一、檔案的分類
（一）相關(guān)知識(shí)
1．檔案分類的含義
檔案分類是按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。
2．常用的檔案分類方法
（1）年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個(gè)類別。
（2）組織機(jī)構(gòu)分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)文書處理階段和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將檔案分成若干類別。
（3）問題分類法。問題分類法是以文件內(nèi)容所涉及的問題為根據(jù)，將檔案分成各個(gè)類別。
3．檔案分類方法的結(jié)合運(yùn)用
通常將幾種分類方法結(jié)合使用，形成復(fù)式分類法。
（1）年度一組織機(jī)構(gòu)分類法。先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)再按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
（2）年度一問題分類法。先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)再按問題進(jìn)行分類。
（3）組織機(jī)構(gòu)一年度分類法。先將立檔單位內(nèi)的檔案按照內(nèi)部機(jī)構(gòu)分類，然后在每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)類下再按年度分類。
（4）問題一年度分類法。先將立檔單位內(nèi)的檔案按照問題分類，然后在每個(gè)問題類下再按年度分類。
在實(shí)際工作中，人們往往結(jié)合保管期限進(jìn)行分類，如：年度一組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法、年度一問題一—保管期限分類法、年度一保管期限一組織機(jī)構(gòu)分類法、年度—保管期限一問題分類法、保管期限一年度一組織機(jī)構(gòu)分類法、保管期限一年度一問題分類法。
4．檔案分類的要求
（1）正確判定檔案文件所屬年度。文件上有屬于不同年度的幾種日期，以能說明該文件特點(diǎn)的日期作為分類的根據(jù)。如：法律、法令和條例等法規(guī)性文件，以批準(zhǔn)日期為根據(jù)（公布生效的文件，以公布日期為根據(jù)）；指示、命令等領(lǐng)導(dǎo)性文件以簽署日期為根據(jù)；會(huì)議記錄以開會(huì)日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以內(nèi)容針對(duì)時(shí)間為根據(jù)，跨年度的計(jì)劃可放在開始年度，跨年度的總結(jié)可放入后年度。
文件上沒有注明日期，判定和考證文件的準(zhǔn)確日期或接近日期。通過分析文件的內(nèi)容，研究文件的制成材料、格式、字體和各種標(biāo)記，或者與已有準(zhǔn)確日期的同類文件比較、對(duì)照來判定該文件的日期。
（2）正確判斷檔案文件所屬機(jī)構(gòu)。按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，對(duì)涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)的文件，應(yīng)遵循有關(guān)的規(guī)定，將文件合理而有規(guī)律地歸入相應(yīng)的類別。
（二）示例分析
新成立的××公司是一家小型企業(yè)，秘書鐘苗兼管檔案工作，她采用組織機(jī)構(gòu)一年度一保管期限分類法進(jìn)行檔案的分類。公司成立5年多來，總經(jīng)理換了兩任，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁，部門的調(diào)整大，而鐘苗采用的檔案分類方法一直沒有變化。一天，總經(jīng)理要查一份4年前的文件，由于部門的變動(dòng)，鐘苗已經(jīng)記不清這份文件的形成部門了。結(jié)果翻遍了柜子，才找到這份文件。
點(diǎn)評(píng)：檔案的分類要有一個(gè)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和原則。秘書應(yīng)該根據(jù)本單位的規(guī)模、部門設(shè)置等選擇合適的分類方法，機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁的單位不宜采用組織機(jī)構(gòu)一年序—保管期限分類法。該公司要提高檔案整理和利用效率，應(yīng)該改用年度一組織機(jī)構(gòu)一保管期限分類法。
（三）工作程序
1．了解文件形成情況
在單位的工作活動(dòng)中會(huì)不斷產(chǎn)生文件材料。單位的工作性
質(zhì)、規(guī)模不同，形成的檔案文件的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容也各異。因此，要搞清楚形成的檔案文件的具體情況。
2．分析檔案形成單位情況
充分考慮單位的大小、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定狀況和組織機(jī)構(gòu)界限的清晰程度。
3．選擇檔案分類方法
年度分類法簡單易行，是運(yùn)用為廣泛的一種方法。適用于組織機(jī)構(gòu)界限不清、檔案數(shù)量少的單位。
