編制出完整、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、客觀公正，集針對(duì)性、合理性與保護(hù)性一體的招標(biāo)書(shū)，是招標(biāo)成敗的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。怎樣制作好招標(biāo)書(shū)呢？以下是留學(xué)網(wǎng)為您整理的制作招標(biāo)書(shū)的五個(gè)注意點(diǎn)。供您參考！
【制作招標(biāo)書(shū)的五個(gè)注意點(diǎn)】
一、編制原則要知曉。
制作招標(biāo)書(shū)的原則有四條：全面反映采購(gòu)人需求的原則，科學(xué)合理的原則，公平競(jìng)爭(zhēng)(不含任何岐視)的原則，維護(hù)國(guó)家利益和供應(yīng)商商業(yè)秘密的原則。倘若招標(biāo)書(shū)的制作人不知道上述編制原則，就會(huì)成為“盲人摸象”，在制作過(guò)程中不是走錯(cuò)方向，就是進(jìn)入誤區(qū)。現(xiàn)實(shí)中，之所以有的招標(biāo)書(shū)編制得不切合實(shí)際，其中一個(gè)重要原因，就是因?yàn)槠渲谱魅瞬恢獣陨鲜鼍幹圃瓌t。這里舉一例證，2005年7月，某市一家中學(xué)有一建筑面積1420平方米、工程預(yù)算850萬(wàn)元的裝飾改造工程采購(gòu)項(xiàng)目。
7月5日，接受委托制作招標(biāo)書(shū)的代理機(jī)構(gòu)D，提交的招標(biāo)書(shū)被采購(gòu)人退了回來(lái)。原因是代理機(jī)構(gòu)D未詳細(xì)了解采購(gòu)人對(duì)該工程有哪些要求，使招標(biāo)書(shū)少寫(xiě)了關(guān)于環(huán)保的技術(shù)要求。代理機(jī)構(gòu)D違背了制作招標(biāo)書(shū)應(yīng)遵循“全面反映采購(gòu)人需求”的原則;可到了7月26日投標(biāo)截止日，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)D又未收到任何一家供應(yīng)商的投標(biāo)書(shū)，經(jīng)業(yè)內(nèi)人士分析，當(dāng)時(shí)招標(biāo)書(shū)規(guī)定的開(kāi)標(biāo)時(shí)間是8月3日，而該招標(biāo)書(shū)仍將工程結(jié)束期限定在9月1日，也未按樓層劃分為多個(gè)標(biāo)段，這樣的工程期限雖然合符學(xué)校要求，但仍然較短，又未明確可以分包，仍屬不切合實(shí)際，供應(yīng)商接受不了。
同時(shí)，該招標(biāo)書(shū)還明確規(guī)定，如投標(biāo)人竣工日期每超期一天罰款3萬(wàn)，此條件也苛刻，也不合符實(shí)際，其原因是代理機(jī)構(gòu)D又違背了編制招標(biāo)書(shū)應(yīng)遵循“科學(xué)合理”的原則。從上述例子，我們不難看出，知曉編制原則非常重要，這是編制招標(biāo)書(shū)的最基本要求。
二、編制方法要恰當(dāng)。
也許有人說(shuō)，編制方法最簡(jiǎn)單不過(guò)了，只要委托專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)編制，有什么可注意的。這種觀點(diǎn)是不對(duì)的，上述例子中的代理機(jī)構(gòu)D不也是編制招標(biāo)書(shū)的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)嗎，不也照樣出了問(wèn)題嗎。所謂編制方法要恰當(dāng)，就是選擇的編制方法要能體現(xiàn)合法合規(guī)、提高效率、降低費(fèi)用、保證質(zhì)量的特點(diǎn)。具體講：一要儂法編制。就是招標(biāo)書(shū)的編制方法要合符政府采購(gòu)法律、法規(guī)。
由于招標(biāo)書(shū)的制作人有三類(lèi)，一類(lèi)是采購(gòu)人自已，第二類(lèi)是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，第三類(lèi)是編制招標(biāo)書(shū)的中介機(jī)構(gòu)，但不是所有的招標(biāo)采購(gòu)都是由采購(gòu)人自行選擇制作人的。因?yàn)椋瑑z照《政府采購(gòu)法》的規(guī)定，只有屬于分散采購(gòu)模式下的招標(biāo)采購(gòu)，才可以由采購(gòu)人自行采購(gòu)，也就是說(shuō)在這種情況下采購(gòu)人才可以自行選擇，或由采購(gòu)人自已編制，或由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)編制、或由編制招標(biāo)書(shū)的中介機(jī)構(gòu)編制。
