如今，系統(tǒng)交付環(huán)境變得復(fù)雜化，組織在開(kāi)發(fā)系統(tǒng)方面只好竭盡全力做到更迅速、更可重復(fù)地迭代應(yīng)用。也正因?yàn)槿绱?，?duì)系統(tǒng)交付的結(jié)構(gòu)、計(jì)劃和有效管理的重要性前所未有地顯現(xiàn)出來(lái)。我們必須在這里老調(diào)重彈：很多項(xiàng)目往往會(huì)在還沒(méi)有開(kāi)始編寫(xiě)一行代碼之前，就失敗了。在此，埃森哲總結(jié)出十項(xiàng)原則，能夠幫助您實(shí)施有效的程序管理和項(xiàng)目管理架構(gòu)。
1.依靠簡(jiǎn)單、靈活的方法，以支持不同的開(kāi)發(fā)類(lèi)型
在系統(tǒng)交付方面，我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的矛盾現(xiàn)象：交付環(huán)境雖然日益復(fù)雜，卻要求實(shí)施交付的方法變得更為簡(jiǎn)化。今天，這種新的“回到本源”的方法論對(duì)于能否取得業(yè)務(wù)的成功至關(guān)重要。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，就意味著以下的幾點(diǎn)：
·確保這種方法既要象以往一樣具備“企業(yè)級(jí)實(shí)力”，但同時(shí)又要簡(jiǎn)單：應(yīng)當(dāng)易于理解和記憶，同時(shí)信息劃分層級(jí)越少越好。
·使用易于接受的術(shù)語(yǔ)，讓溝通更順暢。比如在我們的公司里，統(tǒng)一的建模語(yǔ)言是我們?cè)S多交付項(xiàng)目的基礎(chǔ)。同時(shí)支持定制化開(kāi)發(fā)和打包開(kāi)發(fā)兩種方式。
·根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)師、開(kāi)發(fā)人員以及決策層的工作性質(zhì)不同,向他們闡述關(guān)于這個(gè)方法論的不同“視角”。
·運(yùn)用市場(chǎng)上最先進(jìn)的方法，同時(shí)勇于嘗試其他來(lái)源的業(yè)內(nèi)方法。
2.采用階段發(fā)布計(jì)劃
是什么能讓龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)呢？我們的研究發(fā)現(xiàn)，做一個(gè)階段性的發(fā)布計(jì)劃是其中的關(guān)鍵。
要想有效進(jìn)行程序管理，必須將需求分解，分階段發(fā)布。還必須要做到在每個(gè)階段性發(fā)布中都能?chē)?yán)格控制項(xiàng)目范圍和計(jì)劃時(shí)間。如有必要，各個(gè)部門(mén)應(yīng)該協(xié)同行動(dòng)，從各自的職能上保證按時(shí)完成計(jì)劃。這樣做規(guī)劃有如下幾點(diǎn)好處：
·快捷實(shí)現(xiàn)商業(yè)價(jià)值。
·及早檢驗(yàn)認(rèn)證基本系統(tǒng)組件。
·有效控制程序變更頻率，減少對(duì)用戶(hù)的影響，并能讓用戶(hù)更多參與。
·及時(shí)更正在項(xiàng)目中的錯(cuò)誤。
·提高IT效率。
3.管理并跟蹤項(xiàng)目使之保持在可控制的“規(guī)?！敝畠?nèi)
這是項(xiàng)目管理的“黃金”法則：工作分組不能太小也不能太大，而是要正好能在正確的時(shí)間實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值水平。我們發(fā)現(xiàn)，如果將管理工作控制在三到六個(gè)月的發(fā)布期內(nèi)，將是成功發(fā)布項(xiàng)目的保證。
這就意味著，可持續(xù)的項(xiàng)目管理的一部分涉及到工作如何合理分組，遇到不合理的情況如何使之變得合理、滿足需要。當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)從計(jì)劃到分析，再到設(shè)計(jì)，再到組建、測(cè)試以及最終的部署，所采用的交付方法需要能反映出不同的可管理工作組。
4 .通過(guò)轉(zhuǎn)換點(diǎn)或“階段門(mén)檻”來(lái)控制工作流程和質(zhì)量
