所謂材料，就是指在公務文書寫作中用來提煉主旨和表現(xiàn)主旨的事實和理論依據(jù)。材料是構成公務文書的要素之一。章學誠在《文史通義》中說：“夫立言之要在于有物”。朱熙曾說：“作文須靠實，大要七分實，只二三分文”。這些都是說材料是寫作要解決的根本問題。材料是公務文書觀點賴以產(chǎn)生的基礎，同時也是公務文書表現(xiàn)觀點的支柱。沒有充分、翔實的材料，是寫不出好的公務文書來的。因此，公務文書寫作者在寫作前，總是要通過調(diào)查、閱讀等方式搜集大量事實材料和觀念性材料，為寫作做好準備。具體到公務文書寫作時，寫作者應根據(jù)所寫公務文書的具體要求對所搜集到的材料進行鑒別和篩選，選出有價值的材料寫進公務文書中。那么，哪些是有價值的材料呢?筆者認為可以從以下幾個方面去把握。
一、選擇真實可靠的材料
公務文書是各級各類機關、團體、企事業(yè)單位行使管理職能和業(yè)務職能的重要工具，常常起著指揮工作、聯(lián)系公務、宣傳教育等作用。這就要求公務文書的觀點必須是正確的，提出的意見、措施、辦法、要求、主張等是切實可行的，否則，就會影響管理職能的實施，甚至產(chǎn)生嚴重后果。而公務文書觀點正確與否，提出的措施、辦法、要求等是否切實可行，則取決于材料的真實與否。材料真實可靠，那么，建立在此基礎上的觀點無疑是正確的，據(jù)此提出的意見、措施、辦法、要求等是可行的。因此，選擇真實可靠的材料是公務文書寫作的基礎之基礎，關鍵之關鍵，必須把握好。
所謂真實可靠的材料，是指那些寫進公務文書的事實、引文、數(shù)據(jù)等都要真實、準確，經(jīng)得起核實。要保證材料的真實可靠，就必須堅持實事求是，不弄虛作假。尤其是一些向上級匯報的材料，如果弄虛作假，隱瞞真實情況，其結(jié)果必然會影響上級對某事項的決策，以致出現(xiàn)嚴重后果。試舉一例。1987年，浙江省青田縣××村干部為解決拉電線經(jīng)費問題，在鄉(xiāng)干部的指點和默許下，把原本牢固的小學校舍賣掉，讓學生們到瀕臨倒塌的危房上課。而在同年11月省、地兩級教育“雙驗收”的匯報材料中卻寫道：“鄉(xiāng)黨委發(fā)動群眾干部自力更生、集資建校舍，在上級沒有撥款的情況下，一個窮鄉(xiāng)三個村建校?！痢链褰ń淌?個，建筑面積166平方米……”7個月后，這個被匯報為新建教室破危房在大雨中倒塌，造成6個小學生死亡，16人受傷的慘劇。由此可見，上報材料弄虛作假造成的后果多么嚴重!