組織機(jī)構(gòu)分類法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，歸檔比較準(zhǔn)確，共同內(nèi)容的文件相對(duì)集中，便于查找利用檔案。適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位。
問題分類法能夠較好地反映文件在內(nèi)容上的聯(lián)系，使相同性質(zhì)的檔案得到集中，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度。適用于職能分工界限不清，檔案數(shù)量少的單位。
4．文件歸類
根據(jù)文件的形成時(shí)間、形成者和內(nèi)容，將文件歸人相應(yīng)的類別中。
（四）注意事項(xiàng)
采用問題分類法應(yīng)做到，根據(jù)單位的職權(quán)范圍和工作職能以及文件的實(shí)際情況設(shè)類，類目設(shè)置符合實(shí)際，反映立檔單位的主要面貌，類目體系簡明、合乎邏輯，按文件的主要內(nèi)容有規(guī)律地歸類，不任意劃分類別，不隨意設(shè)虛類。
二、檔案檢索工具的編制
（一）相關(guān)知識(shí)
1．檔案檢索工作的內(nèi)容
檔案檢索工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和存儲(chǔ)，并根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，包括檔案信息存儲(chǔ)和信息查檢兩方面工作。存儲(chǔ)和查檢是密切相連、不可分割的，存儲(chǔ)是查檢的前提，查檢是存儲(chǔ)的目的。檔案檢索工作是檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。
2．檔案檢索工具的含義
檔案檢索工具是揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。檔案檢索工具是連接檔案管理者與利用者的紐帶，檔案管理者借助它可以迅速準(zhǔn)確地按需提供檔案，利用者通過它可以了解儲(chǔ)存檔案的基本情況。
3．檔案檢索工具的類型
為了提高利用的效率和質(zhì)量，需根據(jù)實(shí)際情況，編制各種類型的檢索工具。檔案檢索工具有：
（1）歸檔文件目錄。由不同條目按照一定的體系和方法排列而成，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。
（2）分類目錄。按照體系分類法的基本原理，將檔案主題按《中國檔案分類法》的邏輯體系組織檢索工具。分類目錄一般采用卡片式，即分類卡片，一文一卡或一卷一卡。
（3）主題目錄。按照主題法的原理，依據(jù)主題詞的字順組織起來的檢索工具。
（4）人名索引。揭示檔案中涉及的人物并指明其出處的檢索工具。人名索引主要包括人名和檔號(hào)兩部分。
（5）全宗指南。以文章敘述形式介紹某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的書本式檢索工具。
（二）示例分析
天地公司成立之初，形成的檔案材料不多，將歸檔的案卷分類放入檔案柜。每次查閱檔案，都是直接到檔案柜中去翻找。隨著時(shí)間的推移．公司發(fā)展壯大，形成的檔案數(shù)量越來越多，查找檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)找尋速度慢甚至找不到所需檔案的情況。于是，公司任用專人編制檢索工具，解決查找檔案難的問題，同時(shí)培訓(xùn)秘書學(xué)習(xí)檢索工具的使用方法，這大大提高了查找檔案的效率。
點(diǎn)評(píng)：檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。是檔案管理者和利用者之間交流的工具。借助檔案檢索工具可以了解存儲(chǔ)檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量及存放情況，幫助人們從大量的檔案中找到所需的文件材料。因此，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，編制各種檢索工具，便于檔案的查找。
（三）工作程序
（1）選擇檢索工具。每種檢索工具的作用和功能不同，要根據(jù)查找利用的需求，選擇編制檢索工作的類型。選擇和記錄檔案的特征。
（2）分析檔案的內(nèi)容，選擇檔案中有檢索作用特征的信息，如文件作者、題名、時(shí)間、主題詞等記錄下來。
（3）形成檔案條目。將檔案的特征按照一定的順序加以排列：
（4）成檢索工具。按照一定的規(guī)則，對(duì)形成的條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，構(gòu)成檢索工具。
（四）注意事項(xiàng)
（1）檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具。
（2）為了滿足多方面的利用需求，應(yīng)編制不同功能的檢索工具。
三、檔案的鑒定
（一）相關(guān)知識(shí)
1．檔案鑒定工作的內(nèi)容
檔案鑒定是按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。
2．檔案保管期限
根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期3種。永久保存就是將檔案無限期地保存下去；長期保存，一般指保存16年～50年左右；短期保存，__般指保存15年（含15年）以下。保管期限的計(jì)算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起。