階段門(mén)檻是指當(dāng)一個(gè)可交付的項(xiàng)目從一個(gè)團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)到另一個(gè)團(tuán)隊(duì)過(guò)程中對(duì)應(yīng)的點(diǎn)。在這些轉(zhuǎn)換點(diǎn)上，典型地說(shuō)是在已定義好的工作階段(例如，從分析到設(shè)計(jì)，再?gòu)脑O(shè)計(jì)到組建，組建到測(cè)試)之間，項(xiàng)目管理者必須提供進(jìn)出標(biāo)準(zhǔn)(這也是何時(shí)工作完成的標(biāo)準(zhǔn))的清單。多虧有這些精心設(shè)計(jì)的點(diǎn)、完好劃定的標(biāo)準(zhǔn)可交付項(xiàng)目，上一個(gè)階段的“交付者”準(zhǔn)確地知道他們需要制作的內(nèi)容。下一階段的“接收者”則也會(huì)準(zhǔn)確地了解他們將會(huì)拿到什么樣的內(nèi)容。擁有更清晰的預(yù)期目標(biāo)是成功的保障之一。
舉例來(lái)說(shuō)，在一家高科技制造企業(yè)中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)定了在項(xiàng)目每個(gè)階段的起點(diǎn)時(shí)應(yīng)交付出的產(chǎn)品描述。但是，描述的細(xì)致程度以及在早期的設(shè)計(jì)階段對(duì)可交付出產(chǎn)品的出口標(biāo)準(zhǔn)卻不甚統(tǒng)一。造成的結(jié)果是，項(xiàng)目后期需要做大量額外的工作，才能找出那些沒(méi)有明確指出的需求，重新返工，而這些工作應(yīng)該是在項(xiàng)目早期就已經(jīng)完成的。與這個(gè)例子相反的是，一家旅游和運(yùn)輸公司在一個(gè)項(xiàng)目初期，就專(zhuān)門(mén)設(shè)立了項(xiàng)目辦公室。這個(gè)團(tuán)隊(duì)采用了非常簡(jiǎn)單而有效的技術(shù)，來(lái)通過(guò)對(duì)細(xì)節(jié)的把握，控制交付產(chǎn)品的質(zhì)量，方便了管理者了解項(xiàng)目進(jìn)展，并保持信息的同步。此項(xiàng)目取得了應(yīng)有的價(jià)值，也實(shí)現(xiàn)了在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成任務(wù)。
5.管理跨地區(qū)工作
對(duì)于如今的跨國(guó)公司而言，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)比以往更可能在多個(gè)不同時(shí)區(qū)的地區(qū)展開(kāi)。因此，在我們前面所說(shuō)的轉(zhuǎn)換點(diǎn)上，不僅僅需要從一個(gè)團(tuán)隊(duì)向另一個(gè)團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)品交付……更可能是從一個(gè)地區(qū)向另一個(gè)地區(qū)的交付方式。
如今，在全球化開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，企業(yè)所需要的，正是如何對(duì)于在多個(gè)地點(diǎn)發(fā)生的項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)和方法進(jìn)行優(yōu)化指導(dǎo)。在不同的環(huán)境中，解決問(wèn)題的辦法會(huì)千差萬(wàn)別。項(xiàng)目所采用的方法必須把握如何做好發(fā)布管理、溝通/合作、時(shí)間計(jì)劃/預(yù)算管理、資源管理、進(jìn)程報(bào)告以及問(wèn)題管理。根據(jù)商業(yè)的遠(yuǎn)景規(guī)劃，項(xiàng)目必須能使中高層管理者的成本最小、質(zhì)量同時(shí)又能按時(shí)完成。
6.依靠結(jié)構(gòu)，有效控制項(xiàng)目范圍
