掌握方法——五大方法
（一） 不重復(fù)犯錯(cuò)的方誰(shuí)都免不了會(huì)犯錯(cuò)誤，干得越多，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)越多，關(guān)鍵是如何避免重復(fù)犯錯(cuò)。這個(gè)時(shí)候《錯(cuò)誤記錄表》就會(huì)成為你有效的工具之一。
下面把我親身經(jīng)歷的一部分記錄摘引如下：
表格 錯(cuò)誤記錄表 序號(hào) 錯(cuò)誤及收獲 時(shí)間 備注
1 訂餐必須落實(shí)時(shí)間、包間、人員，可以先把菜點(diǎn)好，重要客戶我應(yīng)先到場(chǎng)迎接
2 老板喜歡吃菜，味重，米飯可少菜不可少，很少吃清淡的除了很愜意的時(shí)候
3 報(bào)送簽報(bào)的文件或新合同沒有將原合同附在后面
4 面試時(shí)人員的簡(jiǎn)歷沒有讓其隨身帶好
5 領(lǐng)導(dǎo)出面的事情一定要全部落實(shí)好
6 手機(jī)一定要一次就接通
7 手上的文件被自己壓了11天，忘了，不要講理由，用不著表白
8 …… ……
有空的時(shí)候時(shí)常拿出來看一看，總會(huì)有所裨益的。
（二） 快速成文的方法 秘書僅僅會(huì)寫文章，或能寫一手好文章是不夠的，還必須思維十分敏捷，具有快速成文的技能。古人講：“下筆如有神”、“倚馬可待”，對(duì)秘書來說一點(diǎn)不夸張。在我的工作實(shí)踐中，要求快速成文的情況是很多的。比如說領(lǐng)導(dǎo)要求的材料、下級(jí)的緊急請(qǐng)示、領(lǐng)導(dǎo)人明后天的講話稿、兄弟單位的事務(wù)聯(lián)系信函，都不允許慢騰騰地寫。文章有大有小，內(nèi)容有有少，而“快”是最基本的要求。
怎樣才能做到快速成文呢？這里結(jié)合秘書的寫作實(shí)際，提出3點(diǎn)：
1、 準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。快速成文的前提，是要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的目的、意圖。這樣，才能思維清晰，邏輯清楚；收集資料適當(dāng)夠用而不漫天收集；防止寫出返工文章。如果所寫文章較長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)意圖較難吃透，也可先快速寫出提綱來，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以加深對(duì)意圖的準(zhǔn)確理解。
2、 使用快速寫作手段。一般要學(xué)會(huì)用速記符號(hào)起草初稿，尤其是會(huì)議記錄和領(lǐng)導(dǎo)講話。
3、 多多建立寫作公文模版。大部分的公文都有統(tǒng)一的格式，甚至前言后語(yǔ)都差不多，這個(gè)時(shí)候你就要多多留心，積累經(jīng)驗(yàn)，用時(shí)往上一套，萬(wàn)事大吉。
（三） 鑒別信息真實(shí)性的方法 作為一名高級(jí)秘書，每天都會(huì)經(jīng)手若干信息，有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)非常依賴于你手中的信息來做決策。這就要求我們必須十分重視信息的真?zhèn)危乐固摷傩畔⒄`導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)做出錯(cuò)誤決策。
我把區(qū)別信息真?zhèn)蔚幕痉椒ǜ爬?點(diǎn)：
一是看有沒有其他佐證，有其他客觀佐證的信息真實(shí)性更大，當(dāng)然這也不是絕對(duì)的。
二是看信息來源，是直接來源還是間接來源，一般第一手材料比二手、三手材料可信度要大些。
三是看信息提供者的人品和一貫風(fēng)格，有時(shí)候還要分析事件中的利害關(guān)系，一般基層可能會(huì)埋怨上級(jí)重視不夠，支援太少；上級(jí)則可能認(rèn)為基層思想不解放，缺乏自力更生精神……等等，各家的信息資料都會(huì)不，都會(huì)有意無意地為本單位利益服務(wù)。
四是多方對(duì)比，如果產(chǎn)生了矛盾和疑點(diǎn)，自己一定要力所能及的用各種方法加以確認(rèn)。
五是如果可能，親自去嘗試一下，尤其是幫助領(lǐng)導(dǎo)定宴會(huì)、訂賓館等等，都可以去看一看，比看報(bào)告聽介紹要可信得多。 由于秘書調(diào)查研究、處理信息的許多內(nèi)容都屬于社會(huì)信息而不是技術(shù)信息，缺少精確定量、定性的依據(jù)，有時(shí)其真?zhèn)螀^(qū)別很大，所以必須認(rèn)真負(fù)責(zé)鑒別真?zhèn)?，去粗取精，去偽存真，才能為正確決策服務(wù)。秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，靠的是信息。
