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文秘工作的寫作技巧
一、把握特點
所謂特點，是與其它文體相比較而呈現(xiàn)出的不同點和區(qū)別點。分析和認識總結(jié)文體的特點，是寫好總結(jié)的關(guān)鍵所在。不了解這一特點，就抓不到重點，也就很難寫出有特色的工作總結(jié)?？偨Y(jié)與其它的文體相比較，有五個不同特點。
一是在內(nèi)容上，不是寫現(xiàn)在，而是寫過去。就是對已經(jīng)做過的一個時期的工作，進行全面地、系統(tǒng)地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來，使之條理化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。
二是在對象上，不是寫群眾，而是寫機關(guān)。就是總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在組織領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)思想、工作作風(fēng)和工作方法上，有什么經(jīng)驗，有什么教訓(xùn)，看以前服務(wù)得怎么樣今后怎樣繼續(xù)服好務(wù)。
三是在方法上，不是我說你怎么樣，而是說我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認識，自我肯定，自我表揚自我批評，自我提高。因此，一般是以第一人稱(我或我們)的口氣出現(xiàn)，也有用第三人稱的。
四是在目的上，不是預(yù)測情況，估算數(shù)字，盤算問題，而是肯定成績，找準問題，悟出道理，明確方向。寫昨天，看今天，指導(dǎo)明天。總結(jié)工作不是目的，目的在于吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。如果只是把總結(jié)當(dāng)成收錄材料的容器，寫成流水賬，就達不到預(yù)期的效果。
五是在體裁上，不是記敘文而是議論文。總結(jié)不只是對情況與事實作概略性的綜合歸納，而主要是對事物作本質(zhì)的分析，把感性認識上升到理性認識，從中找出事物發(fā)展的基本規(guī)律。揭示規(guī)律性的東西很重要，不僅要千方百計找出規(guī)律，清楚明白地反映規(guī)律，而且要用事實明白無誤地說明規(guī)律。
六是在作用上，就是向本單位職工群眾報告情況和向上級匯報情況及向外單位介紹情況和經(jīng)驗。向群眾作總結(jié)并報告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹立信心，明確方向;向上級匯報工作，是讓上級機關(guān)全面了解下面工作的情況，以便及時獲得上級機關(guān)的指導(dǎo);向外單位介紹本單位的工作情況和經(jīng)驗教訓(xùn)，是提供學(xué)習(xí)借鑒。
二、區(qū)分類型
總結(jié)的文體細分有很多種，但無論是從內(nèi)容上分，或是從范圍上分，或是從時間上分，都不外乎兩大種：一種叫全面性工作總結(jié)，一種叫專題性工作總結(jié)。
(一)全面性工作總結(jié)。就是對一個單位、一個部門、一個組織的一個時期、一個階段的工作實踐進行全面總結(jié)。凡在機關(guān)工作的同志，都經(jīng)常和這種文體打交道，其關(guān)鍵是要總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)。全面總結(jié)，一般時間跨度長，涉及的范圍廣，包含的內(nèi)容多。在寫作過程中，既要把各方面的工作情況反映出來，又要突出中心，抓住重點，縱深結(jié)合。我認為，解決這個問題的有效辦法就是要搞好三個統(tǒng)一：
一是統(tǒng)一總結(jié)的中心內(nèi)容。是以反映工作情況為主，還是以反映經(jīng)驗體會為主，要有一個明確的思想。
二是統(tǒng)一總結(jié)的主題思想。寫全面總結(jié)要樹立一個主題思想，確定一個主題，圍繞主題寫就不會走題。不樹立一個主題思想，寫出來的總結(jié)就很難突破一般化。
三是統(tǒng)一工作形勢的估價。寫全面總結(jié)之前，要對本單位、部門、組織在該階段的工作形勢有一個明確的評價，搞清楚總的形勢如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和經(jīng)驗值得總結(jié)推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型(兩方面)，哪些問題和原因需要總結(jié)上報。在這些方面統(tǒng)一了思想認識，執(zhí)筆者就有了主攻方向，結(jié)構(gòu)編排就容易，就易產(chǎn)生靈感，下筆也就順暢。
