一、會議的意義
二、會議的目的
三、會議的種類
四、會議的頻率
五、會議成本的計算
會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。
會議的意義
1．會議是一個集思廣益的渠道
圖1-1集思廣益圖
如上圖1-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
2．會議顯示一個組織或一個部門的存在
會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。
圖1-2組織或部門與會議
3．會議是一種群體溝通的方式
開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。
會議的目的
◆開展有效的溝通
會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。
◆傳達資訊
通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。
◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。
◆達成協(xié)議與解決問題
達成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。
圖1-3達成協(xié)議與解決問題的6個步驟
◆資源共享
利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。
◆開發(fā)創(chuàng)意
開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。
◆激勵士氣
年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。
◆鞏固主管地位
經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位。
會議的種類
會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。
表1-1會議的種類
按人數(shù)分類
按開會方式分類
按開會目的分類
●團體會議
●一對一會議
●面對面會議
●電話會議
●視頻會議
●宣布人事安排、講解政策的會議
●當(dāng)眾表揚或批評別人的會議
●臨時處理突發(fā)事件的會議
●固定的團隊會議
●集思廣益的會議
會議的頻率
每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。
1.固定的部門會議
2.全體會議
3.處理突發(fā)事件的會議
4.一對一會議
會議成本的計算
會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。
1.會議的時間成本
2.直接的會議成本
3.效率損失成本
開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：
【自檢】
請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來。
a、固定的部門會議①至少每兩月一次
b、一對一會議②隨時
c、處理突發(fā)事件的會議③按需要
d、全體會議④至少每月一次
從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。
因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。