（四） 不忘事的方法 善用outlook和小紙條是秘書做到不忘事的有效方法。有專家研究得出結(jié)論，一個(gè)人的大腦在同一時(shí)間只能有效處理6-8件事情，也就是說，經(jīng)常忘事并不是毛病，而是你沒有找到好的解決辦法。這個(gè)時(shí)候，必要的管理工具就必不可少。
Outlook的日歷功能和任務(wù)功能對(duì)于秘書管理好領(lǐng)導(dǎo)和自己的日程安排非常有用，所以，無論你的電腦水平如何，一定要把Outlook學(xué)好，學(xué)精。盡量做到每天都把以后幾天或者幾周甚至幾月要做的工作在電腦里記錄好。這樣，每天早上一到公司，要做的工作就一目了然了。 還有一個(gè)更簡(jiǎn)單但是也必不可少的工具就是貼小條。它主要用于記錄一些臨時(shí)性事件，很多人都已經(jīng)用到了。但是這里我要建議的是，不要用那種單頁(yè)的易可貼，一是因?yàn)槿绻虑槎嗔?，?huì)很亂，遇到真正要辦的事情時(shí)可能反會(huì)找不到要做得事情了；二是事后可能就扔了，不便于工作總結(jié)，等到有一天要寫工作季報(bào)或年度總結(jié)的時(shí)候回頭一看，才發(fā)現(xiàn)過去一年好像整天都很忙，可是如今卻怎么也想不起來到底忙了些什么。的辦法就是找一個(gè)小本，能夠放在衣服或者褲子口袋里面的那種，遇到事情可以隨時(shí)記，但是又能留下完整記錄。
（五） 給領(lǐng)導(dǎo)提建議的方法 古人云：“人非圣賢，孰能無過”。小平同志也講過，能夠做到大錯(cuò)不犯，中錯(cuò)少犯，就很不錯(cuò)了。至于小錯(cuò)，那是任何人都常常會(huì)犯的。由于領(lǐng)導(dǎo)人并不是神仙，在一定的情況下，也總會(huì)犯一定的錯(cuò)誤。那么這時(shí)候作為經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)近身從事輔助工作的秘書，如果能夠思想堅(jiān)定，方法靈活地勸諫領(lǐng)導(dǎo)人可能出現(xiàn)的某些錯(cuò)誤，那自然就是非常難能可貴了。
在這個(gè)問題上，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
1、必須明白“不建議不行，說錯(cuò)了會(huì)沒命”的道理。秘書給領(lǐng)導(dǎo)提建議，應(yīng)當(dāng)針對(duì)重大問題，并且是自己掌握了足夠信息的前提下，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做決策時(shí)所依據(jù)的信息來提出自己的看法，而不是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要做的決策內(nèi)容做出評(píng)判。因?yàn)樽鳛楣靖邔宇I(lǐng)導(dǎo)，掌握和思考的都是公司宏觀層面的問題，對(duì)于一些具體和專業(yè)的信息他們不會(huì)研究的那么深入和透徹，這個(gè)時(shí)候如果你能夠就自己擅長(zhǎng)的或者咨詢過專家的看法為領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見，一般領(lǐng)導(dǎo)會(huì)加以參考。同時(shí)注意把話說得恰如其分，恰到好處，避免“不無張狂之嫌”。
2、提出意見和建議的方式上應(yīng)當(dāng)盡量采取擺事實(shí)，列數(shù)據(jù)，算利害賬等方式進(jìn)行，一定要避免講大道理，戴大帽子的方法。因?yàn)槊貢吘故窍录?jí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人不會(huì)喜歡聽下級(jí)的大道理的。
3、做到 “事不過三”。據(jù)說在某些國(guó)家的軍事條例中，規(guī)定參謀長(zhǎng)不贊同司令員的決策時(shí)，可以提出意見，但如司令員不予采納，只能再提一次，以免貽誤軍機(jī)。秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的建議，也應(yīng)“事不過三”，以免干擾了領(lǐng)導(dǎo)決策。你的意見是否比領(lǐng)導(dǎo)正確，有待實(shí)踐檢驗(yàn)，多次提醒，即使領(lǐng)導(dǎo)未表態(tài)采納，也會(huì)思考的；如仍不接受，總有他的理由。 如何勸諫，對(duì)于高級(jí)秘書來說是一門很高的藝術(shù)，需要在長(zhǎng)期的實(shí)踐中逐步掌握。