我們發(fā)現(xiàn)，有的設(shè)計(jì)師出于良好的意愿，與客戶(hù)溝通時(shí)，有時(shí)短短幾句話，就會(huì)使龐大而復(fù)雜的項(xiàng)目的范圍進(jìn)一步失控?？蛻?hù)說(shuō)，“ 要是這個(gè)系統(tǒng)能做到XXX就好了?！痹O(shè)計(jì)師立即點(diǎn)頭附和，“哦是的，它能做到?！逼浣Y(jié)果：客戶(hù)現(xiàn)在期待系統(tǒng)能有XXX功能，而其實(shí)這已經(jīng)超出了項(xiàng)目的范圍。如果一個(gè)項(xiàng)目能有變更需求的嚴(yán)格流程，控制好項(xiàng)目范疇，則項(xiàng)目的成功幾率會(huì)大大增大。只要讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)養(yǎng)成依靠結(jié)構(gòu)的好習(xí)慣，這一點(diǎn)就不難做到。所以，針對(duì)客戶(hù)的要求，正確的回答是：“我們要檢查您的需求和原有計(jì)劃是否有出入，如果可行，您需要作一個(gè)需求變更請(qǐng)求。”結(jié)構(gòu)不是人為設(shè)置的障礙，而是為了項(xiàng)目整體的成功。
7.與客戶(hù)保持良好關(guān)系
這一點(diǎn)是與第6點(diǎn)相輔相成的。對(duì)于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，僅僅是和客戶(hù)一起，在項(xiàng)目之初就計(jì)劃并劃定項(xiàng)目范圍范疇，然后按計(jì)劃完成部署，然后向客戶(hù)報(bào)告成功，這是不夠的。商業(yè)客戶(hù)并不僅以此看待項(xiàng)目的成功。他們對(duì)成功的衡量標(biāo)準(zhǔn)是，這個(gè)項(xiàng)目是否創(chuàng)造了應(yīng)有的價(jià)值，而不是僅僅簡(jiǎn)單地按時(shí)完成任務(wù)。有效保持與客戶(hù)的關(guān)系要做到兩方面：(1)從客戶(hù)的立場(chǎng)發(fā)，理解項(xiàng)目的目標(biāo)和期望值；(2)與客戶(hù)公司的高級(jí)管理層建立并維持良好關(guān)系。我們都知道，組織的高管需要有戰(zhàn)略性的思維、決策力以及個(gè)性正直等方面的素質(zhì)。但我們也了解，把這些抽象的概念付諸實(shí)踐的過(guò)程，通常不可捉摸。
8.用量化的方法衡量進(jìn)程
觀察項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)管理周期內(nèi)評(píng)估任務(wù)時(shí)的表現(xiàn)，會(huì)發(fā)現(xiàn)，沒(méi)有什么比這更能揭示人性的特點(diǎn)了。對(duì)于不得不審查的項(xiàng)目進(jìn)展，項(xiàng)目經(jīng)理們最經(jīng)常采取的逃避手段是把責(zé)任分?jǐn)偝鋈?。其結(jié)果是：經(jīng)理所聽(tīng)到的，是每個(gè)人都報(bào)告說(shuō)一切進(jìn)展順利。雖然這能在短期內(nèi)緩解壓力，但絕對(duì)不是長(zhǎng)遠(yuǎn)之計(jì)，而且這樣做往往會(huì)帶來(lái)成本的上升。正確的作法應(yīng)該是用定性分析的方法更直接地過(guò)問(wèn)評(píng)估工作，同時(shí)采取定量法嚴(yán)格地跟蹤衡量項(xiàng)目進(jìn)程。把軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的行為和目標(biāo)都寫(xiě)入文檔是很重要的，但這樣做還不夠，同時(shí)還要跟蹤實(shí)際的結(jié)果和績(jī)效，把它們與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行對(duì)照。在實(shí)際結(jié)果與原始計(jì)劃產(chǎn)生明顯偏差時(shí)，要能夠采取校正措施，保證項(xiàng)目回到正確的軌道上。跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展不僅僅是標(biāo)出已投入的天數(shù)和還剩余的天數(shù)，項(xiàng)目經(jīng)理要通過(guò)正確地衡量和跟蹤項(xiàng)目，找出把握項(xiàng)目成功的行動(dòng)方案。這里請(qǐng)關(guān)注三個(gè)方面的問(wèn)題：
“必須在這里老調(diào)重彈：很多項(xiàng)目往往會(huì)在還沒(méi)有開(kāi)始編寫(xiě)一行代碼之前，就失敗了?！?BR> “我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)今在系統(tǒng)交付方面一個(gè)有趣的矛盾現(xiàn)象：交付環(huán)境雖然日益復(fù)雜，實(shí)施交付的手法卻必須變得更為簡(jiǎn)化?！?BR> ·采取衡量框架，用于開(kāi)發(fā)IT跨維度的標(biāo)準(zhǔn)。通常，我們推薦使用平衡記分卡，可以令人對(duì)關(guān)鍵的跨IT標(biāo)準(zhǔn)一目了然。
