一、項目管理的理論、方法和工具
首先需要認(rèn)清的是項目管理的理論、方法和工具的區(qū)別以及相互關(guān)系。
有不少人接受了一些關(guān)于項目管理培訓(xùn)，或者閱讀了一些關(guān)于項目管理的書籍，他們基本上就知道項目管理需要制定計劃，需要進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，也了解項目管理包含哪些內(nèi)容，比如說質(zhì)量管理、變化管理、風(fēng)險管理、合同管理等等。但是，當(dāng)他們真正在一個項目中去進(jìn)行項目管理，卻仍然會感到無從下手，無法通過執(zhí)行項目管理的活動讓項目沿著正確的方向前進(jìn)。
之所以出現(xiàn)這樣的情況，是因為他們所掌握的往往還只是項目管理的理論，但卻還沒有掌握項目管理的方法。而理論的可操作性往往很弱，因此出現(xiàn)這樣的情況也是非常正常的。用一句話說，掌握理論只是知道了“What”，但還不知道“How”。
而方法會告訴你應(yīng)該如何去做，它解決了“How”的問題，比如說，項目管理分成幾個階段？每個階段又包含哪些活動？這些活動的執(zhí)行順序是什么？這些活動之間的關(guān)系是什么？這些活動產(chǎn)生哪些計劃？諸如此類等等。這樣就具有很強的可操作性。但遺憾的是許多培訓(xùn)或者書本，都還是保持在理論的層次。
在日常工作中，經(jīng)常會聽到這樣一句話“計劃不如變化快”。甚至有人會拿這句話做為擋箭牌，拒絕進(jìn)行積極的項目管理。實際上，沒有一個項目可以在執(zhí)行中完全遵守一開始制定的計劃，尤其是在計劃制定得非常詳細(xì)的情況下。項目的執(zhí)行過程中肯定會隨時發(fā)生各種變化的，因此在進(jìn)行項目管理時，是一定要對項目進(jìn)行監(jiān)督和控制的，并設(shè)定一些節(jié)點根據(jù)項目的進(jìn)展對項目計劃進(jìn)行必要的調(diào)整；另外，在制定項目計劃時，還應(yīng)該注意根據(jù)項目的規(guī)模和時間，從粗到細(xì)制定詳細(xì)程度不同的計劃，以保證計劃的指導(dǎo)作用和有效性。象這樣的情況，都是要有方法才可以解決的。出現(xiàn)問題，并不是“進(jìn)行項目管理”的理念不對，而是沒有找到合適的方法。
在日常工作中，還常聽到有人說：“以后我們要加強項目管理，使用××軟件進(jìn)行項目管理?！彼麄儾坏密浖龀隽擞媱?，也產(chǎn)生了甘特圖和關(guān)鍵路徑圖等等，但是實際的工作往往和他們所做出的計劃有很大差異，項目管理成效依然甚微。在這種情況下，他們所犯的錯誤通常是以為有了工具，就可以解決一切問題，而其實他們并沒有項目管理方法。實際上，工具是基于方法的，需要和方法相結(jié)合。使用工具是為了更好的貫徹方法，如果沒有相適應(yīng)的方法，使用工具甚至?xí)a(chǎn)生負(fù)面的效果。
因此，在具體項目實施中，一定要有清楚的項目管理方法，才可能用好工具；同時也必須注意到所選擇的工具和采用的項目管理方法是相匹配的，因為并不是所有的項目管理軟件都會適用于所有的項目，應(yīng)該基于項目管理的特定需要選擇某個項目管理軟件，就象ERP系統(tǒng)實際上體現(xiàn)著某種企業(yè)管理的理念，每個企業(yè)在選擇ERP時都需要密切關(guān)注隱藏在它背后的企業(yè)管理方法，而不只是它需要的技術(shù)支撐平臺是什么？它的實施需要幾個人月？
二、項目管理方法和項目實施方法
其次，也必須看到，在一個項目的執(zhí)行過程中還同時需要兩種方法：項目管理方法和項目實施方法。
