以展覽項(xiàng)目管理為展覽運(yùn)營的基礎(chǔ)，通過不斷借鑒各方面的管理經(jīng)驗(yàn)和工具，提升展覽項(xiàng)目運(yùn)作的水平和能力是展覽業(yè)界需要不斷努力的過程，也是展覽業(yè)不斷發(fā)展、壯大的基石。 展覽項(xiàng)目管理就是將各種相關(guān)知識(shí)、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于展覽項(xiàng)目的管理活動(dòng)中，以達(dá)到展覽會(huì)的要求，實(shí)現(xiàn)展覽會(huì)的目的。
展覽項(xiàng)目管理是一個(gè)綜合性的業(yè)務(wù)過程，包括項(xiàng)目策劃、啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾總結(jié)等項(xiàng)目管理過程。完整的展覽項(xiàng)目管理內(nèi)容可以分為：項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目費(fèi)用管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目招投標(biāo)管理、項(xiàng)目監(jiān)督與收尾（總結(jié)、反饋）管理等等。
展覽項(xiàng)目管理具有以下三個(gè)特點(diǎn)：
1、 獨(dú)特性：每個(gè)展覽項(xiàng)目的內(nèi)容、達(dá)到的目的等等不盡相同，即使同一個(gè)主題的展覽項(xiàng)目，在重復(fù)舉辦的運(yùn)作和管理過程中，其特點(diǎn)也是不相同的；
2、 時(shí)間性：任何展覽項(xiàng)目在啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾過程中，都伴隨著嚴(yán)格的時(shí)間管理；展覽會(huì)開幕之時(shí)，也就是項(xiàng)目成功與否的集中體現(xiàn)之時(shí)，因此，時(shí)間性的特點(diǎn)將使得展覽項(xiàng)目在展覽開幕后，無法對(duì)前期的失誤和過程予以補(bǔ)救。
3、 重復(fù)性和逐步完善的特點(diǎn)。展覽項(xiàng)目每年重復(fù)舉辦，展覽項(xiàng)目管理的許多過程都具有一定的重復(fù)性質(zhì)，因此，展覽項(xiàng)目的質(zhì)量可以在不斷總結(jié)以往項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，在項(xiàng)目整個(gè)項(xiàng)目長(zhǎng)遠(yuǎn)生命期中可以得到逐步完善。
展覽項(xiàng)目的運(yùn)作由若干細(xì)節(jié)和目標(biāo)組成，這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)取決于項(xiàng)目的復(fù)雜程度、風(fēng)險(xiǎn)、大小、時(shí)間限制、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)、資源的多少、歷史信息的多少、各個(gè)組織部門對(duì)項(xiàng)目管理的熟練程度等等，因此展覽項(xiàng)目管理要求管理團(tuán)隊(duì)必須具備以下素質(zhì)：
1、 遵守“職業(yè)道德”，遵守“職業(yè)行為規(guī)范”。展覽項(xiàng)目的管理團(tuán)隊(duì)，其組織文化與作風(fēng)對(duì)展覽項(xiàng)目的影響至關(guān)重要。組織文化包括共同的價(jià)值觀、規(guī)范、信念、期望、工作方針和辦事程序、工作道德、工作時(shí)間等等：比如一個(gè)進(jìn)取心較強(qiáng)或具有開拓精神的團(tuán)隊(duì)往往可以促進(jìn)項(xiàng)目的良好運(yùn)作；一個(gè)等級(jí)界限分明的組織，作風(fēng)官僚、專橫的領(lǐng)導(dǎo)可以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和運(yùn)作受到消極影響；
2、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目背景的理解、研究是項(xiàng)目成功運(yùn)作的關(guān)鍵。管理團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目背景理解的越多、越透徹，就可以更具體和更好的進(jìn)行展覽項(xiàng)目的運(yùn)作和管理。否則，會(huì)對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)、結(jié)果造成一定的負(fù)面影響。管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)綜合考慮的背景情況有：展覽項(xiàng)目所處的文化、社會(huì)、國際、政治和自然環(huán)境以及這些環(huán)境之間的關(guān)系；文化與社會(huì)環(huán)境涉及經(jīng)濟(jì)、人口、教育、道德、種族、宗教狀況等等； 國際與政治環(huán)境需要熟悉相應(yīng)的國際、國家、地區(qū)形勢(shì)和當(dāng)?shù)氐姆闪?xí)慣、商務(wù)習(xí)俗，以及影響展覽項(xiàng)目的政治氣候等等；總之，對(duì)項(xiàng)目背景的充分理解和研究對(duì)項(xiàng)目本身的成功運(yùn)作起到至關(guān)重要的作用。