要保證選擇的材料真實可靠，還要注意對材料進行反復核實，尤其不要被表面現(xiàn)象所迷惑，要透過現(xiàn)象看本質(zhì)。例如，某地機關通報表彰了一位縣委書記拒收禮品，下鄉(xiāng)巡視坐大頭貨車的廉潔事跡。之后，有一位記者深入實地進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)“拒收禮品”和“坐大貨車下鄉(xiāng)”的情節(jié)雖然確有其事，但“拒收禮品”的原因卻是該縣縣委書記第坐豪華臥車下鄉(xiāng)巡視至第五個鄉(xiāng)鎮(zhèn)時，所收的禮品就已經(jīng)放不下了，當然只能“拒收”。而所謂“坐大貨車下鄉(xiāng)”的原因則是該縣委書記吸取第坐豪華臥車禮品裝不下的教訓，第二次下鄉(xiāng)便改坐貨車以便多裝一些。實事證明，某地縣委機關的表彰通報材料反映的是一種假象，不是本質(zhì)的真實，因而得出的結(jié)論也是錯誤的，其產(chǎn)生的社會影響是相當惡劣的。
二、選擇緊扣公務文書主旨的材料
公務文書的主旨是指公務文書通過全部內(nèi)容所反映出的意圖，包括主要觀點、意見、措施、辦法、要求等。任何一篇公務文書都有其鮮明而集中的主旨。公務文書的主旨是對客觀現(xiàn)實的反映，是寫作之前從大量材料中提煉出來的，而主旨一旦確立又反過來指導文章材料的選擇、結(jié)構的安排、語言的運用等。因此，寫作前我們一定要把握好公務文書的主旨。我們知道，為寫作而搜集的材料是很多的，其中有的材料離主旨較近，有的則離主旨較遠。我們寫作時就要選擇離主旨較近的材料，也就是緊扣主旨，舍去離主旨較遠的材料，這樣能使公務文書主旨突出，讓人一看就懂。如果不加選擇地把相關材料都寫進文章中，勢必影響文章主旨的表達，而且文章顯得拖泥帶水，不簡潔。例如，有一篇某學校工會請求上級撥付元旦晚會經(jīng)費的請示，正文這樣寫道：“我院將于12月30日在學院操場舉行元旦晚會。目前，各系和學生都十分高興地準備晚會節(jié)目。晚會節(jié)目有相聲、拳擊、小品等好節(jié)目。××院長和學生代表將在晚會上講話。為晚會順利舉行，得花一筆費用，用于晚會評獎、購買演出服裝等，共需3000元。請學院撥付。妥否，請批復?！边@篇請示的主旨是請求上級撥款，緊扣這一主旨選擇材料，那么，文中“目前……將在晚會上講話?！边@部分旨在說明晚會的準備情況和內(nèi)容，而這并不能成為請求上級撥款的充分理由，上級并不會因為晚會準備得充分及晚會內(nèi)容的豐富多彩給予撥款，顯然這部分材料離主旨較遠，應當舍去。正確的寫法應該是：“我院將于12月30日在學院操場舉行元旦晚會。為晚會順利舉行，得花一筆費用，用于晚會評獎、購買演出服裝等，共需3000元。請學院撥付。妥否，請批復?！?BR> 三、選擇富有表現(xiàn)力的典型材料
對于選擇典型材料，秦牧有一段話說得非常形象：“選材要抓住事物的‘尖端’部分，好比一棵菜，要摘嫩的菜芽來炒肉絲，才上味。一般材料只能做一般菜，‘尖端’材料才能炒出佳肴，‘尖端’部分就是典型材料?！庇酶爬ǖ恼Z言來說，典型材料是指能深刻揭示事物本質(zhì)，具有代表性和說服力的材料，能收到“以一當十”的效果，貴在精而不在多，具有支撐觀點的基礎作用。社會生活中能說明同一問題的材料是比較多的，只是有深淺程度的不同。在寫作時，我們不可能把能說明同一問題的材料全部寫進公務文書，而是要選擇能說明問題同時又具有代表性的典型材料，使文章具有較強說服力，給人留下深刻印象。例如，某機關有一份簡報在說明社會各部門向企業(yè)無窮索要不正之風時用了這樣一個材料：“1999年各種部門向健力寶公司伸手要錢131次?？傤~1.98億元。其中主管部門開出‘紅頭文件’索要1786.32萬元。各種媒介索要3323.71萬元，各重研討會和出書贊助索要1042萬元。各社會管理部門索要1.4億元，而健力寶公司一年利潤僅兩三億億元。”社會各部門向企業(yè)伸手要錢是一種普遍社會現(xiàn)象，而健力寶公司尤為突出并具有代表性，所以作為典型材料寫入簡報中，比較具有說服力。再如，《四川省人民政府關于嚴厲打擊非法出版活動有關事項的通知》，在說明四川省非法出版活動相當猖獗的嚴重情況時，用了這樣一些材料，“今年以來，僅成都東、西城兩區(qū)查獲的非法書刊就有近百種，14多萬冊。近，德陽市在羅江火車站就擋獲非法圖書63麻袋，1766公斤。西昌市在火車站就擋獲非法書刊3200余冊，1.4噸?！狈欠ǔ霭婊顒釉谒拇ǖ暮芏嗟胤蕉即嬖冢@篇公文只寫了成都、德陽、西昌三個地方擋獲非法出版物的情況，這三個材料足以說明四川省非法出版活動相當猖獗，這三個材料就是典型材料，文章運用這三個材料毫無疑問收到了“以一當十”的效果。
