第一節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的作用
機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國家機(jī)關(guān)、黨派團(tuán)體和企事業(yè)單位的管理部門交流信息、規(guī)范行為、指導(dǎo)推動(dòng)工作的一種具有特定體式的書面語言工具，是應(yīng)用文中用量大、種類多、使用范圍也相當(dāng)廣泛的文體。在廣大干部中提倡學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，掌握它的寫作特點(diǎn)和規(guī)律，是提高各級(jí)機(jī)關(guān)工作效率，培養(yǎng)造就一大批能文能武的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員的需要，也是克服官僚主義，改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)的一條途徑。
各級(jí)各類機(jī)關(guān)，無論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育，文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)示匯報(bào)工作，并就自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事宜作出決定、下達(dá)指示。把這些工作的意圖、設(shè)想、過程、結(jié)果等形成各式各樣的文件，用以指導(dǎo)和推動(dòng)工作，這就是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基本職能。應(yīng)當(dāng)說，整個(gè)國家機(jī)器，上至中央機(jī)關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達(dá)，協(xié)調(diào)一致，運(yùn)籌自如，都離不開機(jī)關(guān)應(yīng)用文。如果把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的功能分解開來，大體有以下四個(gè)方面。
一是交流信息的作用。下級(jí)的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動(dòng)態(tài)，特別是新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)，需要及時(shí)向上級(jí)反映；上級(jí)制定的方針、政策和指示、意見等，需要盡快向下級(jí)傳達(dá)；同級(jí)或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協(xié)作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機(jī)關(guān)應(yīng)用文承擔(dān)。
二是宣傳教育作用。機(jī)關(guān)的大多數(shù)文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報(bào)告》、《指示》等高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，其內(nèi)容一般都包含指導(dǎo)思想，理論和實(shí)踐的依據(jù)，方針政策以及實(shí)施方案等。向下傳達(dá)貫徹這些文件就是為了統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，推動(dòng)工作。有些可公開發(fā)表或改頭換面作為新聞報(bào)導(dǎo)發(fā)表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級(jí)向上級(jí)報(bào)送的簡報(bào)、報(bào)告等等，實(shí)質(zhì)上也有向上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志作宣傳的作用。
三是規(guī)范行為的作用。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的許多種類，都不同程度地規(guī)定了人們的行動(dòng)準(zhǔn)則和行為方向，特別是法規(guī)性和政令性文件，對(duì)于人們?cè)摳墒裁?，不該干什么，在什么時(shí)間、什么范圍、什么問題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規(guī)定，有的還具體地制訂了獎(jiǎng)懲辦法。這類文件一經(jīng)發(fā)布，就必須堅(jiān)決執(zhí)行，任何人都不得違反。
四是工作依據(jù)的作用。上級(jí)機(jī)關(guān)在制定方針政策或指導(dǎo)工作時(shí)，除了依據(jù)耳聞目見的實(shí)際情況外，一個(gè)重要方法是根據(jù)下級(jí)上報(bào)的簡報(bào)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等材料。而下級(jí)機(jī)關(guān)開展工作、處理問題時(shí)，上級(jí)的有關(guān)文件，也是判斷是非的主要依據(jù)。單位之間的橫向聯(lián)系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發(fā)生矛盾時(shí)，一方便說：“拿紅頭文件來！”就是要求拿出根據(jù)的意思。
學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，也是培養(yǎng)干部的需要。機(jī)關(guān)應(yīng)用文多是機(jī)關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn)，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門實(shí)際相結(jié)合的產(chǎn)物。它的撰寫，是一項(xiàng)思想性、政策性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。撰寫者和指導(dǎo)者，需要一定的馬列主義理論修養(yǎng)，具備相應(yīng)的分析和認(rèn)識(shí)問題的能力，懂得掌握情況和調(diào)查研究的方法，還要有特定的專業(yè)知識(shí)和文字表達(dá)能力。因此，寫作過程也是鍛煉和提高干部素質(zhì)的過程。一份文件寫得好不好，及時(shí)不及時(shí)，既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的重要標(biāo)志。每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和文書、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作，作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)基本功。從這個(gè)意義上說，組織干部學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作，不僅是提高各級(jí)機(jī)關(guān)工作水平的重要措施，也是培養(yǎng)和提高干部，造就一大批現(xiàn)代化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼?zhèn)?、能文能武的領(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年*的嚴(yán)重破壞、沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和選拔這方面的人才以外，也與我們長期以來沒有組織干部學(xué)習(xí)寫作，特別是在各級(jí)黨校和文科院校中沒有設(shè)置有關(guān)專業(yè)、開設(shè)有關(guān)課程，注意從青少年中培養(yǎng)應(yīng)用文寫作人才有很大關(guān)系。
學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，還有助于改變機(jī)關(guān)作風(fēng)，克服官僚主義。機(jī)關(guān)應(yīng)用文要求嚴(yán)格的真實(shí)性，高度的思想性，很強(qiáng)的針對(duì)性。也就是說，它的寫作，必須做到事實(shí)可靠，判斷準(zhǔn)確，辦法切實(shí)可行。在內(nèi)容上，它必須反映客觀實(shí)際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實(shí)際問題的方針、原則和措施，而不能無的放矢，空發(fā)議論。在文字表述上，要準(zhǔn)確鮮明，簡練暢達(dá)，以盡可能少的字句，恰如其分而又具體生動(dòng)地反映和解決現(xiàn)實(shí)問題。那種冗長雜亂，繁瑣重復(fù)，使人讀后茫茫然不知所云的文件，不僅浪費(fèi)了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫者和審稿、定稿者，必須深入實(shí)際，深入群眾，認(rèn)真調(diào)查研究，掌握群眾的思想脈搏，關(guān)注自己工作領(lǐng)域中的新情況，新問題，新經(jīng)驗(yàn)，使自己的思想緊緊跟上不斷發(fā)展變化著的實(shí)際?？朔欠N靠道聽途說，靠表面現(xiàn)象和老經(jīng)驗(yàn)做決斷，或者唯書、唯上，只靠上邊的“精神”，不顧下邊的實(shí)際，當(dāng)“傳達(dá)室”、“轉(zhuǎn)運(yùn)站”等官僚主義作風(fēng)。當(dāng)然，對(duì)機(jī)關(guān)工作來說，草擬、印刷、發(fā)送文件，并不是唯—的工作方法。如果本來可以口頭請(qǐng)示，當(dāng)面接洽的事，也寫個(gè)材料；應(yīng)面對(duì)面解決的問題，也發(fā)個(gè)指示、通知；本來有個(gè)簡單文件就可解決問題，也搞成長篇大論，那就會(huì)使許多同志陷入文山會(huì)海而不能自拔。如果掌握了機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作規(guī)律和寫作方法，懂得哪些情況和問題應(yīng)形成文件，哪些不必形成文件，哪些該長，哪些該短，哪些應(yīng)快，哪些應(yīng)慢，就會(huì)大大減少文件的數(shù)量，提高文件的質(zhì)量和寫作速度。