所以，當(dāng)屬于政府集中采購(gòu)目錄和政府采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)的招標(biāo)采購(gòu)，我們就必須儂照《政府采購(gòu)法》的規(guī)定，委托政府集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)、或委托經(jīng)有權(quán)部門(mén)批準(zhǔn)取得法定資格的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)代理編制招標(biāo)書(shū)，這樣做才是合法合規(guī)的，而這一點(diǎn)在實(shí)務(wù)中往往被采購(gòu)人所忽視，因此，儂法編制招標(biāo)書(shū)很重要。二要量力而行。盡管在分散采購(gòu)模式下，采購(gòu)人可自行編制招標(biāo)書(shū)，但如果自身沒(méi)有編制能力，就不能勉強(qiáng)編制，就應(yīng)當(dāng)委托經(jīng)有權(quán)部門(mén)批準(zhǔn)取得法定資格的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)、或編制招標(biāo)書(shū)的中介機(jī)構(gòu)代理編制，否則，不僅會(huì)前功盡棄，還會(huì)浪費(fèi)人力物力，拖長(zhǎng)采購(gòu)時(shí)間。
三要掌握技巧。就是無(wú)論采用自行編制方式，還是采用委托編制方式，都要掌握一定的技巧，不然就會(huì)發(fā)生委托代理機(jī)構(gòu)D的事件，使招標(biāo)發(fā)生周折。在自行編制方式下，應(yīng)注意采用組合法”，就是按招標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)組成，分別由不同的專(zhuān)業(yè)人員編制，如將招標(biāo)書(shū)的商務(wù)部分交給采購(gòu)專(zhuān)業(yè)人員編寫(xiě)，將招標(biāo)書(shū)的技術(shù)部分交給專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員編寫(xiě)，或委托采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)編寫(xiě)，或委托編制招標(biāo)書(shū)的中介機(jī)構(gòu)編寫(xiě)，這樣既能保證質(zhì)量，又能提高效率，而決不能將招標(biāo)書(shū)交給個(gè)別人編寫(xiě)。
在委托編制方式下，一方面，要注意在委托前要認(rèn)真調(diào)研，掌握數(shù)家有真正資質(zhì)的基礎(chǔ)上，看誰(shuí)最講信譽(yù)，質(zhì)量最好，時(shí)間最快，價(jià)格公道的就選擇誰(shuí)委托，也可招標(biāo)委托，千萬(wàn)不能盲目委托，否則就容易委托“冒牌貨”的中介機(jī)構(gòu)編制;另一方面，要注意將自已對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的全部需求告訴委托方，并就委托事宜雙方進(jìn)行認(rèn)真協(xié)商，且以書(shū)面形式確定下來(lái)，這樣做，就不會(huì)發(fā)生類(lèi)似“代理機(jī)構(gòu)D”的事件。
三、“實(shí)質(zhì)要求”要合理。
就是招標(biāo)書(shū)中對(duì)投標(biāo)人提出的實(shí)質(zhì)性要求要合理。太高了，會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商不敢投標(biāo)，或無(wú)法進(jìn)行評(píng)標(biāo)和決標(biāo);太低了，會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)人太多太濫，或拉長(zhǎng)開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、決標(biāo)時(shí)間，降低采購(gòu)效率，甚至于影響采購(gòu)質(zhì)量。例如有的政府工程采購(gòu)項(xiàng)目，對(duì)工期沒(méi)有明確要求，或明確的工期較長(zhǎng)，以致于同樣的招標(biāo)工程，人家一年就交付使用了，而某招標(biāo)工程，由于實(shí)質(zhì)性要求較低，明確的工期較長(zhǎng)，拖至一年半才交付使用，相反，實(shí)質(zhì)性要求太高，不合理，明確的工期太短，就會(huì)發(fā)生類(lèi)似于“代理機(jī)構(gòu)D”的事件，沒(méi)有人敢投標(biāo)，使編制好的招標(biāo)書(shū)作廢。