四、選擇具有現(xiàn)實性的新穎材料
所謂新穎材料，是指具有強烈時代感，能夠表現(xiàn)客觀事物的發(fā)展變化趨勢，反映客觀事物器的新面貌，反映人們關心的新人、新事、新思想、新成就、新問題的材料。公務文書寫作要求選擇新穎材料，是由公務文書的實用性功能決定的。公務文書總是要不斷地處理實際生活工作中新發(fā)生的事和新出現(xiàn)的問題，以此推動工作的開展，實施好管理職能。另外，從閱讀效果來講，人們都有“喜新”心理，有新東西的文章，人們就喜歡讀，對那些反映陳年往事的文章，人們是不太喜歡的。因此，公務文書寫作時一定要選擇那些新近發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的事和問題。
當前社會呈現(xiàn)突飛猛進的發(fā)展態(tài)勢，不斷出現(xiàn)新氣象、新問題、新情況、新經(jīng)驗，客觀上為我們選擇新穎材料提供了條件。作為公務文書寫作者來說，只要善于觀察，勤于思考，做有心人，要獲取有現(xiàn)實性的新穎材料是不難的。例如，1982年墨西哥發(fā)生火山爆發(fā)，億萬噸火山灰直沖云霄，形成罕見的壯觀景象。當時人們對此贊嘆不已。美國的一個專家小組敏感地意識到此事對世界農(nóng)業(yè)的巨大影響，立即采集了大量氣象統(tǒng)計數(shù)據(jù)，著手進行統(tǒng)計分析，并很快向美國政府提供了報告，指出這些懸浮在半空中的大量火山灰將會造成大面積的低溫多雨天氣，使世界范圍的糧食作物受到損壞。美國政府據(jù)此采取了相應的促進糧食增產(chǎn)與儲備的措施。對火山爆發(fā)，大多數(shù)人都是看熱鬧，而美國的這個專家小組卻從這一現(xiàn)象敏感地預測到將要發(fā)生的事，并著手進行研究，得出了可靠結(jié)論，為政府決策提供了依據(jù)。
要保證選擇的材料新穎，還要注意防止同一個材料的多角度使用。例如，有一位女青年搞了一項分明創(chuàng)造，這位女青年的所在單位便在《迎三·八》、《慶五·四》、《七一獻禮》等公務文書里反復使用，給人一種“老生常談“的感覺，沒有了新鮮感。
一、選擇真實可靠的材料
公務文書是各級各類機關、團體、企事業(yè)單位行使管理職能和業(yè)務職能的重要工具，常常起著指揮工作、聯(lián)系公務、宣傳教育等作用。這就要求公務文書的觀點必須是正確的，提出的意見、措施、辦法、要求、主張等是切實可行的，否則，就會影響管理職能的實施，甚至產(chǎn)生嚴重后果。而公務文書觀點正確與否，提出的措施、辦法、要求等是否切實可行，則取決于材料的真實與否。材料真實可靠，那么，建立在此基礎上的觀點無疑是正確的，據(jù)此提出的意見、措施、辦法、要求等是可行的。因此，選擇真實可靠的材料是公務文書寫作的基礎之基礎，關鍵之關鍵，必須把握好。
所謂真實可靠的材料，是指那些寫進公務文書的事實、引文、數(shù)據(jù)等都要真實、準確，經(jīng)得起核實。要保證材料的真實可靠，就必須堅持實事求是，不弄虛作假。尤其是一些向上級匯報的材料，如果弄虛作假，隱瞞真實情況，其結(jié)果必然會影響上級對某事項的決策，以致出現(xiàn)嚴重后果。試舉一例。1987年，浙江省青田縣××村干部為解決拉電線經(jīng)費問題，在鄉(xiāng)干部的指點和默許下，把原本牢固的小學校舍賣掉，讓學生們到瀕臨倒塌的危房上課。而在同年11月省、地兩級教育“雙驗收”的匯報材料中卻寫道：“鄉(xiāng)黨委發(fā)動群眾干部自力更生、集資建校舍，在上級沒有撥款的情況下，一個窮鄉(xiāng)三個村建校?！痢链褰ń淌?個，建筑面積166平方米……”7個月后，這個被匯報為新建教室破危房在大雨中倒塌，造成6個小學生死亡，16人受傷的慘劇。由此可見，上報材料弄虛作假造成的后果多么嚴重!