·成功的評(píng)估項(xiàng)目需要有恰當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)，并收集那些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)。
·開(kāi)發(fā)出適合不同的角色的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。比如說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理或是團(tuán)隊(duì)需要更詳細(xì)地理解關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)。
9.主動(dòng)著手風(fēng)險(xiǎn)管理
很多項(xiàng)目失敗的原因之一是，項(xiàng)目管理者把風(fēng)險(xiǎn)管理與問(wèn)題管理混為一談。有效的風(fēng)險(xiǎn)管理意味著對(duì)可能發(fā)生的問(wèn)題提前作出預(yù)測(cè)，風(fēng)險(xiǎn)管理就好比是一家保險(xiǎn)公司對(duì)投保對(duì)象可能發(fā)生的火災(zāi)、損害或盜竊事件進(jìn)行預(yù)測(cè)的過(guò)程。如果你只是能夠有效地應(yīng)對(duì)問(wèn)題，那么你根本沒(méi)有在做風(fēng)險(xiǎn)管理。風(fēng)險(xiǎn)管理結(jié)構(gòu)應(yīng)該能迫使團(tuán)隊(duì)成員引起某種程度的關(guān)注——強(qiáng)迫他們不斷自覺(jué)地預(yù)測(cè)未來(lái)可能發(fā)生的事情。
10.與項(xiàng)目中的其它公司主動(dòng)保持職能溝系
也許在在過(guò)去20年中系統(tǒng)交付領(lǐng)域的變化之一，就是龐大而復(fù)雜的項(xiàng)目往往牽涉到多家公司。能否合作并管理好這樣的關(guān)系是十分關(guān)鍵的。成功的幾條訣竅如下：
·明確每個(gè)人在自己職責(zé)中對(duì)于跨公司合作環(huán)境所持有的現(xiàn)實(shí)期望值。
·在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就定義并劃清各自角色和職責(zé)，并能就有效的團(tuán)隊(duì)合作展開(kāi)談判。
·與所有供應(yīng)商都要?jiǎng)?chuàng)建運(yùn)營(yíng)協(xié)議。
·在項(xiàng)目實(shí)施中，對(duì)于項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)要保持一致意見(jiàn)。
·盡力了解項(xiàng)目上其他重要合作方的業(yè)務(wù)職責(zé)。
·識(shí)別并管理需要通過(guò)跨供應(yīng)商的合作來(lái)交付的產(chǎn)品和相應(yīng)的依賴(lài)性要素。
·書(shū)面記錄與其他供應(yīng)商的談話，主動(dòng)保留所指派的任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)日志和問(wèn)題日志。
·保持與其他供應(yīng)商的高管的定期
結(jié)論：計(jì)劃、控制、結(jié)構(gòu)
當(dāng)然任何一個(gè)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)都不會(huì)取代訓(xùn)練有素、精明勝任的項(xiàng)目執(zhí)行者。實(shí)際上，我們發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目必須依賴(lài)有著項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的。這方面的能力是獨(dú)特的、系統(tǒng)的，并且是長(zhǎng)期訓(xùn)練的結(jié)果。找到有交付復(fù)雜大型項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的合適的人員是在項(xiàng)目計(jì)劃之初就必須做的一件事，否則項(xiàng)目根本無(wú)法開(kāi)始。
