上出毛病，與事實(shí)不符，就會(huì)造成很大的失誤。有些文件，觀點(diǎn)很對(duì)，主要事例也無懈可擊，但一兩處次要材料上產(chǎn)生漏洞，就會(huì)出現(xiàn)一塊臭肉壞一鍋湯的問題，使讀者懷疑整個(gè)文件的真實(shí)性。材料齊備以后，還要精心選擇。即從與主題有關(guān)的大量材料中，篩選出典型的、能充分說明主題的事例，這樣，動(dòng)筆時(shí)就不必費(fèi)時(shí)費(fèi)力地重新查找典型事例。當(dāng)然，事前選擇的典型事例，在行文時(shí)，有些可能用不上，有的還要補(bǔ)充，但有準(zhǔn)備總比沒有準(zhǔn)備好。
思想觀點(diǎn)的準(zhǔn)備。這是和搜集篩選材料同時(shí)進(jìn)行的。它主要是指明確寫作的目的性，針對(duì)性，文章的主題和中心，多種不同觀點(diǎn)的比較和認(rèn)定等等。首先要弄清寫作的具體目的，也就是文件的主旨。比如，在撰寫簡報(bào)前，必須確定它要起什么作用，解決什么問題，在什么范圍內(nèi)應(yīng)用。是僅僅向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志反映一種情況，作為上級(jí)考慮問題的參考或制定方針政策的依據(jù)，還是作為某一方面的典型公之于眾，以便統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，推動(dòng)工作?是希望解決某個(gè)具體問題，還是僅僅提供一點(diǎn)情況?這些都要事先弄明確。因?yàn)椴煌哪康模煌膽?yīng)用范圍，在使用材料、闡述問題方面是大不相同的。只有目的明確了，主題的提煉，材料的使用，才有所遵循，寫起來才能不走或少走彎路。如果目的不明確，偏離了寫作的主旨，就可能出現(xiàn)成文后推倒重來的后果。有些文件，如調(diào)查報(bào)告，一開始調(diào)查，目的就很明確，但在調(diào)查研究到一定程度，起草報(bào)告之前，還必須回過頭來重新研究一下調(diào)查的目的。因?yàn)榍闆r是不斷變化的，調(diào)查前對(duì)于調(diào)查目的的某些想法，在調(diào)查過程中也會(huì)有所變化。因此，下筆前，研究一下調(diào)查報(bào)告的目的性是十分必要的。確定文件主旨的依據(jù)之一，是它針對(duì)什么問題講的，即文件的針對(duì)性?？隙ㄊ裁?，否定什么，肯定時(shí)有哪些理由，否定時(shí)依據(jù)又是什么，充分不充分，哪些問題是明確的，哪些還不明確，等等，都需要進(jìn)一步分析研究。只有主題明確，觀點(diǎn)鮮明，才能在安排結(jié)構(gòu)、選擇材料時(shí)取舍有據(jù)，詳略適當(dāng)，寫起來才更順手。
思想觀點(diǎn)的準(zhǔn)備。不僅僅是執(zhí)筆者自己分析研究，深入思考，還要注意聽取多方面的意見。對(duì)所寫的文件，領(lǐng)導(dǎo)同志有什么指示，參與研究的同志有什么深刻的見解或不同的看法，群眾有什么希望和要求，都要認(rèn)真聽取、研究。領(lǐng)導(dǎo)同志一般來說對(duì)黨的方針政策了解得多一些，透一些，對(duì)全局性的問題觀察得也比較敏銳。他們的意見應(yīng)當(dāng)是更全面、更深刻，動(dòng)筆前必須了解他們對(duì)文件的想法和對(duì)一些問題的看法，把握住他們意見的主旨。這里也包括中央有關(guān)文件和領(lǐng)導(dǎo)講話在內(nèi)。這叫“吃透上頭”。干部群眾直接接觸實(shí)際，應(yīng)當(dāng)充分聽取他們的意見，他們的某些想法、希望和要求，努力摸準(zhǔn)他們的思想脈搏，這叫“吃透下頭”。吃透這兩頭，寫出的文件就有可能更有針對(duì)性，從而也會(huì)更有指導(dǎo)意義，更能解決實(shí)際問題。一般說來，在政治生活正常的情況下，領(lǐng)導(dǎo)和群眾的愿望是共同的，意見也多是一致的；但由于他們的地位不同，看問題的角度不同，也常有不一致的地方。這時(shí)候文件的作者就應(yīng)該運(yùn)用馬列主義、毛澤東思想的武器，認(rèn)真分析研究，用正確的觀點(diǎn)，把兩者統(tǒng)一起來。至于起草的同志在討論中的不同意見，要盡可能取得一致。執(zhí)筆的同志，要十分注意那些見解較深的意見，吸收討論中的成果。這樣上下結(jié)合，集思廣益，就可能把文件寫得更全面，更深刻，更有思想性，更具有實(shí)際意義。
思路格局的準(zhǔn)備。有了材料，又有了明確的主題思想，就應(yīng)當(dāng)考慮這些材料和觀點(diǎn)如何圍繞主題安排布局，有一個(gè)清楚的思路。一篇文章分幾個(gè)部分，每個(gè)部分包括哪些內(nèi)容，先寫什么，后寫什么，哪些內(nèi)容為主，哪些為輔，使用哪些材料，哪些該詳，哪些該略，如何突出重點(diǎn)，上下左右如何連接等等都要想好。先寫個(gè)提綱，有了提綱就象蓋房子有了草圖，有助于動(dòng)筆寫作時(shí)掌握全局，避免丟三拉四，前后重復(fù)，本末倒置。這樣，既可提高寫作質(zhì)量，也可加快寫作速度。老舍先生在談他的寫作經(jīng)驗(yàn)時(shí)曾說：“盡管我們只要寫二、三千字，也需先寫出個(gè)提綱，安排好第一段說什么，第二段說什么……有了提綱，心里就有了底，寫起來就順理成章；先麻煩點(diǎn)，后來可省事”。克魯普斯卡婭在回憶列寧的寫作情況時(shí)也說：“他在寫文章之前，通常是先寫好提綱，從這個(gè)提綱可以追溯伊里奇的整個(gè)思想過程，有許多文章，伊里奇把提綱改了兩、三遍”。當(dāng)然，不同的文體，不同的情況，在寫提綱時(shí)，也有粗細(xì)之分。一些大型的工作報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、法規(guī)條例等，由于文章較長，頭緒較多，就應(yīng)有較詳細(xì)的綱目。除了大的格局、層次以外，每個(gè)層次的主要觀點(diǎn)和材料都應(yīng)列出來。一些小型的文件，比如工作計(jì)劃等等，提綱可粗一些，有個(gè)大架子就行。還有一些要求急、容量小的文件，象簡報(bào)、通知等等，下筆前有個(gè)腹稿也就可以了。提綱如何寫，并沒有一定之規(guī)，可按文章長短、每個(gè)人的寫作習(xí)慣、寫作前對(duì)觀點(diǎn)材料的熟練程度不同來確定。
以上三方面的準(zhǔn)備，互相關(guān)聯(lián)，缺一不可，又往往是同時(shí)進(jìn)行的。搜集整理材料、挑選典型過程，也是綜合歸納、提煉主題的過程。這些工作做完了，腹稿或者提綱也就有譜了。機(jī)關(guān)應(yīng)用文能不能寫好，與這三方面準(zhǔn)備得充分不充分關(guān)系極大。
第二節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的起草（回首頁）
明確了寫作目的，有了一定的素材，確定了主題思想，構(gòu)思了一個(gè)大綱，就可以動(dòng)手起草了。
在機(jī)關(guān)工作中，起草文件的任務(wù)有一人擔(dān)負(fù)的，也有成立起草小組的。是成立起草小組還是由一人擔(dān)負(fù)，主要取決于文件的重要程度和機(jī)關(guān)的干部條件。一般來講，高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)起草大型報(bào)告，包括重要調(diào)查報(bào)告和總結(jié)報(bào)告等，往往是打團(tuán)體戰(zhàn)，由有關(guān)人員組成起草小組。一些小型公文，比如簡報(bào)、通知等，或者基層單位的文件，則多是由一個(gè)同志負(fù)責(zé)起草。但不論一個(gè)人起草還是起草小組起草，在文件的草創(chuàng)時(shí)，必須注意以下幾個(gè)問題。