3、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備項(xiàng)目管理知識(shí)體系與技能，如展覽專業(yè)應(yīng)用領(lǐng)域知識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度，基本的外語知識(shí)、組織能力等等；
4、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)需要掌握和處理好人際關(guān)系的溝通技能：具備在國內(nèi)、國外能夠有效溝通、交流的能力；能夠?qū)ο嚓P(guān)組織和部門施加影響以取得領(lǐng)導(dǎo)支持的能力；作為項(xiàng)目管理的領(lǐng)導(dǎo)還需要具有構(gòu)建遠(yuǎn)景和戰(zhàn)略，激勵(lì)下屬團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的能力；掌握談判與沖突管理的能力：與有關(guān)展覽相關(guān)人及單位商討、取得一致或達(dá)成協(xié)議的能力；解決問題的能力：即識(shí)別、分析、解決問題和及時(shí)做出決定的能力。
在展覽項(xiàng)目管理中需要注意的幾個(gè)方面：
一、時(shí)間管理中應(yīng)注意實(shí)施工作日程均衡化。時(shí)間管理在整個(gè)展覽項(xiàng)目管理中的作用非常突出。時(shí)間管理的內(nèi)容包括：項(xiàng)目活動(dòng)的定義、項(xiàng)目活動(dòng)排序、項(xiàng)目活動(dòng)所需的資源估算、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)該項(xiàng)目活動(dòng)的背景理解和熟悉程度，為完成項(xiàng)目活動(dòng)所必須付出的工作量、行政審批所需的時(shí)間、須投入的資源數(shù)量，以及為完成該計(jì)劃所需的工作時(shí)間、項(xiàng)目的進(jìn)度表、項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)督、控制，等等；工作日程均衡化的概念來自日本豐田的精益生產(chǎn)理論，該理論強(qiáng)調(diào)價(jià)值流程以杜絕不能創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)為目的，以少的資源投入創(chuàng)造大的價(jià)值。實(shí)施工作日程均衡化的時(shí)間管理概念，目的是提高工作效率，杜絕浪費(fèi)。
在展覽會(huì)（出國展覽會(huì)或在華展覽會(huì)）項(xiàng)目管理中，展覽的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)和工作項(xiàng)目繁多，一個(gè)完整的展覽會(huì)工作流程涉及到客戶關(guān)系管理、場(chǎng)館銷售、展覽設(shè)計(jì)、施工、展覽品運(yùn)輸、報(bào)關(guān)、商檢，參展人員的后勤工作、展覽會(huì)的宣傳廣告、展后的評(píng)估及信息反饋等等，同時(shí)，展覽會(huì)規(guī)模各不相同，尤其像世界博覽會(huì)的運(yùn)作，工作細(xì)節(jié)繁瑣、溝通的渠道之多，堪稱一項(xiàng)系統(tǒng)工程，因此，對(duì)投入的工時(shí)、人力、物力、工作日程非常有必要予以合理安排，細(xì)化并按照工作進(jìn)程均衡的落實(shí)在每個(gè)工作階段。否則，如果組織工作的不力、工作日程均衡化落實(shí)不好，造成臨近展覽開幕時(shí)工作量、人員、經(jīng)費(fèi)投入的突然增加，將產(chǎn)生許多工作失誤，造成人力、物力的浪費(fèi)。
相對(duì)于生產(chǎn)領(lǐng)域的均衡化工作流程，展覽項(xiàng)目管理中引入均衡化管理具備了很多相對(duì)優(yōu)越的條件，比如，展覽工作的目標(biāo)是可以預(yù)期的，沒有生產(chǎn)領(lǐng)域中貨物庫存積壓的風(fēng)險(xiǎn)等等。因此，展覽組織者不僅可以對(duì)籌展人員的架構(gòu)形式予以均衡化的管理，還要對(duì)展覽籌備的內(nèi)容、工作流程進(jìn)行均衡化管理，如對(duì)參展者的需求與處理時(shí)間、完成每個(gè)工作階段的時(shí)間、完成服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)都可以依照既定的目標(biāo)予以均衡化安排。