而除了有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理者之外，本文討論的十原則會(huì)帶來(lái)有效的組織結(jié)構(gòu)、流程和管理過(guò)程，開(kāi)發(fā)人員也就更能發(fā)揮才干，更可能在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算之內(nèi)，成功交付項(xiàng)目。
1.依靠簡(jiǎn)單、靈活的方法，以支持不同的開(kāi)發(fā)類(lèi)型
在系統(tǒng)交付方面，我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的矛盾現(xiàn)象：交付環(huán)境雖然日益復(fù)雜，卻要求實(shí)施交付的方法變得更為簡(jiǎn)化。今天，這種新的“回到本源”的方法論對(duì)于能否取得業(yè)務(wù)的成功至關(guān)重要。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，就意味著以下的幾點(diǎn)：
·確保這種方法既要象以往一樣具備“企業(yè)級(jí)實(shí)力”，但同時(shí)又要簡(jiǎn)單：應(yīng)當(dāng)易于理解和記憶，同時(shí)信息劃分層級(jí)越少越好。
·使用易于接受的術(shù)語(yǔ)，讓溝通更順暢。比如在我們的公司里，統(tǒng)一的建模語(yǔ)言是我們?cè)S多交付項(xiàng)目的基礎(chǔ)。同時(shí)支持定制化開(kāi)發(fā)和打包開(kāi)發(fā)兩種方式。
·根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)師、開(kāi)發(fā)人員以及決策層的工作性質(zhì)不同,向他們闡述關(guān)于這個(gè)方法論的不同“視角”。
·運(yùn)用市場(chǎng)上最先進(jìn)的方法，同時(shí)勇于嘗試其他來(lái)源的業(yè)內(nèi)方法。
2.采用階段發(fā)布計(jì)劃
是什么能讓龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)呢？我們的研究發(fā)現(xiàn)，做一個(gè)階段性的發(fā)布計(jì)劃是其中的關(guān)鍵。
要想有效進(jìn)行程序管理，必須將需求分解，分階段發(fā)布。還必須要做到在每個(gè)階段性發(fā)布中都能?chē)?yán)格控制項(xiàng)目范圍和計(jì)劃時(shí)間。如有必要，各個(gè)部門(mén)應(yīng)該協(xié)同行動(dòng)，從各自的職能上保證按時(shí)完成計(jì)劃。這樣做規(guī)劃有如下幾點(diǎn)好處：
·快捷實(shí)現(xiàn)商業(yè)價(jià)值。
·及早檢驗(yàn)認(rèn)證基本系統(tǒng)組件。
·有效控制程序變更頻率，減少對(duì)用戶(hù)的影響，并能讓用戶(hù)更多參與。
·及時(shí)更正在項(xiàng)目中的錯(cuò)誤。
·提高IT效率。
3.管理并跟蹤項(xiàng)目使之保持在可控制的“規(guī)?！敝畠?nèi)
這是項(xiàng)目管理的“黃金”法則：工作分組不能太小也不能太大，而是要正好能在正確的時(shí)間實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值水平。我們發(fā)現(xiàn)，如果將管理工作控制在三到六個(gè)月的發(fā)布期內(nèi)，將是成功發(fā)布項(xiàng)目的保證。
這就意味著，可持續(xù)的項(xiàng)目管理的一部分涉及到工作如何合理分組，遇到不合理的情況如何使之變得合理、滿足需要。當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)從計(jì)劃到分析，再到設(shè)計(jì)，再到組建、測(cè)試以及最終的部署，所采用的交付方法需要能反映出不同的可管理工作組。
4 .通過(guò)轉(zhuǎn)換點(diǎn)或“階段門(mén)檻”來(lái)控制工作流程和質(zhì)量
階段門(mén)檻是指當(dāng)一個(gè)可交付的項(xiàng)目從一個(gè)團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)到另一個(gè)團(tuán)隊(duì)過(guò)程中對(duì)應(yīng)的點(diǎn)。在這些轉(zhuǎn)換點(diǎn)上，典型地說(shuō)是在已定義好的工作階段(例如，從分析到設(shè)計(jì)，再?gòu)脑O(shè)計(jì)到組建，組建到測(cè)試)之間，項(xiàng)目管理者必須提供進(jìn)出標(biāo)準(zhǔn)(這也是何時(shí)工作完成的標(biāo)準(zhǔn))的清單。多虧有這些精心設(shè)計(jì)的點(diǎn)、完好劃定的標(biāo)準(zhǔn)可交付項(xiàng)目，上一個(gè)階段的“交付者”準(zhǔn)確地知道他們需要制作的內(nèi)容。下一階段的“接收者”則也會(huì)準(zhǔn)確地了解他們將會(huì)拿到什么樣的內(nèi)容。擁有更清晰的預(yù)期目標(biāo)是成功的保障之一。
