關于編寫員工手冊的建設性意見
一、編寫員工手冊的重要性及作用
當前普遍存在新進員工對公司管理制度、企業(yè)文化、相關基本手續(xù)的辦理程序認識不清等問題。雖然這和員工自我素質(zhì)，重視程度等密切相關，但更主要的是沒有形成常態(tài)化機制。所以，筆者認為編制員工手冊的辦法，可以補上這塊短板。另外，員工對于相關基本手續(xù)辦理程序不明，也不利于辦事效率的提高，甚至可能損害員工的基本利益。而在員工手冊中予以明確，可以很好地解決這個問題。例如工傷手續(xù)如何辦理，所需走的流程，資料，注意事項等，現(xiàn)在一般遇到這種情況，都是先咨詢?nèi)肆Y源管理部門，再去辦理。如果在員工手冊中予以明確，就可以提高效率。此外相關內(nèi)容編入員工手冊，作為基本培訓教材，可以減少培訓資料的打印，節(jié)約相應成本。
員工手冊的作用在于讓員工了解企業(yè)，形成核心競爭力，向心力，凝聚力，知道企業(yè)的基本制度，形成正確的行為規(guī)范，更好地保護自身的權(quán)益。對于企業(yè)來說，編寫員工手冊可以更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才，有利于公司未來的發(fā)展。
員工手冊應本著“精簡，實用，全面”三個基本要求來編寫。所謂精簡，就是要求把最重要、最基本的東西編寫進去，內(nèi)容不可多而雜，要一目了然。所謂實用，就是不單獨寫理論方面，要注重實用性，有效性。所謂全面，就是在員工手冊中要注重考慮到員工基本的方面，盡量維護員工利益。
二、編寫員工手冊的要求
1.編寫部門。員工手冊應由人力資源管理部門具體負責編寫，其他部門本著結(jié)合實際、相互配合的原則完成配合工作。編寫中應適當聽取員工意見、建議，以達到逐步完善的目的。
2.編寫原則。員工手冊應本著“精簡，實用，全面”三個基本要求來編寫。所謂精簡，就是要求把最重要、最基本的東西編寫進去，內(nèi)容不可多而雜，要一目了然。所謂實用，就是不單獨寫理論方面，要注重實用性，有效性。所謂全面，就是在員工手冊中要注重考慮到員工基本的方面，盡量維護員工利益。
3.編寫內(nèi)容。對應上面的編寫原則，筆者認為應包括以下幾個方面的內(nèi)容。
第一，公司簡介是了解公司的一面鏡子，是第一眼對公司的印象，公司簡介要做到簡潔、全面，讓員工盡 快了解，同時要及時更新。
第二，企業(yè)文化可以使員工更好地了解企業(yè)的核心價值觀，為企業(yè)發(fā)展貢獻力量。
第三，員工須知、員工管理制度、員工獎罰制度這些都是讓員工了解企業(yè)的基本制度。制度中重要的、易疏漏、易犯錯的應用重點符號表 明，如考勤、請假制度等。獎懲制度由于直接關系到員工的切身利益，應更加進一步予以明確，引起員工應有的重視。員工基本權(quán)利及手續(xù)的辦理，應讓員工明確自己所擁有的基本權(quán)利，特別是本地員工與外地員工有區(qū)別的(如探親假)，應予以特殊標注。涉及到與員工利益、福利相關的內(nèi)容，如社保、公積金、檔案等基本手續(xù)的辦理程序，應著重予以說明。以上方面是固定內(nèi)容，其他方面則應靈活處理，筆者建議組織架構(gòu)、相關部門職責及崗位設置可以編入，讓員工對組織架構(gòu)有個基本了解。對一線員工應加上基本的操作流程，形成初步印象。
另外，為讓員工在工作中免受或少受傷害，可以在員工手冊中增加一些基本的自救知識，如止血、骨折等應急處理措施，提高自我保護能力。在員工手冊的最后，可以留出一頁作為意見反饋頁，員工在看完員工手冊后，可以寫下意見，作為意見反饋，無意見的也應把這份東西上交人力資源管理部門，作為培訓結(jié)果的反饋。對于意見，人力資源管理部門應由專人整理，匯總。
三、員工手冊編寫的注意點
1.與國家規(guī)定不沖突。不可與國家規(guī)定沖突，這是最基本的一條。任何違法的條款都不可以在員工手冊中體現(xiàn)出來，有違規(guī)嫌疑的，也應及時回避。法律、政策如有新調(diào)整的，手冊相關內(nèi)容也應隨時予以更新。
2.與培訓考核相聯(lián)系。員工手冊中的相關內(nèi)容可以納入崗前培訓考核的內(nèi)容之中，特別是員工容易出錯、遺忘的方面可以在培訓中加大考察的力度，力求通過考察使員工熟練掌握。
3.及時更新不遺漏。員工手冊應不斷加以完善，建議人力資源管理部門每年在固定的時間(一般為年底前)，結(jié)合公司情況及員工的意見對員工手冊進行修訂，力求完善。
四、其他事項
1.編寫人員的素質(zhì)要求。作為員工手冊的編寫人員，除了在編寫過程中做到認真、細致外，還必須對員工手冊上的內(nèi)容要有深入的了解，要達到會講解、會解釋的水平，為員工更好地了解內(nèi)容服務。另外，隨著手冊內(nèi)容的更新，編寫人員也應不斷更新知識，提高水平。
2.員工手冊的發(fā)放及回收。員工手冊應由人力資源管理部門負責統(tǒng)一的發(fā)放、回收工作，一般員工在員工報到之時發(fā)放，運行部員工應在崗前培訓之前發(fā)放，作為培訓教材使用。員工離職應及時交還手冊，由于其他原因無法交還的，在離職手續(xù)辦理時說明理由。由人力資源管理部門統(tǒng)一保管員工交還的員工手冊。
3.員工手冊的保管。由于員工手冊的內(nèi)容可能涉及到公司的核心內(nèi)容，所以員工在公司期間應妥善保管員工手冊，防止內(nèi)容外泄，為其他相關行業(yè)利用。
中小企業(yè)員工手冊編制“四步法”
“員工手冊”，簡單地說就是能夠讓員工快速了解公司并能規(guī)范員工日常行為的小冊子，它有兩項基本功能：一是使剛進入公司的“準員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運作模式、員工管理政策、日常行為規(guī)范等，快速成長為公司的“合格員工”;二是規(guī)范員工的日常行為，強化行業(yè)或公司的特殊要求，提升公司整體的運作效率。