要保證選擇的材料真實可靠，還要注意對材料進行反復核實，尤其不要被表面現(xiàn)象所迷惑，要透過現(xiàn)象看本質(zhì)。例如，某地機關通報表彰了一位縣委書記拒收禮品，下鄉(xiāng)巡視坐大頭貨車的廉潔事跡。之后，有一位記者深入實地進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)“拒收禮品”和“坐大貨車下鄉(xiāng)”的情節(jié)雖然確有其事，但“拒收禮品”的原因卻是該縣縣委書記第坐豪華臥車下鄉(xiāng)巡視至第五個鄉(xiāng)鎮(zhèn)時，所收的禮品就已經(jīng)放不下了，當然只能“拒收”。而所謂“坐大貨車下鄉(xiāng)”的原因則是該縣委書記吸取第坐豪華臥車禮品裝不下的教訓，第二次下鄉(xiāng)便改坐貨車以便多裝一些。實事證明，某地縣委機關的表彰通報材料反映的是一種假象，不是本質(zhì)的真實，因而得出的結(jié)論也是錯誤的，其產(chǎn)生的社會影響是相當惡劣的。
二、選擇緊扣公務文書主旨的材料
公務文書的主旨是指公務文書通過全部內(nèi)容所反映出的意圖，包括主要觀點、意見、措施、辦法、要求等。任何一篇公務文書都有其鮮明而集中的主旨。公務文書的主旨是對客觀現(xiàn)實的反映，是寫作之前從大量材料中提煉出來的，而主旨一旦確立又反過來指導文章材料的選擇、結(jié)構的安排、語言的運用等。因此，寫作前我們一定要把握好公務文書的主旨。我們知道，為寫作而搜集的材料是很多的，其中有的材料離主旨較近，有的則離主旨較遠。我們寫作時就要選擇離主旨較近的材料，也就是緊扣主旨，舍去離主旨較遠的材料，這樣能使公務文書主旨突出，讓人一看就懂。如果不加選擇地把相關材料都寫進文章中，勢必影響文章主旨的表達，而且文章顯得拖泥帶水，不簡潔。例如，有一篇某學校工會請求上級撥付元旦晚會經(jīng)費的請示，正文這樣寫道：“我院將于12月30日在學院操場舉行元旦晚會。目前，各系和學生都十分高興地準備晚會節(jié)目。晚會節(jié)目有相聲、拳擊、小品等好節(jié)目。××院長和學生代表將在晚會上講話。為晚會順利舉行，得花一筆費用，用于晚會評獎、購買演出服裝等，共需3000元。請學院撥付。妥否，請批復?！边@篇請示的主旨是請求上級撥款，緊扣這一主旨選擇材料，那么，文中“目前……將在晚會上講話?！边@部分旨在說明晚會的準備情況和內(nèi)容，而這并不能成為請求上級撥款的充分理由，上級并不會因為晚會準備得充分及晚會內(nèi)容的豐富多彩給予撥款，顯然這部分材料離主旨較遠，應當舍去。正確的寫法應該是：“我院將于12月30日在學院操場舉行元旦晚會。為晚會順利舉行，得花一筆費用，用于晚會評獎、購買演出服裝等，共需3000元。請學院撥付。妥否，請批復?！?BR> 三、選擇富有表現(xiàn)力的典型材料
對于選擇典型材料，秦牧有一段話說得非常形象：“選材要抓住事物的‘尖端’部分，好比一棵菜，要摘嫩的菜芽來炒肉絲，才上味。一般材料只能做一般菜，‘尖端’材料才能炒出佳肴，‘尖端’部分就是典型材料?！庇酶爬ǖ恼Z言來說，典型材料是指能深刻揭示事物本質(zhì)，具有代表性和說服力的材料，能收到“以一當十”的效果，貴在精而不在多，具有支撐觀點的基礎作用。社會生活中能說明同一問題的材料是比較多的，只是有深淺程度的不同。在寫作時，我們不可能把能說明同一問題的材料全部寫進公務文書，而是要選擇能說明問題同時又具有代表性的典型材料，使文章具有較強說服力，給人留下深刻印象。