舉例來(lái)說(shuō)，在一家高科技制造企業(yè)中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)定了在項(xiàng)目每個(gè)階段的起點(diǎn)時(shí)應(yīng)交付出的產(chǎn)品描述。但是，描述的細(xì)致程度以及在早期的設(shè)計(jì)階段對(duì)可交付出產(chǎn)品的出口標(biāo)準(zhǔn)卻不甚統(tǒng)一。造成的結(jié)果是，項(xiàng)目后期需要做大量額外的工作，才能找出那些沒(méi)有明確指出的需求，重新返工，而這些工作應(yīng)該是在項(xiàng)目早期就已經(jīng)完成的。與這個(gè)例子相反的是，一家旅游和運(yùn)輸公司在一個(gè)項(xiàng)目初期，就專(zhuān)門(mén)設(shè)立了項(xiàng)目辦公室。這個(gè)團(tuán)隊(duì)采用了非常簡(jiǎn)單而有效的技術(shù)，來(lái)通過(guò)對(duì)細(xì)節(jié)的把握，控制交付產(chǎn)品的質(zhì)量，方便了管理者了解項(xiàng)目進(jìn)展，并保持信息的同步。此項(xiàng)目取得了應(yīng)有的價(jià)值，也實(shí)現(xiàn)了在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成任務(wù)。
5.管理跨地區(qū)工作
對(duì)于如今的跨國(guó)公司而言，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)比以往更可能在多個(gè)不同時(shí)區(qū)的地區(qū)展開(kāi)。因此，在我們前面所說(shuō)的轉(zhuǎn)換點(diǎn)上，不僅僅需要從一個(gè)團(tuán)隊(duì)向另一個(gè)團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)品交付……更可能是從一個(gè)地區(qū)向另一個(gè)地區(qū)的交付方式。
如今，在全球化開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，企業(yè)所需要的，正是如何對(duì)于在多個(gè)地點(diǎn)發(fā)生的項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)和方法進(jìn)行優(yōu)化指導(dǎo)。在不同的環(huán)境中，解決問(wèn)題的辦法會(huì)千差萬(wàn)別。項(xiàng)目所采用的方法必須把握如何做好發(fā)布管理、溝通/合作、時(shí)間計(jì)劃/預(yù)算管理、資源管理、進(jìn)程報(bào)告以及問(wèn)題管理。根據(jù)商業(yè)的遠(yuǎn)景規(guī)劃，項(xiàng)目必須能使中高層管理者的成本最小、質(zhì)量同時(shí)又能按時(shí)完成。
6.依靠結(jié)構(gòu)，有效控制項(xiàng)目范圍
我們發(fā)現(xiàn)，有的設(shè)計(jì)師出于良好的意愿，與客戶(hù)溝通時(shí)，有時(shí)短短幾句話，就會(huì)使龐大而復(fù)雜的項(xiàng)目的范圍進(jìn)一步失控?？蛻?hù)說(shuō)，“ 要是這個(gè)系統(tǒng)能做到XXX就好了?！痹O(shè)計(jì)師立即點(diǎn)頭附和，“哦是的，它能做到?！逼浣Y(jié)果：客戶(hù)現(xiàn)在期待系統(tǒng)能有XXX功能，而其實(shí)這已經(jīng)超出了項(xiàng)目的范圍。如果一個(gè)項(xiàng)目能有變更需求的嚴(yán)格流程，控制好項(xiàng)目范疇，則項(xiàng)目的成功幾率會(huì)大大增大。只要讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)養(yǎng)成依靠結(jié)構(gòu)的好習(xí)慣，這一點(diǎn)就不難做到。所以，針對(duì)客戶(hù)的要求，正確的回答是：“我們要檢查您的需求和原有計(jì)劃是否有出入，如果可行，您需要作一個(gè)需求變更請(qǐng)求。”結(jié)構(gòu)不是人為設(shè)置的障礙，而是為了項(xiàng)目整體的成功。