(二)專題性工作總結(jié)。就是對某項工作進行專題總結(jié)，也就是單獨對某一項工作、某一個方面的經(jīng)驗教訓(xùn)進行專門總結(jié)。其特點是突出一個“專”字，要求內(nèi)容專、主題專、事例專、經(jīng)驗專、寫作手法也專。在寫專題總結(jié)時，必須對有關(guān)專題的內(nèi).容、原則、要求、方法，全面深刻地認識和理解，知道所要寫的總結(jié)專在那里，專的是否有理，專的是否有據(jù)，專的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專題總結(jié)寫成一般性的總結(jié)。在寫作過程中，最好按照提出問題，分析問題，解決問題的順序進行。
三、突出經(jīng)驗
寫總結(jié)的根本目的，不只是為了肯定成績和找出問題，更重要的是為了吸取以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。這種目的，要求我們在寫總結(jié)中，不能滿足于把成績講夠、把問題找準、把措施定好，應(yīng)該在總結(jié)經(jīng)驗上多動腦筋，多花氣力。多下功夫。哪怕是一份總結(jié)里面只總結(jié)出一條有普遍指導(dǎo)意義的經(jīng)驗，也是成功的。我感到寫好經(jīng)驗總結(jié)，要把握好以下三點。
(一)要有精巧的構(gòu)思。開好頭、結(jié)好尾、突出中間，這是寫好經(jīng)驗總結(jié)的基本要求。古人作樂府詩，講究“鳳頭、豬肚、豹尾”，即開頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實飽滿，結(jié)尾要像豹尾一樣威風(fēng)有力。我認為，這個原則同樣適用于我們寫工作總結(jié)。要竭盡全力把情況部分寫得很漂亮，把經(jīng)驗部分寫得很充實(飽滿)，把措施部分寫得很有力。
(二)要廣泛占有資料。寫好一個單位、部門或組織的經(jīng)驗總結(jié)，必須充分占有資料。起碼要掌握四個方面的內(nèi)容：一是要準確掌握在該階段內(nèi)做了哪些主要工作，每項工作的起止時間、發(fā)展過程，哪些工作做得較好，哪些工作做得一般，哪些工作做得較差。二是要詳細了解在該階段工作中，面臨的背景情況，利弊條件，遇到的矛盾，解決這些矛盾和問題采取了什么辦法和措施，有什么成效，有什么經(jīng)驗教訓(xùn)。三是要清楚有哪些能說明工作成效、經(jīng)驗教訓(xùn)的典型事例，精確數(shù)據(jù)，群眾語言和意見及建議，各級的評價等。四是洞悉當(dāng)前的工作存在什么問題和原因，哪些是帶傾向性的問題，哪些是一般性的問題，哪些是老問題，哪些是新問題。
公文的寫作及要求
公文顧名思義就是公用的文章(公務(wù)文書)，是一種已經(jīng)被使用者所認可、形成固定模式和要求的文章，是具有法定效力和規(guī)范性體式的書面材料，是政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部往來和外部交換信息的傳遞形式。
公文的格式：
公文的格式包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)和成文時間。
標(biāo)題是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。主送機關(guān)即公文的主要行為對象或主要受理單位，頂格寫，寫作稱或規(guī)范化簡稱或同類機關(guān)統(tǒng)稱。正文是公文主體或核心內(nèi)容部分，表述公文內(nèi)容和制文意圖，由開頭、主體、結(jié)尾組成。附件是隨文附上的有關(guān)材料，包括文字、圖片、圖表、統(tǒng)計數(shù)字等，應(yīng)在正文之后，成文時間之前，注明附件的順序和名稱。發(fā)文機關(guān)即落款或署名，是公文的法定作者。印章除會議紀要外的所有公文都要按規(guī)定騎年蓋月。成文時間是成文的年月日，以負責(zé)人簽發(fā)的時期為準。位于發(fā)文機關(guān)之下，稍偏右錯開，一律用漢字書寫。
公文語言的特點：
準確貼切---公文語言不能用夸張、虛構(gòu)、渲染、抒情等手法。
簡潔嚴謹---用最少的詞句表達最豐富的內(nèi)容。言簡意賅、文約意豐。
樸實莊重---語言端莊穩(wěn)重、樸實平直。公文的語言必須合乎規(guī)范，俗語、俚語都不應(yīng)寫入公文。公文 是處理公務(wù)應(yīng)該樸實莊重的，而不是個人情懷的表達，不宜體現(xiàn)個人風(fēng)格。
得體規(guī)范---說話做事恰當(dāng)、合適。不同的文種采用不同的語氣就稱之為得體。規(guī)范就是指符合約定俗成或明文規(guī)定的標(biāo)準，用字用詞、語句、標(biāo)點符號、數(shù)字、縮略語、計量單位都要符合規(guī)范。
公文語言運用的方法：
第一，選擇恰當(dāng)?shù)脑~語。多用直義詞，少用或不用委婉的詞，避免發(fā)生歧義。
第二，廣泛使用公文慣用詞。所謂慣用詞即公文中經(jīng)過不斷發(fā)展變化沿襲下來和習(xí)慣用語以及定型化、規(guī)范化的語言格式。
第三，多有"的"字結(jié)構(gòu)。使語言具有簡明、經(jīng)濟的表達效果。
第四，適當(dāng)選用文言虛詞作為公文慣用語，慎用方言、口語。如"之"的使用。