對于中小企業(yè)來說，如果能夠有效地發(fā)揮“員工手冊”的功效，一方面可以縮減培訓成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。“員工手冊”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和規(guī)范的人力資源管理體系為基礎，而目前我國大部分中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī)范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊”呢?筆者根據(jù)多年的咨詢實踐經(jīng)驗，針對性地提出了編制員工手冊的“四步法”。
第一步：定框架
“定框架”，即確定“員工手冊”內(nèi)容的基本框架。一般來說，一套完整的員工手冊其基本框架應該包括五個部分：第一部分是“寫在前面的話”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對中小企業(yè)來說，同樣可以直接將這個基本架構(gòu)作為員工手冊的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基礎上，確定相應的次級框架。
用好“寫在前面的話”
這部分的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡迎員工并激發(fā)員工學習手冊的熱情”，因而，其次級框架通常包括以下幾個方面：
(1)歡迎詞;(2)員工可通過員工手冊獲得什么;(3)祝語與希望：(4)簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊的時候，雖然在結(jié)構(gòu)上都會包含這一部分，但在次級框架確定時卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往把“總則”作為次級框架的一個項目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其“寫在前面的話”的次級框架的項目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊的編寫目的，本手冊的指導思想、適應范圍以及希望員工遵守手冊”等項目。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊從形式上說不倫不類，從效果上說會使員工產(chǎn)生反感，影響其對員工手冊的學習效果和進一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫員工手冊時，嚴格按照“歡迎詞、學習員工手冊的收獲、祝語與希望及簽名”的次級框架進行編寫。
靈活運用“公司概述”
“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級框架通常包括以下幾個方面，(1)公司的價值觀：(2)公司的戰(zhàn)略目標;(3)公司業(yè)務概況介紹;(4)公司的組織架構(gòu);(5)公司的發(fā)展歷史;(6)公司的企業(yè)文化等項目。
大型企業(yè)的員工手冊都非常重視這部分的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè)卻往往忽視這一部分。筆者診斷過的中小企業(yè)中有近60%的員工手冊沒有這部分內(nèi)容，導致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是許多中小企業(yè)根本就沒有明確的價值觀、發(fā)展目標等，也沒有意識到這部分內(nèi)容對新進員工了解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內(nèi)容對于樹立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業(yè)務必將“公司概述”作為員工手冊主框架的一項重要內(nèi)容，但在確定這個主項目的次級框架時，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況靈活處理，如果公司目前尚沒有明確的價值觀或發(fā)展戰(zhàn)略目標，也沒有提煉出明確的企業(yè)文化，那么暫時可以將“公司業(yè)務介紹、發(fā)展歷史及組織架構(gòu)等”作為“公司概述”的次級框架，同時，要著手明確公司的價值觀、戰(zhàn)略目標等，適時地提煉出自己的企業(yè)文化。
明確“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”
通過對行為規(guī)范或特殊的職業(yè)要求的學習和理解，可以提升公司員工整體的職業(yè)素養(yǎng)，進而提升員工的工作效率與業(yè)績。這部分的次級框架通常包括以下內(nèi)容：(1)公司日常行為規(guī)范;(2)公司日常工作中的行為規(guī)范;(3)對外業(yè)務交往中的行為規(guī)范;(4)行業(yè)特殊職業(yè)要求(例如食品行業(yè)對衛(wèi)生行為的要求等)。目前，部分行業(yè)的中小企業(yè)比較重視這部分內(nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專賣行業(yè)、保險行業(yè)等，但許多制造企業(yè)對這部分卻重視不足。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊時，不要考慮自身屬于什么樣的行業(yè)、不管目前具備不具備相關的制度，都要將這部分作為員工手冊主框架的一項主要項目，目前沒有相關制度的公司務必馬上組織相關人員進行編制，因為，缺少這部分的員工手冊對員工行為的引導作用將大大減弱。
