關(guān)于編寫(xiě)員工手冊(cè)的建設(shè)性意見(jiàn)
一、編寫(xiě)員工手冊(cè)的重要性及作用
當(dāng)前普遍存在新進(jìn)員工對(duì)公司管理制度、企業(yè)文化、相關(guān)基本手續(xù)的辦理程序認(rèn)識(shí)不清等問(wèn)題。雖然這和員工自我素質(zhì)，重視程度等密切相關(guān)，但更主要的是沒(méi)有形成常態(tài)化機(jī)制。所以，筆者認(rèn)為編制員工手冊(cè)的辦法，可以補(bǔ)上這塊短板。另外，員工對(duì)于相關(guān)基本手續(xù)辦理程序不明，也不利于辦事效率的提高，甚至可能損害員工的基本利益。而在員工手冊(cè)中予以明確，可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題。例如工傷手續(xù)如何辦理，所需走的流程，資料，注意事項(xiàng)等，現(xiàn)在一般遇到這種情況，都是先咨詢(xún)?nèi)肆Y源管理部門(mén)，再去辦理。如果在員工手冊(cè)中予以明確，就可以提高效率。此外相關(guān)內(nèi)容編入員工手冊(cè)，作為基本培訓(xùn)教材，可以減少培訓(xùn)資料的打印，節(jié)約相應(yīng)成本。
員工手冊(cè)的作用在于讓員工了解企業(yè)，形成核心競(jìng)爭(zhēng)力，向心力，凝聚力，知道企業(yè)的基本制度，形成正確的行為規(guī)范，更好地保護(hù)自身的權(quán)益。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，編寫(xiě)員工手冊(cè)可以更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才，有利于公司未來(lái)的發(fā)展。
員工手冊(cè)應(yīng)本著“精簡(jiǎn)，實(shí)用，全面”三個(gè)基本要求來(lái)編寫(xiě)。所謂精簡(jiǎn)，就是要求把最重要、最基本的東西編寫(xiě)進(jìn)去，內(nèi)容不可多而雜，要一目了然。所謂實(shí)用，就是不單獨(dú)寫(xiě)理論方面，要注重實(shí)用性，有效性。所謂全面，就是在員工手冊(cè)中要注重考慮到員工基本的方面，盡量維護(hù)員工利益。
二、編寫(xiě)員工手冊(cè)的要求
1.編寫(xiě)部門(mén)。員工手冊(cè)應(yīng)由人力資源管理部門(mén)具體負(fù)責(zé)編寫(xiě)，其他部門(mén)本著結(jié)合實(shí)際、相互配合的原則完成配合工作。編寫(xiě)中應(yīng)適當(dāng)聽(tīng)取員工意見(jiàn)、建議，以達(dá)到逐步完善的目的。
2.編寫(xiě)原則。員工手冊(cè)應(yīng)本著“精簡(jiǎn)，實(shí)用，全面”三個(gè)基本要求來(lái)編寫(xiě)。所謂精簡(jiǎn)，就是要求把最重要、最基本的東西編寫(xiě)進(jìn)去，內(nèi)容不可多而雜，要一目了然。所謂實(shí)用，就是不單獨(dú)寫(xiě)理論方面，要注重實(shí)用性，有效性。所謂全面，就是在員工手冊(cè)中要注重考慮到員工基本的方面，盡量維護(hù)員工利益。
3.編寫(xiě)內(nèi)容。對(duì)應(yīng)上面的編寫(xiě)原則，筆者認(rèn)為應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。
第一，公司簡(jiǎn)介是了解公司的一面鏡子，是第一眼對(duì)公司的印象，公司簡(jiǎn)介要做到簡(jiǎn)潔、全面，讓員工盡 快了解，同時(shí)要及時(shí)更新。
第二，企業(yè)文化可以使員工更好地了解企業(yè)的核心價(jià)值觀(guān)，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
第三，員工須知、員工管理制度、員工獎(jiǎng)罰制度這些都是讓員工了解企業(yè)的基本制度。制度中重要的、易疏漏、易犯錯(cuò)的應(yīng)用重點(diǎn)符號(hào)表 明，如考勤、請(qǐng)假制度等。獎(jiǎng)懲制度由于直接關(guān)系到員工的切身利益，應(yīng)更加進(jìn)一步予以明確，引起員工應(yīng)有的重視。員工基本權(quán)利及手續(xù)的辦理，應(yīng)讓員工明確自己所擁有的基本權(quán)利，特別是本地員工與外地員工有區(qū)別的(如探親假)，應(yīng)予以特殊標(biāo)注。涉及到與員工利益、福利相關(guān)的內(nèi)容，如社保、公積金、檔案等基本手續(xù)的辦理程序，應(yīng)著重予以說(shuō)明。以上方面是固定內(nèi)容，其他方面則應(yīng)靈活處理，筆者建議組織架構(gòu)、相關(guān)部門(mén)職責(zé)及崗位設(shè)置可以編入，讓員工對(duì)組織架構(gòu)有個(gè)基本了解。對(duì)一線(xiàn)員工應(yīng)加上基本的操作流程，形成初步印象。
另外，為讓員工在工作中免受或少受傷害，可以在員工手冊(cè)中增加一些基本的自救知識(shí)，如止血、骨折等應(yīng)急處理措施，提高自我保護(hù)能力。在員工手冊(cè)的最后，可以留出一頁(yè)作為意見(jiàn)反饋?lái)?yè)，員工在看完員工手冊(cè)后，可以寫(xiě)下意見(jiàn)，作為意見(jiàn)反饋，無(wú)意見(jiàn)的也應(yīng)把這份東西上交人力資源管理部門(mén)，作為培訓(xùn)結(jié)果的反饋。對(duì)于意見(jiàn)，人力資源管理部門(mén)應(yīng)由專(zhuān)人整理，匯總。
三、員工手冊(cè)編寫(xiě)的注意點(diǎn)
1.與國(guó)家規(guī)定不沖突。不可與國(guó)家規(guī)定沖突，這是最基本的一條。任何違法的條款都不可以在員工手冊(cè)中體現(xiàn)出來(lái)，有違規(guī)嫌疑的，也應(yīng)及時(shí)回避。法律、政策如有新調(diào)整的，手冊(cè)相關(guān)內(nèi)容也應(yīng)隨時(shí)予以更新。
2.與培訓(xùn)考核相聯(lián)系。員工手冊(cè)中的相關(guān)內(nèi)容可以納入崗前培訓(xùn)考核的內(nèi)容之中，特別是員工容易出錯(cuò)、遺忘的方面可以在培訓(xùn)中加大考察的力度，力求通過(guò)考察使員工熟練掌握。
3.及時(shí)更新不遺漏。員工手冊(cè)應(yīng)不斷加以完善，建議人力資源管理部門(mén)每年在固定的時(shí)間(一般為年底前)，結(jié)合公司情況及員工的意見(jiàn)對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行修訂，力求完善。
四、其他事項(xiàng)
1.編寫(xiě)人員的素質(zhì)要求。作為員工手冊(cè)的編寫(xiě)人員，除了在編寫(xiě)過(guò)程中做到認(rèn)真、細(xì)致外，還必須對(duì)員工手冊(cè)上的內(nèi)容要有深入的了解，要達(dá)到會(huì)講解、會(huì)解釋的水平，為員工更好地了解內(nèi)容服務(wù)。另外，隨著手冊(cè)內(nèi)容的更新，編寫(xiě)人員也應(yīng)不斷更新知識(shí)，提高水平。
2.員工手冊(cè)的發(fā)放及回收。員工手冊(cè)應(yīng)由人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一的發(fā)放、回收工作，一般員工在員工報(bào)到之時(shí)發(fā)放，運(yùn)行部員工應(yīng)在崗前培訓(xùn)之前發(fā)放，作為培訓(xùn)教材使用。員工離職應(yīng)及時(shí)交還手冊(cè)，由于其他原因無(wú)法交還的，在離職手續(xù)辦理時(shí)說(shuō)明理由。由人力資源管理部門(mén)統(tǒng)一保管員工交還的員工手冊(cè)。
3.員工手冊(cè)的保管。由于員工手冊(cè)的內(nèi)容可能涉及到公司的核心內(nèi)容，所以員工在公司期間應(yīng)妥善保管員工手冊(cè)，防止內(nèi)容外泄，為其他相關(guān)行業(yè)利用。
中小企業(yè)員工手冊(cè)編制“四步法”
