商務秘書考試技巧心得:商務口頭交際中的有效接受

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有效接受,是指交際雙方在交際過程中能捕獲到的信息值。它是商務口頭交際質量的有效保證。
    一、接受的基本過程
    口頭交際中接受的基本過程包括四個環(huán)節(jié):
    感知——選擇——組織—— 理解
    首先是感知??陬^交際過程中的感知,是以聽覺為主、視覺為輔的綜合感知過程?,F(xiàn)代心理學研究證明,感知言語的首要條件是發(fā)出語音,語音是語言符號的一種形式,即表達一定意義的聲音符號。聽話人是以聽覺為主來接收說話人的語言信息的。它除了一般的辨音外,還包括方言辨正、重音辨察、語詞辨析,這都是感知辨音的重要內容?!盾髯印氛? 》上說:“凡音之起,由人心生也?!枪势浒母姓?,其聲口單以緩;其喜心感者,其聲發(fā)以散;其怒心感者,其聲直以廉;其愛心感者,其聲和以柔?!避髯用鞔_指出心中的喜、怒、哀、樂,都可以從說話的聲音表情中感知得出來。比如語音斷續(xù)而緩慢,表示心中悲愁;語音興奮而激揚,表示心中有歡樂;語音徑直而廉隅,表示心中有忿怒;語音溫和而柔順,表示心中有愛戀。語音的節(jié)奏快慢,強弱高低也包含著信息發(fā)出人的重要情感意義,是言語接受感知的重要內容之一。
    在口頭交際的感知過程中,視覺感知也是其中不可缺少的組成部分??陬^交際主要是一種訴諸聽覺器官的有聲言語交際活動。但是,作為有聲語言的輔助手段——無聲的勢態(tài)語之類也同時以其主體的、動態(tài)的表情、動作、姿態(tài)等構成一定的信息,作用于接受者的視覺器官,成為口頭交際不可缺少的部分。請看下面這一場銷售活動。
    在一個售貨中心,一位先生帶著兒子來體育服裝專柜買棒球衣。還沒說話,一位售貨員便對他一笑:“您好,您是想買一套棒球衣的吧!”這位先生感到十分奇怪:“是??!您是怎么知道的呢?”售貨員笑盈盈地回答道:“因為我看您一走過來,眼晴就盯著棒球衣,而您兒子手中還拿著棒球呢?”先生用微笑贊許著,很快選中了一套服裝,正要付款時,售貨員又笑瞇瞇地說:“先生,還有一套和這身球衣配套的汗衫、長襪呢?”這位先生想,說得有理,便點頭表示同意。這位小姐邊裝衣物,邊漫不經心地看看小孩的鞋,親切地說:“先生,您的兒子還沒有球鞋呢?這么英俊的小伙子,穿上一套新球衣,再配上球鞋才真叫精神!”先生還在猶豫,鞋和衣物已經包好遞到他手里。這位先生一邊接過東西,一邊高興地贊許著。
    在這場銷售口頭交際中,視覺感知和聽覺感知確實高度和諧地統(tǒng)一起來了,而且聽覺感知的主導性和視覺感知的輔助性的各自作用也表現(xiàn)得十分清楚。
    選擇,是接受信息過程中的第二程序。感知是一種生理本能,具有普遍性,并不是感知到的信息都能被接受,人們總是對一部分信息表示特別關注和感興趣,而同時又忽視另外一些信息。例如,妻子要你到熱鬧喧嘩的集市上去買鮮魚,當你一進入集市,各種蔬菜、瓜果、肉類的叫賣和報價聲都在作用于你的聽覺,但你并沒有接受??芍灰絮r魚的叫賣和報價聲,你馬上會循聲尋去,這就是選擇在接受過程中的作用。我們再看歷商鞅四說秦孝公的事例。商鞅第一次見孝公時,只了解孝公有“修穆公之業(yè)”的意圖,至于秦孝公將采取什么樣的手段,達到什么目的,卻不甚了然。所以第一次進見,商鞅談的是“帝道”,結果“語事良久”,孝公時時睡,弗聽。過了五天,商鞅第二次見秦孝公,改為談“王道”,但孝公仍然昏昏然環(huán)顧左右。第三次進見前,商鞅自我總結說:“吾說君以帝王之道,而君日久遠,吾不能待。且賢君者,各及其身,顯名天下,安得邑邑待數(shù)十百年以成帝王乎?”針對秦孝公急功好利,急于爭霸之心,商鞅便改談“霸道”。這一次,果然“孝公善之?!钡谒拇伪徽僖娗?,商鞅曾很有把握地對孝公寵臣景監(jiān)說:“誠復見我,我知之矣。”確于其預料,孝公召見,商鞅向秦孝公詳細闡述了自己的變法主張,真可謂和盤托出。這次談話時,公與語,不自知膝之前于席也,語數(shù)日不厭?!?BR>    從商鞅前后四次與秦孝公的口頭交際中,可以看出接受過程中選擇的重要作用:孝公“時時睡,弗聽?!边@顯然是信息量被感知,卻沒有被選擇的狀態(tài);最后“公與語,不自知膝之前于席也,語數(shù)日不厭”。這時才是感知了的信息受到了接受者的選擇。這種能動的選擇性,是接受信息過程中的重要環(huán)節(jié)。
