2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)布了《黨政機關公文處理工作條例》，從今年7月1日起施行。新《條例》既是對新中國成立60多年來特別是改革開放以來黨政機關公文處理工作寶貴經(jīng)驗的總結與升華，又是我國今后一個時期指導公文處理工作的一部經(jīng)典法規(guī)，新《條例》綜合了舊《條例》和舊《辦法》的內容、既適用于黨的機關公文處理工作，又適用于政府部門的公文處理工作，結束了多年來黨政機關公文條例分制狀況，統(tǒng)一的公文處理規(guī)范極大地方便了地方與基層黨政機關公文處理工作規(guī)范化的開展;新《條例》對公文、公文處理工作的涵義，以及15種正式主要文種適用范圍的界定更加科學明確;新《條例》主要突出強調了公文處理方面的內容，對各文種的確立使用、公文格式的標注、行文規(guī)則的要求更加簡明，對有關公文管理的要求更加全面、嚴密、具體。根據(jù)中央辦公廳、省委辦公廳的部署的要求，學習好、貫徹好《黨政機關公文處理工作條例》是各級黨委、政府辦公室的一項重要工作，也是各級黨政機關辦公室文秘人員義不容辭的責任。
一、公文處理概述
(一)公文及公文處理的涵義
1.公文的定義。所謂公文(即公務文書)，是黨政機關、企事業(yè)單位和一切社會團體在處理公務時所形成的有現(xiàn)行功用、法定效力和特定體式的文字材料?！饵h政機關公文處理工作條例》規(guī)定：“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布署和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況的工具”。公文包括文件、簡報、會議材料、申請表、統(tǒng)計表、呈報表等在我國，“文件”有廣義和狹義之分。廣義的“文件”，是指在工作和政治學習上可以用作依據(jù)或參考的書面材料;狹義的“文件”，指的是具有法規(guī)性、知照性和特定(固定)版頭的公文。
公文的本質，是國家統(tǒng)治階級，在實施領導、管理國家、處理公務時所使用的書面文字工具。黨政機關的公文，是傳達黨和國家的方針、政策，發(fā)布黨政規(guī)章和法規(guī)，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告和交流情況的工具。文書與公文、文件的關系是：①用特寫版頭印制的文件;②用電報傳輸?shù)墓?1.公務文書③公開發(fā)布的公文;④會議上印發(fā)的公文;⑤其他文字材料等。文書①信函;②申請書：2.私人文書③報告：④日記：⑤其他文字記錄等。
2.公文處理涵義。公文處理是一個動態(tài)的過程，是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。收文辦理包括公文簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等7個程序;發(fā)文辦理包括復核、登記、印制、核發(fā)等4個程序。公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。管理的原則是：即發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密安全。管理的內容是：傳達范圍的管理、密級管理、復制(包括翻印、復印和其他手段復制公文)管理，匯編公文管理、秘密文件(包括各種載體文件)管理、公文清理清退銷毀和機關合并、撤銷時公文管理、新設立機關發(fā)文立戶管理等。公文歸檔，根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關領導為兼職的，由兼職機關歸檔。
(二)公文的地位與作用
公文是領導機關決策的產(chǎn)物，是領導機關進行領導管理工作的重要工具。公文處理(寫作)工作水平代表一個機關(單位)的決策水平、工作水平及整個領導管理水平。在當代的領導和管理工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。公文處理是各級黨政機關一項重要的不可或缺的公務行為，是機關之間進行工作聯(lián)系的紐帶與橋梁，在黨政機關、行政機構以及人民團體、企事業(yè)單位的實際工作中具有不可替代的作用，是提高工作效率，增加上下級、同級之間協(xié)調溝通的有效載體。公文以其嚴格的行為規(guī)范和體式要求，同其他工作系統(tǒng)有著緊密的聯(lián)系，在各級各類的機關業(yè)務工作中發(fā)揮著重要的樞紐作用。主要有10大作用，即：啟示和傳達作用、規(guī)范作用、請示報告作用、控制作用、傳遞信息作用、協(xié)作作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、教育參考作用、記載和備查作用。
(三)公文的特點
公文是人類社會進行領導、管理和處理公務時所使用的書面文字工具。它具有以下8個特點：
1.鮮明的政治性。公文是階級統(tǒng)治的工具，是管理工作的工具。它的內容反映了統(tǒng)治階級的意志，代表統(tǒng)治階級的利益。因此，它的階級性、政治性非常鮮明。
2.法定的權威性。公文是領導機關的實施領導和管理工作的工具，其管轄范圍內的所有單位和個人必須不折不扣地貫徹執(zhí)行，不允許有任何反對地表示。如果對某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級領導機關反映，在上級機關未改變決定之前，必須遵照執(zhí)行。
3.特定的作者、讀者和嚴格的程序。公文寫作，是一項嚴肅的工作。公文有特定的作者、讀者，公文辦理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制發(fā)機關(單位)。公文的讀者，是由領導機關制發(fā)文件時規(guī)定的，只能按公文制發(fā)機關的意見辦理，不得隨意突破。公文辦理有一套嚴格的程序。公文辦理人員，必須嚴格按規(guī)定的程序辦理，不得減少和超越規(guī)定的程序;必須恪盡職守，不得越權越位。