二、提高效率，減少浪費(fèi)。相對(duì)于生產(chǎn)領(lǐng)域，在很多情況下，展覽組織方面的浪費(fèi)情況比生產(chǎn)領(lǐng)域更甚，如由于溝通不暢造成的浪費(fèi)、時(shí)間的浪費(fèi)、各類文件、請(qǐng)示報(bào)告太多，請(qǐng)示報(bào)告的周轉(zhuǎn)時(shí)間過長(zhǎng)，決策失誤造成的浪費(fèi)等等普遍存在。因此，在展覽項(xiàng)目管理中，為提高工作效率，杜絕展覽工作流程中不能創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)，減少浪費(fèi)，我們可以考慮借鑒的以下幾個(gè)工具：
1、 合理掌握授權(quán)制度。明確職責(zé)，建立授權(quán)范圍，剔除強(qiáng)制性官僚主義，即不必要的行政工作和文書，鼓勵(lì)采取對(duì)員工的有效授權(quán)制度，減少溝通層級(jí)和書面匯報(bào)；
2、 簡(jiǎn)介的語言:忌浮夸、庸長(zhǎng)、華而不實(shí)的行文；
3、 剔除工作流程中不同階段的重復(fù)性工作；
4、 增值評(píng)估，分析、解決在工作流程中哪些是增值作業(yè)，哪些是不能增值的作業(yè)；
5、 標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、簡(jiǎn)單化。詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)化及培訓(xùn)和教育，保持員工的競(jìng)爭(zhēng)力；簡(jiǎn)化、降低工作流程復(fù)雜程度，減少工作流程周期時(shí)間；
6、 建立錯(cuò)誤預(yù)防機(jī)制；
7、 有效升級(jí):在現(xiàn)有工作環(huán)境的基礎(chǔ)上，挖掘、有效利用和提升設(shè)備和工作環(huán)境，改進(jìn)整體的工作績(jī)效；
8、 處理好合作部門的關(guān)系，業(yè)務(wù)流程的績(jī)效依賴于各部門的合作，如果合作部門的工作流程和績(jī)效沒有改進(jìn)，那么整體的工組績(jī)效也不會(huì)改進(jìn)；
三、借鑒視覺管理，如“看板制度”、“5S工作制度”等。 展覽項(xiàng)目的運(yùn)作在很多情況下是項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，同時(shí)，隨著個(gè)人電腦的普遍使用，以及我們習(xí)慣憑經(jīng)驗(yàn)管理項(xiàng)目的運(yùn)作方式，往往使得展覽組織者在溝通、運(yùn)作、知識(shí)共享、自覺糾錯(cuò)機(jī)制、上級(jí)監(jiān)督等方面受到一定程度的負(fù)面影響。 由于人的工作是靠視覺、觸覺、聽覺為導(dǎo)向，復(fù)雜的工作細(xì)節(jié)不可能僅靠記憶與以往的工作經(jīng)驗(yàn)就能夠完成所有工作，因此要學(xué)習(xí)運(yùn)用視覺管理，如“看板制度”，使領(lǐng)導(dǎo)和工作人員能夠看到、感覺到工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程、工作進(jìn)度，促進(jìn)溝通，及時(shí)解決流程中出現(xiàn)的問題。 運(yùn)用視覺管理制度要做到管理內(nèi)容和管理形式的統(tǒng)一， 即視覺管理和人員管理相輔相成，一套設(shè)計(jì)完善的視覺管理系統(tǒng)有助于提高工作效率，減少瑕疵與錯(cuò)誤，促進(jìn)溝通，改善安全性，降低成本。
視覺管理的內(nèi)容有“5S”方法：
1、 Sort整理：整理分類各種文檔、資料、文件；
2、 Straighten條理：所有項(xiàng)目都井然有序、整潔、易找；文檔整理的條理性反映出信息整理和歸納的能力。
3、 Shine 整潔：干凈的工作場(chǎng)所，不僅是一種工作面貌的展示，而且整潔的流程往往提供了一種檢驗(yàn)機(jī)制，使工作過程中出現(xiàn)的問題現(xiàn)露出來；
4、 Standardize 制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使得上述前3個(gè)S的制度與程序得到維持與監(jiān)督；
5、 Sustain 維持： 維持一個(gè)穩(wěn)定的工作流程和程序是一種持續(xù)改進(jìn)的過程。
四、展覽工作流程的持續(xù)改造。展覽項(xiàng)目的管理中，提高展覽項(xiàng)目管理質(zhì)量，提高效率，降低成本，提高顧客滿意度是展覽業(yè)務(wù)流程改造的主要目的。展覽業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)是否有效，主要通過檢驗(yàn)工作流程的效果、流程的效率、流程的循環(huán)時(shí)間、處理時(shí)間與周期時(shí)間、成本是否降低以及適應(yīng)性等目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的：
效率：效率是否比工作流程改進(jìn)前得到提高；