由此可見(jiàn)，編制招標(biāo)書(shū)時(shí)一定要注意，對(duì)投標(biāo)人提出的實(shí)質(zhì)性要求務(wù)必要合理。對(duì)投標(biāo)人的實(shí)質(zhì)性要求主要指：對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)要求，所采購(gòu)物品的技術(shù)要求，價(jià)格要求，實(shí)施(指運(yùn)輸、安裝、售后服務(wù)等)要求，評(píng)標(biāo)要求、驗(yàn)收要求這六個(gè)方面。防止上述這些“實(shí)質(zhì)要求”不合理的措施主要有：
①認(rèn)真分析“自”。所謂“自已”，就是指采購(gòu)人的實(shí)際情況。一方面要分析采購(gòu)人的采購(gòu)資金來(lái)源是否充足，是否允許其不考慮價(jià)格因素，若是這樣，技術(shù)要求就可以提得高一點(diǎn)，否則，技術(shù)要求就不能提得高;另一方面，要認(rèn)真分析采購(gòu)人所要采購(gòu)物品的實(shí)際需要情況，是需要通用型的，還是需要“高新”型的，只有儂照實(shí)際需要確定“實(shí)質(zhì)要求”，才能量體裁衣地提出合理要求。
②摸清市場(chǎng)信息。就是要摸清市場(chǎng)上的供應(yīng)商”信息、“商品”信息。“商品”信息又分為商品的技術(shù)信息和銷(xiāo)售行情信息。“供應(yīng)商”信息是指招標(biāo)采購(gòu)所涉及的供應(yīng)商行業(yè)的基本情況，包括分布、資質(zhì)管理、信譽(yù)管理情況等;商品的技術(shù)信息是指招標(biāo)采購(gòu)所涉及商品的高、中、低三檔的性能以及各自的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括國(guó)標(biāo)、省標(biāo)、市標(biāo)等情況;銷(xiāo)售行情信息是指招標(biāo)采購(gòu)所涉及商品的供求、價(jià)格等情況。
只有摸清上述這些市場(chǎng)信息，才能恰如其分地提出合理要求。例如，某公園在編制水景音樂(lè)噴泉招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)書(shū)時(shí)，未摸清水景音樂(lè)噴泉供應(yīng)商行業(yè)的基本情況，未摸清該行業(yè)實(shí)行的資格管理剛起步，本地區(qū)承擔(dān)此項(xiàng)目的供應(yīng)商(施工單位)很少，且無(wú)一家具有此方面資質(zhì)等情況，就在招標(biāo)書(shū)中提出供應(yīng)商(施工單位)須有此方面資質(zhì)的高要求，使大部分供應(yīng)商包括本地區(qū)的供應(yīng)商(施工單位)被拒之于招標(biāo)采購(gòu)的大門(mén)外，以致于使投標(biāo)人不足三家，招標(biāo)不得不宣布作廢，重來(lái)。
③征詢(xún)各方意見(jiàn)。就是制作人編制招標(biāo)書(shū)時(shí)，要充分聽(tīng)取各方對(duì)涉及招標(biāo)書(shū)各相關(guān)事項(xiàng)的意見(jiàn)。如向工商管理部門(mén)征詢(xún)招標(biāo)書(shū)中有關(guān)合同格式的意見(jiàn)，向技術(shù)質(zhì)量管理部門(mén)征詢(xún)招標(biāo)書(shū)中有關(guān)標(biāo)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收的意見(jiàn)。這樣做既能解決招標(biāo)書(shū)制作人知識(shí)面不足的問(wèn)題，又能減少調(diào)查時(shí)間，提高編制效率，避免“實(shí)質(zhì)要求”不合理。
四、編制內(nèi)容要完整。
這是編制招標(biāo)書(shū)的又一基本要求。由于，《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)和投標(biāo)管理辦法》等規(guī)章，未對(duì)招標(biāo)書(shū)的內(nèi)容進(jìn)行具體明確，因而至今仍有不少人包括一些招標(biāo)書(shū)的制作人，都不清楚招標(biāo)書(shū)究競(jìng)包括哪些內(nèi)容，以致于因招標(biāo)書(shū)內(nèi)容不完整，使投標(biāo)人看不懂，甚至使招投標(biāo)雙方發(fā)生糾紛，鬧上法庭因篇幅關(guān)系，這里不再舉例，只介紹招標(biāo)書(shū)應(yīng)包括的內(nèi)容。招標(biāo)書(shū)的主要內(nèi)容有六個(gè)方面：