    人們一旦感知到信息并加以選擇之后,下一步程序就是對被選擇的信息進行組織。組織的過程包括識別、記憶、分析等一系列大腦中樞神經活動,從而將雜亂無章的信息分門別類,集中貯藏;同時,對那些過于簡略的信息加以擴充,對過于冗長的信息進行濃縮,為最后的理解提供條件和基礎。
    接受過程的最后一道程序是理解。它又包括解釋和領悟兩個步驟。在解釋和領悟的環(huán)節(jié)中,需要搜尋已知的信息,調動大腦貯存的知識和經驗,通過判斷、推理,從而獲得正確的理解。對于不能理解的有聲和無聲言語,則立即用反饋的形式要求交際對象加以說明。
    接受過程的四道程序:感知——選擇——組織——理解,只是一種解剖性分析,在口頭交際的實際過程中,則往往是以驚人的速度、本能地在一瞬間中完成,在各程序之間并不存在涇渭分明的界線;在依程序運行時,也不一定都按部就班。人們所接受的信息也不一定都能理解??傊?,口頭交際的實際過程比起解剖性分析來,要顯得更為靈活和復雜。
    二、接受的兩個層次
    從接受的基本態(tài)度及接受效果來看,口頭交際中的接受行為可以分為兩個層次:一是耳聽目察,二是心領神會。耳聽目察,接受的是信息的表層意義,但卻是進入深層次的基礎和前提;心領神會,接受的是信息的深層意義,只有進入這個層次,才能真正實現(xiàn)交際的目的。
    在口頭交際過程中,比如人們發(fā)送的話語信息,往往有語表和語里兩重含義。例如,魯迅在廈門大學任教期間,校方曾召開一次專門會議,無理削減一半經費,遭到了與會人員的反對。會議主持者不但不予理睬,反而橫蠻無理地說:“關于這件事,不能聽你們的。學校的經費是有錢人付出來的,只有有錢人才有發(fā)言權!”他剛說完,魯迅立即從口袋里摸出兩個銀幣,“叭”地一聲,“板”到桌子上,鏗鏘有力地說:“我有錢,我有發(fā)言權!”很明顯,魯迅先生的話就具有語表和語里兩層相反的含義,他實際上想要表述的正是反對“有錢才有發(fā)言權”。再看漢代蒯通為韓信的一段辯詞也是如此。蕭何以謀反罪誅殺韓信后,又召集群臣,設下油鍋,要韓信的謀士蒯通當眾供認和韓信謀反的罪行。在這特殊場合,蒯通無法直陳其詞,便正意反說,先歷數(shù)韓信“十罪”,又“罵”其“三愚”說:“韓信收燕、趙,破三秦,有精兵四十萬,恁時不反,如今乃反,是一愚也。漢王駕出成皋,韓信在修武,統(tǒng)大將二百余員,雄兵八十萬,恁時不反,如今乃反,是二愚也。韓信九里山前大會戰(zhàn),兵權百萬,皆歸掌握,恁時不反,如今乃反,是三愚也。韓信負著十罪又有此三愚,豈不自取其禍!”蒯通的語表意義是在數(shù)說韓信的罪狀和愚蠢,而語里則在為韓信鳴冤叫屈。
    正由于在口頭交際中,人們的說話存在著語表和語里的兩層意義,有時,語表和語里兩層含義方向一致,后者是前者的深化;有時語表和語里兩層含義逆向而行,其意義恰好相反。因此,我們在接受話語信息時,首先要耳聽目察,準確把握其表層意義,在這一基礎上,再心領神會,進入其深層含義,以保證交際目的的實現(xiàn)。