項目管理方法是關(guān)于如何進(jìn)行項目管理的方法，是可在大部分項目中應(yīng)用的方法。而項目實施方法指的是在項目實施中為完成確定的目標(biāo)如某個應(yīng)用軟件的開發(fā)而采用的技術(shù)方法。項目實施方法所能適用的項目范圍會更窄些，通常只能適用于某一類具有共同屬性的項目。而在有的企業(yè)里，常常把項目管理方法和項目實施方法結(jié)合在一起，因為他們做的項目基本是屬于同一種類型的。
實際上，只要愿意，做任何一件事情，我們都可以找到相應(yīng)的方法，項目實施也是一樣。以IT行業(yè)的各種項目為例，常見的IT項目按照其屬性可以分成系統(tǒng)集成、應(yīng)用軟件開發(fā)和應(yīng)用軟件客戶化等，當(dāng)然，也可以把系統(tǒng)集成和應(yīng)用軟件開發(fā)再分解成一些具備不同特性的項目。系統(tǒng)集成和應(yīng)用軟件開發(fā)的方法很顯然是不一樣的，比如說：系統(tǒng)集成的生命周期可能會分解為了解需求、確定系統(tǒng)組成、簽訂合同、購買設(shè)備、準(zhǔn)備環(huán)境、安裝設(shè)備、調(diào)試設(shè)備、驗收等階段；而應(yīng)用軟件的開發(fā)可能會因為采用的方法不同而分解成不同的階段，比如說采用傳統(tǒng)開發(fā)方法、原型法和增量法就有所區(qū)別，傳統(tǒng)的應(yīng)用軟件開發(fā)的生命周期可能分解成：了解需求、分析需求、設(shè)計、編碼、測試、發(fā)布等階段。
至于項目管理，可以分成三個階段：起始階段，執(zhí)行階段和結(jié)束階段。其中，起始階段是為整個項目準(zhǔn)備資源和制定各種計劃，執(zhí)行階段是監(jiān)督和指導(dǎo)項目的實施、完善各種計劃并終完成項目的目標(biāo)，而結(jié)束階段是對項目進(jìn)行總結(jié)及各種善后工作。
那么，項目管理方法和項目實施方法的關(guān)系是什么呢？簡單的說，項目管理方法是為項目實施方法得到有效執(zhí)行提供保障的。如果站在生命周期的角度看，項目實施的生命周期則是在項目管理的起始階段和執(zhí)行階段，至于項目實施生命周期中的階段分布是如何對應(yīng)項目管理的這兩個階段，則視不同項目實施方法而不同。
項目管理方法和項目實施方法對項目的成功都是有重要意義的，兩者是相輔相成的，就如管理人員和業(yè)務(wù)技術(shù)人員對于企業(yè)經(jīng)營的意義一樣。
從IT企業(yè)的角度看，任何一個IT企業(yè)如果要生產(chǎn)高質(zhì)量的軟件產(chǎn)品或者提供高質(zhì)量的服務(wù)，都應(yīng)該對自身的項目業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的分析和總結(jié)，并逐步歸納出自己的項目管理方法及項目實施方法，其中項目實施方法尤其重要，因為大部分企業(yè)都有自己的核心業(yè)務(wù)范圍，其項目實施方法會比較單一，在這種情況下，項目管理方法可能會弱化，而項目實施方法會得到強化，兩者會較緊密的結(jié)合在一起。只有總結(jié)出并貫徹實施符合企業(yè)自身業(yè)務(wù)的方法，項目的成功才不會嚴(yán)重依賴于某個人。在某種程度上，項目管理方法和項目實施方法也是企業(yè)文化的一部分。
從客戶的角度看，如果希望得到有保障的產(chǎn)品或服務(wù)，那就既需要關(guān)注提供產(chǎn)品或服務(wù)的企業(yè)是否有恰當(dāng)?shù)捻椖抗芾矸椒ê晚椖繉嵤┓椒?，也必須尊重該企業(yè)的方法。
三、 項目管理和項目的目標(biāo)
有了合適的方法，還要清楚項目的目標(biāo)，才能有針對性的進(jìn)行項目管理。項目的目標(biāo)是指項目做完后能夠支持客戶如何運作業(yè)務(wù)，或者客戶可以獲得具備哪些功能的產(chǎn)品等。