重點制定“員工管理制度”
這部分是目前中小企業(yè)的員工手冊中最重視的部分，通過這部分內(nèi)容，企業(yè)可以讓員工充分了解相關制度與要求，進一步規(guī)范員工行為、降低員工管理成本。因而，這部分內(nèi)容應該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級框架應該包括以下主要內(nèi)容：(1)聘用與離職(入職培訓、試用、人事關系、離職管理等);(2)工作時間(正常上班時間、出勤、加班等);(3)報酬與福利;(4)休假;(5)員工培訓與發(fā)展;(6)獎懲制度及其它。不過，實際情況中，許多中小企業(yè)員工手冊這部分的次級框架，往往僅僅包含強調(diào)對員工約束的部分，如考勤、加班、獎懲等，而忽略員工最關心的、與員工發(fā)展和福利相關的內(nèi)容。例如，一家辦公家具制造企業(yè)員工手冊的“員工管理制度”部分，僅包括了勞動合同、考勤與加班、獎懲與報酬、調(diào)動(包括入職、內(nèi)部調(diào)度與離職)幾個部分，忽略了休假、員工晉升與發(fā)展等員工非常關心的部分。其實，員工只有在看到個人的發(fā)展與收獲時，才有可能根據(jù)工作要求進行自我約束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來控制員工行為的制度是缺乏人文關懷的，注定要付出更高的管理成本。因此，建議中小企業(yè)在確定這部分的次級框架時，一定要將員工的晉升與發(fā)展、員工福利等內(nèi)容包含進去。
不容忽視的“附則”
這部分比較簡單，主要是對一些未盡條款的補充說明，包括本手冊的有效性、本手冊的解釋權(quán)、本手冊的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認函等。中小企業(yè)在確定這部分內(nèi)容時，經(jīng)常忽視“員工簽收確認表”這部分，然而，員工簽收是保證員工手冊合法及有效落實的～項重要措施，同時也是企業(yè)已經(jīng)將相關政策告知員工的一項書面證明，因此，建議中小企業(yè)在確定“附則”的次級框架時務必將員工簽收確認函作為一個子項目。
第二步：填內(nèi)容
在確定了員工手冊的基本框架及次級框架后，下一步就是對照具體的框架，填寫內(nèi)容。完成這項工作時，企業(yè)人力資源部要通過與相關部門的充分溝通，來調(diào)動和發(fā)揮相關部門的專業(yè)性，與其共同完成員工手冊內(nèi)容的草擬。其中，“寫在前面的話”的內(nèi)容可以由人力資源部編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長或總經(jīng)理的管理風格確定;“公司概述”部分，通常交由負責對外形象宣傳的部門負責，一般由市場部、企管部或行政部草擬;“行為規(guī)范”、“特殊職業(yè)要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關部門提供相應的制度文本與要求。填寫完成整個員工手冊后，人力資源部對整個手冊的內(nèi)容進行認真審核，有疑問或錯誤的地方，及時與相關部門或責任人溝通確認。
在這一環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)最容易、也最常犯的錯誤就是“閉門造車”，人力資源部獨自完成員工手冊所有內(nèi)容的編寫工作，并直接交總經(jīng)理或董事長審批后發(fā)行，結(jié)果往往出現(xiàn)相關部門拿著員工手冊找總經(jīng)理投訴的現(xiàn)象。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”這項工作時，切忌閉門造車，一個部門獨自完成所有工作，一定要與相關部門和人員進行充分的溝通，一方面是要發(fā)揮他們的積極性與專業(yè)性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項任務的成就感。
第三步：審語言
企業(yè)在編寫員工手冊時，在語言方面通常會遇到以下問題：
語言風格過分苛刻
例如一家制衣企業(yè)員工手冊的“寫在前面的話”寫道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊就是一部法律手冊，你必須嚴格遵守手冊的每項條款，否決將會收到對應的處罰，嚴重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對，又何談心甘情愿地遵照執(zhí)行呢。
表述拖沓，不易理解
例如一家不銹鋼網(wǎng)架制造企業(yè)員工手冊中這樣寫道，“上班前酗酒影響工作、工作時間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產(chǎn)秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班”„„
項目之間缺乏條理性或邏輯性
