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文秘寫(xiě)作格式與技巧
【文秘寫(xiě)作格式】
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。
使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中引用面成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所標(biāo)版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
gb/t148-1997 印制、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸。
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義
3.1 字word
標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。
3.2 行l(wèi)ine
標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。
4 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)
公文用紙一般使用的紙張定量為60g/m2~80g/ m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%～90%，橫向折度≥15次，不透明度≥85%，ph值為7.5~9.5。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5.1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用gb/t148中規(guī)定的a4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm，尺寸允許偏差見(jiàn)gb/t148。
5.2 公文頁(yè)邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm
公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)
6 文中圖文的顏色
未作特殊說(shuō)明公文中圖文顏色均為黑色。
7 排版規(guī)格與印刷裝訂要求
7.1 排版規(guī)格
正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行28個(gè)字。
7.2 制版要求
版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。
7.3 印制要求
雙面印刷;頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)bl100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)y80%，m80%。印品著墨實(shí)，均勻;字面不花、不白、無(wú)斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書(shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm;無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90o，無(wú)毛茬或缺損。
8 公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則
本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(寬度同版芯，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱訓(xùn)眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
8.1.1 公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等級(jí)和保密期限
如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)各保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
8.1.3 緊急程度
如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
8.1.4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成;對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，保證公文首頁(yè)顯示正文。
8.1.5 發(fā)文字號(hào)
發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布;年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入;序號(hào)不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6 簽發(fā)人
上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用2號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。
如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅反線與之的距離為4mm。
8.2 主體
8.2.1 公文標(biāo)題
紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。
8.2.2 主送機(jī)關(guān)