第五，是適當(dāng)使用模糊詞語。如原則上、一定的、盡快、適當(dāng)、妥善等。但在時間、地點、人物、情節(jié)和結(jié)果等不能使用，而是要求表達精確。
第六，科學(xué)地選擇句式。公文基本上采用主謂句，有較長的句，用介詞結(jié)構(gòu)作修飾語。企業(yè)常用公文主要有下行文的通知、通報、批復(fù)、決定和會議紀要。上行文的報告、請示;平行文中的函等。
一、通知
通知適用于批轉(zhuǎn)各類公文，傳達要求下級辦理、周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。它是下行文，主送單位必定是下屬。真敘、明了、開門見山和直截了當(dāng)是通知的特點。強調(diào)各公司的通知都要抄送到集團總部。
二、報告
報告是向上級匯報工作，反映情況，答復(fù)上級詢問所用的公文，在公文中屬于上行文。它的主送單位必定是發(fā)文單位的上級主管。
三、請示
請示用于向上級主管請求指示、批準。用的最多的是人事的聘任、制度的出臺以及固定資產(chǎn)的購置等。請示要求一事一請，不能多事一請。凡請示類文件，在正文下方必須標(biāo)明聯(lián)系人及固定電話，上行文必須有簽發(fā)人，文件上的簽發(fā)人與發(fā)文原稿中的簽發(fā)人應(yīng)該是同一人。
四、會議紀要
會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。具有指導(dǎo)性、紀實性、概括性的效果。會議紀要的寫法大致可分集中概述法、分項敘述法、發(fā)言提要法。
五、信息
信息應(yīng)包含時間、事件、人物、效果以及給人們的提示等，一句話信息或調(diào)查研究式的重頭文章，都離不開這些基本的要素。要開動腦筋,善于發(fā)現(xiàn)身邊的小事和平常事,通過思考來給領(lǐng)導(dǎo)提供信息參謀作用。各公司必須于每月五號前把上月的動態(tài)信息上報到集團辦公室，文秘崗位人員就是信息宣傳員。
六、會議記錄
會議記錄是文秘人員的基本功，是一項經(jīng)常性的工作。會議記錄應(yīng)包括：時間、地點、與會人員、主持人、記錄人、列席人員、請假人等，然后是議題、與會人員發(fā)表的意見和表態(tài)，最后是形成的決議或統(tǒng)一意見。能位相宜要求具有崗位要求的工作能力和工作業(yè)績。
怎樣提高寫作能力
寫作，作為人們進行交際，溝通思想，傳遞信息，傳播知識的手段，是每一個有文化人都必須掌握的一門基本技能。寫作，是每個企業(yè)管理人員"常常用得著的基本工具，"也是搞好本職工作必須具備的一 種起碼的素質(zhì)。文秘人員作為企管群體中的一部分，是為領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作和決策服務(wù)的，調(diào)查研究，綜合情況，提供信息，撰寫文稿，處理文電，這是文秘人員的主要職責(zé)。如果沒有具備較高的寫作理論修養(yǎng)和專業(yè)寫作能力，可以肯定地說，那是很難做好崗位工作。
一、文秘寫作應(yīng)具備的條件：
第一要有一定的寫作水平。平時要多積累知識，如果沒有豐富的知識，那么，把一篇文章寫好，那是做不到的。懂得怎樣寫文章。如果一個文秘工作者不懂文章的具體寫法，那么會出現(xiàn)不分段，或格式不對，或語句不通，或根本就沒有把文章中心意思寫清楚。
第二必須遵守黨的方針、政策。"筆下有財產(chǎn)萬千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽忠奸。"這說明了文秘寫作的政策性和嚴肅性。
第三要堅持實事求是，真實地反映客觀情況。求實是一切工作的準則。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的，尤其應(yīng)該實事求是。文秘寫作的內(nèi)容必須從實際出發(fā)，真實地反映事情的本來面貌。在使用材料時，要老老實實，實實在在，成績就是成績，缺點就是缺點，不能弄虛作假，張冠李戴，隨意編排組合，也不允許搞什么"合理想象"。
第四要多作調(diào)查研究。寫文章不進行調(diào)查研究是不行的。比如，要一個文職人員寫一份產(chǎn)品說明書，如果不去調(diào)查的產(chǎn)品，不去研究這個產(chǎn)品，那么，光憑想象也是寫不出的。作為文秘人員，有更多的機會去深入了解，深入調(diào)查一些相關(guān)事情，寫文章才有材料。
第五要掌握文秘寫作范圍。如果連文秘寫作的范圍都不清楚，那就夠不上資格當(dāng)文秘人員。
(一)行政公文：命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要等。
(二)日常應(yīng)用文：調(diào)據(jù)類、告啟類、書信類、電文類、合同類、公關(guān)類、記錄類等。
(三)專用文書：包括計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、經(jīng)濟合同、經(jīng)濟活動分析報告、簡報等。
(四)宣傳文稿：新聞消息、通訊、評論和廣告等。