4.文字表述的準確性和語言的生動性。文字表述的準確性，是指公文的語言表達必須做到準確、規(guī)范，無歧義，否則，無法貫徹落實或出現(xiàn)執(zhí)行上的偏差。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強，便于貫徹和執(zhí)行。一個規(guī)定，只能是一種解釋。公文語言的生動性，是指公文語言的運用在確保其準確、鮮明、樸實、簡潔的基礎上，充分運用我國語言、詞匯豐富的特點，在一篇公文中或在局部的段落內，做到句法、構詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復、累贅。
5.內容上的公務性和現(xiàn)實性。內容的公務性，是指公文是機關決策的產(chǎn)物，是機關處理公務活動的工具，必須完全徹底地為公務活動服務，不得把私人的事務寫入公文之中。內容的現(xiàn)實性，指公文必須充分全面地反映實際情況，實事求是;必須為現(xiàn)實管理工作服務，具有現(xiàn)行功用和指導性、實踐性。
6.強烈的時效性和特定的意向性。公文是為一定時期的管理工作服務的，過了一定的時期，就失去了現(xiàn)行功用，變成了檔案材料(歷史資料)。所以說，公文的時效性很強，必須在規(guī)定的時間內起草、審批、發(fā)出和產(chǎn)生效用。否則，公文就失去了現(xiàn)行功用。特定的意向性。是指公文的讀者即受文對象在起草之前就確定了。不同的受文對象，用不同的公文語言表述。7.嚴密的邏輯性。公文必須按照人們的思維規(guī)律構思、布局、撰寫，做到邏輯嚴密，言簡意賅，以其獨有的邏輯力量說服讀者(執(zhí)行者)，實現(xiàn)其管理作用、處理公務的作用。8.規(guī)范的體式。通用公文是法定的，每一個文種的撰寫方式、格式都是固定的。公文寫作人員必須按規(guī)定的體式寫作、印制公文，不得違反。
(四)公文處理的原則
⑴實事求是的原則;
⑵準確規(guī)范的原則;
⑶精簡高效的原則;
⑷安全保密的原則。
(五)公文處理工作的管理機構及職責
新條例第7條規(guī)定：各級黨政機關辦公(廳)室主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。
(六)文秘人員應當具備的素質
素質，本指事物的本來性質，這里是指人們在理論、知識、藝術、思想、能力等方面的素養(yǎng)及所具備的水平。公文寫作人員(秘書人員)應當具有較高的政治業(yè)務素質，工作積極，作風嚴謹，遵紀守法，恪盡職守。由于公文處理工作的政治性、知識性、專業(yè)性很強，涉及的領域、行業(yè)比較廣泛，要求秘書人員必須具有較高的政治和業(yè)務素質，做到博而專。博，指廣博的知識，博大的胸懷、健全的人格與寬廣深厚的人文素養(yǎng);專，指在核文專業(yè)方面造詣較深，精通核文業(yè)務，成為核文工作的專家。也就是說，既要做通才，又要做專才;在“博”中求“專”，在“專”中求“博”。具體說來，必須具備較高政治素質、業(yè)務素質、能力素質、心理素質、品德作風素質等。
1.政治素質(1)具有較高的馬列主義理論水平;(2)具有堅定的共產(chǎn)主義信念;(3)具有較強的政治敏銳性和政治辨別力;(4)在政治上與黨中央保持高度一致。
2.業(yè)務素質(1)廣博的知識修養(yǎng)。必須熟悉社會科學知識、熟悉自然科學知識和熟悉新興學科、邊緣學科知識;必須熟悉政策法律。(2)精湛的業(yè)務修養(yǎng)。(3)熟悉情況。包括熟悉世界情況和國內情況。熟悉國情、省情、市情、縣情、鄉(xiāng)情及本機關本單位的情況等。
3.能力素質能力，是指夠勝某任某項任務所具備的主觀條件。秘書人員應當具有較強的文字處理能力、服務能力、預決策能力、組織管理、溝通協(xié)調能力、調研能力、創(chuàng)新能力等等。
4.心理品德作風素質(1)良好的心理素質。要能“聽得話、受得氣、耐得煩、吃得虧。”也就是說，文秘人員必須具備健康的心理，正確觀察和處理各類問題，積極穩(wěn)妥地應對各類問題;既要有宏大的胸懷，能海納百川，又要有小中見大的自律意識和自我調節(jié)意識，處處小心謹慎，有“如臨深淵、如履薄冰”的危機感;既要正確對領導人，又要正確對待干部和群眾;既要熱愛本職工作，又要服從組織安排，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，甘當無名英雄，為黨和人民的事業(yè)，奉獻自己應有的智慧和力量。(2)高尚的品德。必須具有堅定的共產(chǎn)主義信念，忠誠于所從事的事業(yè)。遵紀守法，清正廉潔，樂于奉獻，模范地遵守公民道德。維護領導機關的形象。(3)嚴謹?shù)淖黠L。必須做到嚴謹細致，熱情周到，優(yōu)質高效，廉潔奉公，做到密切聯(lián)系群眾、理論聯(lián)系實際、批評與自我批評和兩個“務必”。
二、公文種類
新《條例》第八條規(guī)定，黨政機關公文種類主要有：決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種。
1.決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
2.決定。適用于對重要事項作用決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
3.命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。
4.公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
5.公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。公報和公告的不同點主要表現(xiàn)在：公告多用于宣布重大消息，內容一般十分簡要;而公報的內容一般比較詳細、具體地報道某一重要會議或重要事項的內容。
6.通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
7.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法
8.通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。
9.通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
10.報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
11.請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