標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如：“附件：1.××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào);附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。
8.2.5 成文時(shí)間
用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”寫(xiě)為“o”;成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見(jiàn)8.2.6。
8.2.6 公文生效標(biāo)識(shí)
8.2.6.1 單一發(fā)文印章
單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。
當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;
當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。
8.2.6.2 聯(lián)合行文印章
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字;主辦機(jī)關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡(jiǎn)稱)排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個(gè)印章，兩端不得超過(guò)版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。
8.2.6.3 特殊情況說(shuō)明
當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
8.2.7 附注
公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。
8.3 版記
8.3.1 主題詞
“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字;詞目之間空一字。
8.3.2 抄送
公文如有抄送，在主題詞下1行;左空一字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào);抄送機(jī)關(guān)間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。
8.3.3 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間
位于抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3 號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
8.3.4 版記中的反線
版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。
8.3.5 版記的位置
版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)(封四)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
9 頁(yè)碼
用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。空白頁(yè)和空白以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。
10 公文中的表格
公文如需附表，對(duì)橫排a4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙賈碼表頭在切口一邊。
公文如需附a3紙型表格，且當(dāng)最后一頁(yè)為a3紙型表格時(shí)，封三、封四(可放分送，不放頁(yè)碼)應(yīng)為空白，將a3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)(封四)上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定;發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20mm處為一條武文線(上細(xì)下粗)，兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行距中排28個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說(shuō)明。
11.2 命令格式
命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識(shí)令號(hào);令號(hào)下空2行標(biāo)識(shí)正文;正文下一行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人名章，簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù);聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱。在簽發(fā)人名章下一行右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。其他從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
11.3 會(huì)議紀(jì)要格式
會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“××××會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同8.1.4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