3．檔案鑒定工作的要求
（1）逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容。
（2）綜合分析文件的各方面特征。
（3）結(jié)合檔案的需求判定檔案價(jià)值。
（二）示例分析
隨著天地公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，公司每年形成的檔案越來越多，一些定期和長期保管的檔案保管期滿。為了使真正有保存價(jià)值的文件材料保存下來，避免有價(jià)值的檔案淹沒在大量無保存價(jià)值的檔案中，天地公司決定進(jìn)行檔案鑒定。鐘苗參與了這次鑒定工作，事后，她專門去感謝經(jīng)理說讓她又進(jìn)修了一回。她從中學(xué)到了什么？
點(diǎn)評(píng)：按照規(guī)定單位保存的檔案到一定的年限要進(jìn)行價(jià)值的復(fù)審，審查這些檔案是否確已喪失保存價(jià)值，如果尚存一定保存價(jià)值，則重新確定保管期限，繼續(xù)保存，如果確已喪失保存價(jià)值，則編制銷毀清冊(cè)報(bào)批。對(duì)沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀時(shí)應(yīng)該慎重，沒有主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，決不允許私自銷毀。鑒定工作至關(guān)重要，關(guān)系到檔案的存毀，秘書要綜合考慮各方面因素，全面地把握檔案的價(jià)值。
（三）工作程序
1．判斷文件是否需要保存
對(duì)文件價(jià)值進(jìn)行初步判斷，確定文件是否有保存價(jià)值，是否屬于歸檔范圍。
2．分析檔案價(jià)值
（1）分析檔案來源。分析檔案的形成者和文件的責(zé)任者，判定檔案的價(jià)值。不同來源的文件往往有不同的價(jià)值。一般說來，重要單位、人物形成的檔案的價(jià)值相對(duì)較大；本單位形成的檔案比外單位形成的檔案價(jià)值要大；以單位名義形成的文件的保存價(jià)值大于單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成的文件。
（2）分析檔案的內(nèi)容。分析檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性與時(shí)效性，判定檔案的價(jià)值，這是鑒定檔案價(jià)值的一個(gè)重要的方面。檔案的價(jià)值是通過內(nèi)容體現(xiàn)出來的。一般說來，反映黨和國家有關(guān)方針政策、反映本單位主要職能活動(dòng)的文件保存價(jià)值較大；一般性日常事務(wù)性活動(dòng)和內(nèi)容重復(fù)性的文件，其保存價(jià)值就小些；內(nèi)容獨(dú)特、新穎的檔案對(duì)利用者有較大的吸引力，
具有較高的價(jià)值。文件的時(shí)效性對(duì)檔案的價(jià)值具有直接影響，要分析文件在不同階段的利用價(jià)值。
（3）分析檔案的形式特征。分析文件形成時(shí)間、名稱、稿本和外形特征，判定檔案的價(jià)值。
文件產(chǎn)生的時(shí)間不同，其價(jià)值也不同。一般來說，文件產(chǎn)生的時(shí)間越早，保存量越小，越珍貴。
文件的不同名稱具有特定的性能和用途，可以在一定程度上反映出文件的價(jià)值。一般說來，決定、決議、命令、批示、條例、紀(jì)要、報(bào)告等比通知、簡報(bào)、來往函件價(jià)值要高，保管期限要長。
文件有草稿、定稿、正本、副本等不同稿本。一般來講，定稿、正本的價(jià)值大些，草稿、副本價(jià)值就要小些。
文件的制成材料、記錄方式、筆跡等外形特征也影響檔案的價(jià)值。檔案上有人物的重要批示、簽字，檔案的價(jià)值就大。
（4）分析檔案的技術(shù)因素。分析檔案內(nèi)容的技術(shù)水平或其所反映的對(duì)象的技術(shù)水平，判定檔案的價(jià)值。檔案所記載和反映對(duì)象和內(nèi)容的技術(shù)水平越高，檔案的價(jià)值量也就越大，保管期限也就越長。
（5）分析檔案的功能因素。檔案所具有的功能作用對(duì)其價(jià)值大小有影響。功能不同，作用也有差異。
3．確定文件的保管期限
永久保管的檔案主要是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。
長期保管的檔案主要是反映本單位一般工作活動(dòng)、在較長時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值的文件材料。
短期保管的檔案主要是在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值和參考作用的文件材料。
4．對(duì)保管的檔案進(jìn)行復(fù)審
對(duì)保管期滿的定期保存檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審，審查其是否確實(shí)喪失保存價(jià)值，確定是繼續(xù)保存還是予以銷毀。
（四）注意事項(xiàng)
（1）經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)。
（2）對(duì)要銷毀的檔案要編制銷毀清冊(cè)。
（五）相關(guān)鏈接
1．檔案鑒定的意義