12.批復。適用于答復下級機關請示事項。
13.議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。
14.函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。15.紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
三、公文格式
(一)公文格式概述
公文格式是公文內容的表現(xiàn)形式，是公文不可缺少的重要組成部分。它由公文的內容所決定，又服務于公文的內容。
1.公文格式的含義
公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進行管理和公務交往過程中逐步形成的習慣，并把它確定下來，共同遵守，這就是公文的格式。通俗地說，公文格式就是公文的規(guī)格樣式，即公文各組成部分在頁面上的表現(xiàn)形式，也叫公文的外部組織形式。它是規(guī)范化和標準化的格式。它反映了公文的客觀需要和內在規(guī)律，體現(xiàn)公文的權威和功能。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現(xiàn)，對公文的內容起表現(xiàn)和保證作用。公文格式經(jīng)領導機關確定，其所轄范圍的各級各類機關、事業(yè)單位和人民團體，都要共同遵守。之所以對公文格式進行規(guī)定，其目的都是為了規(guī)范公文處理工作，提高工作效率，做到運行有序，易于識別，便于管理和批閱處理，便于歸檔查考。認真學習公文的格式，就是為了正確使用和處理公文格式，做到規(guī)范化和科學化，提高公文處理工作水平。
2.公文格式的組成
2012年4月16日中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)布的《黨政機關公文處理工作條例》對公文格式作了明確的規(guī)定。為提高黨政機關公文的規(guī)范化、標準化水平，2012年6月29日，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發(fā)布了《黨政機關公文格式》國家標準(GB/T9704-2012)。該標準于2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)的修訂，從技術方面對通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標識規(guī)則，都作了更加明確具體的規(guī)定。這個國家標準適用于各級黨政機關制發(fā)的公文，其他機關公文可參照執(zhí)行。
公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3大部分組成。
(二)公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素(各組成部分)的搭配、排列和標識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。根據(jù)新《條例》的規(guī)定，黨政機關通用公文的文面格式由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明(附件名稱)、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注(印發(fā)傳達范圍)、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等18個要素組成。
這18個要素按其所在的位置，又可分成眉首(文頭)部分(前6個要素)、主體部分(中間9個要素)、版記(文尾)部分(最后3個要素)。
眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機關用特定版頭制發(fā)的公文(黨發(fā)、黨通、黨辦發(fā))，眉首部分與主體部分用兩條各長71mm、寬1mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開，此外，可用一條長156mm(與版心同寬)的紅色橫線;[LU1]行政機關的公文用一條長156mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星。
主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。
版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機關、印發(fā)時間2個要素。
1.發(fā)文機關標志(版頭或報頭)。
發(fā)文機關標志。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發(fā)文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。在黨的機關的普發(fā)性公文中，還可起到印信的作用。不同的機關，不能共用版頭,但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機關不同黨政機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委員會文件”“中共××縣委文件”;一種由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種組成,例如,“中國共產(chǎn)黨××市委員會(請示)”“中共××縣委文件(通知)。版頭字居中排印在公文首頁上部，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字(以前用長牟體字或長宋體字)，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則,每個字的長度在22×15毫米之間，寬度根據(jù)字數(shù)多少而定，但都要小于“中共中央文件”(27mm)“中共貴州省委文件”(省25mm)字樣。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定,須長期固定使用,一般情況下不作變動，更不得隨意變動。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。