一是必須堅(jiān)定不移地按照主題去組織文章。寫作提綱就是按主題而設(shè)想的思路，一般來說，如果提綱比較成熟，設(shè)想的文章脈絡(luò)比較清楚，寫起來也順當(dāng)，那就按提綱寫下去。但是在寫作中經(jīng)常碰到原先設(shè)計(jì)的提綱并不完善，有漏洞，或思路不暢，需要調(diào)整、充實(shí)，甚至推倒重來，這是在寫作實(shí)踐中思想進(jìn)一步深化的結(jié)果。但恰恰是在這個(gè)時(shí)候，要注意緊扣主題去變動(dòng)。因?yàn)槿藗兊乃枷胍贿M(jìn)入落筆的階段，就更加活躍，有些原先并未重視的材料這時(shí)閃現(xiàn)出來，有了新的認(rèn)識(shí)。有些原來若隱若現(xiàn)的觀點(diǎn)，這時(shí)也明晰起來，需要進(jìn)一步加強(qiáng)和發(fā)揮。思考提綱時(shí)并未涉及的以往工作中的某些材料和觀點(diǎn)的積累，這時(shí)也調(diào)動(dòng)起來，呼喚出來，需要選擇、利用。這些情況說明，寫作中的主觀因素逐步加大，文思常常象噴泉—樣涌現(xiàn)出來，這是一個(gè)主觀和客觀、愿望和需要在筆者頭腦中相互撞擊、產(chǎn)生矛盾的時(shí)刻，也是主觀意圖最容易否定客觀事實(shí)，筆者的愿望最容易超越客觀需要的時(shí)刻。應(yīng)當(dāng)說，這種狀況的出現(xiàn)，對(duì)筆者是很可貴的。一些新鮮的觀點(diǎn)，深刻的思想，精采的語言，往往也在這個(gè)時(shí)候流入筆下。這時(shí)候就要十分注意把熱情和冷靜結(jié)合起來，象蜘蛛織網(wǎng)那樣，按一定的圖案，把自然吐出來的絲擺在一定位置，按照原先的寫作意圖決定取舍。如果不加以疏導(dǎo)、規(guī)范，聽任思想奔流，就有脫離主題的危險(xiǎn)。即使有的并未脫離主題，但由于某一部分寫得過細(xì)，分量過重，也會(huì)產(chǎn)生沖淡主題的效果。法國雕塑家羅丹花費(fèi)整整七年時(shí)間創(chuàng)作了巴爾扎克的塑像，但當(dāng)他的一個(gè)學(xué)生說，“從來也沒有見過這么奇妙而完美的手”時(shí)，他卻毅然操起身邊的斧子，把塑像的雙手砍掉了。為此，他解釋說：“這雙手太突出了！記住：一件真正完美的藝術(shù)品，沒有任何一部分是比整體更重要的?！彼囆g(shù)作品如此，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作也不例外。作者一定要克服主觀隨意性，在提綱的變動(dòng)中，只能使主題深化而不能變更。
脫離主題的問題，在單人起草文件時(shí)，還比較容易避免，而在多人共同起草文件時(shí)，解決起來就難得多。這里的關(guān)鍵是要經(jīng)過充分討論研究，使每一個(gè)參與起草者對(duì)文件的主旨都十分明確，對(duì)提綱中每一部分的作用都有清楚的認(rèn)識(shí)。而且在這個(gè)群體中必須確定一人為“總統(tǒng)”，最后由他來統(tǒng)籌安排全文，有了矛盾由他決定取舍。對(duì)“總統(tǒng)”來說，除心有主旨以外，還得胸有全局，對(duì)各個(gè)部分的重點(diǎn)必須清楚明白，這是使文章不脫離主題的關(guān)鍵。這個(gè)任務(wù)一般都是由水平較高的同志來承擔(dān)。對(duì)于其它同志來說，必須明確自己負(fù)責(zé)起草的部分在全文中的地位與作用。通常最容易出現(xiàn)的問題是，有些同志寫起來總想加大他那一部分的份量，有時(shí)甚至隨意發(fā)揮，把自認(rèn)為的“新鮮觀點(diǎn)”、“深刻見解”、“典型材料”硬塞進(jìn)去，自覺不自覺地脫離了主題。有的對(duì)緊扣主題的思想材料不去下功夫挖掘，而與主題關(guān)系不大的，他感興趣的思想材料卻大寫特寫，其結(jié)是次要的掩蓋了主要的。這是集體寫作中的“分散主義”。
容易脫離主題的另一種情況是執(zhí)筆人缺乏“主心骨”。在起草過程中聽到一點(diǎn)“新精神”，領(lǐng)導(dǎo)的某次講話，頂頭上司的一些議論，或看到中央的某個(gè)文件，就想緊跟，把與主題無關(guān)的內(nèi)容硬塞進(jìn)自己起草的文件中，因而沖淡了主題，這是一種“唯上”不“唯實(shí)”，處處跟“風(fēng)”的思想毛病。對(duì)“新精神”應(yīng)作具體分析，如果它與自己所草擬的文件有關(guān)，而且是正確、深刻、貼切的，吸收進(jìn)來確實(shí)能增強(qiáng)文稿的深度和色彩，就應(yīng)采納。如果與主題無關(guān)，不論哪個(gè)文件，都可置之不顧。
二是要盡可能把與主題有關(guān)的觀點(diǎn)和材料寫進(jìn)去。機(jī)關(guān)應(yīng)用文，特別是比較重要的文件，多是集體創(chuàng)作。有的要反復(fù)研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，對(duì)初稿并不要求寫成完美無缺的成品，而是希望在不脫離主題的前提下，盡可能把所掌握的材料、觀點(diǎn)寫進(jìn)去，把各個(gè)方面考慮到，并在結(jié)構(gòu)上安排好。修改，最怕內(nèi)容不充實(shí)，缺乏深刻、生動(dòng)的典型材料，主要部分空洞單調(diào)，觀點(diǎn)缺乏堅(jiān)實(shí)的依據(jù)，沒有充分說服力的初稿；而歡迎基礎(chǔ)素材豐富，思想觀點(diǎn)明確的初稿。因?yàn)橛辛吮姸嗟牡湫筒牧?，又用觀點(diǎn)串了起來，修改就容易得多，最起碼是有了修改的基礎(chǔ)，只要再進(jìn)一步綜合歸納、刪繁就簡，就可出成品。如果沒有充實(shí)的內(nèi)容，還得進(jìn)一步搜集補(bǔ)充材料，這就要困難得多。有時(shí)在搜集材料的過程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿還得推倒重來。
有的同志擔(dān)心素材多了，文稿會(huì)哆嗦冗長，因此盡量少寫情節(jié)，少用事例，這種擔(dān)心是可以理解的?，F(xiàn)在，不少同志寫文章一下筆就洋洋灑灑，不顧實(shí)際需要，盡力拉長篇幅，因此長而空、長而亂的文稿比比皆是，使人感到厭倦。但如果內(nèi)容充實(shí)，能解決實(shí)際問題，即便文章長一點(diǎn)，人們也是愛讀的。象全國黨代表會(huì)議通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第七個(gè)五年計(jì)劃的建議》，兩萬三千多字，六大部分，七十條，人們并不嫌長。相反，某些空洞的短文，也并不因?yàn)樗?，人們就愛看。文章的好壞，不在長短，而在內(nèi)容。即使是內(nèi)容充實(shí)，也要根據(jù)需要能短則短，這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)在起草初稿時(shí)就十分注意，把那些與主題無關(guān)或關(guān)系不大的內(nèi)容排除在外，把一些重復(fù)的事例篩選歸并。但這并不是說，不允許多寫一點(diǎn)從不同側(cè)面說明主題的觀點(diǎn)和事例，只要不重復(fù)，盡可能從不同角度用事實(shí)說明問題，正是機(jī)關(guān)應(yīng)用文求之不得的。特別是初稿材料盡量多一些，盡可能從各個(gè)不同角度去論證主題，即使文字長一些也無關(guān)緊要。如果修改時(shí)感覺太長，刪掉就是了。
有的只負(fù)責(zé)起草文件某一部分的同志，擔(dān)心使用材料多了會(huì)超過一定篇幅限度，喧賓奪主。如果隨心所欲不顧需要，想什么就寫什么，當(dāng)然是集體寫作中所忌諱的。但如果自己負(fù)責(zé)的一部分，內(nèi)容豐富，緊扣主題而又互不重復(fù)的典型材料較多，那就應(yīng)當(dāng)盡可能寫下來，應(yīng)當(dāng)是越充實(shí)越好。如果因?yàn)檫@一部分比較充實(shí)有說服力，而喧賓奪主，的辦法不是象羅丹那樣把巴爾扎克塑像的“完美的手“砍掉，而是使其它部分也充實(shí)起來，這樣就把“喧賓奪主”變成了“眾星捧月”，使主題更突出，文件更服人。
