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文秘人員管理制度
財(cái)務(wù)管理細(xì)則
為有效合理的使用學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，使財(cái)務(wù)管理制度化、規(guī)范化，特制定此細(xì)則。
一、費(fèi)用申請(qǐng)細(xì)則
1、經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)本著務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。
2、記者社內(nèi)部各部申辦活動(dòng)，首先必須有詳細(xì)可行的活動(dòng)策劃書，并附活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算表一式三份（社委會(huì)一份、秘書處一份、自留一份）。
3、若活動(dòng)經(jīng)費(fèi)在100元以下，經(jīng)確認(rèn)確為有益的可操作性活動(dòng)，社委會(huì)可批準(zhǔn)實(shí)施，并申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)予以支持。
4、若活動(dòng)經(jīng)費(fèi)超過(guò)100元，活動(dòng)確實(shí)可行，并預(yù)計(jì)在我社及其他學(xué)生產(chǎn)生較大的良好的效果，經(jīng)社委會(huì)審核后，由社長(zhǎng)報(bào)黨委宣傳部老師審批，研究決定。
二、經(jīng)費(fèi)使用細(xì)則
1、各項(xiàng)費(fèi)用專人負(fù)責(zé)，包括采購(gòu)物品及其它各項(xiàng)支出，需向供應(yīng)商索要發(fā)票。
2、經(jīng)費(fèi)支出需將明細(xì)賬目、每一項(xiàng)支出需注明事由、費(fèi)用、時(shí)間、經(jīng)手人。
3、如若活動(dòng)中有意想不到的額外支出，各部應(yīng)立即聯(lián)系社委，協(xié)商解決。
三、報(bào)賬說(shuō)明
1、每項(xiàng)活動(dòng)由負(fù)責(zé)人收集所有發(fā)票交給秘書長(zhǎng)統(tǒng)一報(bào)賬。
2、秘書部核實(shí)情況后遞交黨委宣傳部報(bào)銷 ，并在財(cái)務(wù)檔案中做好登記。
6、若各部組織的活動(dòng)無(wú)計(jì)劃無(wú)預(yù)算，活動(dòng)支出則不予報(bào)銷.
該細(xì)則自20xx年4月10日起施行。
該細(xì)則最終解釋權(quán)歸華南農(nóng)業(yè)大學(xué)校報(bào)學(xué)生記者社。
檔案管理制度
第一章 總則
第一條 制定目的
為客觀、全面地反映本社各部門及成員的工作情況，使記者社的制度完善規(guī)范，作到真正的有章可循，獎(jiǎng)懲分明，保障檔案的安全保管和開發(fā)利用特制定本制度。
第二條 檔案的意義
記者社檔案是記者社的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字及實(shí)物資料，為以后的工作提供必要的參考資料，是記者社至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。
第三條 檔案內(nèi)容
本制度包括總則、檔案分類制度、檔案管理制度、檔案借閱制度和附則五部分。
第二章 檔案分類制度
檔案按內(nèi)容劃分為：部門檔案、人事檔案、活動(dòng)檔案、會(huì)議檔案、財(cái)務(wù)檔案、外來(lái)資料檔案及記者社相關(guān)制度檔案。
第一條 部門檔案
（一） 檔案范圍
本檔案共五冊(cè)（包括社委人事檔案），并按部門劃分。包括各部門職能介紹、成員相關(guān)資料（簡(jiǎn)介、個(gè)人獲獎(jiǎng)情況說(shuō)明等）、成員名單和通訊錄。
（二）檔案建立
1）本社成員的人事檔案由秘書部成員為其建立，其中的個(gè)人履歷等基礎(chǔ)資料由個(gè)人及部門填寫。
2）部門檔案是社委會(huì)對(duì)各部門日常工作的考核紀(jì)錄，作為先進(jìn)評(píng)選、獎(jiǎng)勵(lì)的主要依據(jù)。
第二條 人事檔案
（一）檔案范圍
包括記者社指導(dǎo)老師簡(jiǎn)介，社委會(huì)簡(jiǎn)介及各部門部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)、成員名單。
（二）檔案建立