古今中外，凡是有作為的政治家，無不重視公文的寫作。在我國，公文的產(chǎn)生，幾乎和文字的形成同步。中國的文章史，實(shí)際上是從應(yīng)用文開始的。在甲骨文中，多是國家的卜辭文書，其中有殷王的文告，如“王大令眾人曰協(xié)田！其受年”(殷王命令奴隸們努力耕田！那就能獲得好收成)。金文就是古人把文件記在鐘鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王冊(cè)命毛公之辭，《散氏盤》是兩國疆界的契約?！渡袝分械恼a、命、誓是周朝作為訓(xùn)誡勉勵(lì)的文告和出師作戰(zhàn)的命令、誓詞。在《論語·憲問》中，還記載了文件的寫作過程，“為命，裨諶草創(chuàng)之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產(chǎn)潤色之”?？梢姽湃耸嵌嗝粗匾曃募淖珜?。漢代以后，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國家政務(wù)活動(dòng)的日趨復(fù)雜，公文的種類也越來越多，光是以皇帝名義發(fā)布的文件就有制、誥、詔、旨，敕、冊(cè)、策、諭、令、檄等等。而對(duì)公文寫作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也開始系統(tǒng)化、理論化。在《后漢書·劉陶傳》中出現(xiàn)了“公文”一詞：“但更相告語，莫肯公文?！睍x代陸機(jī)的《文賦》，第把文章的寫作過程、方法、形式、技巧等問題，提到文學(xué)批評(píng)的范疇。其中就有碑、誄、奏說。梁朝的劉勰，撰寫了體大思精的《文心雕龍》其中《書記》、《詔策》、《檄移》、《封禪》、《章表》、《奏啟》、《議對(duì)》、《祝盟》等篇，都是對(duì)各類應(yīng)用文的比較系統(tǒng)的論述。歷代許多有作為的大政治家、文學(xué)家也寫下了大量的應(yīng)用文。如秦代李斯給秦王的報(bào)告《諫逐客書》，漢代司馬遷的《報(bào)任安書》賈誼的《過秦論》、《治安策》、《論積貯疏》，晁錯(cuò)的《賢良對(duì)策》、《論貴粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量銘》，三國蜀漢諸葛亮的《出師表》，晉朝李密的《陳情表》，唐代魏征的《諫太宗十思疏》，韓愈的《論佛骨表》，宋代王安石的《答司馬諫議書》蘇軾的《乞校正陸贄奏議進(jìn)御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我們借鑒學(xué)習(xí)的范文。
我們黨和政府十分重視機(jī)關(guān)公文的寫作。早在一九二三年，由中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)成立的海陸豐總農(nóng)會(huì)和廣東省農(nóng)會(huì)，就設(shè)立過“文牘部”。一九三一年，周恩來同志組織文書部門制定了《文書處置辦法》。一九四二年，陜甘寧邊區(qū)政府還頒發(fā)過《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》，把機(jī)關(guān)公文分成主要公文和輔助公文兩類，主要公文有命令、布告、批簽、公函、呈文等五種；輔助公文有指示信、報(bào)告、快郵代電、簽條、通知等五種。一九四九年二月，華北人民政府又頒發(fā)了《華北人民政府公文處理暫行辦法》，對(duì)公文程序、種類、格式和行文關(guān)系作了規(guī)定。全國解放后，政務(wù)院又于一九五一年頒發(fā)了新的《公文處理暫行辦法》，對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的處理原則、種類和寫作要求作了具體規(guī)定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央辦公廳又先后批發(fā)了《中國共產(chǎn)黨中央和省(市)級(jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》與《中國共產(chǎn)黨縣級(jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行辦法》，一九八一年二月，國務(wù)院辦公廳又發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》，共七章三十三條，具體規(guī)定了公文的性質(zhì)、任務(wù)和調(diào)查研究、實(shí)事求是、及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密等撰寫與處理原則。隨著各項(xiàng)改革事業(yè)的深入發(fā)展，機(jī)關(guān)公文工作面臨著新的形勢(shì)和更高的要求。一九八七年二月十八日國務(wù)院辦公廳發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，共七章三十七條。它的發(fā)布實(shí)施，對(duì)提高公文質(zhì)量和辦文效率發(fā)揮了重要作用。
毛澤東、周恩來、劉少奇等老一輩無產(chǎn)階級(jí)革命家，從參加革命工作起就常常親自動(dòng)手起草和修改文件，黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手，或是在他們直接領(lǐng)導(dǎo)下撰寫而后由他們修改定稿的。對(duì)于如何撰寫文件，他們也多次作過指示。比如，積極倡導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手，反對(duì)秘書代勞；文書工作要遵循保密、準(zhǔn)確、迅速三原則；文件要有三性，準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性；提倡革命的文風(fēng)，反對(duì)文牘主義等等。周恩來同志不僅親自主持制定文書處理辦法，還召集知名語言學(xué)家探討機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作。這一切，作為他們的革命實(shí)踐的組成部分，為黨的事業(yè)做出了貢獻(xiàn)，給我們樹立了榜樣。今后，隨著我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，對(duì)我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)同志提出了更高的要求。可以這樣說，如果機(jī)關(guān)干部不會(huì)起草或修改文件，那是很難勝任本職工作的。
第二節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)（回首頁）
要寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點(diǎn)。而掌握它的特點(diǎn)，好的辦法是把它和其它文體作比較。
和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機(jī)關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實(shí)和道理說服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本質(zhì)真實(shí)，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對(duì)性地表述思想觀點(diǎn)，反映具體的生活實(shí)際，揭示社會(huì)生活某些方面的規(guī)律和實(shí)質(zhì)性問題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實(shí)際問題。因此，實(shí)用是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第一個(gè)特點(diǎn)。
這個(gè)實(shí)用的特點(diǎn)，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實(shí)的具體的針對(duì)性。上級(jí)向下級(jí)發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中存在的問題，對(duì)特定的問題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級(jí)向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請(qǐng)上級(jí)定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問題，相互知照或協(xié)商。毛澤東同志在《*八股》一文中指出：“任何機(jī)關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用?！边@個(gè)“有用”，對(duì)機(jī)關(guān)應(yīng)用文來說，就是實(shí)用。
在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強(qiáng)的時(shí)限性。它不僅在制作上要求一定時(shí)間寫成，而且和某項(xiàng)工作的時(shí)間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實(shí)的效用?轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷某個(gè)朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個(gè)朝代的特定時(shí)期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達(dá)被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個(gè)實(shí)際問題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書》等，請(qǐng)示得到答復(fù)，通知的對(duì)象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請(qǐng)示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問題，需要查對(duì)，那就是歷史檔案的作用了。
有人會(huì)問，書信、日記、筆記，乃至社會(huì)評(píng)論、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實(shí)用文體，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢?