有的同志對(duì)一些社會(huì)上流行過的典型事件和一些背景情況，總以為自己知道別人也一定知道，常常寫得很簡單，甚至一筆帶過，使人看了往往不能立即理解。這是因?yàn)閷?duì)讀者的需要不了解。因此，該說的一定要說清楚，說充分，特別是讀者不熟悉的背景情況，一定要交代明白。
盡可能把與主題有關(guān)的材料寫進(jìn)初稿，并不是說自己所掌握的材料不需要選擇，不需要壓縮，不需要改進(jìn)，統(tǒng)統(tǒng)原封不動(dòng)地編排進(jìn)文稿中，更不是說只要與主題有關(guān)，不問典型與否，不管篇幅多長，都應(yīng)寫進(jìn)去。而是說，在特定的體例和要求下，在有限的篇幅內(nèi)，盡可能多用一點(diǎn)典型材料。這樣做對(duì)修改有好處，即使長一點(diǎn)也是利大于弊。
三是初稿一氣呵成。每個(gè)人的寫作習(xí)慣不同，有人喜歡字斟句酌，從頭到尾一步步寫下來，初稿出來就差不多了。有人則比較粗放，一落筆就不愿打住，總是盡快搞出草稿，然后再修改。還有的作者把篇幅較長的文稿分成幾部分，哪一部分成熟就寫哪一部分，然后湊成一篇。很難說哪一種辦法就絕對(duì)的好。每個(gè)人都可根據(jù)自己的習(xí)慣和所寫文件的特點(diǎn)去做，但就多數(shù)情況來說，初稿一氣呵成。一氣呵成既可爭取時(shí)間，給修改審定在時(shí)限上留了余地，又使文章有可能通達(dá)順暢，首尾一氣。對(duì)起草者來說，一旦草稿完成，就有一種放下重負(fù)的輕松感，導(dǎo)致心理的穩(wěn)定和精神的愉悅，可以進(jìn)一步激發(fā)寫作欲望，增強(qiáng)把文件修改得更好的信心。與此相反，如果提起筆來，在某些字句和個(gè)別材料上，前思后慮左顧右盼，過多地費(fèi)功夫推敲斟酌，就有可能截?cái)嘁呀?jīng)理順了的文思，讓某些完全可以超越的小型障礙絆住了“進(jìn)軍”的步伐，最后拖延了時(shí)間，擾亂了文氣，因小失大。魯迅就不贊成“十步九回頭”的寫法，他在《致葉紫》的信中說：“十步九回頭的作文法，是很不對(duì)的，這就是在不斷的不相信自己——結(jié)果一定做不成。以后應(yīng)該立定格局之后，一直寫下去，不管修辭，也不要回頭看，……在創(chuàng)作的途中，一面煉字，真要把感興打斷的，我翻譯時(shí)，倘想不到適當(dāng)?shù)淖?，就把這字空起來，仍舊譯下去，這字待稍暇時(shí)再想。否則，能因?yàn)橐蛔?，停到大半天?！?BR> 有的同志寫文件，總希望一次成功，這種想法是好的，對(duì)少數(shù)寫作經(jīng)驗(yàn)豐富而所寫的又是小型的類似《通知》等文件，也不是不能做到的。但是，對(duì)多數(shù)文件來說，一稿成功的情況是極少的。希望一稿成功就必須字斟句酌，其結(jié)果往往不是快而是慢了，也容易出現(xiàn)紕漏。特別是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是難以做到的，如果一氣呵成，即便是粗糙一些甚至有這樣那樣的不足，只要不離主題，所掌握的材料和觀點(diǎn)也寫進(jìn)去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就爭取了主動(dòng)。因?yàn)槌醺宓娜蝿?wù)并不是提供完美無缺的成品，而是給進(jìn)一步充實(shí)提高打下一個(gè)較好的基礎(chǔ)。當(dāng)然作為起草者，不論是單獨(dú)執(zhí)筆還是合作草擬，都應(yīng)全力以赴，以高度負(fù)責(zé)的精神，盡量把交給自己的任務(wù)完成得好一些。
要做到初稿的一氣呵成，最重要的是事前的充分醞釀，力爭使觀點(diǎn)材料爛熟于心，融匯貫通，同時(shí)要排除一切干擾，靜下心來。如果遇到重大障礙需要翻閱某些資料或找人請(qǐng)教時(shí)，也要緊扣問題，不要被資料中某些新奇的但與需要無關(guān)的內(nèi)容迷住，分散了精力。在向一些同志請(qǐng)教時(shí)，也要避免東拉西扯，盡可能引導(dǎo)對(duì)方和你共同思索解決難題，邊議邊構(gòu)思邊聯(lián)句，議完了，這一段也等于寫完了。
第三節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的修改(一)（回首頁）
刀不磨不快，文章不改不好。寫文章不易，改文章更難。觀點(diǎn)的深化，結(jié)構(gòu)的緊湊，語言的精粹，往往依靠修改。保爾·拉法格在《回憶馬克思》一文中說:“馬克思決不出版一本沒有經(jīng)他仔細(xì)加工和認(rèn)真琢磨的作品。他不能忍受把未成的東西公之大眾的這種思想”。毛澤東同志曾多次批評(píng)一些人寫文章不做認(rèn)真修改的草率作風(fēng)，他說：“文章寫好之后，也不多看幾遍，象洗臉之后再照照鏡子一樣，就馬馬虎虎地發(fā)表出來。其結(jié)果‘下筆千言，離題萬里’，仿佛象個(gè)才子，實(shí)則到處害人。”魯迅在《答北斗雜志社問》一文中寫到：“寫完后至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜?！碧拼鷼W陽修到了晚年還孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他開玩笑說，你是不是怕先生責(zé)怪呢?他回答說“非謂先生嗔，畏后生耳”。宋人朱弁在《曲洧舊聞》中說到歐陽修寫文章時(shí)說：“讀歐公文，疑其隨意寫出，不假斫削功夫；及見其草，修飾之后，與始落筆，有十不存五六者，乃知文章全藉改竄也”。有的同志在談寫文件的體會(huì)時(shí)說：“文件是在準(zhǔn)備好材料后，想出來的，寫出來的，改出來的?！边@確是經(jīng)驗(yàn)之談?？梢娦薷臐櫳?，是寫文章的一種必不可少的重要環(huán)節(jié)。因?yàn)闊o論任何作者，不管他寫作經(jīng)驗(yàn)如何豐富，才思如何敏捷，寫作中總有思慮不周、疏漏失誤之處。特別是初稿，絕大多數(shù)只能說是毛坯，必須進(jìn)一步精雕細(xì)刻才能成章。機(jī)關(guān)應(yīng)用文，由于它具有強(qiáng)烈的政治性，實(shí)用性，就更應(yīng)該重視修改這一環(huán)節(jié)。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的修改，主要是改立意、改觀點(diǎn)、改材料、改結(jié)構(gòu)、改語言。
一是立意要明確。就是說，文稿要說明和解決的問題是否清楚。如果中心不突出，目的不明確，提出解決問題而沒有措施，讓人看了不得要領(lǐng)，那就說明這個(gè)文稿還遠(yuǎn)不成熟，還需要進(jìn)一步研究，動(dòng)較大的手術(shù)。這方面常見的毛病是：
(1)文稿缺乏針對(duì)性。有的材料比較豐富，但缺乏分析研究，提煉概括，沒有形成明確的貫穿全文的主題思想。其原因除缺乏寫作經(jīng)驗(yàn)外，主要是對(duì)文稿要著重解決什么問題沒有形成明確的概念。
(2)主次不分。什么問題都想解決，結(jié)果在有限的篇幅內(nèi)，什么都不突出或說不充分。這就應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同要求，不同體裁特點(diǎn)，刪節(jié)次要部分，留下主要部分。當(dāng)然，經(jīng)過大刀闊斧刪改后，主題也就突出了。
(3)基礎(chǔ)材料不足。主題思想不是從大量情況中概括出來的，而是作者根據(jù)道聽途說或一鱗半爪的情況得出的結(jié)論。有的甚至是作者主觀想象然后找了一些例證。有的則是材料不典型，缺乏說服力。這一類文稿，必須在材料的增、刪、換和詳略剪裁上下功夫，務(wù)必使材料充分表現(xiàn)主題而又扎實(shí)可靠，必要時(shí)應(yīng)重新組織撰寫。