記者社指導(dǎo)老師、社委會(huì)檔案在每年換屆后由秘書部成員為其建立，其中的個(gè)人履歷等基礎(chǔ)資料由個(gè)人填寫。
第三條 活動(dòng)檔案
（一）檔案范圍
檔案按內(nèi)容劃分為：招新活動(dòng)檔案、換屆活動(dòng)檔案、外出聯(lián)誼交流活動(dòng)檔案、評(píng)報(bào)活動(dòng)檔案。各類檔案包括各相關(guān)活動(dòng)的活動(dòng)策劃書、活動(dòng)通知、活動(dòng)流程、發(fā)言稿、活動(dòng)工作安排表、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)成果等相關(guān)文件。
（二）檔案建立
1）記者社各部門在舉辦大型活動(dòng)后的7天之內(nèi)，需把本次活動(dòng)的所有相關(guān)文件一并提交，由秘書部存檔。
2）舉辦大型活動(dòng)時(shí)，攝影部要注意保存各種文字圖像資料，要及時(shí)采集活動(dòng)圖片，及時(shí)將照片、相關(guān)宣傳稿件存檔，并在秘書部工作人員收集時(shí)及時(shí)提交。
第四條 會(huì)議檔案
（一） 檔案范圍
會(huì)議記錄本、部長(zhǎng)例會(huì)流程、會(huì)議下發(fā)資料、發(fā)言稿、會(huì)議PPT、資料圖片。
（二） 檔案建立
1） 秘書部對(duì)每次學(xué)生會(huì)全體成員會(huì)議在會(huì)議記錄本上進(jìn)行記錄，并于會(huì)后收集本次會(huì)議所有相關(guān)資料進(jìn)行整理存檔。
2） 社委會(huì)例會(huì)資料由秘書長(zhǎng)進(jìn)行收集，月末交給檔案管理人員收集存檔。
第五條 財(cái)物檔案
（一） 檔案范圍
活動(dòng)預(yù)算表、活動(dòng)結(jié)算表、學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)帳目、發(fā)票、學(xué)生會(huì)集體獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、文具、展板、條幅、裝飾品等。
（二） 檔案建立
1）各部門舉辦活動(dòng)前，根據(jù)活動(dòng)計(jì)劃書，本著節(jié)約務(wù)實(shí)、具體詳盡的原則編制預(yù)算申請(qǐng)，然后交由社委會(huì)審核通過(guò)，再上報(bào)分管老師審核簽字。
2）發(fā)票填寫所購(gòu)物品、時(shí)間要符合實(shí)際。背面注明經(jīng)手人、所購(gòu)具體物品及時(shí)間，做到詳實(shí)具體，以便登記入賬。最后主辦部門將預(yù)算申請(qǐng)和發(fā)票一并交秘書部報(bào)銷、存檔。
3）秘書部專門設(shè)立財(cái)務(wù)賬目本，每月應(yīng)作賬目整理，并向社委會(huì)匯報(bào)批示，接受社委會(huì)監(jiān)督。
4）秘書部為每一件辦公物品都建立檔案，詳細(xì)記錄其管理、使用情況。
第六條 外來(lái)資料檔案
（一） 檔案范圍
校各學(xué)生組織及外校組織的通訊錄、報(bào)刊等外來(lái)資料。
（二） 檔案建立
秘書部每次領(lǐng)取資料后，進(jìn)行資料整理，重要資料備份存檔。
第七條 記者社制度檔案
（一） 檔案范圍
CI系統(tǒng)、場(chǎng)地借用流程、物資借用辦法、值班制度等相關(guān)文檔。
（二） 檔案建立
1）記者社秘書部在學(xué)生會(huì)內(nèi)部制度修訂后進(jìn)行收集，并整理歸檔。
2）對(duì)于上級(jí)下發(fā)制度文檔進(jìn)行復(fù)印下發(fā)各部門，并備份存檔。
第三章 檔案管理制度
第一條 檔案管理人
1）檔案收集與管理總監(jiān)督人為秘書。秘書部?jī)?nèi)委任檔案管-理-員，由檔案管-理-員對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行跟蹤負(fù)責(zé)。在活動(dòng)頻繁時(shí)可適當(dāng)在秘書部?jī)?nèi)成立檔案小組進(jìn)行一對(duì)一跟蹤負(fù)責(zé)。
2）檔案管-理-員于各部門舉行大型活動(dòng)后主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)部門提交檔案所需文檔，并對(duì)檔案的收集進(jìn)行監(jiān)督。