2.份號。份號，即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。在黨的機關，用特定版頭印發(fā)的秘密公文應標注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應標注份號，例如，經(jīng)會議討論要收回的公文、領導講話等。在黨政機關，涉密公文應當標注份號。份號從000001號開始，用6位3號阿拉伯數(shù)字標注于公文首頁左上角第一行。秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發(fā)生。用電報傳送的秘密公文，不標注份號。但是，絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報,均應按密碼電報的管理辦法進行嚴格管理。
3.密級和保密期限。
密級和保密期，即公文的秘密等級和保密的期限。公文中的密級分為絕密、機密、秘密3個等級。有秘密事項的公文應確定密級。用特定版頭印發(fā)的公文，密級一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，在份號下方，兩字之間空1字;如需同時標注秘密等級與保密期限，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機密★3年”。用電傳方式發(fā)布的公文,密級用3號黑體字標注在公文首頁報頭部分的“密級”欄內。
4.緊急程度(等級)。
緊急程度(等級)，是對公文送達和辦理的時限要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標注于公文首頁左上角密級和保密期限下面，兩字之間空1字。用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印制的公文直接電傳;二是使用電報報頭電傳公文。電報的緊急程度叫等級，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號黑體字標注，其辦理公文的時間要求分別是即刻、2天、4天、6天，即受文單位必須分別在規(guī)定的時間內辦理完畢。確定公文的緊急程度(等級)應實是求是，防止隨意性。
5.發(fā)文字號。發(fā)文字號是公文的代號，由發(fā)文機關代字、發(fā)文年份、發(fā)文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭(報頭)制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發(fā)文機關、發(fā)文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機關代字由發(fā)文機關所在行政區(qū)(管轄地)地方代字、發(fā)文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機關代字或公文類別代字，但發(fā)文機關所在行政區(qū)地方代字不能省略。發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字書寫，發(fā)文年度號標注在六角括號內。發(fā)文年度應標全稱，不能簡寫，例如，“〔2012〕”不能簡寫為“〔12〕”。發(fā)文順序號分年度從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號,不隨意編號，不編虛位(即“1”不編為“01”)，不加“第”字。使用發(fā)文字號,應注意3個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標注主辦機關的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，黨政機關都用3號仿宋體字標注于版頭(發(fā)文機關標識)下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注，上行文的標注于左側，與右側的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。電報的發(fā)文字號用3號仿宋體字標注，用特定報頭印制的電報，標注在“密級”欄之后。
6.簽發(fā)人。上報公文應標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成，“簽發(fā)人”3個字用3號仿宋體字標注于公文發(fā)文機關標識(版頭)下空2行紅色橫隔線之上，簽發(fā)人姓名用3號楷體體。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。上報公文標注簽發(fā)人的目的，是為了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。簽發(fā)人是指機關簽發(fā)公文的領導人中最高職務者，即單位的主要負責人。在縣級黨委、政府辦公室，以辦公室名義印發(fā)的公文一般由辦公室主任或主任委托的副主任簽發(fā)，兩辦聯(lián)合行文的，由兩辦主任簽發(fā)，但涉及內容重要的必須有黨委、政府主要領導或分管領導審定，甚至經(jīng)過會議研究同意后，由辦公室主任簽發(fā)。
7.標題。
標題，一般由發(fā)文機關名稱(全稱或規(guī)范化簡稱)、事由(公文主題)和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文中，應簡化標題(關于轉發(fā)什么的通知的通知等情形)。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。
8.主送機關。
