一,公文的功能
(一)公文的涵義與特點
公務(wù)文書,又叫公務(wù)文件,簡稱公文,是法定機關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán),實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料(包括電報,下同),是傳達和貫徹黨和國家的路線,方針和政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,指示答復(fù)問題,指導(dǎo),布置和商洽工作,報告情況,交流經(jīng)驗的重要工具.
公文分類
按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍,可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類:
1.通用文書
(1)法定公文
(2)事務(wù)文書
2.專用文書
財經(jīng)文書,司法文書,科技文書,軍事文書等等
公文的主要特點:
1.法定性
2.政策性
3.實用性
4.時效性
5.規(guī)范性
(二)公文的作用(功能)
1.決策與領(lǐng)導(dǎo)作用(最主要的作用)
2.強制執(zhí)行和處理的作用
3.依據(jù)和憑證作用
4.公務(wù)聯(lián)系與溝通作用
5.宣傳與教育作用
二,公文的文體,結(jié)構(gòu),格式與稿本
(一)公文的文體
公文的文體是指公文的表達方式.屬應(yīng)用文體,但它又不同于一般的應(yīng)用文,具有自身的特殊屬性:
1.公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統(tǒng).
2.公文兼用說明,敘述,議論三種表達方式.
(二)公文的結(jié)構(gòu)
公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu),具有規(guī)范性和相對確定性.
公文一般由秘密等級和保密期限,緊急程度,發(fā)文機關(guān)標識,發(fā)文字號,簽發(fā)人,標題,主送機關(guān),正文,附件說明,成文日期,印章,附注,附件,主題詞,抄送機關(guān),印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成.
(三)公文的格式(重點內(nèi)容)
公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定.
1.公文用紙主要技術(shù)指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙.紙張白度為85%～90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5～9.5.
2.公文用紙幅面及版面尺寸
(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm).
(2)公文頁邊與版心尺寸:
公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37mm±1mm
公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm
版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)
a4型公文用紙頁邊及版心尺寸
3.公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色.
4.排版規(guī)格與印制裝訂要求
(1)排版規(guī)格:文字符號從上至下,自左而右依次橫寫橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個字.
(2)制版要求:版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1mm.
(3)印刷要求:雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm.印品著墨實,均勻;字面不花,不白,無斷劃.