“員工手冊(cè)”，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是能夠讓員工快速了解公司并能規(guī)范員工日常行為的小冊(cè)子，它有兩項(xiàng)基本功能：一是使剛進(jìn)入公司的“準(zhǔn)員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運(yùn)作模式、員工管理政策、日常行為規(guī)范等，快速成長(zhǎng)為公司的“合格員工”;二是規(guī)范員工的日常行為，強(qiáng)化行業(yè)或公司的特殊要求，提升公司整體的運(yùn)作效率。
對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果能夠有效地發(fā)揮“員工手冊(cè)”的功效，一方面可以縮減培訓(xùn)成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。“員工手冊(cè)”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和規(guī)范的人力資源管理體系為基礎(chǔ)，而目前我國(guó)大部分中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī)范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊(cè)”呢?筆者根據(jù)多年的咨詢(xún)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)性地提出了編制員工手冊(cè)的“四步法”。
第一步：定框架
“定框架”，即確定“員工手冊(cè)”內(nèi)容的基本框架。一般來(lái)說(shuō)，一套完整的員工手冊(cè)其基本框架應(yīng)該包括五個(gè)部分：第一部分是“寫(xiě)在前面的話(huà)”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，同樣可以直接將這個(gè)基本架構(gòu)作為員工手冊(cè)的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基礎(chǔ)上，確定相應(yīng)的次級(jí)框架。
用好“寫(xiě)在前面的話(huà)”
這部分的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長(zhǎng)官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡迎員工并激發(fā)員工學(xué)習(xí)手冊(cè)的熱情”，因而，其次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面：
(1)歡迎詞;(2)員工可通過(guò)員工手冊(cè)獲得什么;(3)祝語(yǔ)與希望：(4)簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)的時(shí)候，雖然在結(jié)構(gòu)上都會(huì)包含這一部分，但在次級(jí)框架確定時(shí)卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往把“總則”作為次級(jí)框架的一個(gè)項(xiàng)目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其“寫(xiě)在前面的話(huà)”的次級(jí)框架的項(xiàng)目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊(cè)的編寫(xiě)目的，本手冊(cè)的指導(dǎo)思想、適應(yīng)范圍以及希望員工遵守手冊(cè)”等項(xiàng)目。以這樣“寫(xiě)在前面的話(huà)”開(kāi)篇的員工手冊(cè)從形式上說(shuō)不倫不類(lèi)，從效果上說(shuō)會(huì)使員工產(chǎn)生反感，影響其對(duì)員工手冊(cè)的學(xué)習(xí)效果和進(jìn)一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫(xiě)員工手冊(cè)時(shí)，嚴(yán)格按照“歡迎詞、學(xué)習(xí)員工手冊(cè)的收獲、祝語(yǔ)與希望及簽名”的次級(jí)框架進(jìn)行編寫(xiě)。
靈活運(yùn)用“公司概述”
“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面，(1)公司的價(jià)值觀(guān)：(2)公司的戰(zhàn)略目標(biāo);(3)公司業(yè)務(wù)概況介紹;(4)公司的組織架構(gòu);(5)公司的發(fā)展歷史;(6)公司的企業(yè)文化等項(xiàng)目。
大型企業(yè)的員工手冊(cè)都非常重視這部分的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè)卻往往忽視這一部分。筆者診斷過(guò)的中小企業(yè)中有近60%的員工手冊(cè)沒(méi)有這部分內(nèi)容，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是許多中小企業(yè)根本就沒(méi)有明確的價(jià)值觀(guān)、發(fā)展目標(biāo)等，也沒(méi)有意識(shí)到這部分內(nèi)容對(duì)新進(jìn)員工了解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內(nèi)容對(duì)于樹(shù)立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業(yè)務(wù)必將“公司概述”作為員工手冊(cè)主框架的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在確定這個(gè)主項(xiàng)目的次級(jí)框架時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況靈活處理，如果公司目前尚沒(méi)有明確的價(jià)值觀(guān)或發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，也沒(méi)有提煉出明確的企業(yè)文化，那么暫時(shí)可以將“公司業(yè)務(wù)介紹、發(fā)展歷史及組織架構(gòu)等”作為“公司概述”的次級(jí)框架，同時(shí)，要著手明確公司的價(jià)值觀(guān)、戰(zhàn)略目標(biāo)等，適時(shí)地提煉出自己的企業(yè)文化。
明確“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”
通過(guò)對(duì)行為規(guī)范或特殊的職業(yè)要求的學(xué)習(xí)和理解，可以提升公司員工整體的職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提升員工的工作效率與業(yè)績(jī)。這部分的次級(jí)框架通常包括以下內(nèi)容：(1)公司日常行為規(guī)范;(2)公司日常工作中的行為規(guī)范;(3)對(duì)外業(yè)務(wù)交往中的行為規(guī)范;(4)行業(yè)特殊職業(yè)要求(例如食品行業(yè)對(duì)衛(wèi)生行為的要求等)。目前，部分行業(yè)的中小企業(yè)比較重視這部分內(nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專(zhuān)賣(mài)行業(yè)、保險(xiǎn)行業(yè)等，但許多制造企業(yè)對(duì)這部分卻重視不足。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)時(shí)，不要考慮自身屬于什么樣的行業(yè)、不管目前具備不具備相關(guān)的制度，都要將這部分作為員工手冊(cè)主框架的一項(xiàng)主要項(xiàng)目，目前沒(méi)有相關(guān)制度的公司務(wù)必馬上組織相關(guān)人員進(jìn)行編制，因?yàn)椋鄙龠@部分的員工手冊(cè)對(duì)員工行為的引導(dǎo)作用將大大減弱。