12 式樣
a4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸見(jiàn)圖1;公文首頁(yè)版式見(jiàn)圖2;上報(bào)公文首頁(yè)版式見(jiàn)圖3;公文末頁(yè)版式見(jiàn)圖4;聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式見(jiàn)圖5;聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式見(jiàn)圖6。
注：圖片尺寸已縮成1：2。
(完)
附：新國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式簡(jiǎn)要介紹
一、新《格式》的幾個(gè)主要特點(diǎn)
1、改變了名稱，確定了適用范圍
原《公文格式》(98版)稱為《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》，而新《公文格式》(99版)名稱改為《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》。確定了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的適用范圍。保證了公文的統(tǒng)一性，名稱的變化不影響非國(guó)家機(jī)關(guān)的單位和部門(mén)采用該標(biāo)準(zhǔn)。
2、改變了公文用紙幅面尺寸
公文用紙的幅百尺寸是這次修訂主要調(diào)整的內(nèi)容。原標(biāo)準(zhǔn)中，用紙采用16開(kāi)型(260 mm×184mm)。新修訂的標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定一般采用a4型(297mm×210mm)這是公文新標(biāo)準(zhǔn)的最大特點(diǎn)。
3、實(shí)行了新的定位方法
在新修訂的標(biāo)準(zhǔn)中，為使公文制作者能夠比較方便清楚地掌握標(biāo)準(zhǔn)。采用了比較通俗易懂的形式來(lái)確定公文中各要素的定位，即采用了“字“和“行“的概念,然后按定義的字和行確定公文中各要素的具體位置。同時(shí)，新標(biāo)準(zhǔn)將公文分為眉頭、主題、版記三部分。并把各要素進(jìn)行了歸類(lèi)。
4、縮小了圖文區(qū)
新修訂的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，將左右白邊增加19mm,，天頭地角增加了45mm。這樣的版心制作公文一方面為領(lǐng)導(dǎo)閱示發(fā)文留有相對(duì)寬余的批示空間,另一方面也使公文更加美觀。
5、增加了內(nèi)容
新修訂的標(biāo)準(zhǔn)在原標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)土增加了一些內(nèi)容，主要有：公文的排版規(guī)格、印刷要求、裝訂要求、公文中表格的處理。還增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、會(huì)議紀(jì)要格式。增加新內(nèi)容的出發(fā)點(diǎn)就是從開(kāi)始制作到最后形式公文的全過(guò)程能夠有統(tǒng)一的依據(jù)。使公文制作的水平和質(zhì)量有較大提高。
6、提高了公文的防偽性
公文具有法定效力，目前社會(huì)上偽造公文招搖撞騙的犯罪活動(dòng)時(shí)有發(fā)生。新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文防偽性做了一些硬性規(guī)定。例如：不得出現(xiàn)空白印章;不得再使用“此頁(yè)無(wú)正文“、空白頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼等等。這樣不給別有用心偽造公文可乘之機(jī)，從格式上維護(hù)了法律地位，是新標(biāo)準(zhǔn)最顯著的特點(diǎn)之一，也是掌握和執(zhí)行新標(biāo)準(zhǔn)時(shí)特別注意的一個(gè)重點(diǎn)。 1 2 3 4 5
7、有利于計(jì)算機(jī)的處理
新標(biāo)準(zhǔn)主要目的有兩個(gè),一個(gè)是行政機(jī)關(guān)公文格式達(dá)到規(guī)范和統(tǒng)一，提高公文制作的水平和質(zhì)量，二是有利于辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。
二、“文件式“公文的格式變化
1、尺寸的變化
上行文：凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm，也就是說(shuō)發(fā)文機(jī)關(guān)紅頭上邊緣至上頁(yè)邊為37十80=117mm。
下行文:凡用于平行文或下行文的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是說(shuō)發(fā)文機(jī)關(guān)紅頭上邊緣至上頁(yè)邊為37+25=62mm。
2、各標(biāo)識(shí)中部分要素變化
發(fā)文字號(hào)：凡是上報(bào)的公文，發(fā)文字號(hào)一律在紅線上方左側(cè)，左空1個(gè)字，簽發(fā)人右空1個(gè)字，發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人同處在紅反線上同一行。
3、增加的要素標(biāo)識(shí)