主送機關，即公文的主要受理機關，應當用全稱，或規(guī)范化簡稱，或同類型機關統(tǒng)稱;在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格;最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。“如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記。”普發(fā)性公文，主送機關名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關;決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、紀要8種公文不標注主送機關;通報可標注可不標注主送機關，即一般情況下不標注主送機關，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結果，可標注主送機關。州直部門行文中，主送單位普遍存在的問題是：“各縣(市、區(qū))××××××”，這里的“區(qū)”容易與區(qū)一級政府的“區(qū)”混淆，應該改為“各縣(市)、凱里經(jīng)濟開發(fā)區(qū)××××××”。
9.正文。正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于主送機關下方;不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。公文首頁必須顯示正文。數(shù)字、年份不能回行。正文中的結構層次序數(shù)應準確掌握和使用，即：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。常見的錯誤有:①第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“1、”，把小圓點寫成了頓號。②第一層次用“一、”，第二次用“(1)”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“一、”，第二級可用“1.”，但不能用“(1)”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結構。正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印;有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印;有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體字排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號楷體字排印，第二文種的正文用3號仿宋體字排印。獨立成段的小標題，末尾無標點符號;小標題之后接著排印正文的,末尾用句號。
10.附件說明(附件名稱)。
附件說明，是指公文附件的順序號和名稱。附件應在正文之后、發(fā)文機關署名之前排印附件名稱。公文附件在正文之后空1行，左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，后面標全角冒號和附件名稱。附件的序號用阿拉伯數(shù)字(如“附件：1.XXXXX”)，附件名稱前后的標識應一致。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊
11.發(fā)文機關署名、成文日期、印章發(fā)文機關署名，應當用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文之后的右下方。
⑴加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。
⑵不加蓋印章的公文單一機關行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。標注成文日期時注意：成文日期，一般以領導人最后簽發(fā)的日期為準;經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準;聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準;電報以發(fā)出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。新《條例》規(guī)定：成文日期用阿拉伯數(shù)字標注。對于決定、決議、規(guī)定等不標注主送機關的公文，成文日期加括號用3號楷體字標注于標題之下居中位置。公文經(jīng)領導人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。
使用印章時注意：一般情況下，在黨政機關，除會議紀要、有特定版頭的普發(fā)性公文和用特定報頭印制的電報外，其余的公文均應加蓋發(fā)文機關印章。聯(lián)合上報的公文，聯(lián)署機關都應當加蓋印章。使用機關印章加蓋公文時，要認真、細致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，每行一般排3個印章，主辦機關在前，印章蓋在發(fā)文機關署名處，兩端不得超出版心;最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;當公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
12.附注(印發(fā)傳達范圍)公文如有印發(fā)傳達范圍(附注)，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。(附注)印發(fā)傳達范圍，它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機關的公文，對印發(fā)傳達范圍另有要求的，在印發(fā)傳達范圍處加以說明;對于沒有主送機關的公文，起到標注主送機關的作用，并可對印發(fā)傳達范圍提出要求。“請示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號碼。印發(fā)傳達范圍的幾種形式應相對固定，做到規(guī)范化,以便準確及時地確定公文的印發(fā)份數(shù)。例如：“此件公開發(fā)表”，根據(jù)實際情況，工作確實需要，可印少量有特定版頭的公文存檔備查。
13.附件。
附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起。附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的,不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。