重點(diǎn)制定“員工管理制度”
這部分是目前中小企業(yè)的員工手冊(cè)中最重視的部分，通過(guò)這部分內(nèi)容，企業(yè)可以讓員工充分了解相關(guān)制度與要求，進(jìn)一步規(guī)范員工行為、降低員工管理成本。因而，這部分內(nèi)容應(yīng)該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級(jí)框架應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：(1)聘用與離職(入職培訓(xùn)、試用、人事關(guān)系、離職管理等);(2)工作時(shí)間(正常上班時(shí)間、出勤、加班等);(3)報(bào)酬與福利;(4)休假;(5)員工培訓(xùn)與發(fā)展;(6)獎(jiǎng)懲制度及其它。不過(guò)，實(shí)際情況中，許多中小企業(yè)員工手冊(cè)這部分的次級(jí)框架，往往僅僅包含強(qiáng)調(diào)對(duì)員工約束的部分，如考勤、加班、獎(jiǎng)懲等，而忽略員工最關(guān)心的、與員工發(fā)展和福利相關(guān)的內(nèi)容。例如，一家辦公家具制造企業(yè)員工手冊(cè)的“員工管理制度”部分，僅包括了勞動(dòng)合同、考勤與加班、獎(jiǎng)懲與報(bào)酬、調(diào)動(dòng)(包括入職、內(nèi)部調(diào)度與離職)幾個(gè)部分，忽略了休假、員工晉升與發(fā)展等員工非常關(guān)心的部分。其實(shí)，員工只有在看到個(gè)人的發(fā)展與收獲時(shí)，才有可能根據(jù)工作要求進(jìn)行自我約束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來(lái)控制員工行為的制度是缺乏人文關(guān)懷的，注定要付出更高的管理成本。因此，建議中小企業(yè)在確定這部分的次級(jí)框架時(shí)，一定要將員工的晉升與發(fā)展、員工福利等內(nèi)容包含進(jìn)去。
不容忽視的“附則”
這部分比較簡(jiǎn)單，主要是對(duì)一些未盡條款的補(bǔ)充說(shuō)明，包括本手冊(cè)的有效性、本手冊(cè)的解釋權(quán)、本手冊(cè)的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認(rèn)函等。中小企業(yè)在確定這部分內(nèi)容時(shí)，經(jīng)常忽視“員工簽收確認(rèn)表”這部分，然而，員工簽收是保證員工手冊(cè)合法及有效落實(shí)的～項(xiàng)重要措施，同時(shí)也是企業(yè)已經(jīng)將相關(guān)政策告知員工的一項(xiàng)書(shū)面證明，因此，建議中小企業(yè)在確定“附則”的次級(jí)框架時(shí)務(wù)必將員工簽收確認(rèn)函作為一個(gè)子項(xiàng)目。
第二步：填內(nèi)容
在確定了員工手冊(cè)的基本框架及次級(jí)框架后，下一步就是對(duì)照具體的框架，填寫(xiě)內(nèi)容。完成這項(xiàng)工作時(shí)，企業(yè)人力資源部要通過(guò)與相關(guān)部門(mén)的充分溝通，來(lái)調(diào)動(dòng)和發(fā)揮相關(guān)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)性，與其共同完成員工手冊(cè)內(nèi)容的草擬。其中，“寫(xiě)在前面的話(huà)”的內(nèi)容可以由人力資源部編寫(xiě)，然后交給總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字，也可以由總裁辦編寫(xiě)，然后交給總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的管理風(fēng)格確定;“公司概述”部分，通常交由負(fù)責(zé)對(duì)外形象宣傳的部門(mén)負(fù)責(zé)，一般由市場(chǎng)部、企管部或行政部草擬;“行為規(guī)范”、“特殊職業(yè)要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)提供相應(yīng)的制度文本與要求。填寫(xiě)完成整個(gè)員工手冊(cè)后，人力資源部對(duì)整個(gè)手冊(cè)的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，有疑問(wèn)或錯(cuò)誤的地方，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或責(zé)任人溝通確認(rèn)。
在這一環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)最容易、也最常犯的錯(cuò)誤就是“閉門(mén)造車(chē)”，人力資源部獨(dú)自完成員工手冊(cè)所有內(nèi)容的編寫(xiě)工作，并直接交總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批后發(fā)行，結(jié)果往往出現(xiàn)相關(guān)部門(mén)拿著員工手冊(cè)找總經(jīng)理投訴的現(xiàn)象。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”這項(xiàng)工作時(shí)，切忌閉門(mén)造車(chē)，一個(gè)部門(mén)獨(dú)自完成所有工作，一定要與相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行充分的溝通，一方面是要發(fā)揮他們的積極性與專(zhuān)業(yè)性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項(xiàng)任務(wù)的成就感。
第三步：審語(yǔ)言
企業(yè)在編寫(xiě)員工手冊(cè)時(shí)，在語(yǔ)言方面通常會(huì)遇到以下問(wèn)題：
語(yǔ)言風(fēng)格過(guò)分苛刻
例如一家制衣企業(yè)員工手冊(cè)的“寫(xiě)在前面的話(huà)”寫(xiě)道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊(cè)就是一部法律手冊(cè)，你必須嚴(yán)格遵守手冊(cè)的每項(xiàng)條款，否決將會(huì)收到對(duì)應(yīng)的處罰，嚴(yán)重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對(duì)員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對(duì)，又何談心甘情愿地遵照?qǐng)?zhí)行呢。
表述拖沓，不易理解
例如一家不銹鋼網(wǎng)架制造企業(yè)員工手冊(cè)中這樣寫(xiě)道，“上班前酗酒影響工作、工作時(shí)間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產(chǎn)秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班”„„
項(xiàng)目之間缺乏條理性或邏輯性
例如家酒店員工手冊(cè)的“行為規(guī)范”部分這樣寫(xiě)道，“3.1員工必須恪盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進(jìn)，培養(yǎng)廉潔自律、友愛(ài)團(tuán)結(jié)、互諒互助的團(tuán)隊(duì)精神。3.2員工應(yīng)熱愛(ài)公司，珍惜公司的形象和榮譽(yù)，不得„„3.3員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，如有違反將„„3.4工作時(shí)間不準(zhǔn)擅離崗位、串崗閑談、戲耍、做私活、辦私事、會(huì)親友、打私人電話(huà)„„3.5員工應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)指揮，不得„„3.6提倡精神文明，講禮貌„„307員工應(yīng)保持工作區(qū)域，設(shè)備、儀器和工具箱柜的整潔完好„„”這幾條“行為規(guī)范”之間看不出任何的邏輯線(xiàn)索，而且有些條款還存在一定的重復(fù)。