①新標(biāo)準(zhǔn)中增加了發(fā)文的保密期限，按照國(guó)家保密局的要求，在密級(jí)后標(biāo)注保密期限，中問(wèn)用“實(shí)心五角星“隔開(kāi)。如“絕密空一個(gè)字實(shí)心五角星6個(gè)月“。根據(jù)國(guó)家機(jī)密保密期限規(guī)定，如不標(biāo)識(shí)保密期限，就等同于“絕密“為三十年，“機(jī)密“為二十年，“秘密“為十年。
②上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名，其中“請(qǐng)示“性公文在“附注“處注明聯(lián)系人姓名和電話。
4、公文格式中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
①上行文的標(biāo)識(shí)位置及文頭。
②上報(bào)公文必須注明簽發(fā)人或會(huì)簽人姓名。
③除“會(huì)議紀(jì)要“和以電報(bào)形式發(fā)出的外都應(yīng)加蓋印章。
④聯(lián)合上報(bào)公文,主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。
⑤除兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文外,任何公文的落款處不落發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,下發(fā)的公文標(biāo)題一般冠發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
⑥公文中不得出現(xiàn)空白印章(指三個(gè)以上聯(lián)合行文)。
⑦印章要與正文同處一版面,如不處在同正文一百,應(yīng)采用縮短或加寬行距、字距辦法解決,不得使習(xí)“此頁(yè)無(wú)正文“字樣。
⑧公文如有空白頁(yè)，不標(biāo)頁(yè)碼。
三、特定公文的格式變化
1、信函式公文格式
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用全稱，但不加“文件“二字，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距土頁(yè)邊的距離為30mm，用紅色小標(biāo)宋體字(20mnm×14mm)，發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20mm 處，為一條文武紅(上細(xì)下粗),兩條線均為170 mm，每頁(yè)排22行,每行居中排28個(gè)字,首頁(yè)不顯頁(yè)碼。其他各要素的標(biāo)識(shí)方法均同“文件式“公文格式標(biāo)識(shí)(發(fā)文文號(hào)、秘密等級(jí)和緊急程度標(biāo)識(shí)在紅線下右或左項(xiàng)格標(biāo)識(shí))。
2、命令格式
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令“組成,不能用簡(jiǎn)稱,用紅色標(biāo)識(shí)。命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心邊緣為20mnm,下邊緣空2行居中標(biāo)識(shí)令號(hào)〈用黑體字〉,令號(hào)下空2行標(biāo)識(shí)正文;正文下空1行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章,簽名章右空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)。簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。其他要素均同“文件式“公文格式相同。
3、會(huì)議紀(jì)要格式
發(fā)文機(jī)關(guān)用紅色小標(biāo)宋體字，位置用“文件式“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法一樣，即距版心上邊緣25mm,不加蓋印章。
【文秘寫(xiě)作技巧】
閱讀優(yōu)秀的作品：這是顯而易見(jiàn)的，但立竿見(jiàn)影的方法。如果你不讀更多的好作品，你就不知道如何寫(xiě)出更好的作品。優(yōu)秀的作家都是從閱讀別人的佳作開(kāi)始，接著開(kāi)始模仿，最后超越他們。
形成自己的風(fēng)格：盡可能的多讀名著，在看內(nèi)容的時(shí)候，更要留意文章的問(wèn)題和寫(xiě)作的技巧。
盡可能多的寫(xiě)：每天都寫(xiě)，如果可能話，每天寫(xiě)幾次。你寫(xiě)得多了，也就寫(xiě)得好了。學(xué)習(xí)如何寫(xiě)作和其他的學(xué)問(wèn)道理是一樣的，熟能生巧。寫(xiě)寫(xiě)你自己，寫(xiě)寫(xiě)博客，向出版社投稿。只是寫(xiě)，全情投入的寫(xiě)，練得越多，你的寫(xiě)作水平就提升得越快。
隨時(shí)隨地記下你的靈感：隨身帶一本小筆記本(納博科夫身上裝滿了小卡片)，當(dāng)你對(duì)你構(gòu)思的小說(shuō)，文章，或是小說(shuō)里的人物有什么靈感的時(shí)候，馬上記下來(lái)。當(dāng)你聽(tīng)別人談話時(shí)的只言片語(yǔ)而所有頓悟時(shí)，或看到一段散文詩(shī)或是一句歌詞讓你很感動(dòng)時(shí)，都可以馬上當(dāng)他們記下來(lái)。靈感總是轉(zhuǎn)瞬即逝，你及時(shí)的記錄下來(lái)，便可以成為你寫(xiě)作的素材。我的習(xí)慣是，為我的博客要寫(xiě)的文章列一個(gè)清單，不斷的補(bǔ)充它。
專門(mén)的寫(xiě)作時(shí)間：每天找一個(gè)沒(méi)有任何打擾的時(shí)間段作為專門(mén)的寫(xiě)作時(shí)間，讓這成為習(xí)慣。對(duì)我而言，清晨的時(shí)間是最佳的，午飯，傍晚，或者深夜的那段時(shí)間也可以。無(wú)論你是做什么工作的，把寫(xiě)作當(dāng)作每天必須完成的任務(wù)去做。每天至少寫(xiě)半個(gè)小時(shí)，當(dāng)然有一個(gè)小時(shí)更好。若你同我一樣，是一個(gè)全職的作家，那么你需要寫(xiě)更多的小時(shí)，請(qǐng)你不要擔(dān)心，這只會(huì)讓你寫(xiě)得更好。