7.與客戶(hù)保持良好關(guān)系
這一點(diǎn)是與第6點(diǎn)相輔相成的。對(duì)于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，僅僅是和客戶(hù)一起，在項(xiàng)目之初就計(jì)劃并劃定項(xiàng)目范圍范疇，然后按計(jì)劃完成部署，然后向客戶(hù)報(bào)告成功，這是不夠的。商業(yè)客戶(hù)并不僅以此看待項(xiàng)目的成功。他們對(duì)成功的衡量標(biāo)準(zhǔn)是，這個(gè)項(xiàng)目是否創(chuàng)造了應(yīng)有的價(jià)值，而不是僅僅簡(jiǎn)單地按時(shí)完成任務(wù)。有效保持與客戶(hù)的關(guān)系要做到兩方面：(1)從客戶(hù)的立場(chǎng)發(fā)，理解項(xiàng)目的目標(biāo)和期望值；(2)與客戶(hù)公司的高級(jí)管理層建立并維持良好關(guān)系。我們都知道，組織的高管需要有戰(zhàn)略性的思維、決策力以及個(gè)性正直等方面的素質(zhì)。但我們也了解，把這些抽象的概念付諸實(shí)踐的過(guò)程，通常不可捉摸。
8.用量化的方法衡量進(jìn)程
觀察項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)管理周期內(nèi)評(píng)估任務(wù)時(shí)的表現(xiàn)，會(huì)發(fā)現(xiàn)，沒(méi)有什么比這更能揭示人性的特點(diǎn)了。對(duì)于不得不審查的項(xiàng)目進(jìn)展，項(xiàng)目經(jīng)理們最經(jīng)常采取的逃避手段是把責(zé)任分?jǐn)偝鋈?。其結(jié)果是：經(jīng)理所聽(tīng)到的，是每個(gè)人都報(bào)告說(shuō)一切進(jìn)展順利。雖然這能在短期內(nèi)緩解壓力，但絕對(duì)不是長(zhǎng)遠(yuǎn)之計(jì)，而且這樣做往往會(huì)帶來(lái)成本的上升。正確的作法應(yīng)該是用定性分析的方法更直接地過(guò)問(wèn)評(píng)估工作，同時(shí)采取定量法嚴(yán)格地跟蹤衡量項(xiàng)目進(jìn)程。把軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的行為和目標(biāo)都寫(xiě)入文檔是很重要的，但這樣做還不夠，同時(shí)還要跟蹤實(shí)際的結(jié)果和績(jī)效，把它們與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行對(duì)照。在實(shí)際結(jié)果與原始計(jì)劃產(chǎn)生明顯偏差時(shí)，要能夠采取校正措施，保證項(xiàng)目回到正確的軌道上。跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展不僅僅是標(biāo)出已投入的天數(shù)和還剩余的天數(shù)，項(xiàng)目經(jīng)理要通過(guò)正確地衡量和跟蹤項(xiàng)目，找出把握項(xiàng)目成功的行動(dòng)方案。這里請(qǐng)關(guān)注三個(gè)方面的問(wèn)題：
“必須在這里老調(diào)重彈：很多項(xiàng)目往往會(huì)在還沒(méi)有開(kāi)始編寫(xiě)一行代碼之前，就失敗了?！?BR> “我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)今在系統(tǒng)交付方面一個(gè)有趣的矛盾現(xiàn)象：交付環(huán)境雖然日益復(fù)雜，實(shí)施交付的手法卻必須變得更為簡(jiǎn)化?！?BR> ·采取衡量框架，用于開(kāi)發(fā)IT跨維度的標(biāo)準(zhǔn)。通常，我們推薦使用平衡記分卡，可以令人對(duì)關(guān)鍵的跨IT標(biāo)準(zhǔn)一目了然。
·成功的評(píng)估項(xiàng)目需要有恰當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)，并收集那些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)。