一是使用范圍和對(duì)象不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門這個(gè)范圍內(nèi)使用的，是機(jī)關(guān)干部用以開展工作的一種工具。它對(duì)特定范圍內(nèi)的組織和個(gè)人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照?qǐng)?zhí)行。而不象日記、書信、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)等，既見乏于專業(yè)部門，也見之于社會(huì)生活的各個(gè)方面，任何人都有撰寫書信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)的自由，其成品對(duì)別人沒有任何法定的強(qiáng)制性和約束力。
二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國家機(jī)關(guān)實(shí)行管理的需要，體現(xiàn)國家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進(jìn)我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機(jī)關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會(huì)評(píng)論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個(gè)人的思想和生活狀況，向社會(huì)報(bào)導(dǎo)消息，陳述觀點(diǎn)，探討學(xué)術(shù)問題等，新聞報(bào)導(dǎo)和社會(huì)評(píng)論有政治傾向性，而日記、書信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無牽涉的其它方面。
三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對(duì)穩(wěn)定的格式和行文方式。每個(gè)朝代，對(duì)公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”?，F(xiàn)在也不例外。該請(qǐng)示的事只能寫成《請(qǐng)示》，不能寫成《報(bào)告》，《通知》不能寫成《通報(bào)》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結(jié)尾的專門用語，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級(jí)報(bào)送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴(kuò)散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機(jī)關(guān)工作高效率的要求，同時(shí)也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫?。因此，?yán)格是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第二個(gè)特點(diǎn)。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍，對(duì)象和它所承擔(dān)的任務(wù)，決定了它無論內(nèi)容還是文字，必須如實(shí)地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實(shí)事求是，不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會(huì)須一飲三百杯”；小說可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論一番。就連以事實(shí)為依據(jù)的通訊報(bào)導(dǎo)，作者也可以在環(huán)境和氣氛上加以烘托。一封書信，你可以想到那里寫到那里，而不必去花時(shí)間核對(duì)細(xì)節(jié)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文則必須樸實(shí)貼切，比如，把敘述性的“錯(cuò)誤是嚴(yán)重的”，寫成結(jié)論性的“犯有嚴(yán)重錯(cuò)誤”；把“給市民發(fā)放物價(jià)補(bǔ)貼”，寫成“給群眾發(fā)放物價(jià)補(bǔ)貼”；把“領(lǐng)導(dǎo)干部”寫成“干部”，還有象“保護(hù)公共秩序”，“基本上是扎扎實(shí)實(shí)的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現(xiàn)。要防止把現(xiàn)象當(dāng)作本質(zhì)，把偶然發(fā)生的事，不典型的情況當(dāng)作普遍存在的事。在使用概念和判斷進(jìn)行推理的時(shí)候，要十分周密，在同一時(shí)間、同一關(guān)系、同一意義下，保持同一的說法，不能有另外的說法，比如“這次會(huì)開得十分成功，但主要問題還沒有從根本上解決”，既然十分成功，為什么又說主要問題沒有解決呢?這就違反了形式邏輯的矛盾律。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實(shí)，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準(zhǔn)確、扎實(shí)是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第三個(gè)特點(diǎn)。
工作質(zhì)量和效率的高低，是衡量領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)班子水平高低，能否勝任的重要標(biāo)志。體現(xiàn)在機(jī)關(guān)應(yīng)用文上，就是積極倡導(dǎo)簡捷明白，一語中的，力戒繁文套語、形式主義、煩瑣哲學(xué)。在我們社會(huì)主義制度下，尤其如此。毛澤東同志在《*八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內(nèi)容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長’”。一九四八年一月，毛澤東同志在《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中又指出：“報(bào)告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。不能寫完全部問題時(shí)，分兩次寫?；蛑貙憥讉€(gè)問題，……而對(duì)上次著重寫過的只略帶幾筆。綜合報(bào)告內(nèi)容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在。”一九五二年二月，黨中央發(fā)布了《關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示》，指出：“凡文電必須認(rèn)真壓縮。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志責(zé)任重大，事務(wù)繁細(xì)……在寫請(qǐng)示文電或?qū)憟?bào)告時(shí)，必須注意文字的簡明扼要，條理清楚，便于閱讀?，F(xiàn)在有很多文電，既嫌冗長，又嫌雜亂……其結(jié)果，使領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)這些文電難看，或者就沒有看，等于白寫”。毛澤東同志的文章和黨中央的指示，都把內(nèi)容扼要，曉暢明快，作為機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一條基本原則提了出來。這對(duì)于我們現(xiàn)在撰寫文件，仍有十分重要的意義。簡練、明快是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第四個(gè)特點(diǎn)。
由此可見，實(shí)用、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、簡練是機(jī)關(guān)應(yīng)用文所具有的特點(diǎn)，它們緊密聯(lián)系、不可分割地體現(xiàn)在同一份文件中。有些同志把強(qiáng)烈的政治性和有固定格式單列出來作為特點(diǎn)，恐怕不盡妥當(dāng)。實(shí)際上，政治性強(qiáng)的不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是政論文；格式要求嚴(yán)的也不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是古詩賦，特別是格律詩。當(dāng)然，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)如何敘述，還可以繼續(xù)探討，以便表述得更準(zhǔn)確、更科學(xué)。
第三節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的類型 （回首頁）
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的四個(gè)特點(diǎn)，是從它的外部聯(lián)系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作規(guī)律和方法，僅僅了解其一般特點(diǎn)是不夠的，還必須從它的內(nèi)部聯(lián)系中，進(jìn)一步比較、分析、歸類，把眾多的機(jī)關(guān)應(yīng)用文文體，劃分成幾種類型，進(jìn)一步研究各類和每一類內(nèi)部各種文體的特點(diǎn)、寫法和關(guān)系。
國務(wù)院辦公廳于一九八七年二月十八日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機(jī)關(guān)應(yīng)用文劃分為十類十五種：
第一類包括兩種：《命令(令)》、《指令》?！睹?令)》是國家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要法規(guī)，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動(dòng)員令、戒嚴(yán)令等等。這些《命令(令)》又可分為帶附件的(如公布令)和不帶附件的(如指揮行政令等)?！睹?令)》在軍事部門使用更廣泛，更經(jīng)常。《指令》則主要是國家行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求時(shí)使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。
第二類是《決定》和《決議》?！稕Q定》是對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排時(shí)使用，比如：《中共中央關(guān)于整黨的決定》、《中共中央關(guān)于建立老干部退休制度的決定》等?！稕Q議》是經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。比如：《關(guān)于修?lt;中華人民共和國憲法>若干規(guī)定的決議》、《中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》等，它比《決定》內(nèi)容更帶有全局性，形成過程更嚴(yán)格，但它的指令性不如《決定》強(qiáng)。
第三類是《指示》。主要用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，比如《中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步做好計(jì)劃生育工作的指示》、《中共中央關(guān)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。
第四類是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用，如《中國人民解放軍布告》、《關(guān)于保護(hù)森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級(jí)人民法院布告》等。《公告》是向國內(nèi)外宣布重大事件時(shí)使用的文告。如《中華人民共和國全國人民代表大會(huì)公告》有時(shí)把某件事告知社會(huì)或特定對(duì)象時(shí)也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項(xiàng)時(shí)使用。比起《布告》來，專業(yè)性相對(duì)地強(qiáng)一些，告知對(duì)象的范圍也小一些。如《天津市市內(nèi)電話局關(guān)于宜興埠人工電話站改為60局的通告》、《山西省人民政府關(guān)于維護(hù)鐵路秩序的通告》等。
第五類《通知》發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用《通知》。它包括布置工作的通知，如《衛(wèi)生部、中央工商行政管理局、商業(yè)部、全國供銷合作總社關(guān)于加強(qiáng)形郎芾淼牧賢ㄖ罰淮鍤孿睢⒔渙饜畔⒌耐ㄖ?，燃媷嵭箓}醒牘賾誥旁祿嵋櫚耐ㄖ罰慌蜃⒂泄匚募耐ㄖ紜豆裨號(hào)揖?jí)舣员会、国家继O被峁賾謐ズ瞇∩唐貳⒅行∨┚呱凸┯Φ囊餳耐ㄖ罰徽倏嵋櫚耐ㄖ話惚晏廡礎(chǔ)巴ㄖ繃礁鱟鄭緩笮幢煌ㄖ擼嵋槭奔?、地点、忻劒蕦\畹齲環(huán)⒉夾姓ü?、任免竸x俊⒋锪斕家餳耐ㄖ?，燃嫸国务院官懺枹布◇aど唐笠檔羌槍芾硎孕邪旆ā鋇耐ㄖ返取?