(五)法律文書：起訴狀、申訴狀、答辯狀等。
(六)學(xué)術(shù)論文(經(jīng)驗交流文章)。
第六要有相應(yīng)的素質(zhì)。如果沒有一點素質(zhì)，寫出來的文章從思想上來看，也是低沉的，或思想內(nèi)容不健康的，文章的質(zhì)量也不高。一個文秘工作者要具有四個方面的素質(zhì)：理論修養(yǎng)，工作作風(fēng)，智能結(jié)構(gòu)，服務(wù)理念。
第七要精心構(gòu)思，擬制寫作提綱。寫任何一篇文章，都要進行構(gòu)思，打草稿，擬制寫作提綱。構(gòu)思是文章整個寫作過程中的重要的一個環(huán)節(jié)，也是決定文章優(yōu)劣的前提前。文秘寫作的構(gòu)思有一個主體被動接受到發(fā)揮主體創(chuàng)造性思維的轉(zhuǎn)化過程。構(gòu)思也就是通常所說的打底稿。這個底稿往往是一個或詳或簡的綱目，將這個綱目寫到紙上，反復(fù)修改，就是列提綱，這是文秘寫作構(gòu)思最常見的基本方法。
二、提高寫作水平的有效途徑
一個稱職的文秘工作者，必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)?？梢赃@么說，文字表達能力是文秘人員的基本功，是"看家"的本領(lǐng)。因此，學(xué)好文秘寫作，努力提高文字表達水平，是十分重要和不容忽視的。那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應(yīng)注意以下三點：端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)習(xí)文秘寫作。不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到"忘我"、"癡迷"的程度，"衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴"，"每有會意，便欣然忘我"，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，鍥而不舍，這樣就一定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不斷地取得進步。
學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。提高寫作水平，到底有沒有"秘訣"?我們的回答是否定的。那么，寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答又是肯定的。任何事物都有其內(nèi)在的必然聯(lián)系即規(guī)律性，任何物質(zhì)產(chǎn)品和精神產(chǎn)品的制作都有其特有的方法和技巧，寫作當(dāng)然也不例外。那種認為寫作無規(guī)律可循、沒有什么理論的觀點，是唯心主義不可知論的反映，是完全站不住腳。古人說："寫作無秘雇作文有要道"，"定體則無，大體須有"，這種認識是符合辯證法的。眾多的文秘寫作教材(包括網(wǎng)絡(luò)博客等)，都是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學(xué)總結(jié)，揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。特別有必要學(xué)習(xí)語法、修辭、邏輯等基礎(chǔ)知識。
要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過："凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著'應(yīng)該怎樣寫'。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。"巴金也曾談到閱讀對寫作的密切關(guān)系時說：讀多了，讀熟了，常?？梢皂樋诒吵鰜恚簿湍苈伢w會到它們的好處，也就能慢慢地摸到文章的調(diào)子和作法了。但我們也應(yīng)認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，"依葫蘆畫瓢"。勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。清人唐彪深有體會地說："多讀乃藉人之功夫，多做乃切實求已功夫;其益相去遠矣。人之不樂多做者，大抵因艱難費力之故;不知艱難費力者，由于手筆不熟也。若荒疏之后作文艱難，每日即一篇半篇亦無不可;漸演至熟，自然易矣。"天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。
作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責(zé)任感，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見，克服怕人挑"刺"的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。