    耳聽目察,只屬于淺層理解,如果僅停留在這個層次上,聽話人對說話人發(fā)送的話語信息內容就不可能全面準確的破譯,這僅是一種消極的信號接收。例如,有一個叫“解夢”的故事,說的是皇帝作了一個夢,夢見一個人把他的牙齒全拔光了,皇帝非常害怕。第二天,他把夢講給群臣聽,問誰能解此夢,丞相道:“這預示陛下全家將比陛下先死”?;实勐犃舜笈沿┫嗵幜怂佬?。這時,正好阿凡提來到皇宮,皇帝又問阿凡提,此夢主何兇吉。阿凡提說:“陛下將比您全家都長壽?!被实勐犃朔浅8吲d,賜給阿凡提一副錦袍。丞相和阿凡提發(fā)出的話語信息編碼不同,因而形成不同的表層意義,但其實際性內涵卻是相同的,而接收解碼后的理解卻是兩種結果。
    有時,在表層意義掩蓋下的語里的內涵更為深刻,理解的難度更大。例如,從前有一間畫坊出售一幅《引馬過橋圖》,畫上繪有一個人吃力地牽著一匹馬在橋上走。有一位買主看后,十分欣賞,便立即付了一百兩銀子的定金。臨走時,還回頭望了望那幅畫,感慨地說:“馬韁,好!”畫坊老板原先對畫面并沒有在意,聽買主這么一說,就看了起來,他發(fā)現(xiàn)畫面上根本沒有給出馬韁,以為是買主看花了眼,便立即請人把馬韁添了上去。第二天,買主帶著銀兩來取畫時,見添畫了馬韁,便立即要求退回一百兩銀子的定金,并說:“我要買的正是那一根看不見的、呼之欲出的馬韁。您添了這么一筆,就韻味全無了。”《文子上·道德篇》中曾指出過:“聽之不深,則知之不明?!庇终f:“以耳聽者學在皮膚,以心聽者學在肌肉,以神聽者學在骨髓?!?BR>    對無聲語的接受,也同樣有這樣兩個層次。
    三、排除障礙,增強有效接受
    口頭交際中接受既然存在語表和語里兩個層次的差別,而實際交際過程中往往又進入不到心領神會的高層次境界,這就需要我們進行探究和研討。
    (一)影響有效接受的因素
    口頭交際過程中、影響接受的因素是多方面的,有生理因素,也有心理因素,還有環(huán)境因素。
    1.影響有效接受的生理因素
    由于接受首先是一種生理活動,它需要調動以聽覺為主導,視覺、觸覺、嗅覺、味覺等各種器官協(xié)調配合,去接收信號,并對信號加以選擇處理,而每個人生理上都存在一些差異,如有的聽覺敏感度不夠,有的方言聽辨能力不強,有的視覺輔助能力差,有的不善于判辨語調、語勢,這些差異都會導致信息理解的誤差出現(xiàn)。
    生理上的另一個原因是人們理解語詞的速度要遠遠快于說話的速度。研究證明:一個正常的人,平均每分鐘可以講出125~150個詞,而作為聽話者,可以在一分鐘內輕而易舉地處理500個左右的詞。況且,在一般口頭交際中的講話,往往冗余信息較多。這樣,人們在接受話語信息時就能有不少閑暇時間,如果在這些閑暇時間里不是去分析、領會交際對象語詞中的潛在信息,就會走神,從而干擾話語信息的接收。
    2.影響有效接受的心理因素
    影響有效接受的心理因素是各種各樣的,如恐懼、猜疑、偏見、興趣、習慣等。
    恐懼和猜疑是影響有效接受的心理障礙。曹操因行刺董卓未遂而匆忙出逃,亡命途中留宿于他父親的好友呂伯奢家,夜里隔窗聽到后堂有人說話:“縛而殺之,何如?”亡命途中的曹操在恐懼心態(tài)的支配下,猜疑之心頓起,于是便來個先發(fā)制人,殺盡呂伯奢一家,直到發(fā)現(xiàn)一只縛住待宰的豬,才知道自己殺錯了人。“縛而殺之”的話語,在后堂人聽來,語意是十分明確的:是指把豬捆起來殺了款待曹操。可作為亡命者的曹操,因恐懼而至猜疑,頓起殺人之心??梢姡谠捳Z交際中,恐懼和猜疑是影響有效接受的心理障礙。
    過于追求興趣,也是影響有效接受的重要心理障礙。所謂興趣,包含有兩層意思:一是偏愛,二是對娛樂性話題的追求。前者已為大家所重視,后者尚很少引起普遍注意。對娛樂性話題的追求,往往導致在話語交際中只愿聽那些滑稽的調侃和幽默,而不愿去接受那些敘述性和論理性較強的話題。久而久之,就會形成不良收聽習慣,往往只樂于接受那些簡明易曉的談話內容,而對難度較大的話語信息避而遠之,形成話語信息接受中的惰性,始終無法進入心領神會的高層次接受境界。