第六類《通報(bào)》，主要用于表揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。它與通知的區(qū)別是，通知要求貫徹執(zhí)行，具有一定約束力；通報(bào)則只起倡導(dǎo)、警告、啟發(fā)和溝通情況的作用，如《關(guān)于情況的通報(bào)》、《關(guān)于科學(xué)技術(shù)新成果推廣應(yīng)用的通報(bào)》等。
第七類《報(bào)告》、《請(qǐng)示》。《報(bào)告》用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，《請(qǐng)示》則是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)?！秷?bào)告》又可分為會(huì)議報(bào)告，比如中國共產(chǎn)黨第十二次全國代表大會(huì)上的報(bào)告《全面開創(chuàng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》；情況報(bào)告，如共青團(tuán)中央書記處和中共山東省委給黨中央書記處的《關(guān)于進(jìn)一步開展學(xué)習(xí)宣傳張海迪活動(dòng)的報(bào)告》。
第八類《批復(fù)》。用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，比如《國務(wù)院關(guān)于北京市城市規(guī)劃總體方案的批復(fù)》等。
第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機(jī)關(guān)信箋繕寫蓋印即可，不必編列發(fā)文字號(hào)。有時(shí)答復(fù)下級(jí)來文，常以《復(fù)函》代《批復(fù)》。
第十類《會(huì)議紀(jì)要》。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行公文。
以上十類十五種還包括不了所有的機(jī)關(guān)應(yīng)用文。比如在機(jī)關(guān)使用普遍、范圍廣泛的《簡報(bào)》和《調(diào)查報(bào)告》，使用越來越多的《匯報(bào)提綱》，伴隨商品化經(jīng)濟(jì)而日益被人重視的《合同》等，都未列入。《簡報(bào)》就是簡略的情況報(bào)告，目前已經(jīng)逐步成為機(jī)關(guān)文字工作的基本文體。從一定意義上說，它是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基礎(chǔ)性文體。如果寫不好簡報(bào)，就很難寫好報(bào)告、請(qǐng)示等文體。《調(diào)查報(bào)告》是表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果的文體，有專題性的和綜合性的；有調(diào)查現(xiàn)實(shí)情況的，也有調(diào)查歷史情況的；有肯定經(jīng)驗(yàn)性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都離不開的文體?！秴R報(bào)提綱》是向上級(jí)做口頭匯報(bào)時(shí)使用的大綱，往往是事先有個(gè)文稿，而在匯報(bào)后，又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見加以修改，才正式印成文件?！逗贤肥钱?dāng)事人雙方為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在遵守國家法律、法令、政策、計(jì)劃和平等互利、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議，它是商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是商品交換的一種法律形式。
從便于學(xué)習(xí)和教學(xué)方面講，把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的發(fā)送對(duì)象和它們所承擔(dān)的任務(wù)統(tǒng)一起來劃分，這樣，機(jī)關(guān)應(yīng)用文大體可以分為四類：呈報(bào)性文體、指示性文體、契約性文體、法規(guī)性文體。
呈報(bào)性文體，主要有《請(qǐng)示》、《工作報(bào)告》、《情況報(bào)告》、《簡報(bào)》、《匯報(bào)提綱》、《調(diào)查報(bào)告》、《工作總結(jié)》等，都是下級(jí)向上級(jí)報(bào)告的文件，即“上行文”。
指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報(bào)》、《布告》、《公報(bào)》、《命令(令)》等，都是上級(jí)向下級(jí)發(fā)出的文件，即“下行文”。
契約性文體，主要有《合同》、《協(xié)議書》等，即當(dāng)事人或單位雙方、多方，為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在相互平等、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利和義務(wù)的文件。這一類文體，過去在機(jī)關(guān)應(yīng)用較少，現(xiàn)在，隨著黨和國家的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)上來和商品經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)體制和經(jīng)濟(jì)體制的改革，工作責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制正在逐步確立，在機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)相互之間明確責(zé)、權(quán)、利，越來越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經(jīng)引起各方面的重視，也必將發(fā)揮越來越大的作用。
法規(guī)性文體，包括《法律》、《條例》、《規(guī)定》等，它在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是可以獨(dú)立成體系的一種文體，有一套用語和寫法。
以上分類，雖然較為實(shí)用，較為合理，但也是大體而言的。事實(shí)上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點(diǎn)兼而有之，很難嚴(yán)格、確切地歸類，比如，《工作總結(jié)》、《工作計(jì)劃》、《調(diào)查報(bào)告》等，即是呈報(bào)性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的?！肚闆r報(bào)告》、《簡報(bào)》等，一般只往上級(jí)報(bào)送，但有時(shí)因工作需要，在履行了一定的審批手續(xù)后，也發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)人員作為參考。這就帶上了指導(dǎo)性。有些文件是否上報(bào)下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據(jù)工作的需要。
墨子曾說：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困?！?《墨子閑話·大取第四十四》)這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對(duì)于機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣適用。
第四節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式（回首頁）
文章的格式，是指文章相對(duì)穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點(diǎn)，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個(gè)方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健９沤裰型?，歷代政權(quán)，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國歷不少朝代對(duì)文書名稱、開頭結(jié)尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級(jí)的局限和等級(jí)尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無論哪類文種，在文件制作時(shí)，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時(shí)規(guī)定了十條原則：一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。三、公文一律加蓋印章。上報(bào)國務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“”、“機(jī)密”、“秘密”。五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。六、請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。九、會(huì)議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和通過日期。十、文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排板。
為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書面制作式樣：
編號(hào)○○○××
××市人民政府文件
××發(fā)〔1984〕××號(hào)
———————————————————————————————————
〔秘密〕
關(guān)于×××××的通知
各區(qū)、縣人民政府…………
現(xiàn)將××××××××××
××××…………
附《××××》一份 蓋章
(此件發(fā)至××級(jí))
———————————————————————————————————
抄送×××××
———————————————————————————————————
××市人民政府辦公廳 一九八四年×月×日印發(fā)
———————————————————————————————————
共印××××份
這份文件大體可分解為三部分：