例如，某機關有一份簡報在說明社會各部門向企業(yè)無窮索要不正之風時用了這樣一個材料：“1999年各種部門向健力寶公司伸手要錢131次?？傤~1.98億元。其中主管部門開出‘紅頭文件’索要1786.32萬元。各種媒介索要3323.71萬元，各重研討會和出書贊助索要1042萬元。各社會管理部門索要1.4億元，而健力寶公司一年利潤僅兩三億億元。”社會各部門向企業(yè)伸手要錢是一種普遍社會現(xiàn)象，而健力寶公司尤為突出并具有代表性，所以作為典型材料寫入簡報中，比較具有說服力。再如，《四川省人民政府關于嚴厲打擊非法出版活動有關事項的通知》，在說明四川省非法出版活動相當猖獗的嚴重情況時，用了這樣一些材料，“今年以來，僅成都東、西城兩區(qū)查獲的非法書刊就有近百種，14多萬冊。近，德陽市在羅江火車站就擋獲非法圖書63麻袋，1766公斤。西昌市在火車站就擋獲非法書刊3200余冊，1.4噸?！狈欠ǔ霭婊顒釉谒拇ǖ暮芏嗟胤蕉即嬖冢@篇公文只寫了成都、德陽、西昌三個地方擋獲非法出版物的情況，這三個材料足以說明四川省非法出版活動相當猖獗，這三個材料就是典型材料，文章運用這三個材料毫無疑問收到了“以一當十”的效果。
四、選擇具有現(xiàn)實性的新穎材料
所謂新穎材料，是指具有強烈時代感，能夠表現(xiàn)客觀事物的發(fā)展變化趨勢，反映客觀事物器的新面貌，反映人們關心的新人、新事、新思想、新成就、新問題的材料。公務文書寫作要求選擇新穎材料，是由公務文書的實用性功能決定的。公務文書總是要不斷地處理實際生活工作中新發(fā)生的事和新出現(xiàn)的問題，以此推動工作的開展，實施好管理職能。另外，從閱讀效果來講，人們都有“喜新”心理，有新東西的文章，人們就喜歡讀，對那些反映陳年往事的文章，人們是不太喜歡的。因此，公務文書寫作時一定要選擇那些新近發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的事和問題。
當前社會呈現(xiàn)突飛猛進的發(fā)展態(tài)勢，不斷出現(xiàn)新氣象、新問題、新情況、新經(jīng)驗，客觀上為我們選擇新穎材料提供了條件。作為公務文書寫作者來說，只要善于觀察，勤于思考，做有心人，要獲取有現(xiàn)實性的新穎材料是不難的。例如，1982年墨西哥發(fā)生火山爆發(fā)，億萬噸火山灰直沖云霄，形成罕見的壯觀景象。當時人們對此贊嘆不已。美國的一個專家小組敏感地意識到此事對世界農(nóng)業(yè)的巨大影響，立即采集了大量氣象統(tǒng)計數(shù)據(jù)，著手進行統(tǒng)計分析，并很快向美國政府提供了報告，指出這些懸浮在半空中的大量火山灰將會造成大面積的低溫多雨天氣，使世界范圍的糧食作物受到損壞。美國政府據(jù)此采取了相應的促進糧食增產(chǎn)與儲備的措施。對火山爆發(fā)，大多數(shù)人都是看熱鬧，而美國的這個專家小組卻從這一現(xiàn)象敏感地預測到將要發(fā)生的事，并著手進行研究，得出了可靠結(jié)論，為政府決策提供了依據(jù)。
要保證選擇的材料新穎，還要注意防止同一個材料的多角度使用。例如，有一位女青年搞了一項分明創(chuàng)造，這位女青年的所在單位便在《迎三·八》、《慶五·四》、《七一獻禮》等公務文書里反復使用，給人一種“老生常談“的感覺，沒有了新鮮感。