如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應填報的統(tǒng)計表等，應在附件的左上角第1行頂格標注公文的發(fā)文字號，并在其后標注附件(或帶順序號)。在這種情況下，印制版記應標注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，印制版記應標注在附件最后一頁的下端。
14.抄送機關。
抄送機關，指除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關(上級、下級和無隸屬關系的機關)，應當用機關全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。用特定版頭(報頭)印制的公文，抄送機關名稱標注在印發(fā)機關和印發(fā)日期(印制版記)的上一行，并用橫線與印發(fā)機關和印發(fā)日期(印制版記)隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字并加冒號。抄送機關名稱排列，按機關的大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送機關名稱對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。一般用4號仿宋體字，左右各空一字編排。
如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。
15.印發(fā)機關和印發(fā)日期(版記)版記由印發(fā)機關、印發(fā)日期和橫線組成。印發(fā)機關和印發(fā)日期用4號仿宋體。印發(fā)機關居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字。版記中的分隔線與版心同寬。版記位于文件末頁版心的最后一行。如果版記頁和前面的一頁都沒有正文，則版記頁不標頁碼。新條例規(guī)定不再使用主題詞。印發(fā)時間都用阿拉伯數(shù)字，均以付印日期為準，年份不能簡寫。上行文的,印發(fā)日期后接著排印“印”字,下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天;用電報傳送的公文，印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。16.頁碼頁碼是公文頁碼的順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。
(三)公文用紙格式、公文排印、裝訂格式
新《條例》12條規(guī)定：“公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定”。實現(xiàn)了黨政機關公文用紙的規(guī)范統(tǒng)一。國際標準A4型紙，成品尺寸為210毫米×297毫米。定量為60g/m-80g/m的膠版印刷紙或復印紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字，行間距用3號漢字高度的7/8個，公文用紙頁邊與版心尺寸為：天頭(上白邊)為37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm，版心尺寸為156毫米×225毫米(不含頁碼)。特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過1mm。黑色油墨應達到色普所標BL100%，紅色油墨應達到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂，不掉頁。
(五)公文的特定格式和應注意的問題
在處理公文格式過程中，除了堅持正確的格式外，還要善于正確處理經(jīng)常碰到的具體問題和特殊問題，既要堅持公文格式的規(guī)范性，又要把原則性與靈活性恰當?shù)亟Y合起來，正確處理具體問題和特殊問題，以確保公文格式的規(guī)范化、標準化和科學化。
黨政機關的公文，除了規(guī)定的常用格式外，還有用其他形式印制的公文格式。凡是公文，都有一個格式問題，都要做到科學化、規(guī)范化、標準化。具體說來，主要有以下幾種公文需規(guī)范其格式：
1.會議紀要。紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據(jù)實際制定。2.信函式公文格式。信函式公文使用比較廣泛，首頁由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加武文線與文武線組成，均套紅印制。發(fā)文機關標識用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。國際標準A4型公文紙，發(fā)文機關名稱的上邊緣距上頁邊的距離為30mm;發(fā)文機關名稱下4mm處為一條武文線(紅色雙線，上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(紅色雙線，上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。其他要素標注方法與用特定版頭印制的公文相同。
3.會議材料。會議材料使用比較多，有不少的公文是以會議材料的形式發(fā)布的。規(guī)范會議材料格式，是做好會議秘書工作的重要任務之一。會議有多種類型，但不論召開什么會議，只要在會議上印發(fā)會議材料，其格式應統(tǒng)一，并做到規(guī)范化。會議材料的格式，除首頁與特定版頭的首頁不同外，其余大致相同。即：在會議材料的首頁左上角標注“××會議材料之×”或“××會議材料”，字號一般用4號楷體或仿宋體。如果是秘密材料，在“××會議材料之×”之下標注份數(shù)序號，在右上角頂格標注密級。標題居中排印，在標題之下居中用3號楷體字排印成文機關名稱或領導人姓名，在成文機關或領導人姓名之下加圓括號排印。
成文日期(也可將發(fā)文機關署名與成文日期加括號并列標注在標題之下居中位置)。在成文日期之下排印正文，在正文之后、最末一頁下端標注公文印發(fā)范圍和印制版記。其字體使用與用特定版頭印制的公文字體用法相同。
4.會議簡報。