文頭部分。左上方是文件編號(hào)，寫明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號(hào)字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時(shí)也用黑色。如果幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號(hào)排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)和該年度的發(fā)文序號(hào)。它不僅便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、查找，而且往往代替較長的標(biāo)題，便于引用。如果幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只用一個(gè)與文件關(guān)系直接的單位的發(fā)文序號(hào)，有時(shí)也并列幾個(gè)單位的發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國發(fā)”是國務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共北京市委文件，“京政發(fā)”是北京市人民政府文件等。在確定代字時(shí)，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動(dòng)。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線(或黑線，和文件名稱同一顏色)，中間印一個(gè)五角星。
行文部分。左上角是密級(jí)(也可寫在右上角)，用方括號(hào)。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔〕。只有保密文件才寫密級(jí)。密級(jí)下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰×××等同志先進(jìn)事跡的通報(bào)，有的無事由，如中華人民共和國主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡練、明晰、避免冗長拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺(tái)頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個(gè)字排齊。一般情況下，上級(jí)向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級(jí)向上級(jí)行文，常常是一個(gè)主送機(jī)關(guān)或一個(gè)和幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的名字?！墩?qǐng)示》則只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，臺(tái)頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒有固定格式。有的文件開頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語，比如，開頭寫“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫“以上各項(xiàng)希參照?qǐng)?zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報(bào)”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對(duì)正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)省的盡量節(jié)省。后是印章和成文時(shí)間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印?！墩?qǐng)示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時(shí)間的確定，應(yīng)以定稿時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會(huì)議通過的文件，則以通過時(shí)間為準(zhǔn)，一般不寫在文件后，而寫在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。
文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級(jí)，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時(shí)間，總印數(shù)。
另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標(biāo)明“急”、“特急”字樣。
《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開型(長260毫米、寬185毫米)左側(cè)裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定?！庇械膯挝贿€規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長期保存而定的。
以上講的書面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫格式，但某些部分有習(xí)慣性寫法的文體。
有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫格式的文體，主要有四種：
《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和發(fā)布時(shí)間放在標(biāo)題下面的括號(hào)內(nèi)。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫出；后說明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為后一條。
《請(qǐng)示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫法是“關(guān)于……的請(qǐng)示”。臺(tái)頭，寫明上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“市委”、“省委”等。請(qǐng)示原因，講明請(qǐng)示的背景和依據(jù)。請(qǐng)示事項(xiàng)，即需要審批的問題?？隙ㄐ砸螅话阌谜Z是“以上無不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”等等。后是請(qǐng)示單位(或請(qǐng)示人)的名稱和成文時(shí)間，如需加印的還要加印。
《會(huì)議紀(jì)要》，如日常辦公會(huì)議和大型會(huì)議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)。
《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在后寫明附件名稱及份數(shù)。
有習(xí)慣性寫法的文體。比如《工作計(jì)劃》，除標(biāo)題外，開頭是編寫計(jì)劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時(shí)間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等)，后標(biāo)明計(jì)劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫成績收獲、缺點(diǎn)問題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報(bào)告，也有一些習(xí)慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時(shí)、因內(nèi)容而變更。
不同時(shí)代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國社會(huì)主義時(shí)期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說是相對(duì)穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過程。我們應(yīng)當(dāng)在寫作實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會(huì)主義的、中國式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動(dòng)。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：(1)格式不完善。有的文件應(yīng)寫標(biāo)題的沒有寫，應(yīng)寫密級(jí)的漏掉了。還有的文件無編號(hào)或無成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫在文頭部分，而密級(jí)則寫在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請(qǐng)示》的結(jié)尾“以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，寫在《報(bào)告》上等等。
第五節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語言(上)（回首頁）
不同的文體，有不同的社會(huì)功能，也形成了不同的語言特色。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語言究竟有什么特色呢?讓我們先作個(gè)簡單的比較。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文和別的文章一樣，都離不開寫人、寫事。關(guān)于寫人，《紅樓夢(mèng)》中的賈雨村是這樣出場的：“葫蘆廟內(nèi)寄居的一個(gè)窮儒——姓賈名化、表字時(shí)飛、別號(hào)雨村的走來。這賈雨村原系湖州人氏，也是詩書仕宦之族，因他生于末世，父母祖宗根基已盡，人口衰喪，只剩得他一身一口，在家鄉(xiāng)無益，因進(jìn)京求取功名，再整基業(yè)。自前歲來此，又淹蹇住了，暫寄廟中安身，每日賣文作字為生，故士隱常與他交接?！倍谝黄{(diào)查報(bào)告中，介紹一位工程師時(shí)，卻用的另一種語體：“張××，男，現(xiàn)年四十二歲，一九六二年清華大學(xué)機(jī)械系畢業(yè)，可閱讀英、日外語專業(yè)資料，工作勤勤懇懇，積極努力。近年來，工廠的幾項(xiàng)重大技術(shù)課題，都有他參與或是在他主持下攻克的，被公認(rèn)為‘全廠一號(hào)技術(shù)尖子’。他從一九五七年起便申請(qǐng)入黨，但因出身于地主家庭，哥哥曾被錯(cuò)劃‘右派’，工廠一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，對(duì)他只能在技術(shù)上使用，不能在政治上重用。因此至今仍被關(guān)在黨組織的大門之外”。