效果：業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)在多大程度上提升了展覽會(huì)的績(jī)效，滿足了客戶的需求和期望；
適應(yīng)性：業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)能否適應(yīng)將來展覽形勢(shì)的發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的要求、客戶對(duì)展覽會(huì)業(yè)務(wù)的不斷期望和客戶特殊要求的靈活性。
展覽管理的工作流程改進(jìn)不是簡(jiǎn)單地將各個(gè)展覽業(yè)務(wù)流程分成獨(dú)立的作業(yè)，然后再優(yōu)化這些獨(dú)立的作業(yè)，這樣流程的整體運(yùn)作不會(huì)達(dá)到其應(yīng)有的水平，而必須是綜合的、持續(xù)的優(yōu)化過程； 同時(shí)，定期的反省制度，對(duì)整個(gè)展覽項(xiàng)目管理工作不斷地進(jìn)行分析、總結(jié)、反饋，是達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的保證。
五、慎重對(duì)待信息技術(shù)的使用。IT 新技術(shù),尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)，必須使用可靠的、經(jīng)過充分測(cè)試的技術(shù)，必須符合展覽項(xiàng)目管理的實(shí)際情況，同時(shí)，新技術(shù)必須支持展覽項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)積極性、業(yè)務(wù)流程與價(jià)值觀。因?yàn)楫吘故琼?xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)來執(zhí)行工作，信息技術(shù)的使用是為了支持人員與展覽工作流程。另外，必須慎重考慮投入的資金是否真正帶來效率，追逐時(shí)髦或搞形式主義，或把提高辦公效率的希望單純寄托在IT技術(shù)的使用上，在實(shí)際工作中都可能給整個(gè)業(yè)務(wù)工作流程帶來危害?；ň拶Y投入信息技術(shù)而后卻影響工作效率的例子屢見不鮮。
對(duì)很多展覽公司來說，使用新技術(shù)要考慮到可靠性、穩(wěn)定性、與擴(kuò)展性，在業(yè)務(wù)流程中如果不可靠或難以標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化，將會(huì)危害到工作流程的正常發(fā)揮。 此外，對(duì)新技術(shù)特別是辦公自動(dòng)化技術(shù)的使用，一定要根據(jù)各展覽單位的實(shí)際情況，實(shí)事求實(shí)，切忌追趕時(shí)髦，片面強(qiáng)調(diào)新技術(shù)對(duì)展覽業(yè)務(wù)本身的促進(jìn)作用而忽略了提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力。
六、展覽項(xiàng)目管理要積極借鑒其他行業(yè)的管理工具。管理從宏觀上講是一門科學(xué)，從微觀具體實(shí)踐上講，它又是一種更具有實(shí)際意義的工具。當(dāng)然，管理工具具有適用性和差異性，但在很多情況下更多的是要看到它的共性和借鑒意義。許多管理工具盡管應(yīng)用的行業(yè)不同，但因?yàn)樗麄冊(cè)跇I(yè)務(wù)流程的應(yīng)用上具有一定的普遍性，因此也可以提供有意義的參考，比如6西格瑪(Sigma)全面質(zhì)量管理概念、戴明循環(huán)Deming Cycle的PDCA，等等，他們既可以運(yùn)用于生產(chǎn)領(lǐng)域，也可以為服務(wù)業(yè)所借鑒，當(dāng)然也可以為展覽項(xiàng)目管理所借鑒。對(duì)管理工具的研究，也是衡量一個(gè)行業(yè)成熟與否的重要標(biāo)志。目前中國展覽業(yè)界在宏觀理論的研究取得了一定的成就，但是更多的是從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來談?wù)撜褂[業(yè)，而對(duì)具體的展覽項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)缺少研究和總結(jié)。主要原因首先是我國展覽業(yè)的市場(chǎng)化發(fā)育程度還很低，市場(chǎng)化的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和運(yùn)作還在摸索、積累中，還談不上科學(xué)的管理并形成一套管理體系。其次，展覽從業(yè)人員還缺乏既懂展覽業(yè)務(wù)運(yùn)作，又精通市場(chǎng)營銷管理經(jīng)驗(yàn)的一批專家。再次，國外大型跨國展覽公司剛剛進(jìn)入中國市場(chǎng)，他們的先進(jìn)的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，還有待于我們復(fù)制、學(xué)習(xí)和借鑒。因此，展覽業(yè)界必須積極借鑒其他行業(yè)的管理工具，豐富展覽項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)。