例如家酒店員工手冊的“行為規(guī)范”部分這樣寫道，“3.1員工必須恪盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進，培養(yǎng)廉潔自律、友愛團結(jié)、互諒互助的團隊精神。3.2員工應熱愛公司，珍惜公司的形象和榮譽，不得„„3.3員工應嚴格遵守公司制定的各項規(guī)章制度，如有違反將„„3.4工作時間不準擅離崗位、串崗閑談、戲耍、做私活、辦私事、會親友、打私人電話„„3.5員工應該服從領導聽指揮，不得„„3.6提倡精神文明，講禮貌„„307員工應保持工作區(qū)域，設備、儀器和工具箱柜的整潔完好„„”這幾條“行為規(guī)范”之間看不出任何的邏輯線索，而且有些條款還存在一定的重復。
因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”部分時，一定要從以下幾個方面對員工手冊進行語言的審核
(1)從語言風格上，審核員工手冊是否與公司倡導的企業(yè)文化相吻合，通常來說，“寫在前面的話”的部分，應該保證語言風格的輕松并充滿感情，“公司概述”部分，應保證語言風格的激昂與客觀，對“行為規(guī)范”“特殊的職業(yè)要求”和“員工管理制度”及附則部分，應保證語言風格的客觀、嚴謹;
(2)從用詞與表述的方式上，審核員工手冊的表述是否簡潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避免過多的長句，
(3)從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊每項內(nèi)容之間的條理性，以及各項內(nèi)容之間表述的邏輯性。
第四步：審合法
在完成語言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊內(nèi)容的合法性。審核員工手冊的合法性通常從以下幾個方面開展。
內(nèi)容上是否與國家的相關法律相沖突
《勞動合同法》明確規(guī)定，“用人單位應當依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務。”然而，目前我國許多中小企業(yè)往往忽視對相關法律的重視，而是強制推行公司的相關規(guī)定，這樣做會存在較大的法律風險。因此，中小企業(yè)在制定員工手冊時，必須充分考慮相關法律條款，有條件的企業(yè)最好將員工手冊交公司內(nèi)部負責法務的人員或外部法律顧問審核。
相關制度的制定程序是否合法
《勞動合同法》明確規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。”此前，我國的中小企業(yè)出臺相關制度的程序大部分都不符合相關法律的規(guī)定，因此，建議中小企業(yè)以后在制定員工手冊及相關制度時，必須按照相關程序執(zhí)行，并在每個階段做好相關的文本記錄并保存，做到有據(jù)可查，避免因為程序的不合法而承擔不必要的風險。
員工手冊發(fā)布途徑是否合法
《勞動合同法》明確規(guī)定，“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”目前，中小企業(yè)在這方面做得仍存在許多遺漏，經(jīng)常出現(xiàn)員工受到相關懲罰時說公司沒有告知其相關制度的現(xiàn)象，出現(xiàn)這種現(xiàn)象有兩方面的原因，一方面可能是公司確實沒有告知或公示給員工，另一方面可能公司確實告知過員工但員工在故意耍賴。但即使是員工在故意耍賴，由于公司不能證明告知過員工，也會在仲裁或法院辯護中敗訴。因此，建議中小企業(yè)在系統(tǒng)地完成員工手冊的編制與審核后、正式公布之前，應采取會議傳達、文件傳閱、問卷調(diào)查等方式，使員工熟悉員工手冊的具體內(nèi)容，并提出個人意見，在向員工發(fā)放最終版本的員工手冊時，一定要讓員工填寫《簽收確認函》，企業(yè)一定要保存好相關的記錄、意見和《簽收確認函》等。
對中小企業(yè)來說，一個成熟、有效的員工手冊是一項“投入一分，收益十分”的人力資源管理措施，因此，希望本文的“一定框架”、“二填內(nèi)容”“三審語言”“四審合法”的“四步法”能夠幫助中小企業(yè)編制出一套相對合理有效的員工手冊，并希望中小企業(yè)能夠通過簽收確認、集中培訓、集中測試、獎懲、定期培訓、不定期檢查等措施，將員工手冊的內(nèi)容真正內(nèi)化為員工的行為習慣，從而提高員工的職業(yè)素養(yǎng)與工作效率，使員工成為企業(yè)的合格員工。
《培訓手冊》
基礎培訓：包括素質(zhì)培訓(《員工手冊》培訓、行文培訓、禮儀知識、法律知識、時間管理、溝通技巧、健康輔導)及流程培訓(《技術(shù)手冊》、《項目手冊》、《貫標手冊》、協(xié)同設計)。
專業(yè)培訓：包括專業(yè)基礎培訓(《制圖標準》、專業(yè)基礎知識、常用規(guī)范及標準、新規(guī)范新標準、常用軟件應用、建筑考察)及崗位培訓(《校審手冊》、技術(shù)及項目管理崗位職責、案例分析)。
員工手冊的基本內(nèi)容
1、企業(yè)形象或員工形象
2、員工管理規(guī)程
3、人事管理規(guī)則
4、員工出勤管理辦法
5、員工教育培訓規(guī)程
6、新進員工考選辦法
目錄
一、員工守則
二、規(guī)章制度
1、勞動人事管理制度
2、機關管理制度
3、財務管理規(guī)定
4、工資分配辦法
5、常設會議及議事制度
6、自學制度
7、安全文明生產(chǎn)準則
8、安全生產(chǎn)制度
9、綜合治理工作制度
10、消防安全責任制度
三、崗位職責
1、院長崗位職責
2、書記崗位職責
3、副院長崗位職責
4、副院長崗位職責
5、辦公室工作職責
6、辦公室主任崗位職責
7、檔案員崗位職責
8、小車司機崗位職責
9、財務室工作職責
10、財務主任崗位職責
12、主管會計崗位職責
13、出納員崗位職責
14、綜合業(yè)務室工作職責
15、業(yè)務主任崗位職責
16、勘測設計員崗位職責