在項目的實際執(zhí)行過程中，客戶方和項目執(zhí)行方往往很容易產(chǎn)生爭執(zhí)，出現(xiàn)“先君子，后小人”的情況：開始時大家都是一團(tuán)和氣，或項目執(zhí)行方為了獲得項目合同，先是猛拍胸脯保證沒問題，只要是客戶方的要求就一定實現(xiàn)。但隨著項目的進(jìn)展，才發(fā)現(xiàn)雙方的期望有著不小的難以彌補的差距。
這種現(xiàn)象的原因就是項目雙方并沒有定義清晰的、可實現(xiàn)的項目目標(biāo)，換句話說，雙方并沒有真正在項目目標(biāo)上達(dá)成彼此認(rèn)可的一致。這樣就很可能出現(xiàn)不了雙贏的局面，要么是后產(chǎn)生的結(jié)果不是客戶需要的，要么是客戶不斷的修改需求，導(dǎo)致項目的進(jìn)度和質(zhì)量受影響。項目目標(biāo)既是客戶期望的體現(xiàn)，也是項目執(zhí)行方期望的體現(xiàn)，因此它們應(yīng)該是清晰的和可實現(xiàn)的。
從另一方面講，項目目標(biāo)的實現(xiàn)是要受到一定制約的，那就是它應(yīng)該在確定時間和財務(wù)預(yù)算內(nèi)實現(xiàn)。有一些目標(biāo)并不是不能實現(xiàn)，而是實現(xiàn)的代價太高，或者不能滿足進(jìn)度的要求。這也是在項目實施中需要注意的。
同時，清楚的目標(biāo)也是界定項目是否成功的客觀標(biāo)準(zhǔn)，是對項目進(jìn)行驗收和質(zhì)量管理的重要依據(jù)。設(shè)定清楚的項目目標(biāo)，在某種程度上也會讓執(zhí)行項目的IT人員更清楚要做什么，因為在一些項目中，往往會出現(xiàn)片面追求技術(shù)的先進(jìn)和完美，而忽視項目的結(jié)果是為誰服務(wù)的。因此，為了保證項目雙方能夠在項目執(zhí)行過程中愉快有效合作，保證項目的成功執(zhí)行，雙方都應(yīng)該注意盡快在項目實施初期定義清楚的目標(biāo)。
首先需要認(rèn)清的是項目管理的理論、方法和工具的區(qū)別以及相互關(guān)系。
有不少人接受了一些關(guān)于項目管理培訓(xùn)，或者閱讀了一些關(guān)于項目管理的書籍，他們基本上就知道項目管理需要制定計劃，需要進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，也了解項目管理包含哪些內(nèi)容，比如說質(zhì)量管理、變化管理、風(fēng)險管理、合同管理等等。但是，當(dāng)他們真正在一個項目中去進(jìn)行項目管理，卻仍然會感到無從下手，無法通過執(zhí)行項目管理的活動讓項目沿著正確的方向前進(jìn)。
之所以出現(xiàn)這樣的情況，是因為他們所掌握的往往還只是項目管理的理論，但卻還沒有掌握項目管理的方法。而理論的可操作性往往很弱，因此出現(xiàn)這樣的情況也是非常正常的。用一句話說，掌握理論只是知道了“What”，但還不知道“How”。
而方法會告訴你應(yīng)該如何去做，它解決了“How”的問題，比如說，項目管理分成幾個階段？每個階段又包含哪些活動？這些活動的執(zhí)行順序是什么？這些活動之間的關(guān)系是什么？這些活動產(chǎn)生哪些計劃？諸如此類等等。這樣就具有很強的可操作性。但遺憾的是許多培訓(xùn)或者書本，都還是保持在理論的層次。
在日常工作中，經(jīng)常會聽到這樣一句話“計劃不如變化快”。甚至有人會拿這句話做為擋箭牌，拒絕進(jìn)行積極的項目管理。實際上，沒有一個項目可以在執(zhí)行中完全遵守一開始制定的計劃，尤其是在計劃制定得非常詳細(xì)的情況下。項目的執(zhí)行過程中肯定會隨時發(fā)生各種變化的，因此在進(jìn)行項目管理時，是一定要對項目進(jìn)行監(jiān)督和控制的，并設(shè)定一些節(jié)點根據(jù)項目的進(jìn)展對項目計劃進(jìn)行必要的調(diào)整；另外，在制定項目計劃時，還應(yīng)該注意根據(jù)項目的規(guī)模和時間，從粗到細(xì)制定詳細(xì)程度不同的計劃，以保證計劃的指導(dǎo)作用和有效性。象這樣的情況，都是要有方法才可以解決的。出現(xiàn)問題，并不是“進(jìn)行項目管理”的理念不對，而是沒有找到合適的方法。