(4)缺乏科學(xué)的分析。對(duì)具體事例分析不夠，該詳寫的沒有詳寫，該簡略的沒有簡略，往往是事例自成體系，看起來很完整，但沒有緊扣要論證的觀點(diǎn)，沒有以觀點(diǎn)為中心使用材料，所以觀點(diǎn)不突出，不鮮明，特別是對(duì)某些有爭議的觀點(diǎn)，作者主張什么，反對(duì)什么，必須有針對(duì)性地加以論證。如果只提出問題，不分析不解決問題，或者論述沒有說服力，沒有解決問題的辦法措施，讀者就會(huì)對(duì)文稿的基本觀點(diǎn)產(chǎn)生懷疑。這就需要站在更高的角度上，對(duì)表達(dá)主題的觀點(diǎn)和材料進(jìn)行深入開掘。要十分注意，這種深入開掘，是有根據(jù)的分析提高，而不是任意拔高。
二是觀點(diǎn)要正確。就是說在基本理論上站得住，符合客觀實(shí)際，沒有片面性。思想觀點(diǎn)是文稿的靈魂，觀點(diǎn)站不住腳，整個(gè)文稿就失去了它存在的意義。因此要以極大的注意力反復(fù)推敲，自覺地設(shè)置對(duì)立面，務(wù)必做到持之有故，言之成理，立論有據(jù)，辯駁不倒。
(1)要注意文稿的基本觀點(diǎn)，特別是表達(dá)主題思想的觀點(diǎn)，是否符合馬列主義的基本原則，有沒有違背辯證唯物主義的地方，象工作報(bào)告、工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告一類，對(duì)其基本觀點(diǎn)更要嚴(yán)格把關(guān)，切忌片面性、絕對(duì)化，強(qiáng)調(diào)了一面，否定了另一面。比如，在總結(jié)工作時(shí)，講成績，常常容易肯定一切，說得盡善盡美。在批評(píng)別人時(shí)，又常夸大其詞，把人家說得一無是處，否定一切。提倡民主時(shí)，往往忽視集中，甚至否定了黨的領(lǐng)導(dǎo)。強(qiáng)調(diào)自由時(shí)，又否定了紀(jì)律，否定了四項(xiàng)基本原則。當(dāng)前，在有關(guān)經(jīng)濟(jì)體制改革的文件中，經(jīng)常出現(xiàn)提倡搞活經(jīng)濟(jì)時(shí)，忽視宏觀控制；論述市場(chǎng)調(diào)節(jié)時(shí)，又全盤否定計(jì)劃的必要性；不顧時(shí)間、地點(diǎn)、條件，一講搞活就要求徹底放開；在強(qiáng)調(diào)思想政治工作時(shí)，往往說成精神萬能；而講物質(zhì)鼓勵(lì)時(shí)，又變成錢能通神，等等。特別是結(jié)論性觀點(diǎn)，既要明確又要全面，要掌握好分寸，盡可能做到恰如其分。
(2)還要注意文稿的基本精神和各項(xiàng)措施，同黨和國家的基本方針、政策、法令一致，同上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、本部門的規(guī)定沒有矛盾。如有違背黨和國家的方針、政策、法令的必須改過來，否則和中央在政治上保持一致就是空話。至于和上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、本部門的規(guī)定不一致，除專門否定或發(fā)展這些規(guī)定的文件外，也要使之一致起來，否則，會(huì)給工作造成矛盾，帶來混亂。這方面特別要注意的是法規(guī)性文件。在現(xiàn)實(shí)生活中，兩個(gè)規(guī)定互相打架的事是常常可以見到的。特別是不同部門之間，一要“放”，一要“收”，弄得有關(guān)方面無所適從。其原因，除了部門之間利害不一致外，就是文稿撰寫者事先對(duì)情況了解不夠，和有關(guān)單位沒有通氣、協(xié)調(diào)。違反法律甚至違反憲法的文件、告示也時(shí)有所見。比如，選舉法規(guī)定，政府部門的某些負(fù)責(zé)人有的要人民代表大會(huì)或它的常委會(huì)批準(zhǔn)，而我們有些單位，在有關(guān)干部的任免時(shí)，只寫黨內(nèi)決定，而不寫尚須人大常委會(huì)批準(zhǔn)，甚至匆匆宣布，造成不良影響?！逗贤ā芬?guī)定，違反國家利益或社會(huì)公共利益的經(jīng)濟(jì)合同無效。而不少經(jīng)濟(jì)合同的條款中出現(xiàn)只對(duì)合同雙方有利，但卻損害國家或集體利益的內(nèi)容，如類似買賣或變相買賣屬于國有的土地等?！缎谭ā返谝话偃粭l規(guī)定：“保護(hù)公民的人身權(quán)利、民主權(quán)利和其它權(quán)利，不受任何人、任何機(jī)關(guān)非法侵犯”?！逗贤ā芬?guī)定：“訂立經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國家的法律”。但有一份承包集體山林的合同，卻寫了“不準(zhǔn)人畜進(jìn)山，電槍打人概不負(fù)責(zé)”的條款，結(jié)果發(fā)生了電槍打死人的事件，承包山林者犯了過失傷害致人死亡罪，被判了徒刑。
(3)文稿本身的觀點(diǎn)要始終如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的觀點(diǎn)就很混亂，甚至“自打嘴巴”，印發(fā)后就根本無法執(zhí)行，還會(huì)給工作造成混亂。這方面常見的情況是，兩個(gè)矛盾的觀點(diǎn)在同一份文稿中都被肯定；某個(gè)論點(diǎn)前面肯定，后面又被否定；要肯定的觀點(diǎn)材料不充分，沒有足以服人的例證和論述，而與此相對(duì)立的觀點(diǎn)卻寫得十分生動(dòng)具體，事實(shí)上壓倒了正面的內(nèi)容，客觀上形成反賓為主的局面，造成了對(duì)該肯定觀點(diǎn)的否定。還有證明觀點(diǎn)的事例之間有矛盾，統(tǒng)計(jì)口徑不一致，前面用工農(nóng)業(yè)總產(chǎn)值，后面用社會(huì)總產(chǎn)值，前面講全市，后面又變成某個(gè)區(qū)等等。
有的文稿內(nèi)容本身沒有矛盾，但由于某些話或例證在當(dāng)時(shí)的環(huán)境條件下，會(huì)產(chǎn)生副作用，也要注意改過來，否則主觀意圖和客觀效果會(huì)背道而馳。比如，有的文件為了說明一九八五年上半年的大好經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，舉了利用外資和技術(shù)引進(jìn)的例子，說明半年使用外匯超過前六年的總和。這個(gè)事實(shí)沒有出入，意圖也是好的，但結(jié)果卻給人造成外匯儲(chǔ)備大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顧慮。
三是材料要可靠。也就是說文稿的情節(jié)、事例是否符合實(shí)際。審查情節(jié)、事例是否真實(shí)，首先是看例證和情節(jié)的“來路”是否清楚，是撰寫者親自調(diào)查的?還是從別的文件上摘引的?如果是從文件資料抄來的，要看是正式文件還是一般資料。正式文件一般說來內(nèi)容都是經(jīng)過反復(fù)核定的，但一般資料則不能輕信，再核實(shí)一下。其次看情節(jié)、例證是否符合生活邏輯。經(jīng)常出現(xiàn)的問題是：有的情節(jié)與時(shí)間不協(xié)調(diào)，比如，讓六十年代的青年上山下鄉(xiāng)時(shí)高喊“振興中華”的口號(hào)，說五十年代某領(lǐng)導(dǎo)干部就強(qiáng)調(diào)發(fā)展第三產(chǎn)業(yè)等。有的是人物的行動(dòng)與他的思想狀況不一致。比如說某市蔬菜供應(yīng)緊張，一些個(gè)體戶自動(dòng)降價(jià)銷售，雞蛋供不應(yīng)求時(shí)，農(nóng)民自覺地為城市居民著想，主動(dòng)用卡車往城內(nèi)送蛋等?；\統(tǒng)地把個(gè)體戶和農(nóng)民的覺悟說得那么高，顯然是不符合實(shí)際的。再次是看人名、地名、單位名稱是否確鑿無疑，特別是文件中要肯定或否定的單位和個(gè)人，不僅要注意情節(jié)是否可靠，還要從總體上分析，肯定或否定這些單位是否妥當(dāng)，要盡量避免知其一不知其二，只見局部不見全體的毛病。