四、常設領導小組
一、編寫員工手冊的重要性及作用
當前普遍存在新進員工對公司管理制度、企業(yè)文化、相關基本手續(xù)的辦理程序認識不清等問題。雖然這和員工自我素質(zhì)，重視程度等密切相關，但更主要的是沒有形成常態(tài)化機制。所以，筆者認為編制員工手冊的辦法，可以補上這塊短板。另外，員工對于相關基本手續(xù)辦理程序不明，也不利于辦事效率的提高，甚至可能損害員工的基本利益。而在員工手冊中予以明確，可以很好地解決這個問題。例如工傷手續(xù)如何辦理，所需走的流程，資料，注意事項等，現(xiàn)在一般遇到這種情況，都是先咨詢?nèi)肆Y源管理部門，再去辦理。如果在員工手冊中予以明確，就可以提高效率。此外相關內(nèi)容編入員工手冊，作為基本培訓教材，可以減少培訓資料的打印，節(jié)約相應成本。
員工手冊的作用在于讓員工了解企業(yè)，形成核心競爭力，向心力，凝聚力，知道企業(yè)的基本制度，形成正確的行為規(guī)范，更好地保護自身的權(quán)益。對于企業(yè)來說，編寫員工手冊可以更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才，有利于公司未來的發(fā)展。
員工手冊應本著“精簡，實用，全面”三個基本要求來編寫。所謂精簡，就是要求把最重要、最基本的東西編寫進去，內(nèi)容不可多而雜，要一目了然。所謂實用，就是不單獨寫理論方面，要注重實用性，有效性。所謂全面，就是在員工手冊中要注重考慮到員工基本的方面，盡量維護員工利益。
二、編寫員工手冊的要求
1.編寫部門。員工手冊應由人力資源管理部門具體負責編寫，其他部門本著結(jié)合實際、相互配合的原則完成配合工作。編寫中應適當聽取員工意見、建議，以達到逐步完善的目的。
2.編寫原則。員工手冊應本著“精簡，實用，全面”三個基本要求來編寫。所謂精簡，就是要求把最重要、最基本的東西編寫進去，內(nèi)容不可多而雜，要一目了然。所謂實用，就是不單獨寫理論方面，要注重實用性，有效性。所謂全面，就是在員工手冊中要注重考慮到員工基本的方面，盡量維護員工利益。
3.編寫內(nèi)容。對應上面的編寫原則，筆者認為應包括以下幾個方面的內(nèi)容。
第一，公司簡介是了解公司的一面鏡子，是第一眼對公司的印象，公司簡介要做到簡潔、全面，讓員工盡 快了解，同時要及時更新。
第二，企業(yè)文化可以使員工更好地了解企業(yè)的核心價值觀，為企業(yè)發(fā)展貢獻力量。
第三，員工須知、員工管理制度、員工獎罰制度這些都是讓員工了解企業(yè)的基本制度。制度中重要的、易疏漏、易犯錯的應用重點符號表 明，如考勤、請假制度等。獎懲制度由于直接關系到員工的切身利益，應更加進一步予以明確，引起員工應有的重視。員工基本權(quán)利及手續(xù)的辦理，應讓員工明確自己所擁有的基本權(quán)利，特別是本地員工與外地員工有區(qū)別的(如探親假)，應予以特殊標注。涉及到與員工利益、福利相關的內(nèi)容，如社保、公積金、檔案等基本手續(xù)的辦理程序，應著重予以說明。以上方面是固定內(nèi)容，其他方面則應靈活處理，筆者建議組織架構(gòu)、相關部門職責及崗位設置可以編入，讓員工對組織架構(gòu)有個基本了解。對一線員工應加上基本的操作流程，形成初步印象。
另外，為讓員工在工作中免受或少受傷害，可以在員工手冊中增加一些基本的自救知識，如止血、骨折等應急處理措施，提高自我保護能力。在員工手冊的最后，可以留出一頁作為意見反饋頁，員工在看完員工手冊后，可以寫下意見，作為意見反饋，無意見的也應把這份東西上交人力資源管理部門，作為培訓結(jié)果的反饋。對于意見，人力資源管理部門應由專人整理，匯總。
三、員工手冊編寫的注意點
1.與國家規(guī)定不沖突。不可與國家規(guī)定沖突，這是最基本的一條。任何違法的條款都不可以在員工手冊中體現(xiàn)出來，有違規(guī)嫌疑的，也應及時回避。法律、政策如有新調(diào)整的，手冊相關內(nèi)容也應隨時予以更新。
2.與培訓考核相聯(lián)系。員工手冊中的相關內(nèi)容可以納入崗前培訓考核的內(nèi)容之中，特別是員工容易出錯、遺忘的方面可以在培訓中加大考察的力度，力求通過考察使員工熟練掌握。
3.及時更新不遺漏。員工手冊應不斷加以完善，建議人力資源管理部門每年在固定的時間(一般為年底前)，結(jié)合公司情況及員工的意見對員工手冊進行修訂，力求完善。
四、其他事項
1.編寫人員的素質(zhì)要求。作為員工手冊的編寫人員，除了在編寫過程中做到認真、細致外，還必須對員工手冊上的內(nèi)容要有深入的了解，要達到會講解、會解釋的水平，為員工更好地了解內(nèi)容服務。另外，隨著手冊內(nèi)容的更新，編寫人員也應不斷更新知識，提高水平。
2.員工手冊的發(fā)放及回收。員工手冊應由人力資源管理部門負責統(tǒng)一的發(fā)放、回收工作，一般員工在員工報到之時發(fā)放，運行部員工應在崗前培訓之前發(fā)放，作為培訓教材使用。員工離職應及時交還手冊，由于其他原因無法交還的，在離職手續(xù)辦理時說明理由。由人力資源管理部門統(tǒng)一保管員工交還的員工手冊。
3.員工手冊的保管。由于員工手冊的內(nèi)容可能涉及到公司的核心內(nèi)容，所以員工在公司期間應妥善保管員工手冊，防止內(nèi)容外泄，為其他相關行業(yè)利用。
中小企業(yè)員工手冊編制“四步法”
“員工手冊”，簡單地說就是能夠讓員工快速了解公司并能規(guī)范員工日常行為的小冊子，它有兩項基本功能：一是使剛進入公司的“準員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運作模式、員工管理政策、日常行為規(guī)范等，快速成長為公司的“合格員工”;二是規(guī)范員工的日常行為，強化行業(yè)或公司的特殊要求，提升公司整體的運作效率。