因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”部分時(shí)，一定要從以下幾個(gè)方面對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行語(yǔ)言的審核
(1)從語(yǔ)言風(fēng)格上，審核員工手冊(cè)是否與公司倡導(dǎo)的企業(yè)文化相吻合，通常來(lái)說(shuō)，“寫(xiě)在前面的話(huà)”的部分，應(yīng)該保證語(yǔ)言風(fēng)格的輕松并充滿(mǎn)感情，“公司概述”部分，應(yīng)保證語(yǔ)言風(fēng)格的激昂與客觀(guān)，對(duì)“行為規(guī)范”“特殊的職業(yè)要求”和“員工管理制度”及附則部分，應(yīng)保證語(yǔ)言風(fēng)格的客觀(guān)、嚴(yán)謹(jǐn);
(2)從用詞與表述的方式上，審核員工手冊(cè)的表述是否簡(jiǎn)潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避免過(guò)多的長(zhǎng)句，
(3)從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊(cè)每項(xiàng)內(nèi)容之間的條理性，以及各項(xiàng)內(nèi)容之間表述的邏輯性。
第四步：審合法
在完成語(yǔ)言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊(cè)內(nèi)容的合法性。審核員工手冊(cè)的合法性通常從以下幾個(gè)方面開(kāi)展。
內(nèi)容上是否與國(guó)家的相關(guān)法律相沖突
《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定，“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)。”然而，目前我國(guó)許多中小企業(yè)往往忽視對(duì)相關(guān)法律的重視，而是強(qiáng)制推行公司的相關(guān)規(guī)定，這樣做會(huì)存在較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，中小企業(yè)在制定員工手冊(cè)時(shí)，必須充分考慮相關(guān)法律條款，有條件的企業(yè)最好將員工手冊(cè)交公司內(nèi)部負(fù)責(zé)法務(wù)的人員或外部法律顧問(wèn)審核。
相關(guān)制度的制定程序是否合法
《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。”此前，我國(guó)的中小企業(yè)出臺(tái)相關(guān)制度的程序大部分都不符合相關(guān)法律的規(guī)定，因此，建議中小企業(yè)以后在制定員工手冊(cè)及相關(guān)制度時(shí)，必須按照相關(guān)程序執(zhí)行，并在每個(gè)階段做好相關(guān)的文本記錄并保存，做到有據(jù)可查，避免因?yàn)槌绦虻牟缓戏ǘ袚?dān)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
員工手冊(cè)發(fā)布途徑是否合法
《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定，“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。”目前，中小企業(yè)在這方面做得仍存在許多遺漏，經(jīng)常出現(xiàn)員工受到相關(guān)懲罰時(shí)說(shuō)公司沒(méi)有告知其相關(guān)制度的現(xiàn)象，出現(xiàn)這種現(xiàn)象有兩方面的原因，一方面可能是公司確實(shí)沒(méi)有告知或公示給員工，另一方面可能公司確實(shí)告知過(guò)員工但員工在故意耍賴(lài)。但即使是員工在故意耍賴(lài)，由于公司不能證明告知過(guò)員工，也會(huì)在仲裁或法院辯護(hù)中敗訴。因此，建議中小企業(yè)在系統(tǒng)地完成員工手冊(cè)的編制與審核后、正式公布之前，應(yīng)采取會(huì)議傳達(dá)、文件傳閱、問(wèn)卷調(diào)查等方式，使員工熟悉員工手冊(cè)的具體內(nèi)容，并提出個(gè)人意見(jiàn)，在向員工發(fā)放最終版本的員工手冊(cè)時(shí)，一定要讓員工填寫(xiě)《簽收確認(rèn)函》，企業(yè)一定要保存好相關(guān)的記錄、意見(jiàn)和《簽收確認(rèn)函》等。
對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，一個(gè)成熟、有效的員工手冊(cè)是一項(xiàng)“投入一分，收益十分”的人力資源管理措施，因此，希望本文的“一定框架”、“二填內(nèi)容”“三審語(yǔ)言”“四審合法”的“四步法”能夠幫助中小企業(yè)編制出一套相對(duì)合理有效的員工手冊(cè)，并希望中小企業(yè)能夠通過(guò)簽收確認(rèn)、集中培訓(xùn)、集中測(cè)試、獎(jiǎng)懲、定期培訓(xùn)、不定期檢查等措施，將員工手冊(cè)的內(nèi)容真正內(nèi)化為員工的行為習(xí)慣，從而提高員工的職業(yè)素養(yǎng)與工作效率，使員工成為企業(yè)的合格員工。
《培訓(xùn)手冊(cè)》
基礎(chǔ)培訓(xùn)：包括素質(zhì)培訓(xùn)(《員工手冊(cè)》培訓(xùn)、行文培訓(xùn)、禮儀知識(shí)、法律知識(shí)、時(shí)間管理、溝通技巧、健康輔導(dǎo))及流程培訓(xùn)(《技術(shù)手冊(cè)》、《項(xiàng)目手冊(cè)》、《貫標(biāo)手冊(cè)》、協(xié)同設(shè)計(jì))。
專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)：包括專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)培訓(xùn)(《制圖標(biāo)準(zhǔn)》、專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、常用規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范新標(biāo)準(zhǔn)、常用軟件應(yīng)用、建筑考察)及崗位培訓(xùn)(《校審手冊(cè)》、技術(shù)及項(xiàng)目管理崗位職責(zé)、案例分析)。
員工手冊(cè)的基本內(nèi)容
1、企業(yè)形象或員工形象
2、員工管理規(guī)程
3、人事管理規(guī)則
4、員工出勤管理辦法
5、員工教育培訓(xùn)規(guī)程
6、新進(jìn)員工考選辦法
目錄
一、員工守則
二、規(guī)章制度
1、勞動(dòng)人事管理制度
2、機(jī)關(guān)管理制度
3、財(cái)務(wù)管理規(guī)定
4、工資分配辦法
5、常設(shè)會(huì)議及議事制度
6、自學(xué)制度
7、安全文明生產(chǎn)準(zhǔn)則
8、安全生產(chǎn)制度
9、綜合治理工作制度
10、消防安全責(zé)任制度
三、崗位職責(zé)
1、院長(zhǎng)崗位職責(zé)
2、書(shū)記崗位職責(zé)
3、副院長(zhǎng)崗位職責(zé)
4、副院長(zhǎng)崗位職責(zé)
5、辦公室工作職責(zé)
6、辦公室主任崗位職責(zé)
7、檔案員崗位職責(zé)
8、小車(chē)司機(jī)崗位職責(zé)
9、財(cái)務(wù)室工作職責(zé)
10、財(cái)務(wù)主任崗位職責(zé)
12、主管會(huì)計(jì)崗位職責(zé)
13、出納員崗位職責(zé)
14、綜合業(yè)務(wù)室工作職責(zé)
15、業(yè)務(wù)主任崗位職責(zé)
16、勘測(cè)設(shè)計(jì)員崗位職責(zé)
四、常設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組