關(guān)于寫事，《水滸》中有一段“魯提轄拳打鎮(zhèn)關(guān)西”，其中對(duì)魯達(dá)的三拳是這樣寫的：“只一拳，正打在鼻子上，打得鮮血迸流，鼻子歪在半邊，卻便似開了個(gè)油醬鋪：咸的、酸的、辣的，一發(fā)都滾出來。鄭屠掙不起來，那把尖刀也丟在一邊，口里只叫：‘打得好！’魯達(dá)罵道：‘直娘賊！還敢應(yīng)口！’提起拳頭來就眼眶際眉梢只一拳，打得眼棱縫裂，烏珠迸出，也似開了個(gè)彩帛鋪的：紅的、黑的、絳的，都綻將出來……鄭屠當(dāng)不過，討?zhàn)垺ｔ斶_(dá)喝道：‘咄！你是個(gè)破落戶！若只和俺硬到底，灑家倒饒了你！你如今對(duì)俺討?zhàn)垼瑸⒓移火埬?！’又只—拳，太陽上正著，卻似做了一個(gè)全堂水陸的道場：磬兒、鈸兒、鐃兒，一齊響?！倍陉兏蕦庍厖^(qū)高等法院刑事判決書中一段槍殺的敘述，卻是另一個(gè)樣子：“當(dāng)時(shí)，黃克功即拔出手槍對(duì)劉威脅恫嚇，劉亦不屈服，黃克功感情沖動(dòng)，失去理智，不顧一切，遂下后的毒手，竟以打敵人的槍彈對(duì)準(zhǔn)青年革命分子的劉茜脅下開槍，劉倒地未死，尚呼求救，黃復(fù)對(duì)劉頭部再加一槍，劉即斃命。”
從這兩組文字的對(duì)比看，無論寫人還是寫事，語體的差別是顯而易見的。從機(jī)關(guān)應(yīng)用文的角度看，語言的使用主要有以下四個(gè)特點(diǎn)：
一是平實(shí)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是為了解決實(shí)際問題而說服讀者的，不是用形象化的描繪去感染讀者。因此在閱讀中，不包含欣賞的因素。這種特點(diǎn)的突出表現(xiàn)是：
實(shí)在。它不用烘托、渲染等手法，而是實(shí)實(shí)在在地寫下去。同樣寫人，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和小說所使用的語言卻大不相同。比如《紅樓夢(mèng)》寫賈雨村，是先寫總貌“窮儒”，再報(bào)姓名字號(hào)，然后講出身、追求，后寫現(xiàn)狀。用語是動(dòng)靜結(jié)合，動(dòng)中寫靜，筆調(diào)曲折，有起有伏。調(diào)查報(bào)告寫張××，則是直接介紹姓名、性別、年齡、經(jīng)歷，平鋪直敘，不轉(zhuǎn)彎子。同樣寫事件，魯達(dá)的三拳，拳拳描繪，層層深入，有意渲染，色彩斑斕，騰挪跌宕，十分感人。而判決書寫槍殺，卻是如實(shí)敘述，一絲不茍。
質(zhì)樸。如實(shí)地表現(xiàn)事物的本來面目，不允許有類似“燕山雪花大如席”、“白發(fā)三千丈”之類的藝術(shù)夸張。妥貼的夸張，在詩歌中會(huì)成為名句，而在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中則會(huì)成為笑話。有些機(jī)關(guān)應(yīng)用文的作者，為了追求生動(dòng)性，常常在寫作中搞一連串的修飾語、形象詞，類似前些年簡報(bào)上的什么“紅彤彤”、“氣昂昂”、“凱歌陣陣”等等，不僅文章顯得虛泛、空洞，喪失說服力，而且形成一種裝腔作勢(shì)、嬌柔造作的文風(fēng)，十分要不得。
通俗。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的用詞造句，都應(yīng)當(dāng)力求大眾化，避免用生僻晦澀的字句。有些同志在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中常常喜歡使用一些半文半白的詞語，如放著現(xiàn)成的“他”不用，而用“其”；放著現(xiàn)成的代詞不用，要用“與之”。還有的用些半通不通的詞句。如“他的變化很大，前后簡直判若兩個(gè)人”。把“判若兩人”這個(gè)文言詞組寫成“判若兩個(gè)人”，不僅很不和諧，而且成了笑話。還有的同志故作高雅，硬要在文件中搞一些文言虛語，好象《鏡花緣》中淑士國里的酒保，“請(qǐng)教先生，酒要一壺呼?兩壺呼?菜要一碟乎?兩碟乎?”結(jié)果，也只能引人發(fā)笑。
二是得體。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語言要和作者的身份、讀者對(duì)象、所要達(dá)到的目的，以及客觀環(huán)境和諧一致，恰到好處。說什么，不說什么，說到什么程度，用什么語氣，選擇什么詞匯，都要考慮后的效果。過去曾有一段時(shí)期，在我們黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人接待外賓的通訊報(bào)導(dǎo)中，常常使用“接見”兩個(gè)字，周恩來總理看后，指示記者改成“會(huì)見”，即雙方會(huì)見。這就避免了使外賓有我們居高臨下的不愉快感覺，體現(xiàn)了大小國家一律平等的精神，改得非常得體。
要做到得體，還應(yīng)當(dāng)和所寫的文件的體例相符。報(bào)喜祝捷要熱烈歡快，頒布政策法令應(yīng)莊重嚴(yán)肅，批駁錯(cuò)誤觀點(diǎn)要有理有力，提出希望要求應(yīng)平和委婉等。比如，請(qǐng)示性公文，用語要謙恭，講究禮貌，結(jié)尾多使用“望”、“請(qǐng)”、“給以指示”等等，以表示下級(jí)對(duì)上級(jí)的尊重。不能用“必須”、“如此”之類很硬、很大的口氣。而指示，則要嚴(yán)謹(jǐn)、周密、明確，不能寫成乞求式的文章。命令的用語，則必須斬釘截鐵，毫不含混，避免出現(xiàn)依違兩可的毛病，等等。
三是確切。機(jī)關(guān)應(yīng)用文多是用來反映情況、指導(dǎo)工作的，一詞一句，一個(gè)概念，都必須有確定的含義，只能有一種解釋，不能有多種解釋；更不能給那些善于從文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我們的文件使人讀了產(chǎn)生歧義，那就必然造成思想混亂，給工作帶來損失。要做到這一點(diǎn)，在用詞上應(yīng)從兩個(gè)方面下功夫：
首先，詞的內(nèi)涵必須清晰。比如“叛徒”是叛變革命，為敵人效勞者。但“文化*”期間，許多同志僅僅是歷被捕被俘過，或?yàn)榱斯ぷ鳎蛉霐橙藘?nèi)部，也被說成“叛徒”，甚至把所謂“路線錯(cuò)誤”也說成“叛徒”，這就從根本上混淆了敵我。又如一篇簡報(bào)說：“王××竟然在會(huì)上公開批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)，造成很壞影響。”領(lǐng)導(dǎo)為什么不能公開批評(píng)?怎么批評(píng)一下就造成很壞影響?如批評(píng)得對(duì)，就應(yīng)支持，即使批評(píng)錯(cuò)了，也在所難免，說成“很壞影響”，也是不妥的。一查事實(shí)，原來是“公開地?zé)o理頂撞”，寫成“批評(píng)”，就把事實(shí)歪曲了。
其次，對(duì)詞的外延必須作適當(dāng)?shù)谋匾南拗?。這是語言確切必不可少的。如魯迅先生臨終前，留下的遺囑中有“萬不可去做文學(xué)家和美術(shù)家”，很難使人理解，他便在“文學(xué)家和美術(shù)家”前面，加了“空頭”二字，變成了流傳于世的至理名言。又如，“學(xué)生會(huì)要支持學(xué)生的要求”，也不妥當(dāng)。要求有合理的、不合理的，正當(dāng)?shù)?、不正?dāng)?shù)模荒芊惨蠖贾С郑瑧?yīng)在“要求”前面加“正當(dāng)”兩個(gè)字。再比如，一九四五年抗日戰(zhàn)爭勝利后，蔣介石在美帝國主義支持下，挑起了內(nèi)戰(zhàn)。新華社為揭露美蔣勾結(jié)，寫了一個(gè)揭露美帝國主義幫助蔣介石運(yùn)兵的電訊稿，原稿有“當(dāng)馬歇爾呼吁東北和平和中國和平的時(shí)候”一句話，語法并沒有毛病，但卻容易使人理解為馬歇爾是真要和平的。毛澤東同志在“馬歇爾”后面加上“好象在努力”五個(gè)字，這就十分準(zhǔn)確地把馬歇爾的偽君子面貌揭開了。
四是概括。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的用語要求簡捷明快，因此應(yīng)當(dāng)特別注重使用論斷性語言、綜合性語言、群眾性語言。
在總結(jié)、決定、決議、指示等機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，要善于運(yùn)用論斷性語言。這樣做，第一可以增強(qiáng)文件的說理性和說服力；第二可以增強(qiáng)文件的無可辯駁、不容置疑的權(quán)威性；第三可以用較少的文字說明比較多的、比較深刻的道理。比如《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》一文，在語言上，從頭到尾體現(xiàn)出論斷的特點(diǎn)?！翱谷諔?zhàn)爭期間，我們黨從一九四二年開始在全黨進(jìn)行整風(fēng)，這場馬克思主義的思想教育運(yùn)動(dòng)收到了巨大的成效?！币痪湓?，概括了一九四二年黨內(nèi)整風(fēng)的背景，性質(zhì)和它的效果，對(duì)這次整風(fēng)的巨大歷史意義作了恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)。又如“新民主主義革命的勝利是無數(shù)先烈和全黨同志、全國各族人民長期犧牲奮斗的結(jié)果”這一論斷，充分揭示了新民主主義革命勝利的根本原因，既恰如其分地肯定了全黨和全國人民團(tuán)結(jié)奮斗的業(yè)績，沒有把一切功勞都?xì)w于革命的領(lǐng)袖；同時(shí)，也不低估革命領(lǐng)袖的作用。實(shí)際上，“全黨同志”中自然也包括了黨的領(lǐng)袖在內(nèi)。所以，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中善于使用論斷性的語言，可以收到思想深刻，言簡意賅的功效。
在簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告，匯報(bào)提綱及總結(jié)等機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，常常使用一些事例。從語言上說，這些事例多帶有綜合性。一方面它對(duì)問題的敘述，本身是大量事實(shí)、事例的綜合。如在一篇總結(jié)中談到：“全室七個(gè)同志，每人都認(rèn)真地回顧了自己在一九八五年的工作歷程，暢談了政治上、思想上和業(yè)務(wù)能力上的收獲?！边@個(gè)敘述，是建立在對(duì)全室七個(gè)人總結(jié)情況綜合分析的基礎(chǔ)上的?？梢栽O(shè)想，如果對(duì)七個(gè)人的總結(jié)一個(gè)個(gè)加以描寫，那么這篇總結(jié)就要真正成為名符其實(shí)的流水帳了。另一方面，即使寫典型事例，也決不象講故事、寫小說那樣鋪襯、演繹、膨脹，而是盡可能用集約式的語言，說明它的概貌。如關(guān)于某區(qū)委常委組織生活會(huì)的情況報(bào)告，在談到“有攀比思想，看左鄰右舍”時(shí)，舉了三個(gè)例子：一是“春節(jié)人家請(qǐng)我們，我們也發(fā)請(qǐng)柬請(qǐng)人家”；二是“人家搞午餐補(bǔ)助，我們也搞”；三是“人家發(fā)食物過年，我們也批準(zhǔn)企業(yè)單位給職工發(fā)三至五元買食物”。三個(gè)事例都沒有用很多話，但卻十分具體而生動(dòng)地反映了這些領(lǐng)導(dǎo)干部的“攀比思想”。這種語言的運(yùn)用，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文有別于其他文體的重要特征。
在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中，還要善于運(yùn)用群眾語言。這種群眾語言，也應(yīng)該是經(jīng)過概括、提煉、加工的。因此，它比一般的群眾語言更有代表性，覆蓋面更大。如在一篇關(guān)于糾正黨內(nèi)不正之風(fēng)的匯報(bào)提綱中，談到一些黨員領(lǐng)導(dǎo)干部以權(quán)謀私，利用他們手中的職權(quán)為自己晉級(jí)、提薪、增加津貼，收入比職工高十幾倍時(shí)，引了這樣一段話：“群眾給這些干部寫了一副對(duì)聯(lián)，上聯(lián)是：領(lǐng)導(dǎo)獎(jiǎng)金上不封頂；下聯(lián)是：群眾獎(jiǎng)金下不保底。橫批是：當(dāng)官先富。”概括得多深刻。再如，在一篇通報(bào)中談到一些單位在用人上的不正之風(fēng)時(shí)，指出：“有的領(lǐng)導(dǎo)干部竟然提出，在搞活經(jīng)濟(jì)中，要敢于使用那些‘能說會(huì)道，上竄下跳，會(huì)撈鈔票’的能人，結(jié)果上了一些壞人的當(dāng)，留下一*債。群眾說他們是：沒有請(qǐng)來能人，請(qǐng)來了壞人；沒有請(qǐng)來財(cái)神，請(qǐng)來了瘟神，真是陪了婦人又折兵?！边@些經(jīng)過概括的群眾語言，生動(dòng)形象，活潑清新，用在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，它的效果，要比我們寫一串 干巴巴的話不知好多少倍。
第六節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語言(下)（回首頁）
在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中，有幾個(gè)常見的詞語，如“問題”、“要”、“親自”、“進(jìn)行”等，寫的人，隨手拈來，用得順理成章；讀的人，一掠而過，也不去品嘗它的滋味了。實(shí)際上，這幾個(gè)字詞，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中已經(jīng)用泛了，用濫了，有的用到了鬧出笑話的程度。因此，對(duì)這些不管寫的人還是看的人都已習(xí)以為常的字詞，很有必要把它突出出來，加以剖析，以便引起人們的警惕和重視，減少或避免出現(xiàn)一些常識(shí)性的錯(cuò)誤或漏洞。
一說“要”。“要”字在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中用得相當(dāng)普遍，特別是在“指示”、“通知”、“決議”、“決定”、“會(huì)議紀(jì)要”等指令周知性公文中，使用很更多。機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的“要”盡管出現(xiàn)的形式不同，但多是作為虛詞使用，表示希望、提醒、命令或要求人們?nèi)プ瞿臣?，采取某?xiàng)行動(dòng)。比如，“要堅(jiān)決地改變思想政治工作中的軟弱無力的狀態(tài)，要自覺地正確貫徹執(zhí)行中央的路線、方針和政策，要堅(jiān)決地抵制和克服‘左’的和右的錯(cuò)誤思想的影響”(《中共中央關(guān)于整黨的決定》)。再如，“要在全黨大大加強(qiáng)對(duì)馬克思主義理論的研究，對(duì)中外歷史和現(xiàn)狀的研究，對(duì)各門社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的研究”(《中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》)。用“要”字作為一句話的開頭，可以增強(qiáng)它的論斷性、堅(jiān)定性和原則性，觀點(diǎn)明確，文字簡潔，句子干凈利落，有很好的作用。
但是，在匯報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等上行文中，多屬申明、敘事、祈使性的，一般不宜用論斷句式，也不宜隨便用“要”字。在一篇公文中有這樣一段話：
“當(dāng)前，我們正著重解決商業(yè)、服務(wù)業(yè)人員對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。要繼續(xù)搞好以遵守社會(huì)主義商業(yè)道德為主要內(nèi)容的職工脫產(chǎn)輪訓(xùn)，樹立人人信守商業(yè)道德，處處講求文明禮貌的新風(fēng)尚。要積極推進(jìn)零售商業(yè)、服務(wù)業(yè)的改革，進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)自主權(quán)，貫徹按勞分配的原則。要建立包括經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量在內(nèi)的考核制度，使服務(wù)態(tài)度和職工的工資、獎(jiǎng)勵(lì)直接掛鉤。要對(duì)文明商店、文明個(gè)人，除給予榮譽(yù)，進(jìn)行表彰外，適當(dāng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，嚴(yán)重?fù)p害顧客利益的人，給予經(jīng)濟(jì)制裁乃至行政處分。要進(jìn)一步發(fā)展集體、個(gè)體商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，解決吃飯難、做衣難的問題。要努力改善服務(wù)設(shè)施，擴(kuò)大服務(wù)項(xiàng)目，改進(jìn)經(jīng)營方式，方便群眾。要積極發(fā)揮顧客和當(dāng)?shù)厝罕姷谋O(jiān)督作用，采取多種形式，定期聽取群眾的意見和要求。同時(shí)，要采取積極的態(tài)度，幫助商業(yè)服務(wù)業(yè)職工解決一些生活上急待解決的困難，調(diào)動(dòng)職工群眾的積極性。”
這段話看起來象是“指示”，是上級(jí)向下級(jí)布置工作，提出要求。實(shí)際完全不是這么回事，恰恰是下級(jí)向上級(jí)和一些兄弟單位作匯報(bào)。這就很不得體，很不切合身份了。那么，這是怎么造成的呢?關(guān)鍵在于一系列“要”字把事情搞壞了。匯報(bào)只能用計(jì)劃、打算、商討、請(qǐng)示性的語氣來寫，忌諱使用必須、應(yīng)該、一定等命令式的語氣。不然，這個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的文種性質(zhì)就發(fā)生了變化，它的效果、影響也完全不一樣了。這段話可以作這樣的修改：
“當(dāng)前，我們正著重解決商業(yè)、服務(wù)業(yè)人員對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。我們準(zhǔn)備繼續(xù)搞好以遵守社會(huì)主義商業(yè)道德為主要內(nèi)容的職工脫產(chǎn)輪訓(xùn)，樹立人人信守商業(yè)道德，處處講求文明禮貌的新風(fēng)尚?！币韵赂骶浣y(tǒng)統(tǒng)去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字換作“我們還準(zhǔn)備”，這段文字就能恢復(fù)它本來的匯報(bào)的性質(zhì)，也符合匯報(bào)者的身份。
二說“親自”。在一些機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，特別是簡報(bào)、報(bào)告、總結(jié)、匯報(bào)提綱里，談到領(lǐng)導(dǎo)同志的活動(dòng)、言論，常常同“親自”聯(lián)系起來，什么“領(lǐng)導(dǎo)親自到會(huì)作重要講話”、“領(lǐng)導(dǎo)親自主持會(huì)議”、“領(lǐng)導(dǎo)親自參加植樹活動(dòng)”、“領(lǐng)導(dǎo)親自到建筑工地視察”等等。在一份簡報(bào)里有這樣一段話：“在落實(shí)知識(shí)分子政策中，各單位黨組織的主要負(fù)責(zé)人，親自主持研究方案，親自開會(huì)部署、作動(dòng)員，親自主持召開知識(shí)分子座談會(huì)，親自參加談心活動(dòng)。”短短六十多個(gè)字，竟用了四個(gè)“親自”，實(shí)在是用濫了，不僅完全多余，而且成了一種毛病，使人感到俗不可耐。目前在人們當(dāng)中傳為笑談的所謂“親自吃飯”、“親自睡覺”、“親自打牌”，“親自跳舞”等，都是對(duì)濫用“親自”的一種譏諷和嘲笑。
那么，為什么一些作者愛用“親自”呢?無非兩個(gè)方面的原因：一是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作、某個(gè)事件、某項(xiàng)活動(dòng)的重視；二是強(qiáng)調(diào)事情本身的重要，借領(lǐng)導(dǎo)參與、涉足的名義，擴(kuò)大影響。也還有的認(rèn)為里面難免有“取悅”、“討好”、為領(lǐng)導(dǎo)“貼金”之嫌，這就說不清楚了。
其實(shí)，不論強(qiáng)調(diào)某項(xiàng)工作的重要，還是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)的重視，都完全可以不用“親自”而同樣能夠達(dá)到目的。比如前述那份簡報(bào)中的一段話，如果把它改為：“在落實(shí)知識(shí)分子政策中，各單位黨組織的主要負(fù)責(zé)人，主持研究方案、開會(huì)部署、作動(dòng)員，并召開知識(shí)分子座談會(huì)，參加談心活動(dòng)?！辈皇墙z毫無損于領(lǐng)導(dǎo)的重視嗎?因?yàn)橐呀?jīng)有了主要負(fù)責(zé)人，那么對(duì)于“主持”，人們決不會(huì)理解為是別的人的活動(dòng)；同樣的，開座談會(huì)、作動(dòng)員、參加談心活動(dòng)，也決不會(huì)算到別人的帳上。如此說來，那四次出現(xiàn)的“親自”二字，都是多余的了。但愿在我們的機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，盡可能以至杜絕多余的話，多余的詞和字，使它更樸實(shí)，更雅致，更大方。