對于中小企業(yè)來說，如果能夠有效地發(fā)揮“員工手冊”的功效，一方面可以縮減培訓成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。“員工手冊”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和規(guī)范的人力資源管理體系為基礎，而目前我國大部分中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī)范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊”呢?筆者根據(jù)多年的咨詢實踐經(jīng)驗，針對性地提出了編制員工手冊的“四步法”。
第一步：定框架
“定框架”，即確定“員工手冊”內(nèi)容的基本框架。一般來說，一套完整的員工手冊其基本框架應該包括五個部分：第一部分是“寫在前面的話”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對中小企業(yè)來說，同樣可以直接將這個基本架構(gòu)作為員工手冊的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基礎上，確定相應的次級框架。
用好“寫在前面的話”
這部分的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡迎員工并激發(fā)員工學習手冊的熱情”，因而，其次級框架通常包括以下幾個方面：
(1)歡迎詞;(2)員工可通過員工手冊獲得什么;(3)祝語與希望：(4)簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊的時候，雖然在結(jié)構(gòu)上都會包含這一部分，但在次級框架確定時卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往把“總則”作為次級框架的一個項目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其“寫在前面的話”的次級框架的項目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊的編寫目的，本手冊的指導思想、適應范圍以及希望員工遵守手冊”等項目。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊從形式上說不倫不類，從效果上說會使員工產(chǎn)生反感，影響其對員工手冊的學習效果和進一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫員工手冊時，嚴格按照“歡迎詞、學習員工手冊的收獲、祝語與希望及簽名”的次級框架進行編寫。
靈活運用“公司概述”
“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級框架通常包括以下幾個方面，(1)公司的價值觀：(2)公司的戰(zhàn)略目標;(3)公司業(yè)務概況介紹;(4)公司的組織架構(gòu);(5)公司的發(fā)展歷史;(6)公司的企業(yè)文化等項目。
大型企業(yè)的員工手冊都非常重視這部分的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè)卻往往忽視這一部分。筆者診斷過的中小企業(yè)中有近60%的員工手冊沒有這部分內(nèi)容，導致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是許多中小企業(yè)根本就沒有明確的價值觀、發(fā)展目標等，也沒有意識到這部分內(nèi)容對新進員工了解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內(nèi)容對于樹立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業(yè)務必將“公司概述”作為員工手冊主框架的一項重要內(nèi)容，但在確定這個主項目的次級框架時，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況靈活處理，如果公司目前尚沒有明確的價值觀或發(fā)展戰(zhàn)略目標，也沒有提煉出明確的企業(yè)文化，那么暫時可以將“公司業(yè)務介紹、發(fā)展歷史及組織架構(gòu)等”作為“公司概述”的次級框架，同時，要著手明確公司的價值觀、戰(zhàn)略目標等，適時地提煉出自己的企業(yè)文化。
明確“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”
通過對行為規(guī)范或特殊的職業(yè)要求的學習和理解，可以提升公司員工整體的職業(yè)素養(yǎng)，進而提升員工的工作效率與業(yè)績。這部分的次級框架通常包括以下內(nèi)容：(1)公司日常行為規(guī)范;(2)公司日常工作中的行為規(guī)范;(3)對外業(yè)務交往中的行為規(guī)范;(4)行業(yè)特殊職業(yè)要求(例如食品行業(yè)對衛(wèi)生行為的要求等)。目前，部分行業(yè)的中小企業(yè)比較重視這部分內(nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專賣行業(yè)、保險行業(yè)等，但許多制造企業(yè)對這部分卻重視不足。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊時，不要考慮自身屬于什么樣的行業(yè)、不管目前具備不具備相關的制度，都要將這部分作為員工手冊主框架的一項主要項目，目前沒有相關制度的公司務必馬上組織相關人員進行編制，因為，缺少這部分的員工手冊對員工行為的引導作用將大大減弱。