展覽項(xiàng)目管理是一個(gè)綜合性的業(yè)務(wù)過程，包括項(xiàng)目策劃、啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾總結(jié)等項(xiàng)目管理過程。完整的展覽項(xiàng)目管理內(nèi)容可以分為：項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目費(fèi)用管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目招投標(biāo)管理、項(xiàng)目監(jiān)督與收尾（總結(jié)、反饋）管理等等。
展覽項(xiàng)目管理具有以下三個(gè)特點(diǎn)：
1、 獨(dú)特性：每個(gè)展覽項(xiàng)目的內(nèi)容、達(dá)到的目的等等不盡相同，即使同一個(gè)主題的展覽項(xiàng)目，在重復(fù)舉辦的運(yùn)作和管理過程中，其特點(diǎn)也是不相同的；
2、 時(shí)間性：任何展覽項(xiàng)目在啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾過程中，都伴隨著嚴(yán)格的時(shí)間管理；展覽會(huì)開幕之時(shí)，也就是項(xiàng)目成功與否的集中體現(xiàn)之時(shí)，因此，時(shí)間性的特點(diǎn)將使得展覽項(xiàng)目在展覽開幕后，無法對(duì)前期的失誤和過程予以補(bǔ)救。
3、 重復(fù)性和逐步完善的特點(diǎn)。展覽項(xiàng)目每年重復(fù)舉辦，展覽項(xiàng)目管理的許多過程都具有一定的重復(fù)性質(zhì)，因此，展覽項(xiàng)目的質(zhì)量可以在不斷總結(jié)以往項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，在項(xiàng)目整個(gè)項(xiàng)目長(zhǎng)遠(yuǎn)生命期中可以得到逐步完善。
展覽項(xiàng)目的運(yùn)作由若干細(xì)節(jié)和目標(biāo)組成，這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)取決于項(xiàng)目的復(fù)雜程度、風(fēng)險(xiǎn)、大小、時(shí)間限制、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)、資源的多少、歷史信息的多少、各個(gè)組織部門對(duì)項(xiàng)目管理的熟練程度等等，因此展覽項(xiàng)目管理要求管理團(tuán)隊(duì)必須具備以下素質(zhì)：
1、 遵守“職業(yè)道德”，遵守“職業(yè)行為規(guī)范”。展覽項(xiàng)目的管理團(tuán)隊(duì)，其組織文化與作風(fēng)對(duì)展覽項(xiàng)目的影響至關(guān)重要。組織文化包括共同的價(jià)值觀、規(guī)范、信念、期望、工作方針和辦事程序、工作道德、工作時(shí)間等等：比如一個(gè)進(jìn)取心較強(qiáng)或具有開拓精神的團(tuán)隊(duì)往往可以促進(jìn)項(xiàng)目的良好運(yùn)作；一個(gè)等級(jí)界限分明的組織，作風(fēng)官僚、專橫的領(lǐng)導(dǎo)可以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和運(yùn)作受到消極影響；
2、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目背景的理解、研究是項(xiàng)目成功運(yùn)作的關(guān)鍵。管理團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目背景理解的越多、越透徹，就可以更具體和更好的進(jìn)行展覽項(xiàng)目的運(yùn)作和管理。否則，會(huì)對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)、結(jié)果造成一定的負(fù)面影響。管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)綜合考慮的背景情況有：展覽項(xiàng)目所處的文化、社會(huì)、國際、政治和自然環(huán)境以及這些環(huán)境之間的關(guān)系；文化與社會(huì)環(huán)境涉及經(jīng)濟(jì)、人口、教育、道德、種族、宗教狀況等等； 國際與政治環(huán)境需要熟悉相應(yīng)的國際、國家、地區(qū)形勢(shì)和當(dāng)?shù)氐姆闪?xí)慣、商務(wù)習(xí)俗，以及影響展覽項(xiàng)目的政治氣候等等；總之，對(duì)項(xiàng)目背景的充分理解和研究對(duì)項(xiàng)目本身的成功運(yùn)作起到至關(guān)重要的作用。