在情節(jié)事例上修改的原則是，把那些基本可靠但不完善的情節(jié)事例加以調(diào)整補(bǔ)充，把凡是沒有把握而又限于時(shí)間和條件難以核實(shí)的，寧可更換或刪掉，也不要“湊合”，敷衍塞責(zé)。否則一旦成文，會(huì)造成不良后果。某些文件因事實(shí)有誤或事例使用不當(dāng)而打官司、扯皮的事時(shí)有所見，既影響了團(tuán)結(jié)，也浪費(fèi)了雙方的時(shí)間、精力，給工作造成不應(yīng)有的損失。
四是結(jié)構(gòu)要順暢。也就是說文稿的形式、結(jié)構(gòu)要合格、合理、清楚。邏輯結(jié)構(gòu)是文章的形體，必須嚴(yán)密順暢。機(jī)關(guān)應(yīng)用文在這方面的要求更為嚴(yán)格，必須條理清楚，因果和轉(zhuǎn)折緊湊合理，使全文渾然一體，無懈可擊。而不同的文體又有不同的格式，不能任意改動(dòng)，如果在邏輯結(jié)構(gòu)上出現(xiàn)漏洞，或者在格式上張冠李戴，不僅會(huì)給讀者帶來理解上的障礙，認(rèn)識(shí)上的混亂，甚至還可能使整個(gè)文稿失敗。
首先要看文稿是否“合格”。有些同志頭腦中沒有格式的概念，常常出現(xiàn)格式不完善、次序顛倒或張冠李戴的情況。比如寫《請(qǐng)示》常常和《報(bào)告》混淆。《報(bào)告》是陳述性文件，不要求上級(jí)答復(fù)?！墩?qǐng)示》則是請(qǐng)求性文件，是要求上級(jí)回答的。但有些《請(qǐng)示》常常標(biāo)明“請(qǐng)示報(bào)告”，其實(shí)“報(bào)告”兩字是不必要的?！墩?qǐng)示》結(jié)尾應(yīng)寫“以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”、“請(qǐng)示”、“請(qǐng)批準(zhǔn)”，“請(qǐng)批轉(zhuǎn)”等，但有的則寫成“請(qǐng)審閱”、“請(qǐng)審查”等。相反，有的《報(bào)告》卻把“請(qǐng)審閱”等寫成“請(qǐng)指示”、“請(qǐng)批準(zhǔn)”等。又如《通知》和《通報(bào)》，前者是把一些事項(xiàng)告訴有關(guān)人員知道，一般要求照辦，有一定約束力，后者只是起倡導(dǎo)、警戒、啟發(fā)和溝通情況的作用。有的同志常常把批評(píng)錯(cuò)誤傾向的通報(bào)和督促檢查工作的通知混淆起來，使人產(chǎn)生誤解。
其次要看文稿是否層次清楚，條理分明，是否緊扣主題思想，符合人們的思維習(xí)慣，段落之間是否相互照應(yīng)，形成有機(jī)的聯(lián)系。一般來講，在內(nèi)容的先后次序安排上，使用開門見山，一針見血的方法，把最重要的核心的問題放在前面，盡可能避免使用倒敘、插敘等手法。需要分段的文稿，應(yīng)圍繞主題，有層次地安排好段落，使之文氣相接。如有脫節(jié)之處，一定要給以彌補(bǔ)，用幾句過渡語或轉(zhuǎn)折話使之相連。顛倒之處，也要給以調(diào)整。
再次是看引申發(fā)揮之處，是否必要。的確，許多新鮮觀點(diǎn)常常是引申發(fā)揮出來的。但一定要注意，引申發(fā)揮是為了說明和深化主題，要適可而止。如果游離于主題之外，隨心所欲地發(fā)揮，就成了文章的累贅。盡管有的地方可能有新鮮觀點(diǎn)，也要下決心割愛。有的同志喜歡引申發(fā)揮，總以為自己的見解新鮮深刻，總想多說幾句，結(jié)果往往模糊甚至掩蓋了主題。這也是導(dǎo)致文稿失敗的常見毛病。
五是語言要精確。語言精確，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的生命。在對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文語言進(jìn)行修改時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意做到這樣幾點(diǎn)：
(1)要得當(dāng)。當(dāng)前，機(jī)關(guān)應(yīng)用文在語言方面不得當(dāng)、不準(zhǔn)確的毛病是：①概念含混不清。比如，把“免職”寫成“解職”，前者不含貶意，后者卻是對(duì)不稱職或者犯錯(cuò)誤者使用的。把“遇險(xiǎn)”說成“遇難”，把“轉(zhuǎn)業(yè)軍人”，說成“復(fù)員軍人”，等等。又如，“某檢查評(píng)比小組深入到某區(qū)四百三十一個(gè)機(jī)關(guān)、單位、工廠、學(xué)校，檢查文明禮貌月的活動(dòng)”。其中，“單位”這個(gè)概念是“機(jī)關(guān)”、“工廠”、“學(xué)?！钡膶俑拍?，不能并列，混淆種概念和屬概念。應(yīng)改為“深入到某區(qū)機(jī)關(guān)、工廠、學(xué)校等四百三十一個(gè)單位”。②判斷不恰當(dāng)。比如把“北京站發(fā)生爆炸事件”說成“北京站爆炸事件”。又如，“不掃除本村的文盲絕不嫁人”，這種提法就不恰當(dāng)。老年和弱智文盲是不可能掃掉的，難道就永遠(yuǎn)不嫁人?《水滸》中對(duì)武松殺死西門慶，定罪就很講究，是“仇殺”還是“斗殺”?如果是“仇殺”就應(yīng)償命，但他是為民除害，最后定“斗殺”，只給充軍四年的處罰。③缺乏邏輯性。比如一份《決定》中，先寫了“新的《獎(jiǎng)勵(lì)暫行辦法》公布施行以后，大大調(diào)動(dòng)了職工的生產(chǎn)積極性，體現(xiàn)了按勞分配，多勞多得的原則。但也有不少同志提出不同意見，思想一時(shí)不能統(tǒng)一。特決定此辦法暫停執(zhí)行”。辦法既然很好，而且“大大調(diào)動(dòng)了職工的生產(chǎn)積極性”，只因少數(shù)人提出不同意見就停止執(zhí)行，是毫無道理的。一份《調(diào)查報(bào)告》對(duì)某人在“文化*”中表現(xiàn)的結(jié)論里有一句“參加打砸搶事件，打傷一人”，而在敘述事件過程時(shí)卻說，傷者是在自衛(wèi)時(shí)，從樓梯上掉下來受傷的，并不是被人“打傷”的。這是論據(jù)和論點(diǎn)不一致。還有“十七歲的×××是省人大代表”，而憲法規(guī)定公民在滿十八歲才有選舉權(quán)和被選舉權(quán)，“市總工會(huì)決定開除其黨籍”，黨籍怎么能由工會(huì)開除?“正式舉辦政工研究班的幾十名連隊(duì)指導(dǎo)員、教導(dǎo)員、政委們”，而連隊(duì)是不設(shè)教導(dǎo)員和政委的，“某某到檢察院當(dāng)副院長不久”，中華人民共和國檢察院組織法規(guī)定：“各級(jí)人民檢察院設(shè)檢察長一人，副檢察長和檢察員若干人”，并沒有院長的職務(wù)。
(2)要得體。文稿的內(nèi)容、語氣和它的制作部門的地位要相稱，用語要和作者的身份、讀者對(duì)象、所要達(dá)到的目的，以及客觀環(huán)境和諧一致，恰到好處。說什么，不說什么，說到什么程度，用什么詞匯都要認(rèn)真考究。報(bào)喜祝捷要熱烈歡快，頒布政令應(yīng)嚴(yán)肅莊重，批駁錯(cuò)誤要有理有力，提出請(qǐng)求應(yīng)平和委婉等。比如，請(qǐng)示性公文，用語要謙恭、講究禮貌，結(jié)尾用“望”、“請(qǐng)”，“給以指示”等，表示下級(jí)對(duì)上級(jí)的尊重，不能用“必須”、“如何”等很硬很大的口氣?！吨甘尽芬f重周密，不能用乞求的口氣。《命令》要斬釘截鐵，毫不含混，不能出現(xiàn)依違兩可的毛病等。同樣是查煤氣表的《通知》，一份很得體，把查表日期、時(shí)間安排寫得很具體，希望住戶到時(shí)候家中留人。而另一份則是：“請(qǐng)注意，本月二十五日至三十一日家中留人查煤氣表。否則，一切后果由個(gè)人負(fù)責(zé)”，成了一紙“通喋”，使人看了很不愉快?！逗?bào)》應(yīng)該寫得通俗、明白、實(shí)在、吸引人，有一份《海報(bào)》卻寫：“我團(tuán)精采中外佳作，廣集古今絕唱，高雅通俗，兼榮并貌……力求以各種風(fēng)格和表演形勢(shì)給大家以美的陶冶”，調(diào)門甚高，口氣甚大，可惜使人看了莫名其妙，什么是“兼榮并貌?”什么是表演藝術(shù)“形勢(shì)”?這是自己出自己的洋相，只能起相反的效果。