在日常工作中，還常聽到有人說：“以后我們要加強項目管理，使用××軟件進(jìn)行項目管理?！彼麄儾坏密浖龀隽擞媱?，也產(chǎn)生了甘特圖和關(guān)鍵路徑圖等等，但是實際的工作往往和他們所做出的計劃有很大差異，項目管理成效依然甚微。在這種情況下，他們所犯的錯誤通常是以為有了工具，就可以解決一切問題，而其實他們并沒有項目管理方法。實際上，工具是基于方法的，需要和方法相結(jié)合。使用工具是為了更好的貫徹方法，如果沒有相適應(yīng)的方法，使用工具甚至?xí)a(chǎn)生負(fù)面的效果。
因此，在具體項目實施中，一定要有清楚的項目管理方法，才可能用好工具；同時也必須注意到所選擇的工具和采用的項目管理方法是相匹配的，因為并不是所有的項目管理軟件都會適用于所有的項目，應(yīng)該基于項目管理的特定需要選擇某個項目管理軟件，就象ERP系統(tǒng)實際上體現(xiàn)著某種企業(yè)管理的理念，每個企業(yè)在選擇ERP時都需要密切關(guān)注隱藏在它背后的企業(yè)管理方法，而不只是它需要的技術(shù)支撐平臺是什么？它的實施需要幾個人月？
二、項目管理方法和項目實施方法
其次，也必須看到，在一個項目的執(zhí)行過程中還同時需要兩種方法：項目管理方法和項目實施方法。
項目管理方法是關(guān)于如何進(jìn)行項目管理的方法，是可在大部分項目中應(yīng)用的方法。而項目實施方法指的是在項目實施中為完成確定的目標(biāo)如某個應(yīng)用軟件的開發(fā)而采用的技術(shù)方法。項目實施方法所能適用的項目范圍會更窄些，通常只能適用于某一類具有共同屬性的項目。而在有的企業(yè)里，常常把項目管理方法和項目實施方法結(jié)合在一起，因為他們做的項目基本是屬于同一種類型的。
實際上，只要愿意，做任何一件事情，我們都可以找到相應(yīng)的方法，項目實施也是一樣。以IT行業(yè)的各種項目為例，常見的IT項目按照其屬性可以分成系統(tǒng)集成、應(yīng)用軟件開發(fā)和應(yīng)用軟件客戶化等，當(dāng)然，也可以把系統(tǒng)集成和應(yīng)用軟件開發(fā)再分解成一些具備不同特性的項目。系統(tǒng)集成和應(yīng)用軟件開發(fā)的方法很顯然是不一樣的，比如說：系統(tǒng)集成的生命周期可能會分解為了解需求、確定系統(tǒng)組成、簽訂合同、購買設(shè)備、準(zhǔn)備環(huán)境、安裝設(shè)備、調(diào)試設(shè)備、驗收等階段；而應(yīng)用軟件的開發(fā)可能會因為采用的方法不同而分解成不同的階段，比如說采用傳統(tǒng)開發(fā)方法、原型法和增量法就有所區(qū)別，傳統(tǒng)的應(yīng)用軟件開發(fā)的生命周期可能分解成：了解需求、分析需求、設(shè)計、編碼、測試、發(fā)布等階段。
至于項目管理，可以分成三個階段：起始階段，執(zhí)行階段和結(jié)束階段。其中，起始階段是為整個項目準(zhǔn)備資源和制定各種計劃，執(zhí)行階段是監(jiān)督和指導(dǎo)項目的實施、完善各種計劃并終完成項目的目標(biāo)，而結(jié)束階段是對項目進(jìn)行總結(jié)及各種善后工作。
那么，項目管理方法和項目實施方法的關(guān)系是什么呢？簡單的說，項目管理方法是為項目實施方法得到有效執(zhí)行提供保障的。如果站在生命周期的角度看，項目實施的生命周期則是在項目管理的起始階段和執(zhí)行階段，至于項目實施生命周期中的階段分布是如何對應(yīng)項目管理的這兩個階段，則視不同項目實施方法而不同。