黨的代表大會、人民代表大會、政協(xié)會議和其他重要的、召開時間較長的會議，除發(fā)會議材料之外，還編印會議簡報。會議簡報其一般格式是：有報頭“會議簡報”或“×××會議簡報”，用長宋體字或小標宋體字或行書體字印制;報頭之下居中標注“第×期”;期數(shù)之下排印一條橫線;橫線的左上方排印“××會議秘書處”，右上方排印簡報的成文日期“××××年×月×日”;橫線之下排印標題及正文。一期簡報可以排印一篇至幾篇文章，其排印標準與用特定版頭印制的公文相同;正文之后排印印制版記。會議簡報與會議材料都要存檔。
5.領導講話稿。領導講話稿，一般由領導人在會議上講話時使用，也有作書面發(fā)言的。領導講話之前，有的講話稿已先印好;有的是待領導講話之后，在會議上印發(fā)，并在報刊上公開發(fā)表，或在內參材料、通報材料中印發(fā)，也有不印發(fā)的。凡做會議材料、內參材料、通報材料印發(fā)的，分別按其格式印發(fā)。如果領導講話之后，不另印發(fā)，只作存檔備查。對于這樣的講話稿，應標明何人、何時在何種會議上的講話。其中，有兩級標題的，在主標題中闡明講話主題內容，在副標題中標明在什么會議上的講話，標題之下居中署講話人姓名，姓名之下居中加圓括號用阿拉伯數(shù)字標注成文日期，年份不能簡寫。只有一個標題的，應在標題中標明在何種會議上的講話，標題之下居中標注講話人姓名，姓名之下居中加圓括號標注講話日期;或者在標題中標明某某在什么會議上的講話，標題之下居中標注講話日期。正文之后、末頁下端可標注公文主題詞與印制版記。
6.工作簡報。黨政機關因工作需要，經(jīng)常定期或不定期地編印一些簡報，發(fā)有關單位，以溝通信息和指導工作。工作簡報的名稱由各機關根據(jù)工作需要確定。有的用“內參”、“××通報”、“參考材料”、“情況通報”等字印制。但是編印工作簡報應從實際和工作需要出發(fā)，不能過多、過濫，均應按有規(guī)定分別報同級黨委辦公室或政府的辦公室進行審批、登記，經(jīng)登記之后才能編印工作簡報。工作簡報的格式，其版頭部分一般占公文首頁頁面的1/3左右,由各機關自己制定。版頭字的字號未作統(tǒng)一規(guī)定，但要莊重、大方、美觀，一經(jīng)確定，不得輕易改變。版頭字下居中標注發(fā)文字號或“第×期”;發(fā)文字號之下排印一條紅線的橫隔線;橫隔線之下排印公文標題;標題之下排印正文;正文之后、末頁下端排印印發(fā)范圍和印制版記。用這些版頭印制的公文，一般無主送機關，其字體型號與用特定版頭印制的公文字體型號相同。
四、公文起草
撰寫公文，是機關工作人員和一切公務人員特別是文秘人員的基本功。一個機關的公文，體現(xiàn)了這個機關的決策水平、工作水平及整個領導管理水平。要撰寫好公文，從領導到文秘人員必須重視公文寫作工作;必須具備和掌握公文寫作業(yè)務知識;必須貫徹執(zhí)行黨和國家關于公文處理工作的各項規(guī)定;必須認真學習，刻苦鉆研，反復實踐，不斷總結提高，正確把握公文寫作的特點和規(guī)律。只有這樣，才能提高公文寫作水平。1.公文起草的基本要求公文起草是公文處理工作的基礎性和核心環(huán)節(jié)，是確保公文質量的第一道關口。公文起草應當達到以下12項基本要求。
(1)必須符合國家的法律法規(guī)和黨的路線方針政策
這是公文寫作必須遵循的第一位的、根本的要求。它是公文的階級性和黨的政治紀律、組織紀律、組織原則在公文寫作工作中的具體體現(xiàn)，也是以法治國、依法行政的具體體現(xiàn)?！吨腥A人民共和國憲法》規(guī)定：“一切國家機關和武裝力量、各政黨和各社會團體、各企業(yè)事業(yè)組織都必須遵守憲法和法律。”“任何組織或者個人都不得有超越憲法和法律的特權。”《中國共產(chǎn)黨章程》規(guī)定：“黨必須在憲法和法律的范圍內活動。”我國的一切活動,包括黨政機關、企業(yè)事業(yè)單位、經(jīng)濟文化組織和社會團體組織的各項活動,必須在黨的路線、方針、政策和國家法律、法規(guī)允許的范圍內活動。黨政機關的公文起草工作，是黨政機關的決策、領導、管理等公務活動的重要組成部分。黨政機關制定的方針、政策、措施和工作部署等，制成公文發(fā)布后才能實施。所以，公文起草工作在加強黨的領導、實施國家管理等工作中具有舉足輕重的和不可替代的重要作用。
(2)必須符合上級機關的指示
這是我們黨的民主集中制的組織原則在公文起草工作中的具體體現(xiàn)，也是維護我國政令統(tǒng)一的具體體現(xiàn)。下級必須服從上級，全國各級黨政機關必須維護中央的權威，維護國家的政令統(tǒng)一，不得政出多門、各自為政。這不僅是組織原則和組織紀律的要求，而且是從實踐中得出的正確結論。因為上級機關比本級機關更了解全局情況，更能把握全局，熟悉它的下級機關，它的指示有很強的針對性。這里的指示，是廣義的指示，包括上級機關用各種文種發(fā)布的政策、規(guī)定、措施等。所以，在起草公文時，不但要了解和研究黨的路線方針政策、國家的法律法規(guī)，而且要了解和研究上級機關的有關文件精神，把上級機關的指示同本地區(qū)本部門本單位的實際結合起來，體現(xiàn)在本級的公文中，使之具體化和切實可行，從而使上級機關的指示在本地區(qū)、本部門得以貫徹落實。
(3)必須完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖
這是指發(fā)文的目的和公文的主要內容都要很好地、全面地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖。發(fā)文機關的意圖，是發(fā)文機關領導集體的意圖，即發(fā)文要達到的目的和設想。它包括兩層意思：一是指發(fā)文的目的(主旨)，即通過發(fā)文所要解決的問題;二是指在公文中提出政策和措施辦法，即公文的主要內容。切忌把個人的想法當成的機關的意圖,自己有好的建議，必須報經(jīng)領導認可之后才能寫進公文中。有些公文是以領導人署名印發(fā)的，但這不是領導人的私人身份，而是公務行為，以機關代表的身份署名。這類公文體現(xiàn)的同樣是發(fā)文機關領導集體的意圖，有的署名文還要經(jīng)過領導集體研究和審定。要做到完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，必須注意以下三件事：①必須在黨的路線方針政策、國家法律法規(guī)范圍內體現(xiàn)，在馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想的指導下的體現(xiàn)，而不是部分的、片面的、機械的、形而上學的體現(xiàn);②必須是全局利益的體現(xiàn)，而不是小團利益的體現(xiàn)。③公文起草人員應全面地、仔細地了解和聽取機關領導集體的意見和要求，特別要聽取機關主要領導人的意見，從領導角度和全局的高度思考問題。