隨便涂鴉：面對(duì)整張的白紙，整版的白屏，無(wú)從開(kāi)始，肯定恐怖。你會(huì)想：我還是看看郵件或是小憩一會(huì)了吧!先生，千萬(wàn)別這樣。馬上開(kāi)始寫(xiě)，馬上打字，你寫(xiě)什么沒(méi)有關(guān)系，只是讓我聽(tīng)到你敲鍵盤(pán)的聲音吧。只要你開(kāi)始寫(xiě)了，什么都好辦了。像我的話，我喜歡先敲上我的名字和文章的標(biāo)題，這應(yīng)該不難吧，然后再慢慢的展開(kāi)情節(jié)，全身心地融入進(jìn)去…關(guān)鍵是：開(kāi)始可以隨便寫(xiě)寫(xiě)，隨便涂鴉，但是盡快開(kāi)始寫(xiě)正文。
先計(jì)劃，再寫(xiě)：這好像和“隨便涂鴉”有些矛盾，實(shí)際上不是這樣。在坐下來(lái)正式寫(xiě)之前，先做個(gè)計(jì)劃或是腦子里先預(yù)演一下，這是非常管用的辦法。每天跑步的時(shí)候想想要寫(xiě)的東西，或是散步的時(shí)間來(lái)個(gè)頭腦風(fēng)暴;然后把想到的記下來(lái)，做一個(gè)扼要的提綱;等真正準(zhǔn)備好開(kāi)始寫(xiě)了，可以很快的展開(kāi)，因?yàn)樗悸泛拖敕ǘ加辛恕?BR> 創(chuàng)新：你需要模仿名家，這并不意味你要跟他們寫(xiě)得一模一樣。你可以試試新的寫(xiě)法，從這里學(xué)一點(diǎn)，從那里學(xué)一點(diǎn)。漸漸地，你就會(huì)有了自己的風(fēng)格，自己的文體，自己的思路。試試一些不一樣的表達(dá)，或創(chuàng)造一些與眾不同的表達(dá)方式，每一方法你都可以嘗試，看看它到底怎么樣，不好就不用唄。
修改：你開(kāi)始構(gòu)思你的文字，然后試著寫(xiě)，讓故事情節(jié)展開(kāi)，最后你需要回過(guò)頭再看看你都寫(xiě)了什么。這點(diǎn)很重要，很多寫(xiě)手一旦寫(xiě)好就不想修改，已經(jīng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力地寫(xiě)好了，還要再花時(shí)間修改，實(shí)在是一件吃力不討好的活。但如果你想寫(xiě)得更好，你就要學(xué)會(huì)如何修改。好的作品是經(jīng)過(guò)反復(fù)的推敲和修改而成的，這會(huì)讓你的作品從平庸中脫穎而出?？纯茨銓?xiě)的東東，不僅僅是那些拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯(cuò)誤，還有那些無(wú)意義的詞，混亂的結(jié)構(gòu)，和讓人搞不懂的句子。修改的目標(biāo)是：更清晰，更直接，更鮮活。
簡(jiǎn)明扼要:這是你在修改的過(guò)程中，最重要的一件事情。一句句，一段段的修改，把無(wú)關(guān)主題的統(tǒng)統(tǒng)都刪掉。一個(gè)短句比一段冗長(zhǎng)的廢話更具說(shuō)服力，大白話比晦澀的專業(yè)術(shù)語(yǔ)更受歡迎。記得：簡(jiǎn)單就是力量。
富于感染力的句子：在短句中使用富有感染力的動(dòng)詞，當(dāng)然，并沒(méi)有要求每一句都是這樣，你需要變化。但是，多試試能夠吸引人的句子。而且，你沒(méi)有必要等到你要修改的時(shí)候再用，你剛開(kāi)始寫(xiě)的時(shí)候就要考慮這個(gè)問(wèn)題。
獲取別人的反饋：閉門(mén)造車(chē)不會(huì)有任何進(jìn)步，讓別人讀讀你的文章給你回饋，最好有經(jīng)驗(yàn)的作家和編輯。他們見(jiàn)多識(shí)廣，會(huì)給你很中肯和有見(jiàn)地的建議。認(rèn)真的聽(tīng)，即使是一些批評(píng)，也接受它，忠言逆耳，這樣只會(huì)讓你寫(xiě)得更好。
是騾子還是馬，拉出來(lái)溜溜：就你而言，你需要讓別人讀到你的作品。你的作品不是你想誰(shuí)看誰(shuí)就看的，讓所有的人都讀到你的文章。你就要出版自己的書(shū)，發(fā)表自己的短篇小說(shuō)和詩(shī)歌，給出版社供稿。如果你已經(jīng)開(kāi)始寫(xiě)博客了，恭喜你，這是一個(gè)好的開(kāi)始。若現(xiàn)在還沒(méi)有人瀏覽過(guò)，你就需要把它放到流量更大的博客服務(wù)網(wǎng)站上去，讓讀者給你留言，給你提出建議。所有的人都會(huì)看你寫(xiě)東西，也許剛開(kāi)始時(shí)會(huì)是件傷腦筋的事情，但這是每一位作家成長(zhǎng)的必由之路，馬上發(fā)表你的文字吧。
采用對(duì)話式的文體：很多人的寫(xiě)作都很正式，但是我發(fā)現(xiàn)像我們說(shuō)話一樣寫(xiě)作會(huì)使文章更流暢(沒(méi)有嘆生詞)。這樣一來(lái)，讀者看起來(lái)會(huì)更舒服。剛開(kāi)始這么寫(xiě)并不容易，你需要堅(jiān)持這么做。也許，會(huì)帶來(lái)另一個(gè)問(wèn)題，為了讀起來(lái)更口語(yǔ)化，你需要打破一些語(yǔ)法規(guī)則(就像我的前一句那樣)。因?yàn)槿绻嵊蔡渍Z(yǔ)法，會(huì)讓你的文章看起來(lái)很不自然。若沒(méi)有其他原因，就不要破壞語(yǔ)法規(guī)則。你需要知道你在做什么和為什么這樣做。
好開(kāi)頭和結(jié)尾：開(kāi)頭和結(jié)尾是文章的重點(diǎn)。特別是開(kāi)頭。如果你不能在故事的開(kāi)始就吸引讀者，那他們就很難有耐心把整篇文章讀完。所以投入更多的時(shí)間去考慮怎么寫(xiě)好開(kāi)頭，讀者一旦對(duì)你開(kāi)頭感興趣，他們會(huì)想知道得更多…寫(xiě)好開(kāi)頭后，再弄一個(gè)精彩的結(jié)尾，這會(huì)讓讀者更加期待你的下一篇佳作。