檔案鑒定是解決檔案龐雜與精煉間矛盾的主要途徑，能夠節(jié)約檔案保管成本，減輕庫房、設(shè)備的負(fù)擔(dān)，緩和庫房和設(shè)備緊張狀況，利于集中人力、物力對(duì)重要檔案進(jìn)行保管。
2．檔案價(jià)值鑒定的原則
從整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。
四、檔案庫房及存儲(chǔ)檔案的管理
（一）相關(guān)知識(shí)
1．檔案保管工作的含義與內(nèi)容
檔案保管是根據(jù)檔案的成分和狀況所進(jìn)行的存放管理和維護(hù)完整與安全的活動(dòng)。檔案保管工作的內(nèi)容包括：檔案的庫房管理、檔案流動(dòng)中的保護(hù)以及為延長檔案壽命而采取的技術(shù)處理。
2．檔案保管工作的要求
（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵。
（2）保持庫房的清潔衛(wèi)生。
（二）示例分析
天地公司利用辦公用房作為檔案庫房，庫房內(nèi)沒有配備通風(fēng)及調(diào)節(jié)庫房溫濕度的必要設(shè)備。檔案人員在檔案保管中，滿足于做好檔案的移進(jìn)和移出工作，認(rèn)為只要把檔案存放好就可以了，沒有對(duì)檔案保存環(huán)境和保存的檔案進(jìn)行檢查，沒有實(shí)施應(yīng)有的保管措施。由于庫房潮濕，保存的檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉甚至被蟲蛀的情況。
點(diǎn)評(píng)：為了防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，檔案庫房中
要放置檔案保管的技術(shù)設(shè)備，做到防潮、防水、防蟲、防霉、防其他各種隱患。要建立健檔案保管制度，定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。
（三）工作程序
1．了解檔案庫房的編號(hào)
檔案庫房有兩種編號(hào)方法：一是為所有的庫房編制統(tǒng)一的順序號(hào)；二是根據(jù)庫房所在方位及庫房建筑的特征進(jìn)行編號(hào)。樓房內(nèi)的庫房自下而上分層編號(hào)，每層的房間從樓梯口入口處自左至右順序編號(hào)；平房應(yīng)先分院或排，然后從左至右統(tǒng)一按順序編號(hào)。庫房編號(hào)含樓號(hào)、層號(hào)、房問號(hào)。
2．熟悉檔案柜架的擺放與編號(hào)
形狀、規(guī)格、質(zhì)地不同的柜架要分類集中。檔案柜架的排放應(yīng)大限度地利用庫房空間，柜架的兩端應(yīng)與墻壁保持一定距離，與窗戶呈垂直走向排列，避免陽光直射。檔案柜架號(hào)自房間入口處計(jì)，從左到右依次編排；擱板號(hào)以一組檔案柜架為準(zhǔn)，從上到下依次編排，如五節(jié)柜的擱板號(hào)自上而下依次為1號(hào)～5號(hào)。
3．調(diào)節(jié)保管場所的溫濕度
檔案庫房溫濕度與檔案的壽命有密切關(guān)系。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，保管一般紙質(zhì)檔案的溫度為14℃～20℃，相對(duì)濕度為50%～65%，一晝夜允許溫度變化范圍為±2℃，濕度為±5%。
4．進(jìn)行衛(wèi)生、安全檢查
衛(wèi)生檢查是查看庫房的清潔狀況，清除灰塵、垃圾，保持庫房內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。
檔案安全檢查包括：檢查檔案有無被遺失、泄密、破損情況，查找不安全隱患；檢查檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色、潮濕發(fā)霉情況；檢查消防器械是否齊全，門窗是否牢固；檢查保存檔案數(shù)量是否與登記的數(shù)量相符；檢查檔案保管各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。檢查的情況要進(jìn)行記錄。
5．進(jìn)行檔案流動(dòng)中的保護(hù)
利用檔案中的借閱與退還，都要移動(dòng)檔案。為了防止檔案的損壞，要在醒目處張貼借閱檔案的保護(hù)措施要求。
借閱檔案要履行登記和交接手續(xù)，易損檔案和特別珍貴檔案一般只提供復(fù)制品，原件不宜借出檔案室；未經(jīng)整理的零散檔案不宜外借。檔案管理人員接觸檔案時(shí)應(yīng)穿工作服，戴手套，輕拿輕放檔案；檔案存放方式要利于存??；存取檔案應(yīng)連同包裝材料一同取出、放回；復(fù)制檔案應(yīng)以不損壞原檔案為前提。檔案利用者在閱讀檔案時(shí)不得1吸煙、喝水、吃食物，不許在檔案上涂改、做標(biāo)記。
（四）注意事項(xiàng)
1．庫房布局的安排
庫房布局是對(duì)庫房的使用安排及對(duì)庫區(qū)房間和保管區(qū)段的劃分。庫房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類的檔案應(yīng)盡量安排在一個(gè)房間或幾個(gè)相鄰的房間中；辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫房門口及樓梯間，業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)盡量布置在庫房的一樓；利用頻率較高的檔案應(yīng)存放在靠近辦公室的房間里。
2．建立檔案保管制度
包括檔案定期檢查制度、安全制度、檔案進(jìn)出庫房登記制度、設(shè)備管理制度、衛(wèi)生制度等。