一、編寫(xiě)員工手冊(cè)的重要性及作用
當(dāng)前普遍存在新進(jìn)員工對(duì)公司管理制度、企業(yè)文化、相關(guān)基本手續(xù)的辦理程序認(rèn)識(shí)不清等問(wèn)題。雖然這和員工自我素質(zhì)，重視程度等密切相關(guān)，但更主要的是沒(méi)有形成常態(tài)化機(jī)制。所以，筆者認(rèn)為編制員工手冊(cè)的辦法，可以補(bǔ)上這塊短板。另外，員工對(duì)于相關(guān)基本手續(xù)辦理程序不明，也不利于辦事效率的提高，甚至可能損害員工的基本利益。而在員工手冊(cè)中予以明確，可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題。例如工傷手續(xù)如何辦理，所需走的流程，資料，注意事項(xiàng)等，現(xiàn)在一般遇到這種情況，都是先咨詢(xún)?nèi)肆Y源管理部門(mén)，再去辦理。如果在員工手冊(cè)中予以明確，就可以提高效率。此外相關(guān)內(nèi)容編入員工手冊(cè)，作為基本培訓(xùn)教材，可以減少培訓(xùn)資料的打印，節(jié)約相應(yīng)成本。
員工手冊(cè)的作用在于讓員工了解企業(yè)，形成核心競(jìng)爭(zhēng)力，向心力，凝聚力，知道企業(yè)的基本制度，形成正確的行為規(guī)范，更好地保護(hù)自身的權(quán)益。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，編寫(xiě)員工手冊(cè)可以更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才，有利于公司未來(lái)的發(fā)展。
員工手冊(cè)應(yīng)本著“精簡(jiǎn)，實(shí)用，全面”三個(gè)基本要求來(lái)編寫(xiě)。所謂精簡(jiǎn)，就是要求把最重要、最基本的東西編寫(xiě)進(jìn)去，內(nèi)容不可多而雜，要一目了然。所謂實(shí)用，就是不單獨(dú)寫(xiě)理論方面，要注重實(shí)用性，有效性。所謂全面，就是在員工手冊(cè)中要注重考慮到員工基本的方面，盡量維護(hù)員工利益。
二、編寫(xiě)員工手冊(cè)的要求
1.編寫(xiě)部門(mén)。員工手冊(cè)應(yīng)由人力資源管理部門(mén)具體負(fù)責(zé)編寫(xiě)，其他部門(mén)本著結(jié)合實(shí)際、相互配合的原則完成配合工作。編寫(xiě)中應(yīng)適當(dāng)聽(tīng)取員工意見(jiàn)、建議，以達(dá)到逐步完善的目的。
2.編寫(xiě)原則。員工手冊(cè)應(yīng)本著“精簡(jiǎn)，實(shí)用，全面”三個(gè)基本要求來(lái)編寫(xiě)。所謂精簡(jiǎn)，就是要求把最重要、最基本的東西編寫(xiě)進(jìn)去，內(nèi)容不可多而雜，要一目了然。所謂實(shí)用，就是不單獨(dú)寫(xiě)理論方面，要注重實(shí)用性，有效性。所謂全面，就是在員工手冊(cè)中要注重考慮到員工基本的方面，盡量維護(hù)員工利益。
3.編寫(xiě)內(nèi)容。對(duì)應(yīng)上面的編寫(xiě)原則，筆者認(rèn)為應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。
第一，公司簡(jiǎn)介是了解公司的一面鏡子，是第一眼對(duì)公司的印象，公司簡(jiǎn)介要做到簡(jiǎn)潔、全面，讓員工盡 快了解，同時(shí)要及時(shí)更新。
第二，企業(yè)文化可以使員工更好地了解企業(yè)的核心價(jià)值觀(guān)，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
第三，員工須知、員工管理制度、員工獎(jiǎng)罰制度這些都是讓員工了解企業(yè)的基本制度。制度中重要的、易疏漏、易犯錯(cuò)的應(yīng)用重點(diǎn)符號(hào)表 明，如考勤、請(qǐng)假制度等。獎(jiǎng)懲制度由于直接關(guān)系到員工的切身利益，應(yīng)更加進(jìn)一步予以明確，引起員工應(yīng)有的重視。員工基本權(quán)利及手續(xù)的辦理，應(yīng)讓員工明確自己所擁有的基本權(quán)利，特別是本地員工與外地員工有區(qū)別的(如探親假)，應(yīng)予以特殊標(biāo)注。涉及到與員工利益、福利相關(guān)的內(nèi)容，如社保、公積金、檔案等基本手續(xù)的辦理程序，應(yīng)著重予以說(shuō)明。以上方面是固定內(nèi)容，其他方面則應(yīng)靈活處理，筆者建議組織架構(gòu)、相關(guān)部門(mén)職責(zé)及崗位設(shè)置可以編入，讓員工對(duì)組織架構(gòu)有個(gè)基本了解。對(duì)一線(xiàn)員工應(yīng)加上基本的操作流程，形成初步印象。
另外，為讓員工在工作中免受或少受傷害，可以在員工手冊(cè)中增加一些基本的自救知識(shí)，如止血、骨折等應(yīng)急處理措施，提高自我保護(hù)能力。在員工手冊(cè)的最后，可以留出一頁(yè)作為意見(jiàn)反饋?lái)?yè)，員工在看完員工手冊(cè)后，可以寫(xiě)下意見(jiàn)，作為意見(jiàn)反饋，無(wú)意見(jiàn)的也應(yīng)把這份東西上交人力資源管理部門(mén)，作為培訓(xùn)結(jié)果的反饋。對(duì)于意見(jiàn)，人力資源管理部門(mén)應(yīng)由專(zhuān)人整理，匯總。
三、員工手冊(cè)編寫(xiě)的注意點(diǎn)
1.與國(guó)家規(guī)定不沖突。不可與國(guó)家規(guī)定沖突，這是最基本的一條。任何違法的條款都不可以在員工手冊(cè)中體現(xiàn)出來(lái)，有違規(guī)嫌疑的，也應(yīng)及時(shí)回避。法律、政策如有新調(diào)整的，手冊(cè)相關(guān)內(nèi)容也應(yīng)隨時(shí)予以更新。
2.與培訓(xùn)考核相聯(lián)系。員工手冊(cè)中的相關(guān)內(nèi)容可以納入崗前培訓(xùn)考核的內(nèi)容之中，特別是員工容易出錯(cuò)、遺忘的方面可以在培訓(xùn)中加大考察的力度，力求通過(guò)考察使員工熟練掌握。
3.及時(shí)更新不遺漏。員工手冊(cè)應(yīng)不斷加以完善，建議人力資源管理部門(mén)每年在固定的時(shí)間(一般為年底前)，結(jié)合公司情況及員工的意見(jiàn)對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行修訂，力求完善。
四、其他事項(xiàng)
1.編寫(xiě)人員的素質(zhì)要求。作為員工手冊(cè)的編寫(xiě)人員，除了在編寫(xiě)過(guò)程中做到認(rèn)真、細(xì)致外，還必須對(duì)員工手冊(cè)上的內(nèi)容要有深入的了解，要達(dá)到會(huì)講解、會(huì)解釋的水平，為員工更好地了解內(nèi)容服務(wù)。另外，隨著手冊(cè)內(nèi)容的更新，編寫(xiě)人員也應(yīng)不斷更新知識(shí)，提高水平。
2.員工手冊(cè)的發(fā)放及回收。員工手冊(cè)應(yīng)由人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一的發(fā)放、回收工作，一般員工在員工報(bào)到之時(shí)發(fā)放，運(yùn)行部員工應(yīng)在崗前培訓(xùn)之前發(fā)放，作為培訓(xùn)教材使用。員工離職應(yīng)及時(shí)交還手冊(cè)，由于其他原因無(wú)法交還的，在離職手續(xù)辦理時(shí)說(shuō)明理由。由人力資源管理部門(mén)統(tǒng)一保管員工交還的員工手冊(cè)。
3.員工手冊(cè)的保管。由于員工手冊(cè)的內(nèi)容可能涉及到公司的核心內(nèi)容，所以員工在公司期間應(yīng)妥善保管員工手冊(cè)，防止內(nèi)容外泄，為其他相關(guān)行業(yè)利用。
中小企業(yè)員工手冊(cè)編制“四步法”