3、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備項(xiàng)目管理知識(shí)體系與技能，如展覽專業(yè)應(yīng)用領(lǐng)域知識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度，基本的外語知識(shí)、組織能力等等；
4、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)需要掌握和處理好人際關(guān)系的溝通技能：具備在國內(nèi)、國外能夠有效溝通、交流的能力；能夠?qū)ο嚓P(guān)組織和部門施加影響以取得領(lǐng)導(dǎo)支持的能力；作為項(xiàng)目管理的領(lǐng)導(dǎo)還需要具有構(gòu)建遠(yuǎn)景和戰(zhàn)略，激勵(lì)下屬團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的能力；掌握談判與沖突管理的能力：與有關(guān)展覽相關(guān)人及單位商討、取得一致或達(dá)成協(xié)議的能力；解決問題的能力：即識(shí)別、分析、解決問題和及時(shí)做出決定的能力。
在展覽項(xiàng)目管理中需要注意的幾個(gè)方面：
一、時(shí)間管理中應(yīng)注意實(shí)施工作日程均衡化。時(shí)間管理在整個(gè)展覽項(xiàng)目管理中的作用非常突出。時(shí)間管理的內(nèi)容包括：項(xiàng)目活動(dòng)的定義、項(xiàng)目活動(dòng)排序、項(xiàng)目活動(dòng)所需的資源估算、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)該項(xiàng)目活動(dòng)的背景理解和熟悉程度，為完成項(xiàng)目活動(dòng)所必須付出的工作量、行政審批所需的時(shí)間、須投入的資源數(shù)量，以及為完成該計(jì)劃所需的工作時(shí)間、項(xiàng)目的進(jìn)度表、項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)督、控制，等等；工作日程均衡化的概念來自日本豐田的精益生產(chǎn)理論，該理論強(qiáng)調(diào)價(jià)值流程以杜絕不能創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)為目的，以少的資源投入創(chuàng)造大的價(jià)值。實(shí)施工作日程均衡化的時(shí)間管理概念，目的是提高工作效率，杜絕浪費(fèi)。
在展覽會(huì)（出國展覽會(huì)或在華展覽會(huì)）項(xiàng)目管理中，展覽的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)和工作項(xiàng)目繁多，一個(gè)完整的展覽會(huì)工作流程涉及到客戶關(guān)系管理、場(chǎng)館銷售、展覽設(shè)計(jì)、施工、展覽品運(yùn)輸、報(bào)關(guān)、商檢，參展人員的后勤工作、展覽會(huì)的宣傳廣告、展后的評(píng)估及信息反饋等等，同時(shí)，展覽會(huì)規(guī)模各不相同，尤其像世界博覽會(huì)的運(yùn)作，工作細(xì)節(jié)繁瑣、溝通的渠道之多，堪稱一項(xiàng)系統(tǒng)工程，因此，對(duì)投入的工時(shí)、人力、物力、工作日程非常有必要予以合理安排，細(xì)化并按照工作進(jìn)程均衡的落實(shí)在每個(gè)工作階段。否則，如果組織工作的不力、工作日程均衡化落實(shí)不好，造成臨近展覽開幕時(shí)工作量、人員、經(jīng)費(fèi)投入的突然增加，將產(chǎn)生許多工作失誤，造成人力、物力的浪費(fèi)。
相對(duì)于生產(chǎn)領(lǐng)域的均衡化工作流程，展覽項(xiàng)目管理中引入均衡化管理具備了很多相對(duì)優(yōu)越的條件，比如，展覽工作的目標(biāo)是可以預(yù)期的，沒有生產(chǎn)領(lǐng)域中貨物庫存積壓的風(fēng)險(xiǎn)等等。因此，展覽組織者不僅可以對(duì)籌展人員的架構(gòu)形式予以均衡化的管理，還要對(duì)展覽籌備的內(nèi)容、工作流程進(jìn)行均衡化管理，如對(duì)參展者的需求與處理時(shí)間、完成每個(gè)工作階段的時(shí)間、完成服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)都可以依照既定的目標(biāo)予以均衡化安排。