重點制定“員工管理制度”
這部分是目前中小企業(yè)的員工手冊中最重視的部分，通過這部分內(nèi)容，企業(yè)可以讓員工充分了解相關制度與要求，進一步規(guī)范員工行為、降低員工管理成本。因而，這部分內(nèi)容應該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級框架應該包括以下主要內(nèi)容：(1)聘用與離職(入職培訓、試用、人事關系、離職管理等);(2)工作時間(正常上班時間、出勤、加班等);(3)報酬與福利;(4)休假;(5)員工培訓與發(fā)展;(6)獎懲制度及其它。不過，實際情況中，許多中小企業(yè)員工手冊這部分的次級框架，往往僅僅包含強調(diào)對員工約束的部分，如考勤、加班、獎懲等，而忽略員工最關心的、與員工發(fā)展和福利相關的內(nèi)容。例如，一家辦公家具制造企業(yè)員工手冊的“員工管理制度”部分，僅包括了勞動合同、考勤與加班、獎懲與報酬、調(diào)動(包括入職、內(nèi)部調(diào)度與離職)幾個部分，忽略了休假、員工晉升與發(fā)展等員工非常關心的部分。其實，員工只有在看到個人的發(fā)展與收獲時，才有可能根據(jù)工作要求進行自我約束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來控制員工行為的制度是缺乏人文關懷的，注定要付出更高的管理成本。因此，建議中小企業(yè)在確定這部分的次級框架時，一定要將員工的晉升與發(fā)展、員工福利等內(nèi)容包含進去。
不容忽視的“附則”
這部分比較簡單，主要是對一些未盡條款的補充說明，包括本手冊的有效性、本手冊的解釋權(quán)、本手冊的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認函等。中小企業(yè)在確定這部分內(nèi)容時，經(jīng)常忽視“員工簽收確認表”這部分，然而，員工簽收是保證員工手冊合法及有效落實的～項重要措施，同時也是企業(yè)已經(jīng)將相關政策告知員工的一項書面證明，因此，建議中小企業(yè)在確定“附則”的次級框架時務必將員工簽收確認函作為一個子項目。
第二步：填內(nèi)容
在確定了員工手冊的基本框架及次級框架后，下一步就是對照具體的框架，填寫內(nèi)容。完成這項工作時，企業(yè)人力資源部要通過與相關部門的充分溝通，來調(diào)動和發(fā)揮相關部門的專業(yè)性，與其共同完成員工手冊內(nèi)容的草擬。其中，“寫在前面的話”的內(nèi)容可以由人力資源部編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長或總經(jīng)理的管理風格確定;“公司概述”部分，通常交由負責對外形象宣傳的部門負責，一般由市場部、企管部或行政部草擬;“行為規(guī)范”、“特殊職業(yè)要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關部門提供相應的制度文本與要求。填寫完成整個員工手冊后，人力資源部對整個手冊的內(nèi)容進行認真審核，有疑問或錯誤的地方，及時與相關部門或責任人溝通確認。
在這一環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)最容易、也最常犯的錯誤就是“閉門造車”，人力資源部獨自完成員工手冊所有內(nèi)容的編寫工作，并直接交總經(jīng)理或董事長審批后發(fā)行，結(jié)果往往出現(xiàn)相關部門拿著員工手冊找總經(jīng)理投訴的現(xiàn)象。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”這項工作時，切忌閉門造車，一個部門獨自完成所有工作，一定要與相關部門和人員進行充分的溝通，一方面是要發(fā)揮他們的積極性與專業(yè)性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項任務的成就感。
第三步：審語言
企業(yè)在編寫員工手冊時，在語言方面通常會遇到以下問題：
語言風格過分苛刻
例如一家制衣企業(yè)員工手冊的“寫在前面的話”寫道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊就是一部法律手冊，你必須嚴格遵守手冊的每項條款，否決將會收到對應的處罰，嚴重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對，又何談心甘情愿地遵照執(zhí)行呢。
表述拖沓，不易理解
例如一家不銹鋼網(wǎng)架制造企業(yè)員工手冊中這樣寫道，“上班前酗酒影響工作、工作時間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產(chǎn)秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班”„„
項目之間缺乏條理性或邏輯性