⑴招標(biāo)邀請(qǐng)函部分。簡(jiǎn)要介紹采購(gòu)人單位名稱(chēng)，招標(biāo)項(xiàng)目名稱(chēng)及內(nèi)容，招標(biāo)形式，售標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)，承辦人姓名、地址、聯(lián)系方式(如電話、手機(jī)號(hào)碼)等。
⑵投標(biāo)人須知部分。指招標(biāo)人對(duì)投標(biāo)人提出的實(shí)質(zhì)性要求，其中包括：招標(biāo)的資金來(lái)源、數(shù)額;對(duì)投標(biāo)人的資格要求和應(yīng)提交的資格文件原件或復(fù)印件份數(shù);資格審查標(biāo)準(zhǔn);投標(biāo)文件的內(nèi)容、使用語(yǔ)言的要求;投標(biāo)報(bào)價(jià)的具體項(xiàng)目范圍;投標(biāo)保證金的規(guī)定;投標(biāo)的程序、截止日期、有效期;投標(biāo)書(shū)的修改與撤回的規(guī)定;評(píng)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)及程序等等。
如果招標(biāo)項(xiàng)目是工程建設(shè)項(xiàng)目，招標(biāo)書(shū)中還應(yīng)包括工程技術(shù)說(shuō)明書(shū);即按照工程類(lèi)型和合同方式，用文字說(shuō)明工程技術(shù)內(nèi)容的特點(diǎn)和要求，如要求投標(biāo)人提供工程技術(shù)圖紙、設(shè)計(jì)資格及工程量清單等詳細(xì)、準(zhǔn)確的資料附件。
⑶、采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求部分。指招標(biāo)人對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目提出的技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)標(biāo)的物的要求，一般可采用國(guó)際或國(guó)內(nèi)公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)，如ISO標(biāo)準(zhǔn)、IEC標(biāo)準(zhǔn)、我國(guó)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。但是，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，某一招標(biāo)項(xiàng)目如有國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的，招標(biāo)書(shū)中還應(yīng)就這一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目提出技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的具體要求。比如在涉及勞動(dòng)安全和保護(hù)方面、環(huán)境保護(hù)方面等，都應(yīng)注明應(yīng)達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的具體規(guī)定內(nèi)容。
⑷、采購(gòu)項(xiàng)目的合同要求部分。指招標(biāo)人就招標(biāo)項(xiàng)目提出的應(yīng)簽訂合同的主要條款要求。由于合同類(lèi)型不同，其要求也不相同。一般來(lái)說(shuō)，貨物采購(gòu)合同應(yīng)包括如下主要合同條款：采購(gòu)雙方的權(quán)利、義務(wù);運(yùn)輸、保險(xiǎn)及驗(yàn)收的規(guī)定;價(jià)格調(diào)整程序、付款條件、方式及支付幣種的規(guī)定;履約保證金的數(shù)額、合同中止、解除的條件及后續(xù)處理;解決合同糾紛的程序;違約責(zé)任。
國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)還應(yīng)規(guī)定合同適用的法律等等。工程建設(shè)項(xiàng)目施工合同，按照通用規(guī)定明確，主要內(nèi)容包括：
①一般性規(guī)定;
②關(guān)于工程師和工程師代理的規(guī)定;
③合同文件和圖紙;
④承包商應(yīng)盡義務(wù)的規(guī)定，包括按合同組織并完成工程的各項(xiàng)措施要求;開(kāi)工、竣工手續(xù);購(gòu)置材料;雇傭勞務(wù);按時(shí)交足履約保證金;接受業(yè)主和工程師的監(jiān)督及未能如約完成工程進(jìn)度的處置措施等;