(3)要通俗。公文要明白易懂，使人容易接受，這就必須提倡樸實(shí)的文風(fēng)。這方面常見的毛病是：①好用半文不白的詞句。比如一份報(bào)告中有這么一段話：“反對(duì)報(bào)虛者得喜，報(bào)實(shí)者得憂，制止做表面文章，這話言之亦久矣，但在某些單位，說之者只管說，做之者只管做，彼此相安無事，何也?言而無‘法’，缺乏具體措施、辦法使其然也?！蔽覀儾⒉灰桓欧磳?duì)使用之、乎、者、也一類的古詞古語，用得適當(dāng)、妥帖也可使文章增色。但上面這段話，道理雖然不錯(cuò)，但讀起來很別扭，之乎者也用得十分勉強(qiáng)，象一個(gè)穿西裝的人，戴了一頂瓜皮小帽，很不協(xié)調(diào)。②趕時(shí)髦，好使用一些所謂“現(xiàn)代化”的詞語。比如，有個(gè)材料說，他們那里開展思想政治工作采取了“立體交叉式談心活動(dòng)”，什么是“立體交叉”呢?其實(shí)就是我們常講的上下級(jí)或同級(jí)之間廣泛開展談心活動(dòng)。還有什么“要樹立整分合觀念”，什么叫“整分合”，就是整體規(guī)劃下的合理分工。本來用通俗樸實(shí)的話就能說明白，但卻硬去追求所謂“新詞語”，結(jié)果卻是舍明求暗，舍清就濁，反而把人家鬧糊涂了。唐朝詩人杜牧曾說“茍意不先立，止以文彩辭句繞前捧后，是言愈多而理愈亂”，“意全勝者，辭愈樸而文愈高；意不勝者，辭愈華而文愈鄙”。老舍也講過“字沒有高低貴賤之分，全靠用的恰當(dāng)與否”。這些都是經(jīng)驗(yàn)之談。③濫用修飾語。修飾語用好了可以狀物、寫景、抒情、達(dá)意，可使文章更有層次，更加準(zhǔn)確。但如果象濫發(fā)紙幣一樣，就會(huì)貶值，甚至發(fā)生相反的作用?！拔幕?”中用“最最最”表達(dá)廉價(jià)感情，就很使人厭煩，早巳被人們唾棄?，F(xiàn)在一些廣告上的所謂“譽(yù)滿全球”之類夸張?jiān)~語，也成了相聲的材料。還經(jīng)常見到一種現(xiàn)象，凡是領(lǐng)導(dǎo)講話都說成是“重要講話”或“重要指示”。有些固然是重要的，但相當(dāng)多的同志是即席表態(tài)，并無深刻的思想見解或強(qiáng)烈的針對(duì)性，實(shí)在并不那么“重要”。還有為了表揚(yáng)某人就說他“從不考慮自己”、“從不說違心話”。其實(shí)一句違心話不說的人，世間是沒有的。面對(duì)垂危病人，有哪個(gè)正常人會(huì)說“你快死了”?不考慮自己的人更是不存在的，能公而忘私，個(gè)人利益服從國家和集體利益就很好了。
(4)要講究提法。文件中的提法很有考究。提法的變化往往代表一種思想、觀點(diǎn)、政策的變化。比如，我們過去只講計(jì)劃經(jīng)濟(jì)，以后又講“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)為主，市場(chǎng)調(diào)節(jié)為輔”，現(xiàn)在的提法是“有計(jì)劃的商品經(jīng)濟(jì)”，它都反映了理論和政策的變化。必須注意這些變化。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的提法，一定要和黨中央在政治上保持一致，凡是與中央文件不一致的提法，要按照中央文件改過來。如果看不到中央文件，要參考中央報(bào)刊的提法。
(5)要規(guī)范。機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的專用名詞、時(shí)間、數(shù)字都要規(guī)范化。專用名詞在文稿中第一次出現(xiàn)時(shí)一般地講要用全名，比如“北京人藝”要寫“北京人民藝術(shù)劇院”、“市人大常委”也應(yīng)寫“北京市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)”等。要特別注意有些專用名詞不能隨便簡略。比如“黨的十一屆三中全會(huì)”，不應(yīng)簡化為“三中全會(huì)”，因?yàn)椤叭腥珪?huì)”九屆、十屆，十二屆、十三屆都有，以后十四屆也可能還有。時(shí)間長了，特別是存檔的文件，不寫全稱就給后人帶來麻煩。還有“打擊嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)犯罪辦公室”，在文件中不能簡略為“打辦”，因?yàn)檫^去還有過“打擊投機(jī)倒把辦公室”、“打狗辦公室”等，一簡略就搞亂了。在一份文件中這樣寫：“會(huì)議期間組織大家看了‘兩戶’、‘一體’的典型”，“衛(wèi)生院的手術(shù)室能進(jìn)行蘭、疝、甲切除”，“孕婦做人流、引、刮需要到縣醫(yī)院去”等，這里“兩戶”、“一體”究竟是指什么?“蘭、疝、甲”和“人流、引、刮”又是指什么，不作農(nóng)村工作和醫(yī)務(wù)工作的人恐怕一下子是弄不明白的。有的專用名詞的簡略在口頭上可用，如“中央體制改革委員會(huì)”，有的叫“中央體改委”，有的叫“中改委”等，但見諸文字就要寫全名。有些目前流行的專用名詞口頭講也不妥當(dāng)，如“微機(jī)”，到底是微型電動(dòng)機(jī)，還是微型電子計(jì)算機(jī)?還是微型電視機(jī)?還有什么“三眼女?！?、“五眼男?！?，據(jù)說是指皮鞋，就更怪誕了。還要注意把某些按規(guī)定不能用的詞改過來，如“蘇聯(lián)十月革命”改為“俄國十月革命”，因?yàn)椤笆赂锩睍r(shí)，蘇聯(lián)還未建立?！皾M清”要改為“清朝”，“禮拜”應(yīng)改為“星期”等。
時(shí)間的表述上要用具體的日期，不要用“今年”、“明年”、“今天”、“明天”、“本月”、“上月”等，因?yàn)檫^了一段時(shí)期，所謂“今天”、“今年”就不明確了。還要注意寫完整，比如一九八五年，不能寫成八五年，是“一七八五年”還是“一八八五年”?因?yàn)槲募L期保存，目前能理解的，若干年后就可能帶來麻煩。數(shù)字要前后一致，不能在同一篇文稿中一會(huì)兒用阿拉伯?dāng)?shù)字“450元”，一會(huì)兒用中國字碼“四百五十元”?；鶖?shù)、序數(shù)、分?jǐn)?shù)、倍數(shù)、確數(shù)、概數(shù)不能混用，特別要注意增減數(shù)字時(shí)，在增加、提高、上升等后面要區(qū)別“到”和“了”?！暗健笔窃瓟?shù)和增加數(shù)之和，“了”則僅僅是增加數(shù)。計(jì)算超產(chǎn)數(shù)字時(shí)，不能用“完成了×年的任務(wù)”、“跨進(jìn)了二OOO年”等提法。因?yàn)榘船F(xiàn)有的定額推算若干年后的任務(wù)是不科學(xué)的。
在全文修改后，回過頭來再研究一下標(biāo)題是否準(zhǔn)確、醒目。句子是否通順，并盡可能刪掉可有可無的字、詞、句，搞一次最后的“精兵簡政”，然后把文件的時(shí)間訂正一下。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的修改還要注意方法，方法對(duì)頭就可能更進(jìn)一步，提高文件的質(zhì)量，加快成文的進(jìn)度，通常行之有效的方法主要是：
第三節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的修改(二)（回首頁）