    成見或偏見則是較為普遍存在的影響接受的心理障礙。由于每個人都有其特殊的社會閱歷和思維方式,因此在自己頭腦中總是或多或少地保留一些根深蒂固的信念和想法,在多數(shù)情況下,這勢必形成話語交際中的輕信或執(zhí)拗,從而使接受偏離信息發(fā)出者的原意。
    3.影響有效接受的環(huán)境因素
    任何話語交際總離不開地點、時間、場景布置等特定環(huán)境因素,這些環(huán)境因素既可以促進人們話語交際的成功,也可以干擾話語交際的進行。就接受而言,環(huán)境干擾就更明顯、更直接。如果你是一個銷售人員,走進一間設備過于簡陋的辦公室而去談判一樁大額貿易,除了曾經有過經貿交往的老顧主外,一般情況下,信譽定勢總驅使你將對方話語傳遞的信息降低檔次接受來進行考慮。如果你在和來訪者談興正濃時,電話鈴聲頻頻而起,對方的興致必然受到干擾,低落的情緒使信息的有效接受降低到最低檔次,有時甚至導致談話的中斷??傊h(huán)境的干擾會分散人們的注意力,使得交際對象無法專心致志地傾聽對方的講話和接受附加的各種無聲語信息,勢必影響有效的接受。
    (二) 增強有效接受的途徑
    口頭交際中的有效接受途徑具有濃厚的個性特色,因此,在交際過程中要注意發(fā)揮自己的長處,克服自己的短處,確保有效接受途徑的暢通。一般情況下應注意以下幾個方面:
    1.培養(yǎng)良好的接受習慣,以確保有效接受途徑不致受阻 整個口頭交際活動是由兩大主要部件構成的:一是說話,也就是編發(fā)信息;二是聽話,也就是接收還原信息。如果能用理智控制自己,那么發(fā)送信息和接受信息總是按需要、成比例的交替進行。但在各種交際場合充分表現(xiàn)自己又是人的天性,在這種潛意識的支配下,人們往往偏好于說,而不偏好于聽,因為說,常常能更多地展現(xiàn)自己的學識、才智和性格上的長處,正好像公雞經常展開它多彩的羽毛那樣。這就無形中使有效接受信息的渠道受到阻塞,而不能保持暢通。所以,我們應該努力培養(yǎng)自己良好的傾聽的習慣和興趣,將認真聽取別人說話作為一種責任和義務,品嘗聽活的樂趣,從而使在各種交際場合,都能讓別人有發(fā)送信息的機會。獲取大量信息是經商獲利的重要前提條件。
    2.培養(yǎng)廣泛的接受興趣,以確保有效接受的多渠道性 由于教養(yǎng)、經歷的各種原因,個人的興趣愛好總是有其偏頗性與局限性。這樣,在口頭交際過程中,往往適應個人興趣的話題,便專心傾聽,反之則充耳不聞,或表現(xiàn)出厭煩情緒,這無形中就大量減少信息有效接受的渠道。而信息存在的普遍性又是信息傳播的一條重要原則,例如從事國際商務活動的人們決不會輕視海灣戰(zhàn)爭的信息,有時一條體育新聞也會給商務活動者帶來大額利潤。
    3.創(chuàng)造良好的接受環(huán)境,以確保有效接受渠道不受干擾 例如,經貿談判的場所應該是整潔、安靜之處,不要人員進出頻頻,電話鈴聲不斷。會議場所不應在交通要道一側,以免喇叭聲聲,車行隆隆??陬^交際中的接受只有在避開環(huán)境的大量干擾后才能增強有效度。
    4.要善于把握聽覺接收和視覺接收的相互配合,以拓展接收渠道的寬度 口頭交際中的弦外之音,往往是難于把握的,只有從說話人的語氣、表情、音量、速度等諸多方面加以綜合探究,才能不為語詞的表層意義所迷感,從而真正進入到它的深層領域。有時,還應了解信息發(fā)送者的個人背景材料、事件背景材料、語言背景材料和文化背景材料,使接收渠道顯得十分寬闊,從而發(fā)揮信息的交匯、互補作用。例如,前蘇聯(lián)大使尤金曾就中蘇邊界問題拜會毛澤東主席,在交談過程中,毛主席曾站起來背著雙手,在室內一邊踱步,一邊吟誦著:“萬里長城今猶在,不見當年秦始皇?!倍冉鸫笫箙s不能將所聽、所見進行綜合探究,使這次話語交際未能取得預期效果。
    由于無聲語交際是口頭交際的重要組成部分,如果忽視了這一方面,就無異于堵塞了有效接收的一部分渠道。因此,要耳聰目明,而不可閉目塞聽。