⑤)承包商因破產(chǎn)而使合同執(zhí)行不能及違約的處置辦法;
⑥涉及雙方責(zé)任的規(guī)定，如保險(xiǎn)、損失賠償、工程變更、追加或取消工程、貨幣及匯率、爭(zhēng)端解決等;
⑦招標(biāo)人的責(zé)任，包括未如約支付工程費(fèi)用應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任;支付由于招標(biāo)人的原因?qū)е鹿こ塘孔兏黾拥墓こ藤M(fèi)用等。合同的內(nèi)容因不同的招標(biāo)內(nèi)容還應(yīng)包括各自的特殊條款。
應(yīng)當(dāng)注意到，招標(biāo)書(shū)中所列明的合同條款，對(duì)投標(biāo)人而言雖然只是要約邀請(qǐng)，但實(shí)際上已構(gòu)成投標(biāo)人對(duì)項(xiàng)目提出要約的全部合同基礎(chǔ)。因此，招標(biāo)書(shū)中的合同條款部分，必須盡可能地詳細(xì)、準(zhǔn)確。合同格式。按《合同法》的要求，提供樣式
⑸、投標(biāo)書(shū)格式部分。目前，工程類(lèi)投標(biāo)書(shū)格式，國(guó)家有關(guān)部門(mén)已出臺(tái)了此方面的樣式，可用文字在其他部分說(shuō)明一下就行，不必單獨(dú)列出。其他類(lèi)型投標(biāo)書(shū)格式按政府采購(gòu)管理部門(mén)出臺(tái)的樣式提供。
⑹、分包要求部分。一般情況下不需要此部分，只是招標(biāo)項(xiàng)目屬于大型、復(fù)雜的建設(shè)工程項(xiàng)目時(shí)才需用此部分。其內(nèi)容主要在招標(biāo)書(shū)中詳細(xì)載明各標(biāo)段的劃分及工期的確定要求等。
五、編制完畢要審核。
就是在招標(biāo)書(shū)初稿完成后進(jìn)行“回頭看”。這是避免招標(biāo)書(shū)“出叉”的最后一道關(guān)口。其原因有三：
一是因?yàn)檎袠?biāo)書(shū)內(nèi)容比較豐富、復(fù)雜，有的部分是委托中介機(jī)構(gòu)編制，有的部分是采購(gòu)人自已編制，自已編制的又是由幾個(gè)人分別編制，若不從頭至尾的認(rèn)真審核一遍，就容易發(fā)生前后不連貫、口徑不統(tǒng)一、說(shuō)法相矛盾等諸多問(wèn)題。
二是因?yàn)榫幹普袠?biāo)書(shū)時(shí)間較長(zhǎng)，至少需要半個(gè)月時(shí)間，若不重新檢查一遍，有時(shí)就會(huì)因市場(chǎng)行情變化較快，招標(biāo)書(shū)中有關(guān)數(shù)據(jù)已不適應(yīng)，而失去校正的機(jī)會(huì)。
三是因?yàn)檎袠?biāo)采購(gòu)競(jìng)爭(zhēng)較激烈，在編制招標(biāo)書(shū)的過(guò)程中，稍有大意，就會(huì)被個(gè)別人鉆空子，在招標(biāo)書(shū)中設(shè)置漏洞、或指定品牌等，若在最后進(jìn)行認(rèn)真審核，就能有效堵塞漏洞等，因此，在招標(biāo)書(shū)初稿完成后，一定要進(jìn)行認(rèn)真審核。
首先，審核被委托設(shè)計(jì)“技術(shù)標(biāo)”部分的設(shè)計(jì)人有否不按規(guī)范設(shè)計(jì)、超資質(zhì)范圍進(jìn)行設(shè)計(jì)、個(gè)人掛靠公司設(shè)計(jì)等行為。這種冒名頂替設(shè)計(jì)在工程招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目中尤為突出，也是最容易“出叉”的地方。其次，審核有無(wú)漏項(xiàng)。主要看：
①該由投標(biāo)人提供附件的有否明確;
②該由投標(biāo)人提供配件的是否明確，應(yīng)明確的具體品種和數(shù)量有無(wú)漏項(xiàng);
③屬于工程招標(biāo)項(xiàng)目的還要看工程量清單或材料清單上明確的品種和數(shù)量是否齊全，有無(wú)漏項(xiàng)。
再次，審查有無(wú)錯(cuò)誤，一查有無(wú)違規(guī)性錯(cuò)誤，如該應(yīng)用綜合評(píng)分法的卻明確的最低評(píng)標(biāo)價(jià)法，二查有無(wú)數(shù)據(jù)性錯(cuò)誤，特別是有關(guān)規(guī)格、型號(hào)的說(shuō)明中最容易發(fā)生數(shù)據(jù)性錯(cuò)誤，務(wù)必審核好;三查有無(wú)文字或格式等一類(lèi)的錯(cuò)誤。
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