·開(kāi)發(fā)出適合不同的角色的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。比如說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理或是團(tuán)隊(duì)需要更詳細(xì)地理解關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)。
9.主動(dòng)著手風(fēng)險(xiǎn)管理
很多項(xiàng)目失敗的原因之一是，項(xiàng)目管理者把風(fēng)險(xiǎn)管理與問(wèn)題管理混為一談。有效的風(fēng)險(xiǎn)管理意味著對(duì)可能發(fā)生的問(wèn)題提前作出預(yù)測(cè)，風(fēng)險(xiǎn)管理就好比是一家保險(xiǎn)公司對(duì)投保對(duì)象可能發(fā)生的火災(zāi)、損害或盜竊事件進(jìn)行預(yù)測(cè)的過(guò)程。如果你只是能夠有效地應(yīng)對(duì)問(wèn)題，那么你根本沒(méi)有在做風(fēng)險(xiǎn)管理。風(fēng)險(xiǎn)管理結(jié)構(gòu)應(yīng)該能迫使團(tuán)隊(duì)成員引起某種程度的關(guān)注——強(qiáng)迫他們不斷自覺(jué)地預(yù)測(cè)未來(lái)可能發(fā)生的事情。
10.與項(xiàng)目中的其它公司主動(dòng)保持職能溝系
也許在在過(guò)去20年中系統(tǒng)交付領(lǐng)域的變化之一，就是龐大而復(fù)雜的項(xiàng)目往往牽涉到多家公司。能否合作并管理好這樣的關(guān)系是十分關(guān)鍵的。成功的幾條訣竅如下：
·明確每個(gè)人在自己職責(zé)中對(duì)于跨公司合作環(huán)境所持有的現(xiàn)實(shí)期望值。
·在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就定義并劃清各自角色和職責(zé)，并能就有效的團(tuán)隊(duì)合作展開(kāi)談判。
·與所有供應(yīng)商都要?jiǎng)?chuàng)建運(yùn)營(yíng)協(xié)議。
·在項(xiàng)目實(shí)施中，對(duì)于項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)要保持一致意見(jiàn)。
·盡力了解項(xiàng)目上其他重要合作方的業(yè)務(wù)職責(zé)。
·識(shí)別并管理需要通過(guò)跨供應(yīng)商的合作來(lái)交付的產(chǎn)品和相應(yīng)的依賴(lài)性要素。
·書(shū)面記錄與其他供應(yīng)商的談話，主動(dòng)保留所指派的任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)日志和問(wèn)題日志。
·保持與其他供應(yīng)商的高管的定期
結(jié)論：計(jì)劃、控制、結(jié)構(gòu)
當(dāng)然任何一個(gè)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)都不會(huì)取代訓(xùn)練有素、精明勝任的項(xiàng)目執(zhí)行者。實(shí)際上，我們發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目必須依賴(lài)有著項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的。這方面的能力是獨(dú)特的、系統(tǒng)的，并且是長(zhǎng)期訓(xùn)練的結(jié)果。找到有交付復(fù)雜大型項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的合適的人員是在項(xiàng)目計(jì)劃之初就必須做的一件事，否則項(xiàng)目根本無(wú)法開(kāi)始。
而除了有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理者之外，本文討論的十原則會(huì)帶來(lái)有效的組織結(jié)構(gòu)、流程和管理過(guò)程，開(kāi)發(fā)人員也就更能發(fā)揮才干，更可能在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算之內(nèi)，成功交付項(xiàng)目。