（一） 不重復(fù)犯錯(cuò)的方誰(shuí)都免不了會(huì)犯錯(cuò)誤，干得越多，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)越多，關(guān)鍵是如何避免重復(fù)犯錯(cuò)。這個(gè)時(shí)候《錯(cuò)誤記錄表》就會(huì)成為你有效的工具之一。
下面把我親身經(jīng)歷的一部分記錄摘引如下：
表格 錯(cuò)誤記錄表 序號(hào) 錯(cuò)誤及收獲 時(shí)間 備注
1 訂餐必須落實(shí)時(shí)間、包間、人員，可以先把菜點(diǎn)好，重要客戶我應(yīng)先到場(chǎng)迎接
2 老板喜歡吃菜，味重，米飯可少菜不可少，很少吃清淡的除了很愜意的時(shí)候
3 報(bào)送簽報(bào)的文件或新合同沒有將原合同附在后面
4 面試時(shí)人員的簡(jiǎn)歷沒有讓其隨身帶好
5 領(lǐng)導(dǎo)出面的事情一定要全部落實(shí)好
6 手機(jī)一定要一次就接通
7 手上的文件被自己壓了11天，忘了，不要講理由，用不著表白
8 …… ……
有空的時(shí)候時(shí)常拿出來看一看，總會(huì)有所裨益的。
（二） 快速成文的方法 秘書僅僅會(huì)寫文章，或能寫一手好文章是不夠的，還必須思維十分敏捷，具有快速成文的技能。古人講：“下筆如有神”、“倚馬可待”，對(duì)秘書來說一點(diǎn)不夸張。在我的工作實(shí)踐中，要求快速成文的情況是很多的。比如說領(lǐng)導(dǎo)要求的材料、下級(jí)的緊急請(qǐng)示、領(lǐng)導(dǎo)人明后天的講話稿、兄弟單位的事務(wù)聯(lián)系信函，都不允許慢騰騰地寫。文章有大有小，內(nèi)容有有少，而“快”是最基本的要求。
怎樣才能做到快速成文呢？這里結(jié)合秘書的寫作實(shí)際，提出3點(diǎn)：
1、 準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。快速成文的前提，是要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的目的、意圖。這樣，才能思維清晰，邏輯清楚；收集資料適當(dāng)夠用而不漫天收集；防止寫出返工文章。如果所寫文章較長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)意圖較難吃透，也可先快速寫出提綱來，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以加深對(duì)意圖的準(zhǔn)確理解。
2、 使用快速寫作手段。一般要學(xué)會(huì)用速記符號(hào)起草初稿，尤其是會(huì)議記錄和領(lǐng)導(dǎo)講話。
3、 多多建立寫作公文模版。大部分的公文都有統(tǒng)一的格式，甚至前言后語(yǔ)都差不多，這個(gè)時(shí)候你就要多多留心，積累經(jīng)驗(yàn)，用時(shí)往上一套，萬(wàn)事大吉。
（三） 鑒別信息真實(shí)性的方法 作為一名高級(jí)秘書，每天都會(huì)經(jīng)手若干信息，有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)非常依賴于你手中的信息來做決策。這就要求我們必須十分重視信息的真?zhèn)危乐固摷傩畔⒄`導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)做出錯(cuò)誤決策。
我把區(qū)別信息真?zhèn)蔚幕痉椒ǜ爬?點(diǎn)：
一是看有沒有其他佐證，有其他客觀佐證的信息真實(shí)性更大，當(dāng)然這也不是絕對(duì)的。
二是看信息來源，是直接來源還是間接來源，一般第一手材料比二手、三手材料可信度要大些。
三是看信息提供者的人品和一貫風(fēng)格，有時(shí)候還要分析事件中的利害關(guān)系，一般基層可能會(huì)埋怨上級(jí)重視不夠，支援太少；上級(jí)則可能認(rèn)為基層思想不解放，缺乏自力更生精神……等等，各家的信息資料都會(huì)不，都會(huì)有意無意地為本單位利益服務(wù)。
四是多方對(duì)比，如果產(chǎn)生了矛盾和疑點(diǎn)，自己一定要力所能及的用各種方法加以確認(rèn)。
五是如果可能，親自去嘗試一下，尤其是幫助領(lǐng)導(dǎo)定宴會(huì)、訂賓館等等，都可以去看一看，比看報(bào)告聽介紹要可信得多。 由于秘書調(diào)查研究、處理信息的許多內(nèi)容都屬于社會(huì)信息而不是技術(shù)信息，缺少精確定量、定性的依據(jù)，有時(shí)其真?zhèn)螀^(qū)別很大，所以必須認(rèn)真負(fù)責(zé)鑒別真?zhèn)?，去粗取精，去偽存真，才能為正確決策服務(wù)。秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，靠的是信息。
