公文寫作常見錯誤及指導(dǎo)
【1】常見錯誤
盡管國務(wù)院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標(biāo)準(zhǔn)《公文格式》對公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定，在我們一些電力企業(yè)尤其是基層部門，寫作公文還經(jīng)常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：
①對上述規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，也沒有好好學(xué)習(xí)，基本上是個門外漢;
②對最新的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不了解，仍然沿用舊的、不規(guī)范的寫法;
③寫作態(tài)度不夠認(rèn)真，沒有嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)的要求去做;
④文字表達(dá)能力較差，又沒有反復(fù)推敲認(rèn)真修改。明確了錯誤原因，就可以根據(jù)自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產(chǎn)生。
下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：
一、文種不明
即從公文的標(biāo)題上看不出屬于哪種公文。例如“關(guān)于接待德國×××公司總裁訪問的事”這一標(biāo)題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”;而《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。”又如“匯報(bào)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作”這一標(biāo)題，不僅沒有文種，連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與目的，或者把它改為公文類的“××××(發(fā)文單位)關(guān)于電力標(biāo)準(zhǔn)化工作的報(bào)告”，或者改為事務(wù)類的“××××(發(fā)文單位)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作總結(jié)”。
二、生造文種
一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關(guān)于×××的請示報(bào)告”;另一種情況是把某些事務(wù)文書或規(guī)章制度類文書當(dāng)作機(jī)關(guān)公文那樣直接行文，例如把“計(jì)劃”、“安排”、“總結(jié)”、“制度”、“細(xì)則”等直接作為公文印發(fā)。
第一種情況容易改正，只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類、規(guī)章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：
(1)規(guī)章制度類文書以“印發(fā)”形式行文。如××省電力有限公司《關(guān)于印發(fā)〈××省電力有限公司公文處理規(guī)則〉的通知》，把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件，一起行文。(又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度，以‘國電內(nèi)規(guī)’字號印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號。”據(jù)此，規(guī)章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應(yīng)按規(guī)定。)
(2)事務(wù)文書以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”的形式行文(上級、同級或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”，下級單位上報(bào)的則用“批轉(zhuǎn)”)。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××電業(yè)局1999年工作計(jì)劃的通知》，將《1999年工作計(jì)劃》作為通知的附件行文。
如果是上行公文，可用“報(bào)告”行文，把要報(bào)送的事務(wù)文書、規(guī)章制度類文書作為附件。
三、錯用文種
錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：
(1)把“請示”誤為“報(bào)告”。例如《關(guān)于××電廠國有資產(chǎn)評估立項(xiàng)的報(bào)告》，其內(nèi)容是申請對現(xiàn)有國有資產(chǎn)進(jìn)行評估立項(xiàng)，應(yīng)使用“請示”，卻誤用為“報(bào)告”。
(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報(bào)”的誤為“通知”。
(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出某些請求批準(zhǔn)或辦理的事項(xiàng)時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認(rèn)為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。
(4)“批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫成《關(guān)于批復(fù)××××的通知(或函)》，應(yīng)改為《關(guān)于××××的批復(fù)》。
(5)“函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸屬單位請求審批的有關(guān)事項(xiàng)時，本該用平行文“函”，卻寫成《關(guān)于×××(單位)×××(事項(xiàng))的批復(fù)》。
(6)誤用處分事項(xiàng)公文文種。“決定”和“通報(bào)”均可用于處分事項(xiàng)。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評性“通報(bào)”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報(bào)”可以帶附件(即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報(bào)告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關(guān)人員知曉即可;批評性“通報(bào)”要發(fā)送到下屬各單位，甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因此，應(yīng)該根據(jù)處分事項(xiàng)具體情況正確選用，以避免誤用文種。
四、越級行文
《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“一般不得越級請示和報(bào)告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應(yīng)按隸屬關(guān)系向上一級機(jī)關(guān)(單位)行文，逐級上報(bào)。即使因特珠情況必須越級行文，也應(yīng)同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經(jīng)常出現(xiàn)越級上報(bào)的問題，必須堅(jiān)決糾正。
五、格式不全
公文格式中規(guī)定的各個組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中，該標(biāo)識的要素沒有標(biāo)識，就是格式不全(如缺少發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯誤的唯一辦法就是認(rèn)真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒寫，然后將殘缺的部分補(bǔ)寫上去。
六、發(fā)文字號混亂
發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發(fā)文字號混亂的表現(xiàn)主要有：項(xiàng)目不完整;年份用中文數(shù)碼標(biāo)識或只標(biāo)兩位數(shù)，不用六角括號而用圓括號“( )”、方括號“[ ]”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤，要根據(jù)具體情況一一改正。
七、標(biāo)題不準(zhǔn)確
具體表現(xiàn)在：公文標(biāo)題沒有準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，有時甚至題不對文;標(biāo)題太長，甚至超過了50字;有的則過簡，致使題意不清;標(biāo)題中隨意使用標(biāo)點(diǎn)符號，而實(shí)際上按規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號”;長標(biāo)題的排布不合理不美觀，沒有做到回行時詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。所有這些公文寫作中常見的標(biāo)題方面錯誤，必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。
八、主送單位不規(guī)范
主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，左側(cè)頂格標(biāo)起;若主送單位較多，標(biāo)到行末后回行也應(yīng)頂格;各單位名稱中間用頓號，最后—個單位名稱后標(biāo)全角冒號;若涉及多方面機(jī)關(guān)單位，同級的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標(biāo)識上的錯誤主要有：單位名稱不規(guī)范;各單位排列順序混亂;多行排列時在單位名稱處斷開，而不是書寫至行末才回行;回行不頂格。對這些錯誤的標(biāo)識方法，應(yīng)注意糾正。