“員工手冊(cè)”，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是能夠讓員工快速了解公司并能規(guī)范員工日常行為的小冊(cè)子，它有兩項(xiàng)基本功能：一是使剛進(jìn)入公司的“準(zhǔn)員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運(yùn)作模式、員工管理政策、日常行為規(guī)范等，快速成長(zhǎng)為公司的“合格員工”;二是規(guī)范員工的日常行為，強(qiáng)化行業(yè)或公司的特殊要求，提升公司整體的運(yùn)作效率。
對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果能夠有效地發(fā)揮“員工手冊(cè)”的功效，一方面可以縮減培訓(xùn)成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。“員工手冊(cè)”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和規(guī)范的人力資源管理體系為基礎(chǔ)，而目前我國(guó)大部分中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī)范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊(cè)”呢?筆者根據(jù)多年的咨詢(xún)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)性地提出了編制員工手冊(cè)的“四步法”。
第一步：定框架
“定框架”，即確定“員工手冊(cè)”內(nèi)容的基本框架。一般來(lái)說(shuō)，一套完整的員工手冊(cè)其基本框架應(yīng)該包括五個(gè)部分：第一部分是“寫(xiě)在前面的話(huà)”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，同樣可以直接將這個(gè)基本架構(gòu)作為員工手冊(cè)的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基礎(chǔ)上，確定相應(yīng)的次級(jí)框架。
用好“寫(xiě)在前面的話(huà)”
這部分的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長(zhǎng)官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡迎員工并激發(fā)員工學(xué)習(xí)手冊(cè)的熱情”，因而，其次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面：
(1)歡迎詞;(2)員工可通過(guò)員工手冊(cè)獲得什么;(3)祝語(yǔ)與希望：(4)簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)的時(shí)候，雖然在結(jié)構(gòu)上都會(huì)包含這一部分，但在次級(jí)框架確定時(shí)卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往把“總則”作為次級(jí)框架的一個(gè)項(xiàng)目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其“寫(xiě)在前面的話(huà)”的次級(jí)框架的項(xiàng)目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊(cè)的編寫(xiě)目的，本手冊(cè)的指導(dǎo)思想、適應(yīng)范圍以及希望員工遵守手冊(cè)”等項(xiàng)目。以這樣“寫(xiě)在前面的話(huà)”開(kāi)篇的員工手冊(cè)從形式上說(shuō)不倫不類(lèi)，從效果上說(shuō)會(huì)使員工產(chǎn)生反感，影響其對(duì)員工手冊(cè)的學(xué)習(xí)效果和進(jìn)一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫(xiě)員工手冊(cè)時(shí)，嚴(yán)格按照“歡迎詞、學(xué)習(xí)員工手冊(cè)的收獲、祝語(yǔ)與希望及簽名”的次級(jí)框架進(jìn)行編寫(xiě)。
靈活運(yùn)用“公司概述”
“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面，(1)公司的價(jià)值觀(guān)：(2)公司的戰(zhàn)略目標(biāo);(3)公司業(yè)務(wù)概況介紹;(4)公司的組織架構(gòu);(5)公司的發(fā)展歷史;(6)公司的企業(yè)文化等項(xiàng)目。
大型企業(yè)的員工手冊(cè)都非常重視這部分的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè)卻往往忽視這一部分。筆者診斷過(guò)的中小企業(yè)中有近60%的員工手冊(cè)沒(méi)有這部分內(nèi)容，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是許多中小企業(yè)根本就沒(méi)有明確的價(jià)值觀(guān)、發(fā)展目標(biāo)等，也沒(méi)有意識(shí)到這部分內(nèi)容對(duì)新進(jìn)員工了解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內(nèi)容對(duì)于樹(shù)立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業(yè)務(wù)必將“公司概述”作為員工手冊(cè)主框架的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在確定這個(gè)主項(xiàng)目的次級(jí)框架時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況靈活處理，如果公司目前尚沒(méi)有明確的價(jià)值觀(guān)或發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，也沒(méi)有提煉出明確的企業(yè)文化，那么暫時(shí)可以將“公司業(yè)務(wù)介紹、發(fā)展歷史及組織架構(gòu)等”作為“公司概述”的次級(jí)框架，同時(shí)，要著手明確公司的價(jià)值觀(guān)、戰(zhàn)略目標(biāo)等，適時(shí)地提煉出自己的企業(yè)文化。
明確“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”
通過(guò)對(duì)行為規(guī)范或特殊的職業(yè)要求的學(xué)習(xí)和理解，可以提升公司員工整體的職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提升員工的工作效率與業(yè)績(jī)。這部分的次級(jí)框架通常包括以下內(nèi)容：(1)公司日常行為規(guī)范;(2)公司日常工作中的行為規(guī)范;(3)對(duì)外業(yè)務(wù)交往中的行為規(guī)范;(4)行業(yè)特殊職業(yè)要求(例如食品行業(yè)對(duì)衛(wèi)生行為的要求等)。目前，部分行業(yè)的中小企業(yè)比較重視這部分內(nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專(zhuān)賣(mài)行業(yè)、保險(xiǎn)行業(yè)等，但許多制造企業(yè)對(duì)這部分卻重視不足。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)時(shí)，不要考慮自身屬于什么樣的行業(yè)、不管目前具備不具備相關(guān)的制度，都要將這部分作為員工手冊(cè)主框架的一項(xiàng)主要項(xiàng)目，目前沒(méi)有相關(guān)制度的公司務(wù)必馬上組織相關(guān)人員進(jìn)行編制，因?yàn)椋鄙龠@部分的員工手冊(cè)對(duì)員工行為的引導(dǎo)作用將大大減弱。
重點(diǎn)制定“員工管理制度”