項目管理方法和項目實施方法對項目的成功都是有重要意義的，兩者是相輔相成的，就如管理人員和業(yè)務(wù)技術(shù)人員對于企業(yè)經(jīng)營的意義一樣。
從IT企業(yè)的角度看，任何一個IT企業(yè)如果要生產(chǎn)高質(zhì)量的軟件產(chǎn)品或者提供高質(zhì)量的服務(wù)，都應(yīng)該對自身的項目業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的分析和總結(jié)，并逐步歸納出自己的項目管理方法及項目實施方法，其中項目實施方法尤其重要，因為大部分企業(yè)都有自己的核心業(yè)務(wù)范圍，其項目實施方法會比較單一，在這種情況下，項目管理方法可能會弱化，而項目實施方法會得到強化，兩者會較緊密的結(jié)合在一起。只有總結(jié)出并貫徹實施符合企業(yè)自身業(yè)務(wù)的方法，項目的成功才不會嚴(yán)重依賴于某個人。在某種程度上，項目管理方法和項目實施方法也是企業(yè)文化的一部分。
從客戶的角度看，如果希望得到有保障的產(chǎn)品或服務(wù)，那就既需要關(guān)注提供產(chǎn)品或服務(wù)的企業(yè)是否有恰當(dāng)?shù)捻椖抗芾矸椒ê晚椖繉嵤┓椒?，也必須尊重該企業(yè)的方法。
三、 項目管理和項目的目標(biāo)
有了合適的方法，還要清楚項目的目標(biāo)，才能有針對性的進(jìn)行項目管理。項目的目標(biāo)是指項目做完后能夠支持客戶如何運作業(yè)務(wù)，或者客戶可以獲得具備哪些功能的產(chǎn)品等。
在項目的實際執(zhí)行過程中，客戶方和項目執(zhí)行方往往很容易產(chǎn)生爭執(zhí)，出現(xiàn)“先君子，后小人”的情況：開始時大家都是一團(tuán)和氣，或項目執(zhí)行方為了獲得項目合同，先是猛拍胸脯保證沒問題，只要是客戶方的要求就一定實現(xiàn)。但隨著項目的進(jìn)展，才發(fā)現(xiàn)雙方的期望有著不小的難以彌補的差距。
這種現(xiàn)象的原因就是項目雙方并沒有定義清晰的、可實現(xiàn)的項目目標(biāo)，換句話說，雙方并沒有真正在項目目標(biāo)上達(dá)成彼此認(rèn)可的一致。這樣就很可能出現(xiàn)不了雙贏的局面，要么是后產(chǎn)生的結(jié)果不是客戶需要的，要么是客戶不斷的修改需求，導(dǎo)致項目的進(jìn)度和質(zhì)量受影響。項目目標(biāo)既是客戶期望的體現(xiàn)，也是項目執(zhí)行方期望的體現(xiàn)，因此它們應(yīng)該是清晰的和可實現(xiàn)的。
從另一方面講，項目目標(biāo)的實現(xiàn)是要受到一定制約的，那就是它應(yīng)該在確定時間和財務(wù)預(yù)算內(nèi)實現(xiàn)。有一些目標(biāo)并不是不能實現(xiàn)，而是實現(xiàn)的代價太高，或者不能滿足進(jìn)度的要求。這也是在項目實施中需要注意的。
同時，清楚的目標(biāo)也是界定項目是否成功的客觀標(biāo)準(zhǔn)，是對項目進(jìn)行驗收和質(zhì)量管理的重要依據(jù)。設(shè)定清楚的項目目標(biāo)，在某種程度上也會讓執(zhí)行項目的IT人員更清楚要做什么，因為在一些項目中，往往會出現(xiàn)片面追求技術(shù)的先進(jìn)和完美，而忽視項目的結(jié)果是為誰服務(wù)的。因此，為了保證項目雙方能夠在項目執(zhí)行過程中愉快有效合作，保證項目的成功執(zhí)行，雙方都應(yīng)該注意盡快在項目實施初期定義清楚的目標(biāo)。