（一）相關(guān)知識(shí)
1．檔案分類的含義
檔案分類是按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。
2．常用的檔案分類方法
（1）年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個(gè)類別。
（2）組織機(jī)構(gòu)分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)文書處理階段和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將檔案分成若干類別。
（3）問題分類法。問題分類法是以文件內(nèi)容所涉及的問題為根據(jù)，將檔案分成各個(gè)類別。
3．檔案分類方法的結(jié)合運(yùn)用
通常將幾種分類方法結(jié)合使用，形成復(fù)式分類法。
（1）年度一組織機(jī)構(gòu)分類法。先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)再按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
（2）年度一問題分類法。先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)再按問題進(jìn)行分類。
（3）組織機(jī)構(gòu)一年度分類法。先將立檔單位內(nèi)的檔案按照內(nèi)部機(jī)構(gòu)分類，然后在每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)類下再按年度分類。
（4）問題一年度分類法。先將立檔單位內(nèi)的檔案按照問題分類，然后在每個(gè)問題類下再按年度分類。
在實(shí)際工作中，人們往往結(jié)合保管期限進(jìn)行分類，如：年度一組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法、年度一問題一—保管期限分類法、年度一保管期限一組織機(jī)構(gòu)分類法、年度—保管期限一問題分類法、保管期限一年度一組織機(jī)構(gòu)分類法、保管期限一年度一問題分類法。
4．檔案分類的要求
（1）正確判定檔案文件所屬年度。文件上有屬于不同年度的幾種日期，以能說明該文件特點(diǎn)的日期作為分類的根據(jù)。如：法律、法令和條例等法規(guī)性文件，以批準(zhǔn)日期為根據(jù)（公布生效的文件，以公布日期為根據(jù)）；指示、命令等領(lǐng)導(dǎo)性文件以簽署日期為根據(jù)；會(huì)議記錄以開會(huì)日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以內(nèi)容針對(duì)時(shí)間為根據(jù)，跨年度的計(jì)劃可放在開始年度，跨年度的總結(jié)可放入后年度。
文件上沒有注明日期，判定和考證文件的準(zhǔn)確日期或接近日期。通過分析文件的內(nèi)容，研究文件的制成材料、格式、字體和各種標(biāo)記，或者與已有準(zhǔn)確日期的同類文件比較、對(duì)照來判定該文件的日期。
（2）正確判斷檔案文件所屬機(jī)構(gòu)。按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，對(duì)涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)的文件，應(yīng)遵循有關(guān)的規(guī)定，將文件合理而有規(guī)律地歸入相應(yīng)的類別。
（二）示例分析
新成立的××公司是一家小型企業(yè)，秘書鐘苗兼管檔案工作，她采用組織機(jī)構(gòu)一年度一保管期限分類法進(jìn)行檔案的分類。公司成立5年多來，總經(jīng)理換了兩任，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁，部門的調(diào)整大，而鐘苗采用的檔案分類方法一直沒有變化。一天，總經(jīng)理要查一份4年前的文件，由于部門的變動(dòng)，鐘苗已經(jīng)記不清這份文件的形成部門了。結(jié)果翻遍了柜子，才找到這份文件。
點(diǎn)評(píng)：檔案的分類要有一個(gè)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和原則。秘書應(yīng)該根據(jù)本單位的規(guī)模、部門設(shè)置等選擇合適的分類方法，機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁的單位不宜采用組織機(jī)構(gòu)一年序—保管期限分類法。該公司要提高檔案整理和利用效率，應(yīng)該改用年度一組織機(jī)構(gòu)一保管期限分類法。
（三）工作程序
1．了解文件形成情況
在單位的工作活動(dòng)中會(huì)不斷產(chǎn)生文件材料。單位的工作性
質(zhì)、規(guī)模不同，形成的檔案文件的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容也各異。因此，要搞清楚形成的檔案文件的具體情況。
2．分析檔案形成單位情況
充分考慮單位的大小、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定狀況和組織機(jī)構(gòu)界限的清晰程度。
3．選擇檔案分類方法
年度分類法簡單易行，是運(yùn)用為廣泛的一種方法。適用于組織機(jī)構(gòu)界限不清、檔案數(shù)量少的單位。