一、請(qǐng)有關(guān)同志提意見。初稿寫成后，請(qǐng)有關(guān)同志提意見，看來容易，其實(shí)并不簡單。有的同志總以為自己的文章好，一旦脫稿便愛之甚深，自己修改特別是大刪大改，總是下不了手，而請(qǐng)別人去看、去評(píng)論，又顧慮重重。其實(shí)，正因?yàn)樽约合虏涣耸植鸥鼞?yīng)請(qǐng)人去評(píng)論。一個(gè)人的思想總有局限，對(duì)問題也不可能考慮得那么周到。即便是思想水平較高，文字能力較強(qiáng)的人，或者是集體寫作，也不可能把文章寫得那么十全十美，毫無修正、提高的余地。特別是重要的、大型的文件，更應(yīng)廣泛征求意見，才能寫得比較完善。唐代大詩人白居易曾說：“凡人為文，私于自是，不忍于割截，或失于繁多，其間妍媸，益又自惑，必待交友有公鑒無姑息者，討論而削奪之，然后繁簡當(dāng)否得其中矣?！?《與元九書》)毛澤東同志在《黨委會(huì)的工作方法》一文中說：“有些文件起草出來壓下暫時(shí)不發(fā)，就是因?yàn)槠渲羞€有些問題沒有弄清楚，需要先征求下級(jí)的意見?！笔聦?shí)上，一些重要文件起草后征求各方面意見，然后修改定稿，是我們黨的傳統(tǒng)，也是黨內(nèi)民主的一種表現(xiàn)。黨的十一屆三中全會(huì)以來，這個(gè)傳統(tǒng)更加發(fā)揚(yáng)光大。近幾年來，凡是黨內(nèi)的重要文件，都是請(qǐng)各方面廣泛討論，征求意見，然后修改定稿的。十一屆四中全會(huì)所作的《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》的成文，就是幾下幾上而制定的。一九八五年黨的代表會(huì)議上通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第七個(gè)五年計(jì)劃的建議》也是廣泛征求有關(guān)部門的意見，先后修改了七稿。又在黨的十二屆四中全會(huì)和黨代表大會(huì)上進(jìn)行—廠討論，形成了最終的第八稿，如果把第八稿和尚未在較大范圍內(nèi)征求意見的第五稿比較，就可以看出，思想的深度，內(nèi)容完善程度，文字的準(zhǔn)確精煉，都有極大的提高。大文件如此，小文件只要時(shí)間允許，也應(yīng)照此辦理。對(duì)多數(shù)文件來說，征求有關(guān)方面的意見，應(yīng)作為寫作的一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)。
二、初稿寫成后，如果有時(shí)間，不必急于修改，可以先放一放，一方面征求意見，另一方面作者也冷靜冷靜，看看有關(guān)的參考材料。因?yàn)槿藗儗懳恼聲r(shí)總是處于興奮狀態(tài)，思想一鉆進(jìn)某一些問題，很難出得來。一些主觀片面的東西，當(dāng)時(shí)不易發(fā)現(xiàn)，一旦冷靜下來，就能夠客觀地去分析研究問題。這樣，文件可以修改得更全面深刻。這也可以叫寫文章的“冷處理”。魯迅先生指導(dǎo)青年寫作時(shí)也很強(qiáng)調(diào)這個(gè)方法，在《致葉紫》的文章中曾說：“等到成后，擱它幾天，然后再來復(fù)看，刪去若干，改換幾字。”
三、有些文章，初稿寫成后，還可自吟自誦。有時(shí)寫的時(shí)候認(rèn)為通順易懂，一旦念了一遍，就會(huì)發(fā)現(xiàn)許多問題。有的是思路不暢，文氣不順；有的是思考不周，忽視了應(yīng)當(dāng)表述的思想內(nèi)容；有的則是語句不通。只有認(rèn)真加以修改，才能取得比較滿意的結(jié)果。老舍先生曾說過：“文章寫完之后，可以念給別人聽聽。念一念，那些不恰當(dāng)?shù)淖志?，不順口的地方，就顯露出來了，才可以一一修改。文章叫人念著舒服順口，要花很多心思和功夫?！边@確實(shí)是經(jīng)驗(yàn)之談。
第四節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的審定（回首頁）
機(jī)關(guān)應(yīng)用文經(jīng)過認(rèn)真修改，撰寫者和有關(guān)方面已經(jīng)大體滿意，應(yīng)當(dāng)說寫作的任務(wù)已經(jīng)基本完成，但不能說文件已經(jīng)最后形成。形成文件還有一個(gè)程序，就是審查定稿。文稿只有經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定簽字同意后，才能付印、發(fā)送。這是保證文件質(zhì)量的最后一關(guān)。這一關(guān)把得好，不僅可以進(jìn)一步避免文件的差錯(cuò)，有時(shí)還是文件質(zhì)量的一次再提高。
對(duì)審定者來說。如何才能把好這最后一關(guān)呢?首先應(yīng)有對(duì)黨對(duì)人民高度負(fù)責(zé)的精神，一絲不茍地加以審核，不放過任何細(xì)微末節(jié)，盡量努力做到萬無一失。這對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)同志來說，應(yīng)當(dāng)是不成問題的。但光有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度還不行，還必須掌握審核的方法。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的審定，從內(nèi)容上講，主要是把好三關(guān)。
一是政治關(guān)。要再一次推敲文件中的思想觀點(diǎn)是否符合馬克思主義的基本原理，是否符合黨的方針和基本政策。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)同志一般來說比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情況也更多一些。應(yīng)該從更高的角度上去發(fā)現(xiàn)問題，糾正偏頗。特別是對(duì)一些政治問題的提法，一定要和黨中央保持一致，把一些不符合黨的路線、方針、政策的觀點(diǎn)和提法糾正過來。
二是事實(shí)關(guān)。對(duì)一些情節(jié)、事例要重新審核一次。凡是有疑問的，都要請(qǐng)作者核對(duì)，絕不能馬虎，過分相信自己的部下。要特別注意表揚(yáng)或批評(píng)某個(gè)單位、某個(gè)人的內(nèi)容，凡有含糊之處，能核實(shí)就核實(shí)，不能核實(shí)就刪去。
三是文字關(guān)。審核者主要是在文字的準(zhǔn)確上下功夫。有些文字上的偏頗，往往是思想上的毛病。審核者審查文字主要不是從語言、邏輯等技術(shù)上著眼，而是從思想政治上著眼。當(dāng)然有一定文字能力的同志，也可以隨手把語言文字技術(shù)上的毛病改過來。
從方法上講，一是要認(rèn)真閱讀思考全文。有的審核者對(duì)文章的起草、修改一目了然，甚至參與了討論修改，對(duì)文稿的內(nèi)容比較清楚。有的領(lǐng)導(dǎo)同志沒有經(jīng)歷這個(gè)過程，審核時(shí)，常常遇到對(duì)某些內(nèi)容不理解、吃不透的情況，這就需要先把文稿多看幾遍，把內(nèi)容吃透而后定稿。在實(shí)際工作中，有的領(lǐng)導(dǎo)同志因?yàn)槭虑檩^多，工作較忙，又要在有限的時(shí)間內(nèi)完成審稿的任務(wù)，因此，常常對(duì)全文還未融匯貫通，就邊看邊改。有的內(nèi)容，本來后面已經(jīng)寫了，由于看得不仔細(xì)，又在前面加上一段，結(jié)果是勞而無功，看到后邊還得把前面增加的內(nèi)容刪去。
二是遇到和自己觀點(diǎn)不太一致的地方，要冷靜思考。要把原稿的觀點(diǎn)和自己的想法反復(fù)對(duì)比，看看是原稿的毛病還是自己的偏見，不要一見不同觀點(diǎn)就火冒三丈，提筆去改，這樣往往容易把正確的觀點(diǎn)改錯(cuò)。一般來說領(lǐng)導(dǎo)同志水平應(yīng)當(dāng)高些看問題可能深刻些，但并不能說領(lǐng)導(dǎo)一定比文稿的作者強(qiáng)，更不能說各方面都強(qiáng)。特別是經(jīng)過多次討論、反復(fù)修改的稿子，其中的觀點(diǎn)都是認(rèn)真推敲的，如果自己不同意，可以和作者探討。但這種探討應(yīng)該是平等的，交換意見式的，而不是把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。