這部分是目前中小企業(yè)的員工手冊(cè)中最重視的部分，通過(guò)這部分內(nèi)容，企業(yè)可以讓員工充分了解相關(guān)制度與要求，進(jìn)一步規(guī)范員工行為、降低員工管理成本。因而，這部分內(nèi)容應(yīng)該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級(jí)框架應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：(1)聘用與離職(入職培訓(xùn)、試用、人事關(guān)系、離職管理等);(2)工作時(shí)間(正常上班時(shí)間、出勤、加班等);(3)報(bào)酬與福利;(4)休假;(5)員工培訓(xùn)與發(fā)展;(6)獎(jiǎng)懲制度及其它。不過(guò)，實(shí)際情況中，許多中小企業(yè)員工手冊(cè)這部分的次級(jí)框架，往往僅僅包含強(qiáng)調(diào)對(duì)員工約束的部分，如考勤、加班、獎(jiǎng)懲等，而忽略員工最關(guān)心的、與員工發(fā)展和福利相關(guān)的內(nèi)容。例如，一家辦公家具制造企業(yè)員工手冊(cè)的“員工管理制度”部分，僅包括了勞動(dòng)合同、考勤與加班、獎(jiǎng)懲與報(bào)酬、調(diào)動(dòng)(包括入職、內(nèi)部調(diào)度與離職)幾個(gè)部分，忽略了休假、員工晉升與發(fā)展等員工非常關(guān)心的部分。其實(shí)，員工只有在看到個(gè)人的發(fā)展與收獲時(shí)，才有可能根據(jù)工作要求進(jìn)行自我約束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來(lái)控制員工行為的制度是缺乏人文關(guān)懷的，注定要付出更高的管理成本。因此，建議中小企業(yè)在確定這部分的次級(jí)框架時(shí)，一定要將員工的晉升與發(fā)展、員工福利等內(nèi)容包含進(jìn)去。
不容忽視的“附則”
這部分比較簡(jiǎn)單，主要是對(duì)一些未盡條款的補(bǔ)充說(shuō)明，包括本手冊(cè)的有效性、本手冊(cè)的解釋權(quán)、本手冊(cè)的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認(rèn)函等。中小企業(yè)在確定這部分內(nèi)容時(shí)，經(jīng)常忽視“員工簽收確認(rèn)表”這部分，然而，員工簽收是保證員工手冊(cè)合法及有效落實(shí)的～項(xiàng)重要措施，同時(shí)也是企業(yè)已經(jīng)將相關(guān)政策告知員工的一項(xiàng)書(shū)面證明，因此，建議中小企業(yè)在確定“附則”的次級(jí)框架時(shí)務(wù)必將員工簽收確認(rèn)函作為一個(gè)子項(xiàng)目。
第二步：填內(nèi)容
在確定了員工手冊(cè)的基本框架及次級(jí)框架后，下一步就是對(duì)照具體的框架，填寫(xiě)內(nèi)容。完成這項(xiàng)工作時(shí)，企業(yè)人力資源部要通過(guò)與相關(guān)部門(mén)的充分溝通，來(lái)調(diào)動(dòng)和發(fā)揮相關(guān)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)性，與其共同完成員工手冊(cè)內(nèi)容的草擬。其中，“寫(xiě)在前面的話(huà)”的內(nèi)容可以由人力資源部編寫(xiě)，然后交給總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字，也可以由總裁辦編寫(xiě)，然后交給總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的管理風(fēng)格確定;“公司概述”部分，通常交由負(fù)責(zé)對(duì)外形象宣傳的部門(mén)負(fù)責(zé)，一般由市場(chǎng)部、企管部或行政部草擬;“行為規(guī)范”、“特殊職業(yè)要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)提供相應(yīng)的制度文本與要求。填寫(xiě)完成整個(gè)員工手冊(cè)后，人力資源部對(duì)整個(gè)手冊(cè)的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，有疑問(wèn)或錯(cuò)誤的地方，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或責(zé)任人溝通確認(rèn)。
在這一環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)最容易、也最常犯的錯(cuò)誤就是“閉門(mén)造車(chē)”，人力資源部獨(dú)自完成員工手冊(cè)所有內(nèi)容的編寫(xiě)工作，并直接交總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批后發(fā)行，結(jié)果往往出現(xiàn)相關(guān)部門(mén)拿著員工手冊(cè)找總經(jīng)理投訴的現(xiàn)象。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”這項(xiàng)工作時(shí)，切忌閉門(mén)造車(chē)，一個(gè)部門(mén)獨(dú)自完成所有工作，一定要與相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行充分的溝通，一方面是要發(fā)揮他們的積極性與專(zhuān)業(yè)性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項(xiàng)任務(wù)的成就感。
第三步：審語(yǔ)言
企業(yè)在編寫(xiě)員工手冊(cè)時(shí)，在語(yǔ)言方面通常會(huì)遇到以下問(wèn)題：
語(yǔ)言風(fēng)格過(guò)分苛刻
例如一家制衣企業(yè)員工手冊(cè)的“寫(xiě)在前面的話(huà)”寫(xiě)道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊(cè)就是一部法律手冊(cè)，你必須嚴(yán)格遵守手冊(cè)的每項(xiàng)條款，否決將會(huì)收到對(duì)應(yīng)的處罰，嚴(yán)重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對(duì)員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對(duì)，又何談心甘情愿地遵照?qǐng)?zhí)行呢。
表述拖沓，不易理解
例如一家不銹鋼網(wǎng)架制造企業(yè)員工手冊(cè)中這樣寫(xiě)道，“上班前酗酒影響工作、工作時(shí)間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產(chǎn)秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班”„„
項(xiàng)目之間缺乏條理性或邏輯性
例如家酒店員工手冊(cè)的“行為規(guī)范”部分這樣寫(xiě)道，“3.1員工必須恪盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進(jìn)，培養(yǎng)廉潔自律、友愛(ài)團(tuán)結(jié)、互諒互助的團(tuán)隊(duì)精神。3.2員工應(yīng)熱愛(ài)公司，珍惜公司的形象和榮譽(yù)，不得„„3.3員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，如有違反將„„3.4工作時(shí)間不準(zhǔn)擅離崗位、串崗閑談、戲耍、做私活、辦私事、會(huì)親友、打私人電話(huà)„„3.5員工應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)指揮，不得„„3.6提倡精神文明，講禮貌„„307員工應(yīng)保持工作區(qū)域，設(shè)備、儀器和工具箱柜的整潔完好„„”這幾條“行為規(guī)范”之間看不出任何的邏輯線(xiàn)索，而且有些條款還存在一定的重復(fù)。