組織機(jī)構(gòu)分類法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，歸檔比較準(zhǔn)確，共同內(nèi)容的文件相對(duì)集中，便于查找利用檔案。適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位。
問題分類法能夠較好地反映文件在內(nèi)容上的聯(lián)系，使相同性質(zhì)的檔案得到集中，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度。適用于職能分工界限不清，檔案數(shù)量少的單位。
4．文件歸類
根據(jù)文件的形成時(shí)間、形成者和內(nèi)容，將文件歸人相應(yīng)的類別中。
（四）注意事項(xiàng)
采用問題分類法應(yīng)做到，根據(jù)單位的職權(quán)范圍和工作職能以及文件的實(shí)際情況設(shè)類，類目設(shè)置符合實(shí)際，反映立檔單位的主要面貌，類目體系簡明、合乎邏輯，按文件的主要內(nèi)容有規(guī)律地歸類，不任意劃分類別，不隨意設(shè)虛類。
二、檔案檢索工具的編制
（一）相關(guān)知識(shí)
1．檔案檢索工作的內(nèi)容
檔案檢索工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和存儲(chǔ)，并根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，包括檔案信息存儲(chǔ)和信息查檢兩方面工作。存儲(chǔ)和查檢是密切相連、不可分割的，存儲(chǔ)是查檢的前提，查檢是存儲(chǔ)的目的。檔案檢索工作是檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。
2．檔案檢索工具的含義
檔案檢索工具是揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。檔案檢索工具是連接檔案管理者與利用者的紐帶，檔案管理者借助它可以迅速準(zhǔn)確地按需提供檔案，利用者通過它可以了解儲(chǔ)存檔案的基本情況。
3．檔案檢索工具的類型
為了提高利用的效率和質(zhì)量，需根據(jù)實(shí)際情況，編制各種類型的檢索工具。檔案檢索工具有：
（1）歸檔文件目錄。由不同條目按照一定的體系和方法排列而成，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。
（2）分類目錄。按照體系分類法的基本原理，將檔案主題按《中國檔案分類法》的邏輯體系組織檢索工具。分類目錄一般采用卡片式，即分類卡片，一文一卡或一卷一卡。
（3）主題目錄。按照主題法的原理，依據(jù)主題詞的字順組織起來的檢索工具。
（4）人名索引。揭示檔案中涉及的人物并指明其出處的檢索工具。人名索引主要包括人名和檔號(hào)兩部分。
（5）全宗指南。以文章敘述形式介紹某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的書本式檢索工具。
（二）示例分析
天地公司成立之初，形成的檔案材料不多，將歸檔的案卷分類放入檔案柜。每次查閱檔案，都是直接到檔案柜中去翻找。隨著時(shí)間的推移．公司發(fā)展壯大，形成的檔案數(shù)量越來越多，查找檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)找尋速度慢甚至找不到所需檔案的情況。于是，公司任用專人編制檢索工具，解決查找檔案難的問題，同時(shí)培訓(xùn)秘書學(xué)習(xí)檢索工具的使用方法，這大大提高了查找檔案的效率。
點(diǎn)評(píng)：檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。是檔案管理者和利用者之間交流的工具。借助檔案檢索工具可以了解存儲(chǔ)檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量及存放情況，幫助人們從大量的檔案中找到所需的文件材料。因此，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，編制各種檢索工具，便于檔案的查找。
（三）工作程序
（1）選擇檢索工具。每種檢索工具的作用和功能不同，要根據(jù)查找利用的需求，選擇編制檢索工作的類型。選擇和記錄檔案的特征。
（2）分析檔案的內(nèi)容，選擇檔案中有檢索作用特征的信息，如文件作者、題名、時(shí)間、主題詞等記錄下來。
（3）形成檔案條目。將檔案的特征按照一定的順序加以排列：
（4）成檢索工具。按照一定的規(guī)則，對(duì)形成的條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，構(gòu)成檢索工具。
（四）注意事項(xiàng)
（1）檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具。
（2）為了滿足多方面的利用需求，應(yīng)編制不同功能的檢索工具。
三、檔案的鑒定
（一）相關(guān)知識(shí)
1．檔案鑒定工作的內(nèi)容
檔案鑒定是按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。
2．檔案保管期限
根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期3種。永久保存就是將檔案無限期地保存下去；長期保存，一般指保存16年～50年左右；短期保存，__般指保存15年（含15年）以下。保管期限的計(jì)算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起。