二、提高效率，減少浪費(fèi)。相對(duì)于生產(chǎn)領(lǐng)域，在很多情況下，展覽組織方面的浪費(fèi)情況比生產(chǎn)領(lǐng)域更甚，如由于溝通不暢造成的浪費(fèi)、時(shí)間的浪費(fèi)、各類文件、請(qǐng)示報(bào)告太多，請(qǐng)示報(bào)告的周轉(zhuǎn)時(shí)間過長(zhǎng)，決策失誤造成的浪費(fèi)等等普遍存在。因此，在展覽項(xiàng)目管理中，為提高工作效率，杜絕展覽工作流程中不能創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)，減少浪費(fèi)，我們可以考慮借鑒的以下幾個(gè)工具：
1、 合理掌握授權(quán)制度。明確職責(zé)，建立授權(quán)范圍，剔除強(qiáng)制性官僚主義，即不必要的行政工作和文書，鼓勵(lì)采取對(duì)員工的有效授權(quán)制度，減少溝通層級(jí)和書面匯報(bào)；
2、 簡(jiǎn)介的語言:忌浮夸、庸長(zhǎng)、華而不實(shí)的行文；
3、 剔除工作流程中不同階段的重復(fù)性工作；
4、 增值評(píng)估，分析、解決在工作流程中哪些是增值作業(yè)，哪些是不能增值的作業(yè)；
5、 標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、簡(jiǎn)單化。詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)化及培訓(xùn)和教育，保持員工的競(jìng)爭(zhēng)力；簡(jiǎn)化、降低工作流程復(fù)雜程度，減少工作流程周期時(shí)間；
6、 建立錯(cuò)誤預(yù)防機(jī)制；
7、 有效升級(jí):在現(xiàn)有工作環(huán)境的基礎(chǔ)上，挖掘、有效利用和提升設(shè)備和工作環(huán)境，改進(jìn)整體的工作績(jī)效；
8、 處理好合作部門的關(guān)系，業(yè)務(wù)流程的績(jī)效依賴于各部門的合作，如果合作部門的工作流程和績(jī)效沒有改進(jìn)，那么整體的工組績(jī)效也不會(huì)改進(jìn)；
三、借鑒視覺管理，如“看板制度”、“5S工作制度”等。 展覽項(xiàng)目的運(yùn)作在很多情況下是項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，同時(shí)，隨著個(gè)人電腦的普遍使用，以及我們習(xí)慣憑經(jīng)驗(yàn)管理項(xiàng)目的運(yùn)作方式，往往使得展覽組織者在溝通、運(yùn)作、知識(shí)共享、自覺糾錯(cuò)機(jī)制、上級(jí)監(jiān)督等方面受到一定程度的負(fù)面影響。 由于人的工作是靠視覺、觸覺、聽覺為導(dǎo)向，復(fù)雜的工作細(xì)節(jié)不可能僅靠記憶與以往的工作經(jīng)驗(yàn)就能夠完成所有工作，因此要學(xué)習(xí)運(yùn)用視覺管理，如“看板制度”，使領(lǐng)導(dǎo)和工作人員能夠看到、感覺到工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程、工作進(jìn)度，促進(jìn)溝通，及時(shí)解決流程中出現(xiàn)的問題。 運(yùn)用視覺管理制度要做到管理內(nèi)容和管理形式的統(tǒng)一， 即視覺管理和人員管理相輔相成，一套設(shè)計(jì)完善的視覺管理系統(tǒng)有助于提高工作效率，減少瑕疵與錯(cuò)誤，促進(jìn)溝通，改善安全性，降低成本。
視覺管理的內(nèi)容有“5S”方法：
1、 Sort整理：整理分類各種文檔、資料、文件；
2、 Straighten條理：所有項(xiàng)目都井然有序、整潔、易找；文檔整理的條理性反映出信息整理和歸納的能力。
3、 Shine 整潔：干凈的工作場(chǎng)所，不僅是一種工作面貌的展示，而且整潔的流程往往提供了一種檢驗(yàn)機(jī)制，使工作過程中出現(xiàn)的問題現(xiàn)露出來；
4、 Standardize 制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使得上述前3個(gè)S的制度與程序得到維持與監(jiān)督；
5、 Sustain 維持： 維持一個(gè)穩(wěn)定的工作流程和程序是一種持續(xù)改進(jìn)的過程。
四、展覽工作流程的持續(xù)改造。展覽項(xiàng)目的管理中，提高展覽項(xiàng)目管理質(zhì)量，提高效率，降低成本，提高顧客滿意度是展覽業(yè)務(wù)流程改造的主要目的。展覽業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)是否有效，主要通過檢驗(yàn)工作流程的效果、流程的效率、流程的循環(huán)時(shí)間、處理時(shí)間與周期時(shí)間、成本是否降低以及適應(yīng)性等目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的：
效率：效率是否比工作流程改進(jìn)前得到提高；
效果：業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)在多大程度上提升了展覽會(huì)的績(jī)效，滿足了客戶的需求和期望；