三是對(duì)于改動(dòng)的地方，再返回去征求作者的意見，讓他們?cè)賹彶橐幌拢纯锤牡檬欠裢桩?dāng)。因?yàn)樽髡邔?duì)文稿是經(jīng)過深思熟慮的，改得對(duì)的地方作者也許可以從中受到啟發(fā)，在文字或內(nèi)容上作進(jìn)一步的加工，使之更加完善。如果改得不大妥當(dāng)，作者還可返回來商洽，避免改錯(cuò)。這樣做不僅是對(duì)作者的再提高，也是對(duì)作者的尊重，使領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系更融洽，下級(jí)對(duì)上級(jí)也更信賴。
審定文稿還有一個(gè)任務(wù)，就是在審定之后，要思考一下:這個(gè)文件發(fā)出后，效果如何?時(shí)機(jī)成熟不成熟?會(huì)不會(huì)產(chǎn)生副作用?如果時(shí)機(jī)不成熟，就應(yīng)該放一放，等待條件成熟再簽發(fā)。如果會(huì)產(chǎn)生副作用，就要考慮文件的重新修改。如果副作用是不可避免的，應(yīng)考慮文件發(fā)出后采取什么相應(yīng)措施加以彌補(bǔ)或消除。作為一個(gè)，這些問題都要經(jīng)過周密思考，才能避免失誤。
第五節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的校對(duì)（回首頁）
校對(duì)是保證文件不出差錯(cuò)的重要環(huán)節(jié)之一。在高、中級(jí)機(jī)關(guān)，特別是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)應(yīng)用文形成過程中的校對(duì)環(huán)節(jié)是十分重要的。多數(shù)單位在印制部門設(shè)有專職校對(duì)人員，有嚴(yán)格的校對(duì)制度。比如對(duì)一般文件必須做到“一校一讀”，即先由兩人對(duì)照原稿唱校一遍，然后再由一人細(xì)讀一次。有些重要文件則規(guī)定“兩校一讀”，甚至“兩校兩讀”。但不少基層單位和相當(dāng)一部分大、中型企業(yè)則往往忽視這個(gè)環(huán)節(jié)，錯(cuò)字別字、錯(cuò)誤標(biāo)點(diǎn)、甚至丟行掉句、段落倒錯(cuò)的文件，時(shí)有所見。究其原因，除了文件起草、定稿者的疏忽外，就校對(duì)來說，主要有三個(gè)問題：
一是制度不完善，沒有制定嚴(yán)格的校對(duì)責(zé)任制。有些機(jī)關(guān)的文件印制部門，雖然有專職校對(duì)，但沒有提出對(duì)校對(duì)工作的明確要求；沒有設(shè)專職校對(duì)的一些中、下級(jí)機(jī)關(guān)，多數(shù)也沒有制定這方面的規(guī)章，常常是“誰有空誰校對(duì)”。少數(shù)單位的一些打印文件甚至不校對(duì)就發(fā)放。
二是校對(duì)者的責(zé)任心不強(qiáng)，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相對(duì)照，而是順著校對(duì)稿瀏覽一遍，自以為通順了就“放行“。特別是一些起草文件的同志本人校對(duì)時(shí)，以為文件是自己親手起草的，不必象專職校對(duì)人員那樣逐段逐句核對(duì)，更不愿找別人同自己一起唱校。因此，不僅底稿中原有的錯(cuò)誤沒有得到糾正，在印刷中出現(xiàn)的新問題，也因?yàn)轳R虎而沒有發(fā)現(xiàn)、糾正。
三是不了解校對(duì)工作的基本要求，不掌握校對(duì)的基本技能。這種情況在一些基層單位是比較普遍的。
那么，搞好校對(duì)需要掌握哪些基本原則和技能呢?
一、校對(duì)必須以原稿為準(zhǔn)。原稿是經(jīng)過起草、修改、審定多種環(huán)節(jié)才定下來的，一般說差錯(cuò)是極少的。校對(duì)的主要任務(wù)是糾正印刷過程中出現(xiàn)的新的差錯(cuò)。而原稿中的差錯(cuò)，校對(duì)者是不能負(fù)責(zé)的。因此，校樣和原稿對(duì)照時(shí)，把不符合原稿的地方糾正過來，就算完成了校對(duì)任務(wù)。從原則上講，校對(duì)者無權(quán)修改原稿，如果對(duì)原稿任意刪改，就超出了他的職責(zé)范圍，是不允許的。這也是校對(duì)的一條紀(jì)律。但是在校對(duì)過程中，一些工作熟練，思想和文字水平都比較高的校對(duì)者，常?？梢园l(fā)現(xiàn)原稿中的毛病。遇到這種情況，應(yīng)當(dāng)怎樣對(duì)待呢?屬于技術(shù)性問題，比如明顯的錯(cuò)別字和錯(cuò)誤的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，應(yīng)當(dāng)隨手改過來，這不僅是允許的，而且是必要的。有的錯(cuò)別字如果自己一時(shí)拿不準(zhǔn)，要查字典，然后報(bào)告起草者。屬于不正確的思想觀點(diǎn)或不符合實(shí)際的事例，校對(duì)者發(fā)現(xiàn)后，不應(yīng)隨便改動(dòng)，而應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)告文件的起草者或?qū)彾ㄕ撸伤麄儧Q定是否改動(dòng)。這不叫“越權(quán)”，而是對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。
二、要掌握校對(duì)的符號(hào)及用法。校對(duì)有一整套專用符號(hào)。由于過去使用的符號(hào)較亂，國家出版局專門發(fā)文，把校對(duì)符號(hào)加以標(biāo)準(zhǔn)化，制定了《中華人民共和國專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)及其用法》，從一九八二年起試行，共有二十二類符號(hào)，見本書第69－72頁。
這二十二類符號(hào)，同樣適用于機(jī)關(guān)應(yīng)用文的校對(duì)工作，必須嚴(yán)格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校對(duì)工作的差錯(cuò)。
3．不注意文件的整齊美觀。對(duì)校樣的字與字、行與行的距離不加過問，對(duì)過寬或過緊的距離不去糾正，文件印制后，給人很不舒適的感覺。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是比較嚴(yán)肅的文體，應(yīng)當(dāng)更加注重這方面的問題。
三、校對(duì)要盡可能糾正文件印制中各方面的技術(shù)性問題。除文件正文要認(rèn)真校對(duì)外，還要注意：
1．標(biāo)題的位置、字體的大小和排列是否適中、醒目、美觀。目前許多文件的標(biāo)題特別是小標(biāo)題，或擠在一行，左右頂頭，或并成兩行和三行的“豆腐塊”，都很不美觀，一定要推敲一下如何排列為好。
2．文件的格式、編號(hào)，主、抄送單位和發(fā)文日期是否準(zhǔn)確。如果這些方面出了差錯(cuò)，就會(huì)給文件的傳遞和保存、查閱帶來許多麻煩，有的甚至造成政治事故，必須認(rèn)真審核，校對(duì)。
3．用印和簽字手續(xù)是否符合要求。有些基層單位發(fā)文該用印的往往不用，應(yīng)簽字的也不簽字，這就失去了它的法定可靠性。有個(gè)別文件該用政府部門印的，卻用了黨組織的印，應(yīng)主管負(fù)責(zé)人簽字的，卻讓不符合簽字條件的人代簽。對(duì)這些問題，校對(duì)的同志都要注意，提請(qǐng)有關(guān)同志及時(shí)改正。一般情況下，校對(duì)完正文后，作一次全面的復(fù)查，然后付印。
當(dāng)然，不同的部門，不同性質(zhì)的文件，校對(duì)的程序有所不同。有些文件只要一校，有的則必須二校、三校。有的是專職校對(duì)負(fù)全責(zé)，校對(duì)后要簽字才能付??；有的則是文件起草部門或起草者負(fù)責(zé)校對(duì)，有審定者簽字即可付印，等等。不論哪一類程序，校對(duì)者都必須以高度的責(zé)任心對(duì)待這項(xiàng)工作，努力做到使文件盡可能不出差錯(cuò)。