3．檔案鑒定工作的要求
（1）逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容。
（2）綜合分析文件的各方面特征。
（3）結(jié)合檔案的需求判定檔案價(jià)值。
（二）示例分析
隨著天地公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，公司每年形成的檔案越來越多，一些定期和長期保管的檔案保管期滿。為了使真正有保存價(jià)值的文件材料保存下來，避免有價(jià)值的檔案淹沒在大量無保存價(jià)值的檔案中，天地公司決定進(jìn)行檔案鑒定。鐘苗參與了這次鑒定工作，事后，她專門去感謝經(jīng)理說讓她又進(jìn)修了一回。她從中學(xué)到了什么？
點(diǎn)評(píng)：按照規(guī)定單位保存的檔案到一定的年限要進(jìn)行價(jià)值的復(fù)審，審查這些檔案是否確已喪失保存價(jià)值，如果尚存一定保存價(jià)值，則重新確定保管期限，繼續(xù)保存，如果確已喪失保存價(jià)值，則編制銷毀清冊(cè)報(bào)批。對(duì)沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀時(shí)應(yīng)該慎重，沒有主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，決不允許私自銷毀。鑒定工作至關(guān)重要，關(guān)系到檔案的存毀，秘書要綜合考慮各方面因素，全面地把握檔案的價(jià)值。
（三）工作程序
1．判斷文件是否需要保存
對(duì)文件價(jià)值進(jìn)行初步判斷，確定文件是否有保存價(jià)值，是否屬于歸檔范圍。
2．分析檔案價(jià)值
（1）分析檔案來源。分析檔案的形成者和文件的責(zé)任者，判定檔案的價(jià)值。不同來源的文件往往有不同的價(jià)值。一般說來，重要單位、人物形成的檔案的價(jià)值相對(duì)較大；本單位形成的檔案比外單位形成的檔案價(jià)值要大；以單位名義形成的文件的保存價(jià)值大于單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成的文件。
（2）分析檔案的內(nèi)容。分析檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性與時(shí)效性，判定檔案的價(jià)值，這是鑒定檔案價(jià)值的一個(gè)重要的方面。檔案的價(jià)值是通過內(nèi)容體現(xiàn)出來的。一般說來，反映黨和國家有關(guān)方針政策、反映本單位主要職能活動(dòng)的文件保存價(jià)值較大；一般性日常事務(wù)性活動(dòng)和內(nèi)容重復(fù)性的文件，其保存價(jià)值就小些；內(nèi)容獨(dú)特、新穎的檔案對(duì)利用者有較大的吸引力，
具有較高的價(jià)值。文件的時(shí)效性對(duì)檔案的價(jià)值具有直接影響，要分析文件在不同階段的利用價(jià)值。
（3）分析檔案的形式特征。分析文件形成時(shí)間、名稱、稿本和外形特征，判定檔案的價(jià)值。
文件產(chǎn)生的時(shí)間不同，其價(jià)值也不同。一般來說，文件產(chǎn)生的時(shí)間越早，保存量越小，越珍貴。
文件的不同名稱具有特定的性能和用途，可以在一定程度上反映出文件的價(jià)值。一般說來，決定、決議、命令、批示、條例、紀(jì)要、報(bào)告等比通知、簡報(bào)、來往函件價(jià)值要高，保管期限要長。
文件有草稿、定稿、正本、副本等不同稿本。一般來講，定稿、正本的價(jià)值大些，草稿、副本價(jià)值就要小些。
文件的制成材料、記錄方式、筆跡等外形特征也影響檔案的價(jià)值。檔案上有人物的重要批示、簽字，檔案的價(jià)值就大。
（4）分析檔案的技術(shù)因素。分析檔案內(nèi)容的技術(shù)水平或其所反映的對(duì)象的技術(shù)水平，判定檔案的價(jià)值。檔案所記載和反映對(duì)象和內(nèi)容的技術(shù)水平越高，檔案的價(jià)值量也就越大，保管期限也就越長。
（5）分析檔案的功能因素。檔案所具有的功能作用對(duì)其價(jià)值大小有影響。功能不同，作用也有差異。
3．確定文件的保管期限
永久保管的檔案主要是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。
長期保管的檔案主要是反映本單位一般工作活動(dòng)、在較長時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值的文件材料。
短期保管的檔案主要是在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值和參考作用的文件材料。
4．對(duì)保管的檔案進(jìn)行復(fù)審
對(duì)保管期滿的定期保存檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審，審查其是否確實(shí)喪失保存價(jià)值，確定是繼續(xù)保存還是予以銷毀。
（四）注意事項(xiàng)
（1）經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)。
（2）對(duì)要銷毀的檔案要編制銷毀清冊(cè)。
（五）相關(guān)鏈接
1．檔案鑒定的意義