例如家酒店員工手冊的“行為規(guī)范”部分這樣寫道，“3.1員工必須恪盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進，培養(yǎng)廉潔自律、友愛團結(jié)、互諒互助的團隊精神。3.2員工應熱愛公司，珍惜公司的形象和榮譽，不得„„3.3員工應嚴格遵守公司制定的各項規(guī)章制度，如有違反將„„3.4工作時間不準擅離崗位、串崗閑談、戲耍、做私活、辦私事、會親友、打私人電話„„3.5員工應該服從領導聽指揮，不得„„3.6提倡精神文明，講禮貌„„307員工應保持工作區(qū)域，設備、儀器和工具箱柜的整潔完好„„”這幾條“行為規(guī)范”之間看不出任何的邏輯線索，而且有些條款還存在一定的重復。
因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”部分時，一定要從以下幾個方面對員工手冊進行語言的審核
(1)從語言風格上，審核員工手冊是否與公司倡導的企業(yè)文化相吻合，通常來說，“寫在前面的話”的部分，應該保證語言風格的輕松并充滿感情，“公司概述”部分，應保證語言風格的激昂與客觀，對“行為規(guī)范”“特殊的職業(yè)要求”和“員工管理制度”及附則部分，應保證語言風格的客觀、嚴謹;
(2)從用詞與表述的方式上，審核員工手冊的表述是否簡潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避免過多的長句，
(3)從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊每項內(nèi)容之間的條理性，以及各項內(nèi)容之間表述的邏輯性。
第四步：審合法
在完成語言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊內(nèi)容的合法性。審核員工手冊的合法性通常從以下幾個方面開展。
內(nèi)容上是否與國家的相關法律相沖突
《勞動合同法》明確規(guī)定，“用人單位應當依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務。”然而，目前我國許多中小企業(yè)往往忽視對相關法律的重視，而是強制推行公司的相關規(guī)定，這樣做會存在較大的法律風險。因此，中小企業(yè)在制定員工手冊時，必須充分考慮相關法律條款，有條件的企業(yè)最好將員工手冊交公司內(nèi)部負責法務的人員或外部法律顧問審核。
相關制度的制定程序是否合法
《勞動合同法》明確規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。”此前，我國的中小企業(yè)出臺相關制度的程序大部分都不符合相關法律的規(guī)定，因此，建議中小企業(yè)以后在制定員工手冊及相關制度時，必須按照相關程序執(zhí)行，并在每個階段做好相關的文本記錄并保存，做到有據(jù)可查，避免因為程序的不合法而承擔不必要的風險。
員工手冊發(fā)布途徑是否合法
《勞動合同法》明確規(guī)定，“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”目前，中小企業(yè)在這方面做得仍存在許多遺漏，經(jīng)常出現(xiàn)員工受到相關懲罰時說公司沒有告知其相關制度的現(xiàn)象，出現(xiàn)這種現(xiàn)象有兩方面的原因，一方面可能是公司確實沒有告知或公示給員工，另一方面可能公司確實告知過員工但員工在故意耍賴。但即使是員工在故意耍賴，由于公司不能證明告知過員工，也會在仲裁或法院辯護中敗訴。因此，建議中小企業(yè)在系統(tǒng)地完成員工手冊的編制與審核后、正式公布之前，應采取會議傳達、文件傳閱、問卷調(diào)查等方式，使員工熟悉員工手冊的具體內(nèi)容，并提出個人意見，在向員工發(fā)放最終版本的員工手冊時，一定要讓員工填寫《簽收確認函》，企業(yè)一定要保存好相關的記錄、意見和《簽收確認函》等。
對中小企業(yè)來說，一個成熟、有效的員工手冊是一項“投入一分，收益十分”的人力資源管理措施，因此，希望本文的“一定框架”、“二填內(nèi)容”“三審語言”“四審合法”的“四步法”能夠幫助中小企業(yè)編制出一套相對合理有效的員工手冊，并希望中小企業(yè)能夠通過簽收確認、集中培訓、集中測試、獎懲、定期培訓、不定期檢查等措施，將員工手冊的內(nèi)容真正內(nèi)化為員工的行為習慣，從而提高員工的職業(yè)素養(yǎng)與工作效率，使員工成為企業(yè)的合格員工。
《培訓手冊》
基礎培訓：包括素質(zhì)培訓(《員工手冊》培訓、行文培訓、禮儀知識、法律知識、時間管理、溝通技巧、健康輔導)及流程培訓(《技術(shù)手冊》、《項目手冊》、《貫標手冊》、協(xié)同設計)。
專業(yè)培訓：包括專業(yè)基礎培訓(《制圖標準》、專業(yè)基礎知識、常用規(guī)范及標準、新規(guī)范新標準、常用軟件應用、建筑考察)及崗位培訓(《校審手冊》、技術(shù)及項目管理崗位職責、案例分析)。
員工手冊的基本內(nèi)容
1、企業(yè)形象或員工形象
2、員工管理規(guī)程
3、人事管理規(guī)則
4、員工出勤管理辦法
5、員工教育培訓規(guī)程
6、新進員工考選辦法
目錄
一、員工守則
二、規(guī)章制度
1、勞動人事管理制度
2、機關管理制度
3、財務管理規(guī)定
4、工資分配辦法
5、常設會議及議事制度
6、自學制度
7、安全文明生產(chǎn)準則
8、安全生產(chǎn)制度
9、綜合治理工作制度
10、消防安全責任制度
三、崗位職責
1、院長崗位職責
2、書記崗位職責
3、副院長崗位職責
4、副院長崗位職責
5、辦公室工作職責
6、辦公室主任崗位職責
7、檔案員崗位職責
8、小車司機崗位職責
9、財務室工作職責
10、財務主任崗位職責
12、主管會計崗位職責
13、出納員崗位職責
14、綜合業(yè)務室工作職責
15、業(yè)務主任崗位職責
16、勘測設計員崗位職責
四、常設領導小組