三說“問題”?！皢栴}”一詞，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中使用得更多、更普遍、也更隨便。以至于用成了“問題”，人們往往還不認(rèn)識(shí)它是“問題”，可見“問題”到了何等嚴(yán)重的地步。下面是一篇關(guān)于小城鎮(zhèn)建設(shè)的調(diào)查報(bào)告中的一段話：“目前，小城鎮(zhèn)建設(shè)需要研究和解決的有六個(gè)問題。一、具體政策問題，主要有：(1)關(guān)于建鎮(zhèn)問題。這個(gè)問題又包括兩個(gè)問題……?！弊x了這段不太長的文字，首先一個(gè)感覺，就是很別扭。大問題套著小問題，好象在做文字游戲。仔細(xì)分析全文，作者所說的“建鎮(zhèn)問題”，是指建鎮(zhèn)的標(biāo)準(zhǔn)，以及建鎮(zhèn)后的職能和待遇。這本來可以直截了當(dāng)?shù)鼐唧w寫出來，卻偏要用“……”問題”來概括，往往把本質(zhì)的東西淹沒在不恰當(dāng)、不確切、更不高明的概括之中了。機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的概括，一定要準(zhǔn)確、明晰、貼切，不能大而化之，籠而統(tǒng)之。上述調(diào)查報(bào)告中的“關(guān)于建鎮(zhèn)問題”，干脆明明白白地寫成“建鎮(zhèn)的標(biāo)準(zhǔn)和建鎮(zhèn)后的職能等沒有明確規(guī)定”，豈不是更清楚嗎?這樣反倒可以免除一些“問題”。
那么，為什么在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中一些同志愛用“問題”呢?原因有：
第一，對(duì)所要寫的事物缺乏認(rèn)真、深入的分析和思考，沒有找到事物的內(nèi)在規(guī)律，而滿足于一般的現(xiàn)象羅列。客觀事物是極其復(fù)雜的。要認(rèn)清它的本質(zhì)，必須下一番苦功夫，動(dòng)一番腦子，善于把感性的認(rèn)識(shí)上升為理性的認(rèn)識(shí)。這樣才能反映深刻，才不至于停留于表面，才可以避免甲乙丙丁的現(xiàn)象羅列。一般來說，在任何一個(gè)具體事情、具體矛盾、具體概念上冠以“問題”二字，都是比較簡單，比較容易，對(duì)作者也是比較輕松的。但是，我們決不能圖簡便、圖輕松，而使得機(jī)關(guān)應(yīng)用文失于平庸、浮泛。
第二，對(duì)修辭不夠講究，缺乏應(yīng)有的修辭知識(shí)。任何文章的寫作都要注重修辭，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作同樣如此。在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中，也要對(duì)語言精心選擇加工，以增強(qiáng)語言表達(dá)的效果。如“問題”一詞，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中雖然是常用的詞匯，但每次使用都應(yīng)掌握得當(dāng)，該用則用，該舍則舍，該變通則變通，免得重復(fù)、哆嗦，落俗套，破壞了整個(gè)文章的語言美。在一篇調(diào)查報(bào)告中有這樣一段話：“我們感到這里反映的主要問題是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)不重視的問題，缺乏得力措施的問題，也是干部和職工政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)低的問題?！边@里面連續(xù)用了四個(gè)“問題”，但并沒有給人多少新思想，新意境，相反地卻使得語言乏味，更談不上語言美。實(shí)際上，如果稍加變換，去掉幾個(gè)“問題”，改為“我們感到這里反映的主要問題，一是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)不重視，二是缺乏得力措施，三是干部和職工政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)低?！奔炔皇г?，又簡捷明快，讀起來也流暢、順口，特別是避免了“問題”來，“問題”去，給人俗不可耐的感覺。
可見，只要認(rèn)真，只要精心，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中到處使用“問題”的現(xiàn)象，是完全可以避免的。
四說“進(jìn)行”?！斑M(jìn)行”一詞，不僅是機(jī)關(guān)應(yīng)用文喜歡用，許多文章都喜歡用，有時(shí)甚至用得過于隨便，以至一九八三年五月十四日的《人民日?qǐng)?bào)》“今日談”，專門為此發(fā)表評(píng)論，題目就是：《革命尚未“取得”成功，同志仍須“進(jìn)行”努力》。評(píng)論指出，不少文章中的“進(jìn)行”式，完全是畫蛇添足。其實(shí)，這種現(xiàn)象太普遍了。請(qǐng)看一篇簡報(bào)中的一段話：
“公司黨委獲悉司機(jī)×××在密云縣出了事故，撞傷一名趕大車的社員以后，當(dāng)天晚上就開會(huì)進(jìn)行了研究。會(huì)上決定對(duì)×××要進(jìn)行批評(píng)教育，并且決定派人到密云縣×××公社對(duì)該受傷的社員進(jìn)行慰問，對(duì)其所受的損失進(jìn)行賠償，同時(shí)通報(bào)全體職工，向大家進(jìn)行安全教育?！?BR> 這段話只有一百多個(gè)字，卻連用了五個(gè)“進(jìn)行”。實(shí)際上，仔細(xì)推敲一下，所有的“進(jìn)行”都可以去掉?！伴_會(huì)進(jìn)行了研究”，改為“開會(huì)作了研究”不是也可以嗎?“對(duì)×××要進(jìn)行批評(píng)教育”，改為“對(duì)×××要給以批評(píng)教育”，也決不比“進(jìn)行”差。“對(duì)受傷的社員進(jìn)行慰問”，也可以改為派人到密云縣“慰問受傷社員”，既簡化了句式，也節(jié)約了文字?！皩?duì)其所受的損失進(jìn)行賠償”，改為“賠償其損失”，豈不更痛快嗎?“向大家進(jìn)行安全教育”，也可改為“教育大家重視交通安全”。
從這樣的修改中，可以發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的情況，即用“進(jìn)行”的時(shí)候，句子中常常有一個(gè)“對(duì)”字或“向”字。凡是以“對(duì)”字為開頭的句式出現(xiàn)時(shí)，一般都少不了“進(jìn)行”，因?yàn)椤皩?duì)”字后面的動(dòng)詞常常要求一種復(fù)雜的形式，不能孤零零地存在，于是就得添個(gè)“進(jìn)行”。如“同志們對(duì)他的發(fā)言進(jìn)行了議論”，既然“對(duì)”字存在，就不能寫作“同志們對(duì)他的發(fā)言議論”，少了“進(jìn)行”還不行。看來，少用“進(jìn)行”，不用“進(jìn)行”，好的辦法是變換句式，不用“對(duì)”，因而也就可以不用“進(jìn)行”。如“同志們對(duì)他在小組會(huì)上的發(fā)言進(jìn)行了議論”。改為“同志們議論了他在小組會(huì)上的發(fā)言”，“對(duì)班里作出的決定，個(gè)別學(xué)生仍然進(jìn)行反對(duì)”，改為“個(gè)別學(xué)生仍然反對(duì)班里的決定”。
為減少“進(jìn)行”，改變句式是個(gè)好辦法。但關(guān)鍵是把“進(jìn)行”的正確用法弄清楚?！斑M(jìn)行”這個(gè)詞，有從事、作、開展等意思。比較常見的用法，是在它們后面加上原來作謂語的雙音節(jié)動(dòng)詞，組成述語賓語結(jié)構(gòu)的句子。比如：
春節(jié)前，對(duì)槍支彈藥以及其它易爆易燃物品要認(rèn)真進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)漏洞，及時(shí)堵塞。
對(duì)歧視婦女兒童、不贍養(yǎng)老人的人，要進(jìn)行批評(píng)教育。
聽到社會(huì)上各種不同的議論，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分析，不能隨聲附和。
教育制度、教育內(nèi)容、教育方法、教育手段，必須進(jìn)行改革，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
從上述句子中可以看出，單從語法結(jié)構(gòu)上說，用不用“進(jìn)行”都念得通；而從語氣上說，用不用“進(jìn)行”卻不完全一樣。應(yīng)該說，這是“進(jìn)行”在用法上的一個(gè)特點(diǎn)。那么，究竟在什么情況下使用“進(jìn)行”好呢?根據(jù)長期以來機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中形成的習(xí)慣，在兩種情況下使用“進(jìn)行”為宜。
一種是比較莊重的正式的行為。如“有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行整黨，使黨風(fēng)根本好轉(zhuǎn)”;“黨要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)共青團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)，支持它按照青年的特點(diǎn)進(jìn)行工作”。這里的“整黨”、“工作”等，都是比較嚴(yán)肅的事情，特別是在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，以“進(jìn)行”表述，顯得莊重。當(dāng)然，用開展工作、開展整黨，也決不是完全不可以。
再一種是持續(xù)的行為。如政府工作報(bào)告發(fā)表后，“廣大干部正在進(jìn)行學(xué)習(xí)和討論”。這項(xiàng)活動(dòng)的確是進(jìn)行式，它不是短暫的，而是要持續(xù)一段時(shí)期，用“進(jìn)行”表述比較恰當(dāng)。
明白了這個(gè)道理，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作中，對(duì)“進(jìn)行”的使用，應(yīng)該慎重從事，不可馬馬虎虎，信手寫來，到處亂用。一定要做到，該用則用，不該用不用。免得再出現(xiàn)“革命尚未‘取得’成功，同志仍須‘進(jìn)行’努力”那樣的笑話。