因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”部分時(shí)，一定要從以下幾個(gè)方面對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行語(yǔ)言的審核
(1)從語(yǔ)言風(fēng)格上，審核員工手冊(cè)是否與公司倡導(dǎo)的企業(yè)文化相吻合，通常來(lái)說(shuō)，“寫(xiě)在前面的話(huà)”的部分，應(yīng)該保證語(yǔ)言風(fēng)格的輕松并充滿(mǎn)感情，“公司概述”部分，應(yīng)保證語(yǔ)言風(fēng)格的激昂與客觀(guān)，對(duì)“行為規(guī)范”“特殊的職業(yè)要求”和“員工管理制度”及附則部分，應(yīng)保證語(yǔ)言風(fēng)格的客觀(guān)、嚴(yán)謹(jǐn);
(2)從用詞與表述的方式上，審核員工手冊(cè)的表述是否簡(jiǎn)潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避免過(guò)多的長(zhǎng)句，
(3)從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊(cè)每項(xiàng)內(nèi)容之間的條理性，以及各項(xiàng)內(nèi)容之間表述的邏輯性。
第四步：審合法
在完成語(yǔ)言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊(cè)內(nèi)容的合法性。審核員工手冊(cè)的合法性通常從以下幾個(gè)方面開(kāi)展。
內(nèi)容上是否與國(guó)家的相關(guān)法律相沖突
《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定，“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)。”然而，目前我國(guó)許多中小企業(yè)往往忽視對(duì)相關(guān)法律的重視，而是強(qiáng)制推行公司的相關(guān)規(guī)定，這樣做會(huì)存在較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，中小企業(yè)在制定員工手冊(cè)時(shí)，必須充分考慮相關(guān)法律條款，有條件的企業(yè)最好將員工手冊(cè)交公司內(nèi)部負(fù)責(zé)法務(wù)的人員或外部法律顧問(wèn)審核。
相關(guān)制度的制定程序是否合法
《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。”此前，我國(guó)的中小企業(yè)出臺(tái)相關(guān)制度的程序大部分都不符合相關(guān)法律的規(guī)定，因此，建議中小企業(yè)以后在制定員工手冊(cè)及相關(guān)制度時(shí)，必須按照相關(guān)程序執(zhí)行，并在每個(gè)階段做好相關(guān)的文本記錄并保存，做到有據(jù)可查，避免因?yàn)槌绦虻牟缓戏ǘ袚?dān)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
員工手冊(cè)發(fā)布途徑是否合法
《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定，“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。”目前，中小企業(yè)在這方面做得仍存在許多遺漏，經(jīng)常出現(xiàn)員工受到相關(guān)懲罰時(shí)說(shuō)公司沒(méi)有告知其相關(guān)制度的現(xiàn)象，出現(xiàn)這種現(xiàn)象有兩方面的原因，一方面可能是公司確實(shí)沒(méi)有告知或公示給員工，另一方面可能公司確實(shí)告知過(guò)員工但員工在故意耍賴(lài)。但即使是員工在故意耍賴(lài)，由于公司不能證明告知過(guò)員工，也會(huì)在仲裁或法院辯護(hù)中敗訴。因此，建議中小企業(yè)在系統(tǒng)地完成員工手冊(cè)的編制與審核后、正式公布之前，應(yīng)采取會(huì)議傳達(dá)、文件傳閱、問(wèn)卷調(diào)查等方式，使員工熟悉員工手冊(cè)的具體內(nèi)容，并提出個(gè)人意見(jiàn)，在向員工發(fā)放最終版本的員工手冊(cè)時(shí)，一定要讓員工填寫(xiě)《簽收確認(rèn)函》，企業(yè)一定要保存好相關(guān)的記錄、意見(jiàn)和《簽收確認(rèn)函》等。
對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，一個(gè)成熟、有效的員工手冊(cè)是一項(xiàng)“投入一分，收益十分”的人力資源管理措施，因此，希望本文的“一定框架”、“二填內(nèi)容”“三審語(yǔ)言”“四審合法”的“四步法”能夠幫助中小企業(yè)編制出一套相對(duì)合理有效的員工手冊(cè)，并希望中小企業(yè)能夠通過(guò)簽收確認(rèn)、集中培訓(xùn)、集中測(cè)試、獎(jiǎng)懲、定期培訓(xùn)、不定期檢查等措施，將員工手冊(cè)的內(nèi)容真正內(nèi)化為員工的行為習(xí)慣，從而提高員工的職業(yè)素養(yǎng)與工作效率，使員工成為企業(yè)的合格員工。
《培訓(xùn)手冊(cè)》
基礎(chǔ)培訓(xùn)：包括素質(zhì)培訓(xùn)(《員工手冊(cè)》培訓(xùn)、行文培訓(xùn)、禮儀知識(shí)、法律知識(shí)、時(shí)間管理、溝通技巧、健康輔導(dǎo))及流程培訓(xùn)(《技術(shù)手冊(cè)》、《項(xiàng)目手冊(cè)》、《貫標(biāo)手冊(cè)》、協(xié)同設(shè)計(jì))。
專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)：包括專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)培訓(xùn)(《制圖標(biāo)準(zhǔn)》、專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、常用規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范新標(biāo)準(zhǔn)、常用軟件應(yīng)用、建筑考察)及崗位培訓(xùn)(《校審手冊(cè)》、技術(shù)及項(xiàng)目管理崗位職責(zé)、案例分析)。
員工手冊(cè)的基本內(nèi)容
1、企業(yè)形象或員工形象
2、員工管理規(guī)程
3、人事管理規(guī)則
4、員工出勤管理辦法
5、員工教育培訓(xùn)規(guī)程
6、新進(jìn)員工考選辦法
目錄
一、員工守則
二、規(guī)章制度
1、勞動(dòng)人事管理制度
2、機(jī)關(guān)管理制度
3、財(cái)務(wù)管理規(guī)定
4、工資分配辦法
5、常設(shè)會(huì)議及議事制度
6、自學(xué)制度
7、安全文明生產(chǎn)準(zhǔn)則
8、安全生產(chǎn)制度
9、綜合治理工作制度
10、消防安全責(zé)任制度
三、崗位職責(zé)
1、院長(zhǎng)崗位職責(zé)
2、書(shū)記崗位職責(zé)
3、副院長(zhǎng)崗位職責(zé)
4、副院長(zhǎng)崗位職責(zé)
5、辦公室工作職責(zé)
6、辦公室主任崗位職責(zé)
7、檔案員崗位職責(zé)
8、小車(chē)司機(jī)崗位職責(zé)
9、財(cái)務(wù)室工作職責(zé)
10、財(cái)務(wù)主任崗位職責(zé)
12、主管會(huì)計(jì)崗位職責(zé)
13、出納員崗位職責(zé)
14、綜合業(yè)務(wù)室工作職責(zé)
15、業(yè)務(wù)主任崗位職責(zé)
16、勘測(cè)設(shè)計(jì)員崗位職責(zé)
四、常設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組