檔案鑒定是解決檔案龐雜與精煉間矛盾的主要途徑，能夠節(jié)約檔案保管成本，減輕庫房、設(shè)備的負(fù)擔(dān)，緩和庫房和設(shè)備緊張狀況，利于集中人力、物力對(duì)重要檔案進(jìn)行保管。
2．檔案價(jià)值鑒定的原則
從整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。
四、檔案庫房及存儲(chǔ)檔案的管理
（一）相關(guān)知識(shí)
1．檔案保管工作的含義與內(nèi)容
檔案保管是根據(jù)檔案的成分和狀況所進(jìn)行的存放管理和維護(hù)完整與安全的活動(dòng)。檔案保管工作的內(nèi)容包括：檔案的庫房管理、檔案流動(dòng)中的保護(hù)以及為延長檔案壽命而采取的技術(shù)處理。
2．檔案保管工作的要求
（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵。
（2）保持庫房的清潔衛(wèi)生。
（二）示例分析
天地公司利用辦公用房作為檔案庫房，庫房內(nèi)沒有配備通風(fēng)及調(diào)節(jié)庫房溫濕度的必要設(shè)備。檔案人員在檔案保管中，滿足于做好檔案的移進(jìn)和移出工作，認(rèn)為只要把檔案存放好就可以了，沒有對(duì)檔案保存環(huán)境和保存的檔案進(jìn)行檢查，沒有實(shí)施應(yīng)有的保管措施。由于庫房潮濕，保存的檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉甚至被蟲蛀的情況。
點(diǎn)評(píng)：為了防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，檔案庫房中
要放置檔案保管的技術(shù)設(shè)備，做到防潮、防水、防蟲、防霉、防其他各種隱患。要建立健檔案保管制度，定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。
（三）工作程序
1．了解檔案庫房的編號(hào)
檔案庫房有兩種編號(hào)方法：一是為所有的庫房編制統(tǒng)一的順序號(hào)；二是根據(jù)庫房所在方位及庫房建筑的特征進(jìn)行編號(hào)。樓房內(nèi)的庫房自下而上分層編號(hào)，每層的房間從樓梯口入口處自左至右順序編號(hào)；平房應(yīng)先分院或排，然后從左至右統(tǒng)一按順序編號(hào)。庫房編號(hào)含樓號(hào)、層號(hào)、房問號(hào)。
2．熟悉檔案柜架的擺放與編號(hào)
形狀、規(guī)格、質(zhì)地不同的柜架要分類集中。檔案柜架的排放應(yīng)大限度地利用庫房空間，柜架的兩端應(yīng)與墻壁保持一定距離，與窗戶呈垂直走向排列，避免陽光直射。檔案柜架號(hào)自房間入口處計(jì)，從左到右依次編排；擱板號(hào)以一組檔案柜架為準(zhǔn)，從上到下依次編排，如五節(jié)柜的擱板號(hào)自上而下依次為1號(hào)～5號(hào)。
3．調(diào)節(jié)保管場所的溫濕度
檔案庫房溫濕度與檔案的壽命有密切關(guān)系。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，保管一般紙質(zhì)檔案的溫度為14℃～20℃，相對(duì)濕度為50%～65%，一晝夜允許溫度變化范圍為±2℃，濕度為±5%。
4．進(jìn)行衛(wèi)生、安全檢查
衛(wèi)生檢查是查看庫房的清潔狀況，清除灰塵、垃圾，保持庫房內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。
檔案安全檢查包括：檢查檔案有無被遺失、泄密、破損情況，查找不安全隱患；檢查檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色、潮濕發(fā)霉情況；檢查消防器械是否齊全，門窗是否牢固；檢查保存檔案數(shù)量是否與登記的數(shù)量相符；檢查檔案保管各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。檢查的情況要進(jìn)行記錄。
5．進(jìn)行檔案流動(dòng)中的保護(hù)
利用檔案中的借閱與退還，都要移動(dòng)檔案。為了防止檔案的損壞，要在醒目處張貼借閱檔案的保護(hù)措施要求。
借閱檔案要履行登記和交接手續(xù)，易損檔案和特別珍貴檔案一般只提供復(fù)制品，原件不宜借出檔案室；未經(jīng)整理的零散檔案不宜外借。檔案管理人員接觸檔案時(shí)應(yīng)穿工作服，戴手套，輕拿輕放檔案；檔案存放方式要利于存??；存取檔案應(yīng)連同包裝材料一同取出、放回；復(fù)制檔案應(yīng)以不損壞原檔案為前提。檔案利用者在閱讀檔案時(shí)不得1吸煙、喝水、吃食物，不許在檔案上涂改、做標(biāo)記。
（四）注意事項(xiàng)
1．庫房布局的安排
庫房布局是對(duì)庫房的使用安排及對(duì)庫區(qū)房間和保管區(qū)段的劃分。庫房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類的檔案應(yīng)盡量安排在一個(gè)房間或幾個(gè)相鄰的房間中；辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫房門口及樓梯間，業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)盡量布置在庫房的一樓；利用頻率較高的檔案應(yīng)存放在靠近辦公室的房間里。
2．建立檔案保管制度
包括檔案定期檢查制度、安全制度、檔案進(jìn)出庫房登記制度、設(shè)備管理制度、衛(wèi)生制度等。