（一）相關知識
1.會議籌備方案的內(nèi)容
（1）確定會議的主題與議題
會議的主題是指關于會議要研究的問題、要達到的目的。
確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。
例：()的會議堅決不開
a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過多d.地點
答案：b
解析：明確的目的是開會的重點和關鍵
例：會議主題的確定應做到（）
a.有切實依據(jù)b.能結(jié)合本單位的實際c.主題盡量細化d.有明確的目的
答案：abd
解析：確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。
（2）確定會議的名稱
（3）確定會議的流程：根據(jù)到會的主要領導，安排會議主持人；根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人；
（4）確定會議的時間和地點
會議時間包括實際進行時間和會議過程中的體會時間。會議的最佳時間要考慮主要領導是否能出席而定，確定會議的長短
會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中。環(huán)境適中。交通方便，會議設施齊全
（5）確定會議所需的設備和工具
（6）確定會議文件的范圍并做好文件的印制工作
（7）確定會議代表的組成
（8）確定會議的經(jīng)費預算
（9）確定會議住宿和餐飲安排
（10）確定會議的籌備機構(gòu)，大型會議需要確定籌備機構(gòu)與人員分工
例：秘書人員應根據(jù)會議籌備方案的內(nèi)容，做好會前的（）
a.分工協(xié)作b.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)c.統(tǒng)一匯報d.綜合檢查
答案：abd
2.會議籌備方案的作用
（1）確保會議的周密組織
（2）確保會議服務質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位
（3）確保領導意圖得以貫徹執(zhí)行。
3.電話會議及視頻會議
（1）電話會議
電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地方的人員舉行會議。
1）電話會議的交流的特點
a．電話會議方便靈活準備時間短，回復迅速，是電子通信會議中花費最少的。
b．電話會議缺少身體語言，難以進行互動交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。
c．為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進信息的傳輸與交流。
d．電話會議適用于分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)
2）電話會議信息工作的要求
a．準確發(fā)出開會信息
b．認真分發(fā)會議書面信息材料
c．合理安排會場信息傳輸設備
d．按時接通電話
e．互相通報出席情況。
f．做好會議記錄。（用錄音電話系統(tǒng)記錄會議信息）
（2）視頻會議
視頻會議是利用通信網(wǎng)絡傳遞圖像和聲音信號的一種現(xiàn)代化會議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定
1）視頻會議的特點（視頻會議屬于同步會議）
a.實現(xiàn)了聲音和圖像同時傳遞
b.打破了空間的限制
c.節(jié)省時間、費用。
d.交流效果較好
e.視頻會議局限，準備時間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛
2）視頻會議信息工作的要求
a.發(fā)出開會信息
b.分發(fā)文件信息資料
c.布置會場
d.設置與檢查會場信息傳輸設備
e.做好會議信息準備
f.采用先集中后分散的形式。
g.匯總情況信息
4.遠程會議籌備方案的特點
（1）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢，與電話服務機構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點。
（2）遠程會議籌備方案擬定時，應先預先了解提供電信會議服務公司的服務要求，并提前將開會內(nèi)容告知電信公司。
（3）會議材料‘程序必須盡量寄給與會人員
（4）要有專人負責檢查遠程會議設備
例：1.現(xiàn)代化遠程會議是建立在高科技的基礎上的。（）
2.現(xiàn)代化遠程會議可以使傳統(tǒng)的會議記錄方式不復存在。（）
3.遠程會議實現(xiàn)了（）進行會議的交流和溝通。
a.異時b.異種c.異地d.異向e.異常
答案：ac