秘書工作基礎(chǔ)知識
第一節(jié) 秘書的定義及分類
一、秘書的定義
(一)制定秘書定義的要點
1.秘書活動的服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)者;
2.秘書活動的根本職能是輔助管理;
3.秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)。
(二)教材給出的定義
秘書是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實施管理，并負(fù)責(zé)全面處理信息和事務(wù)的工作人員。
(三)其他定義
1.秘書是幫助上司處理各種事務(wù)的人員。
2.秘書是為政府、企事業(yè)等單位或個人服務(wù)的，助理政務(wù)、管理事務(wù)的工作人員。
3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。
二、秘書的分類
(一)縱向分類(秘書的層次)
1.秘書所在單位的級別有高有低，相應(yīng)地有三個層次的秘書。
2.同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：
(1)初級秘書：主要從事一般日常工作;
(2)中級秘書：主要負(fù)責(zé)文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;
(3)高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。
3.秘書職業(yè)資格鑒定的三個等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。
(二)橫向分類(秘書的類別)
1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業(yè)。
2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔(dān)哪些具體工作。
(1)“生活秘書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定;
(2)按此標(biāo)準(zhǔn)劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型。
第二節(jié) 秘書機構(gòu)
一、秘書機構(gòu)的定義
秘書機構(gòu)是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的綜合性辦公機構(gòu)，也叫辦事機構(gòu)。它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，并在機關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)日常事務(wù)提供公務(wù)服務(wù)。
二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)
(一)比較兩類機構(gòu)
1.職能性機構(gòu)：承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強，分工明確，職能界線清晰。(或稱“業(yè)務(wù)性機構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務(wù)部門”)
2.綜合性機構(gòu)：不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào)，拾遺補缺。
(二)秘書機構(gòu)屬于綜合性機構(gòu)，既非決策性機構(gòu)，也非職能性機構(gòu)。
三、秘書機構(gòu)的特點
(一)附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān);
(二)綜合性：活動內(nèi)容綜合性強;
(三)輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督。
四、秘書機構(gòu)的設(shè)置
(一)總原則：必須適應(yīng)機關(guān)或單位管理工作的實際需要。
(二)具體要求：
1.凡獨立單位必須設(shè)置秘書機構(gòu);
(獨立單位：有一定數(shù)量的常駐領(lǐng)導(dǎo)干部和辦事人員，能獨立行使一定權(quán)力的實體單位。)
2.秘書機構(gòu)的組織形式、人員配備，必須符合精簡、合理、高效的要求;
3.秘書機構(gòu)與所屬機關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)。
五、秘書機構(gòu)的任務(wù)
(一)總括：
1.秘書機構(gòu)的基本任務(wù)是為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層或領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合性輔助和公務(wù)服務(wù)。
2.辦文、辦會、辦事是中外秘書機構(gòu)的主要任務(wù)的概括。
(二)分述：
1.政務(wù)性工作(參與政務(wù))
(1)調(diào)查研究(為領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、制定政策服務(wù)，為決策提供準(zhǔn)確可靠、全面具體的情況，提出富于建設(shè)性的意見和建議)
(2)信息工作(向決策者及時提供準(zhǔn)確、完整、有用的信息)
(3)協(xié)調(diào)工作(側(cè)重于協(xié)調(diào)機關(guān)單位內(nèi)各職能部門的工作目標(biāo)、工作步驟等，溝通上下，聯(lián)系左右，理順關(guān)系)
(4)咨詢工作(為決策者提供與決策有關(guān)的法律、法規(guī)、政策、資料等，范圍極廣)
2.業(yè)務(wù)性工作(秘書部門獨有的、帶有秘書專業(yè)性質(zhì)的任務(wù))
(1)文書工作(公文的“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”)
(2)檔案工作(現(xiàn)行文件辦理完畢后，對其中具有存查價值的那部分進(jìn)行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理)
(3)會務(wù)工作(為了開好會議而開展的一系列準(zhǔn)備、組織工作)
(4)接待工作(可分為內(nèi)賓、外賓接待兩大類，注意“內(nèi)外有別”)
(5)保密工作(保守國家及本單位的各類秘密，一般設(shè)有保密室)
3.事務(wù)性工作(主要指處理機關(guān)單位日常事務(wù)的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備管理等)
六、秘書機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系
(一)秘書機構(gòu)只直接對所屬機關(guān)單位負(fù)責(zé)
秘書機構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對下一級或上一級秘書機構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。換言之，各級秘書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機構(gòu)之間存在相對的封閉性。
這種領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，可以形象地比喻為“各為其主”、“各自為營”。
(二)秘書機構(gòu)之間的聯(lián)系
1.縱向聯(lián)系
2.橫向聯(lián)系
七、各類秘書機構(gòu)(略)
第三節(jié) 秘書工作
一、秘書工作的定義
秘書工作是秘書及秘書機構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為對象而開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動，其目的在于通過近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)，減輕領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)負(fù)擔(dān)，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力處理決策大計，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和優(yōu)化工作效果。
二、秘書工作的主要內(nèi)容
(一)主要內(nèi)容
1.事務(wù)管理
2.中介溝通
3.文書工作
4.信息工作
5.參謀輔助
6.會務(wù)操辦
7.綜合協(xié)調(diào)
8.督促檢查