九、抄送單位不規(guī)范
抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯誤與改正方法也同上所述。但標(biāo)識時應(yīng)左空1字，回行時要與冒號后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對齊，各單位間用逗號隔開，最后一個單位后標(biāo)句號。這四點(diǎn)不同于主送單位的標(biāo)識方法，常見的標(biāo)識錯誤也往往在此，應(yīng)予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過去的“對上用‘抄報(bào)’，對下用‘抄送’”的標(biāo)識法，這也是不規(guī)范的，須統(tǒng)一改為“抄送”。
十、成文日期不規(guī)范
最常見的錯誤有：用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，“o”誤標(biāo)為“0”或“零”，年份不用全稱，標(biāo)識位置不規(guī)范等等。應(yīng)根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(見本書附錄三)的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真改正。
十一、序號、數(shù)字、計(jì)量單位不規(guī)范
公文中的序號按規(guī)定分四個層次[“一”、“(一)”、“1.”、 “(1)”]，若層次較少可省略“(一)”而直接用“1.”作為第二層次。公文中的數(shù)字，除成文日期外一般要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(詳見本書附錄三、附錄八兩個國家標(biāo)準(zhǔn))。公文中要使用法定計(jì)量單位，計(jì)量單位名稱原則上采用中文，且全文前后要統(tǒng)一。所有這些規(guī)定，許多基層單位制發(fā)的公文都施行得不夠好，應(yīng)引起重視，以規(guī)范公文寫作。
【2】指導(dǎo)
公文寫作:材料可靠 情況確實(shí) 公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實(shí)用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個方面：精神依據(jù)和事實(shí)情況。
精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。
事實(shí)情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實(shí)情況，即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情(過程、動向)、工作的進(jìn)程(作法、經(jīng)驗(yàn))種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形式。這種直接發(fā)生的事實(shí)情況，是第一手材料。此外，公文的事實(shí)情況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗(yàn)、成果等。
無論哪一類材料，都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。“情況確實(shí)”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實(shí)，我們在材料準(zhǔn)備上一般要抓好四個環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實(shí)、加工。
(一)詳盡占有材料
寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ)，事實(shí)、數(shù)字，這都是公文表達(dá)出來的“干貨”，當(dāng)然十分重要。“譬如大匠操斤，無土木材料，縱有成風(fēng)盡堊手段，何處設(shè)施?”(清·劉大：《論文偶記》)寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達(dá)兩方面說的。
所謂詳盡地占有材料，一是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務(wù)得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”;二是要“詳”，就是詳細(xì)具體。一件事情的起因、過程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反影響效果;一件工作的動因、背景;一個問題的正反觀點(diǎn)、來龍去脈，都要盡可能詳細(xì)具體地占有，寫出來的才有說服力。
占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：
1.平時積累，就是積學(xué)儲材。平素注意學(xué)習(xí)、觀察積累，用時才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學(xué)”，指的就是這個道理。“得之在俄頃，積之在平日”(清·袁守定：《占畢叢談》;“占”，看;“畢”，簡冊)，說的是一個道理。平時學(xué)習(xí)、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構(gòu)思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。
2.受領(lǐng)任務(wù)后，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時應(yīng)注意與撰寫任務(wù)、與公文主旨的相關(guān)性，也就是說，要有一定的方向、范圍。操作方法是首先學(xué)習(xí)相關(guān)的中央文件，進(jìn)一步領(lǐng)會精神實(shí)質(zhì)，然后查閱上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定，最后翻閱手冊、年鑒等工具書及報(bào)刊、雜志上相關(guān)的情況報(bào)道和國內(nèi)外研究成果。這一過程中，始終應(yīng)注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及信息、簡報(bào)、總結(jié)、報(bào)告、會議紀(jì)要等相關(guān)資料，做到：上下通達(dá)，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。
3.構(gòu)思之前，實(shí)地調(diào)查，掌握第一手情況。這是最重要的一步。一般情況，也要調(diào)查了解，不僅可以核實(shí)已掌握的材料，而且可以發(fā)現(xiàn)新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新動向;重點(diǎn)情況，尤其要進(jìn)行深入的調(diào)查研究。實(shí)踐證明，組織召開座談會、調(diào)查會是一種快捷而有效的方法。如果發(fā)現(xiàn)實(shí)際調(diào)查的情況與撰寫者已經(jīng)掌握的情況有出入，可以修正;出入較大，要尊重實(shí)際。即使發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與領(lǐng)導(dǎo)意圖相抵觸，也要尊重客觀實(shí)際，采用恰當(dāng)?shù)姆椒?，妥善協(xié)調(diào)。這是唯物主義者應(yīng)有的態(tài)度，也是黨性的表現(xiàn)。
(二)嚴(yán)格篩選材料
調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進(jìn)行篩選。篩選材料，貴在一個“嚴(yán)”字，重在一個“新”字。主要是根據(jù)以下三個標(biāo)準(zhǔn)：
1.材料的相關(guān)性
這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù)來區(qū)別對待不同材料的。與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料，取;無關(guān)的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分;與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實(shí)則詳，虛則略;新則詳，舊則略;特點(diǎn)詳，一般略”;或主張“重則詳，輕則略;近則詳，遠(yuǎn)則略;點(diǎn)則詳，面測略”。這些來自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)識，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。
2.材料的典型性
這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點(diǎn)。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強(qiáng)。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現(xiàn)該類事物的總體本質(zhì)特征，并且預(yù)示著該類事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強(qiáng)、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點(diǎn)鮮明，主旨突出，增強(qiáng)內(nèi)在的說服力。所以，篩選典型性強(qiáng)的材料對于構(gòu)思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標(biāo)定出質(zhì)量的較高起點(diǎn)。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質(zhì)量對于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。