文秘進(jìn)本工作之一是接聽(tīng)來(lái)電，以下是小編整理文秘基本電話禮儀，希望對(duì)你有幫助。
電話作為現(xiàn)代通訊工具，因其使用方便、信息傳遞快速及時(shí)的優(yōu)點(diǎn)成為現(xiàn)代社會(huì)交往的主要方式之一。接聽(tīng)電話也是秘書(shū)工作的基本內(nèi)容之一，秘書(shū)人員要學(xué)會(huì)樹(shù)立自己良好的電話形象。電話形象是人們?cè)诮勇?tīng)電話的整個(gè)過(guò)程中的語(yǔ)言、聲調(diào)、內(nèi)容、態(tài)度等給對(duì)方留下的整體印象，它能真實(shí)的體現(xiàn)個(gè)人的基本素質(zhì)。秘書(shū)人員如果缺乏使用電話的常識(shí)和素養(yǎng)，不懂得接聽(tīng)電話地禮儀規(guī)范，往往會(huì)影響工作任務(wù)的完成，甚至?xí)箓€(gè)人和單位的形象受損。電話接聽(tīng)禮儀有以下幾個(gè)方面需要注意：
(1)時(shí)間的選擇。打電話的時(shí)間，除緊急事件以外，一般不宜在早上七點(diǎn)以前、用餐時(shí)間和晚上十點(diǎn)以后。同時(shí)，還應(yīng)注意各個(gè)國(guó)家和地區(qū)的時(shí)差，選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行電話聯(lián)系。電話交談的時(shí)間一般要控制在五分鐘之內(nèi)。如果事情很多，則要首先說(shuō)出事情的重要性，征詢對(duì)方是否方便;如果對(duì)方此時(shí)不便，就應(yīng)請(qǐng)對(duì)方另約時(shí)間進(jìn)行聯(lián)系。
(2)使用文明的接聽(tīng)語(yǔ)言。由于語(yǔ)言是電話交談的唯一載體，因此在接聽(tīng)電話時(shí)要特別注意使用文明的接聽(tīng)語(yǔ)言。在接聽(tīng)電話是一般要使用“您好，這是某某單位，請(qǐng)講”、“請(qǐng)稍等”、“對(duì)不起，他這會(huì)兒不在，請(qǐng)問(wèn)有什么事需要轉(zhuǎn)達(dá)?”。切忌用“喂，你是誰(shuí)?”、“找誰(shuí)?”、“不知道!”、“等一會(huì)兒!”等不規(guī)范用語(yǔ)。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)由打電話的一方提出結(jié)束談話。如果對(duì)方是長(zhǎng)輩、上級(jí)或女性，則應(yīng)在聽(tīng)到對(duì)方掛完電話后方可掛機(jī)。
如果對(duì)方找的是總經(jīng)理，而他又恰巧不在。作為秘書(shū)最好先說(shuō)：“對(duì)不起，總經(jīng)理現(xiàn)在不在，請(qǐng)問(wèn)需要我留話給他嗎?”而不要先問(wèn)對(duì)方是誰(shuí)，再告知總經(jīng)理不在，給對(duì)方造成一種人在而不愿接聽(tīng)電話的感覺(jué)。
(3)注意接聽(tīng)的語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)。由于打電話時(shí)看不見(jiàn)彼此的表情，對(duì)方主要是通過(guò)語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)來(lái)感受對(duì)方的態(tài)度。語(yǔ)音過(guò)高、語(yǔ)氣過(guò)重，會(huì)使人感到生硬和冷淡;語(yǔ)音過(guò)輕、語(yǔ)調(diào)過(guò)低，會(huì)使人感覺(jué)無(wú)精打采，沒(méi)有生氣;語(yǔ)調(diào)過(guò)長(zhǎng)又顯得懶散拖沓;語(yǔ)調(diào)過(guò)短則顯得過(guò)于敷衍且不負(fù)責(zé)任。一般說(shuō)來(lái),語(yǔ)音要柔和,語(yǔ)氣要適中,語(yǔ)調(diào)要均勻,使對(duì)方感到親切自然。
在電話交談中，講話的態(tài)度一定要誠(chéng)懇，表示出對(duì)對(duì)方應(yīng)有的尊重。即使在自己心情不佳、情緒煩躁時(shí)也要控制自己，切忌讓不好的情緒影響工作，使對(duì)方感到不舒服。
(4)其它細(xì)節(jié)。接聽(tīng)電話時(shí)，一般應(yīng)在聽(tīng)到完整的一次電話鈴響后立即接聽(tīng)，不要讓鈴響多次。為了節(jié)約時(shí)間，電話旁最好準(zhǔn)備一本來(lái)電記錄本，及時(shí)記下重要的事務(wù)和來(lái)電，以免遺忘。交談過(guò)程中要注意口齒清楚，說(shuō)話要簡(jiǎn)潔明了。談話時(shí)嘴里不含，不吃東西，不與身旁人談話。如確有急事與身邊的人說(shuō)一兩句，則應(yīng)與對(duì)方道歉后用手捂住話筒。如果談話中涉及到人名、地名、數(shù)字或重要的句子，最好重復(fù)一遍。如果感到對(duì)方有為難之處時(shí)可自覺(jué)轉(zhuǎn)移話題或另約時(shí)間，這樣會(huì)使對(duì)方感到舒服，避免尷尬局面的出現(xiàn)，給人留下良好的印象。