（四） 不忘事的方法 善用outlook和小紙條是秘書做到不忘事的有效方法。有專家研究得出結(jié)論，一個(gè)人的大腦在同一時(shí)間只能有效處理6-8件事情，也就是說，經(jīng)常忘事并不是毛病，而是你沒有找到好的解決辦法。這個(gè)時(shí)候，必要的管理工具就必不可少。
Outlook的日歷功能和任務(wù)功能對(duì)于秘書管理好領(lǐng)導(dǎo)和自己的日程安排非常有用，所以，無論你的電腦水平如何，一定要把Outlook學(xué)好，學(xué)精。盡量做到每天都把以后幾天或者幾周甚至幾月要做的工作在電腦里記錄好。這樣，每天早上一到公司，要做的工作就一目了然了。 還有一個(gè)更簡(jiǎn)單但是也必不可少的工具就是貼小條。它主要用于記錄一些臨時(shí)性事件，很多人都已經(jīng)用到了。但是這里我要建議的是，不要用那種單頁(yè)的易可貼，一是因?yàn)槿绻虑槎嗔?，?huì)很亂，遇到真正要辦的事情時(shí)可能反會(huì)找不到要做得事情了；二是事后可能就扔了，不便于工作總結(jié)，等到有一天要寫工作季報(bào)或年度總結(jié)的時(shí)候回頭一看，才發(fā)現(xiàn)過去一年好像整天都很忙，可是如今卻怎么也想不起來到底忙了些什么。的辦法就是找一個(gè)小本，能夠放在衣服或者褲子口袋里面的那種，遇到事情可以隨時(shí)記，但是又能留下完整記錄。
（五） 給領(lǐng)導(dǎo)提建議的方法 古人云：“人非圣賢，孰能無過”。小平同志也講過，能夠做到大錯(cuò)不犯，中錯(cuò)少犯，就很不錯(cuò)了。至于小錯(cuò)，那是任何人都常常會(huì)犯的。由于領(lǐng)導(dǎo)人并不是神仙，在一定的情況下，也總會(huì)犯一定的錯(cuò)誤。那么這時(shí)候作為經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)近身從事輔助工作的秘書，如果能夠思想堅(jiān)定，方法靈活地勸諫領(lǐng)導(dǎo)人可能出現(xiàn)的某些錯(cuò)誤，那自然就是非常難能可貴了。
在這個(gè)問題上，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
1、必須明白“不建議不行，說錯(cuò)了會(huì)沒命”的道理。秘書給領(lǐng)導(dǎo)提建議，應(yīng)當(dāng)針對(duì)重大問題，并且是自己掌握了足夠信息的前提下，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做決策時(shí)所依據(jù)的信息來提出自己的看法，而不是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要做的決策內(nèi)容做出評(píng)判。因?yàn)樽鳛楣靖邔宇I(lǐng)導(dǎo)，掌握和思考的都是公司宏觀層面的問題，對(duì)于一些具體和專業(yè)的信息他們不會(huì)研究的那么深入和透徹，這個(gè)時(shí)候如果你能夠就自己擅長(zhǎng)的或者咨詢過專家的看法為領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見，一般領(lǐng)導(dǎo)會(huì)加以參考。同時(shí)注意把話說得恰如其分，恰到好處，避免“不無張狂之嫌”。
2、提出意見和建議的方式上應(yīng)當(dāng)盡量采取擺事實(shí)，列數(shù)據(jù)，算利害賬等方式進(jìn)行，一定要避免講大道理，戴大帽子的方法。因?yàn)槊貢吘故窍录?jí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人不會(huì)喜歡聽下級(jí)的大道理的。
3、做到 “事不過三”。據(jù)說在某些國(guó)家的軍事條例中，規(guī)定參謀長(zhǎng)不贊同司令員的決策時(shí)，可以提出意見，但如司令員不予采納，只能再提一次，以免貽誤軍機(jī)。秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的建議，也應(yīng)“事不過三”，以免干擾了領(lǐng)導(dǎo)決策。你的意見是否比領(lǐng)導(dǎo)正確，有待實(shí)踐檢驗(yàn)，多次提醒，即使領(lǐng)導(dǎo)未表態(tài)采納，也會(huì)思考的；如仍不接受，總有他的理由。 如何勸諫，對(duì)于高級(jí)秘書來說是一門很高的藝術(shù)，需要在長(zhǎng)期的實(shí)踐中逐步掌握。