3）各部門應(yīng)確定一名委員作為檔案收集工作的聯(lián)系人，負(fù)責(zé)收集活動(dòng)的相關(guān)資料。重要文件（包括工作計(jì)劃、總結(jié)以及某些重要活動(dòng)的文件資料），各部門信息員除了上交一份文字資料外，還應(yīng)將文件用WORD形式存入磁盤上交或發(fā)到秘書部的郵箱中。
4）檔案管-理-員負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。堅(jiān)持平時(shí)整理，根據(jù)不同種類文件材料的形成特征，合理分類存放，便于利用和歸檔。管-理-員一學(xué)期須作一次檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)工作，并將本學(xué)期的重要文件及活動(dòng)照片統(tǒng)一錄入磁盤，以便保管及查閱。
5）歸檔做到排放合理，頁(yè)號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。按歸檔時(shí)間在檔案首頁(yè)檔案目錄中進(jìn)行登記，方便檢索。
6）各部所需收集范圍具體請(qǐng)參見(jiàn)《校報(bào)學(xué)生記者社檔案》里各部門業(yè)已歸檔的資料。除此之外，各部門還可以增加收集對(duì)學(xué)生會(huì)今后工作有參考利用價(jià)值的資料。另外，工作計(jì)劃書與各大型活動(dòng)的工作總結(jié)也應(yīng)在收集范圍之內(nèi)。
第二條 歸檔時(shí)間
1）各部門的檔案收集工作的聯(lián)系人，在活動(dòng)結(jié)束后七天內(nèi)把相關(guān)資料交給檔案管-理-員進(jìn)行歸檔。
2）對(duì)于年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、成員名冊(cè)，應(yīng)于每個(gè)學(xué)期末進(jìn)行歸檔。
3）每個(gè)學(xué)期末進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交秘書部歸檔。
第三條 歸檔范圍
按各檔案的檔案范圍進(jìn)行。
第四條 檔案格式
1）各部門上交歸檔文檔統(tǒng)一運(yùn)用應(yīng)屆學(xué)生會(huì)模板，并用A4紙打印后提交。
2）外來(lái)文檔原件歸檔。
3）每?jī)?cè)檔案首頁(yè)為檔案目錄，檔案本每頁(yè)張貼頁(yè)碼，并要求對(duì)更新的文檔內(nèi)容在檔案目錄進(jìn)行登記，方便檢索。
4）每?jī)?cè)檔案?jìng)?cè)面填寫檔案名稱、冊(cè)數(shù)。
第四章 檔案借閱制度
為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
第一條 記者社各部門借閱檔案，必須經(jīng)檔案管理人員同意并在檔案借閱登記表上進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱內(nèi)容，并記錄歸還時(shí)間，是否完整歸還等具體事項(xiàng)。特殊情況需借出的，需經(jīng)檔案管理人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過(guò)一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
第二條 外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需經(jīng)秘書長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。
第三條 對(duì)于借閱、借用的檔案，未經(jīng)允許不得圈畫、涂改、折卷、裁剪、撕毀、抽調(diào)、翻印、轉(zhuǎn)借、公開引用、增刪檔案中的任何材料及文件等。
第四條 如發(fā)現(xiàn)檔案錯(cuò)漏請(qǐng)及時(shí)與檔案管理人員聯(lián)系，由檔案管理人員核實(shí)后進(jìn)行修正，不得私自修改。
第五條 對(duì)所有借檔案或經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)印的材料要妥善保存。違反要及時(shí)追查，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第六條 珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
第五章 附則
第一條 學(xué)生會(huì)每年換屆時(shí)，以往文件移交下屆成員作為參考，由秘書部成員接管檔案。
第二條 本制度自頒布之日起施行。
第三條 其他未盡事宜由秘書部請(qǐng)示社委會(huì)后決定。