適應(yīng)性：業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)能否適應(yīng)將來展覽形勢(shì)的發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的要求、客戶對(duì)展覽會(huì)業(yè)務(wù)的不斷期望和客戶特殊要求的靈活性。
展覽管理的工作流程改進(jìn)不是簡(jiǎn)單地將各個(gè)展覽業(yè)務(wù)流程分成獨(dú)立的作業(yè)，然后再優(yōu)化這些獨(dú)立的作業(yè)，這樣流程的整體運(yùn)作不會(huì)達(dá)到其應(yīng)有的水平，而必須是綜合的、持續(xù)的優(yōu)化過程； 同時(shí)，定期的反省制度，對(duì)整個(gè)展覽項(xiàng)目管理工作不斷地進(jìn)行分析、總結(jié)、反饋，是達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的保證。
五、慎重對(duì)待信息技術(shù)的使用。IT 新技術(shù),尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)，必須使用可靠的、經(jīng)過充分測(cè)試的技術(shù)，必須符合展覽項(xiàng)目管理的實(shí)際情況，同時(shí)，新技術(shù)必須支持展覽項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)積極性、業(yè)務(wù)流程與價(jià)值觀。因?yàn)楫吘故琼?xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)來執(zhí)行工作，信息技術(shù)的使用是為了支持人員與展覽工作流程。另外，必須慎重考慮投入的資金是否真正帶來效率，追逐時(shí)髦或搞形式主義，或把提高辦公效率的希望單純寄托在IT技術(shù)的使用上，在實(shí)際工作中都可能給整個(gè)業(yè)務(wù)工作流程帶來危害?；ň拶Y投入信息技術(shù)而后卻影響工作效率的例子屢見不鮮。
對(duì)很多展覽公司來說，使用新技術(shù)要考慮到可靠性、穩(wěn)定性、與擴(kuò)展性，在業(yè)務(wù)流程中如果不可靠或難以標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化，將會(huì)危害到工作流程的正常發(fā)揮。 此外，對(duì)新技術(shù)特別是辦公自動(dòng)化技術(shù)的使用，一定要根據(jù)各展覽單位的實(shí)際情況，實(shí)事求實(shí)，切忌追趕時(shí)髦，片面強(qiáng)調(diào)新技術(shù)對(duì)展覽業(yè)務(wù)本身的促進(jìn)作用而忽略了提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力。
六、展覽項(xiàng)目管理要積極借鑒其他行業(yè)的管理工具。管理從宏觀上講是一門科學(xué)，從微觀具體實(shí)踐上講，它又是一種更具有實(shí)際意義的工具。當(dāng)然，管理工具具有適用性和差異性，但在很多情況下更多的是要看到它的共性和借鑒意義。許多管理工具盡管應(yīng)用的行業(yè)不同，但因?yàn)樗麄冊(cè)跇I(yè)務(wù)流程的應(yīng)用上具有一定的普遍性，因此也可以提供有意義的參考，比如6西格瑪(Sigma)全面質(zhì)量管理概念、戴明循環(huán)Deming Cycle的PDCA，等等，他們既可以運(yùn)用于生產(chǎn)領(lǐng)域，也可以為服務(wù)業(yè)所借鑒，當(dāng)然也可以為展覽項(xiàng)目管理所借鑒。對(duì)管理工具的研究，也是衡量一個(gè)行業(yè)成熟與否的重要標(biāo)志。目前中國展覽業(yè)界在宏觀理論的研究取得了一定的成就，但是更多的是從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來談?wù)撜褂[業(yè)，而對(duì)具體的展覽項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)缺少研究和總結(jié)。主要原因首先是我國展覽業(yè)的市場(chǎng)化發(fā)育程度還很低，市場(chǎng)化的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和運(yùn)作還在摸索、積累中，還談不上科學(xué)的管理并形成一套管理體系。其次，展覽從業(yè)人員還缺乏既懂展覽業(yè)務(wù)運(yùn)作，又精通市場(chǎng)營銷管理經(jīng)驗(yàn)的一批專家。再次，國外大型跨國展覽公司剛剛進(jìn)入中國市場(chǎng)，他們的先進(jìn)的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，還有待于我們復(fù)制、學(xué)習(xí)和借鑒。因此，展覽業(yè)界必須積極借鑒其他行業(yè)的管理工具，豐富展覽項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)。