(4)必須同現(xiàn)行有關公文相銜接
這里包含四個方面的含義：①指同有現(xiàn)行效用的公文相銜接。②有關公文包括本機關與其他機關的有現(xiàn)行效用的有關公文。③在同一個問題上，有關公文可以從不同側面作出某些規(guī)定，但它們之間應當互相配合，統(tǒng)一于上級的某一規(guī)定之中，不能互相矛盾。④根據(jù)新情況、新問題、新形勢對現(xiàn)行公文的有關規(guī)定作某些改變，制定新的政策、規(guī)定等，既要符合實際情況，切實可行，又要在新制發(fā)的公文中以適當?shù)男问接兴淮蛘f明。例如，在公文的未尾可以加上交待性語言：“凡過去的文件規(guī)定與本文不一致的，以本文為準。”這樣，清楚明了。在公文起草時，涉及有關部門的事項，不僅要認真查閱有關部門的文件，而且要同有關部門進行協(xié)調，以防公文與公文之間相互矛盾和不相銜接。
(5)必須全面、準確地反映客觀實際情況
全面、準確地反映客觀實際情況，是黨的實事求是的思想路線和公文處理實事求是的原則在公文起草工作中的具體體現(xiàn)。正確地理解和實踐這一要求,應把握以下三點：①全面性。這是對反映實際情況“量”的方面的要求。在縱向方面，有歷史情況、現(xiàn)實情況及未來發(fā)展趨勢，即某一事物產(chǎn)生以來的全部情況與未來發(fā)展方向;在橫向方面，有各部分、各方面的情況，本單位和外單位的情況，本地和外地的情況等。在工作分類方面，有黨務工作、思想政治工作、業(yè)務工作、經(jīng)濟工作等;在工作業(yè)績方面，有成績,也有缺點。在上行文中,應有喜報喜，有憂報憂，喜憂兼報;在下行文中，既要注意點上的情況，又要注意面上的情況。典型情況反映事物發(fā)展的方向，面上的情況反映事物的本來面貌，不能偏聽偏信，一葉障目，以偏概全，應從事物的各個層面反映實際情況。②準確性。這是反映客觀實際情況“質”的方面的要求。公文中所反映的情況必須是真實的、可靠的，是沒有“水分”的情況，必須體現(xiàn)事物的本質和規(guī)律性的情況。應透過現(xiàn)象看本質，抓住事物的主要矛盾和本質特征。③客觀性。這是馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論中唯物主義觀點在公文起草中的體現(xiàn)。公文中所反映的情況必須是客觀存在的實際情況，不是主觀臆想或故意編造的情況，不能斷章取義或搞實用主義。要作深入細致地調查研究，取得大量的真實的第一手資料，以增強公文所反映的情況的客觀性。公文所反映的情況的全面性、準確性和客觀性，是一個不可分割的整體，互相聯(lián)系，互相依存。只有全面、準確地反映客觀實際情況,才能對事物作出正確的結論,找到解決問題的方法，增強決策的科學性和公文的可行性。
(6)提出的政策、措施必須切實可行
這是公文寫作及整個公文處理工作的核心問題，是公文的生命力之所在。政策、措施制定必須符合現(xiàn)實條件的要求，充分估計各種環(huán)境因素對政策的影響與制約。也就是說，政策、措施的制定，必須以現(xiàn)實可行為前提。政策、措施的可行性一般包括四個方面：(1)政治可行性，即某項政策、措施可能被多數(shù)政治團體或大多數(shù)群眾接受，政治風險不高;(2)經(jīng)濟可行性，即實施政策、措施必需的資源是能夠充分獲得的，是不會產(chǎn)生難以承受的經(jīng)濟負擔的;(3)技術可行性，即將政策、措施付諸實施在技術上是可行的;(4)心理可行性，即政策、措施的實施與受文對象及執(zhí)行者的心理承受能力是相適應的。具體的政策、措施主要是兩類：一是屬于規(guī)范行為方面的，主要是：什么事，要怎樣做，不能怎樣做，違反了政策規(guī)定怎樣處理等。二是屬于物質條件方面的，主要是解決人、財、物的問題。制定具體的政策、措施，必須堅持“按照實際情況決定工作方針”的馬克思主義的原則，既要作深入細致地調查研究,又要作周到的科學論證;既要堅持政策制定的原則，又要堅持正常的程序;既要講速度，更要講質量;既要考慮需要,又要考慮可能,使之切實可行。
(7)表述要準確嚴謹
這是從公文內容方面對運用語言文字的要求，應做到觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確。①觀點鮮明。是指公文語言表述的主題要鮮明突出，贊成什么,反對什么,提出的各種主張、意見、政策、措施、要求等,都應清楚明白,一看就懂，沒有含糊或模凌兩可之辭。②條理清晰。是指公文寫作都應按照人們的思維規(guī)律和各部分內容及各詞、句之間的邏輯關系布局，即先說什么，后說什么，將公文分成若干部分依次進行表述。每一部分的內容集中表述，部分與部分之間、層次與層次之間，在內容上不交叉。每個句群的內部，陳述有序，語言流暢，生動活潑，條理清晰，易讀易記。③內容簡潔充實。起草公文，必須占有豐富的材料，有充分的論據(jù)，以增強公文的說服力，使受文者知其然，并知其所以然。占有材料，是起草公文的基礎。起草公文必須下大力氣收集和占有豐富的材料，包括各種情況、典型事例、論點(提出問題)、論據(jù)(解決問題的實例和理論依據(jù))等。然后將收集來的材料進行認真地閱讀和分析研究，選用與公文要闡述的問題有關的、真實的、新穎的、典型的、有代表性的、能揭示事物本質的材料，按照公文寫作的規(guī)律和公文的需要組合在公文中。④結構嚴謹。這是從公文的邏輯結構、布局上對起草公文提出的要求，即公文的開頭、主體和結尾各部分的段落、層次安排井然有序，環(huán)環(huán)緊扣，脈絡清晰，層次分明，無贅述，無交叉，無重復，無矛盾，全文構成一個不可分割的有機整體。⑤表述準確。這是從公文的準確性上對起草公文提出的要求。公文的觀點、論述要符合實際情況，符合黨的路線方針政策、國家的法律法規(guī)，符合發(fā)文機關的意圖，符合行文的規(guī)定和語法規(guī)則，使公文表述的每一句話、每一個詞、每一項政策規(guī)定、每一項實施措施，均非常周密明確，無歧義、無漏洞、無語法邏輯方面的問題，經(jīng)得起實踐的檢驗和邏輯檢驗，無懈可擊。