文秘是隨著科學經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學化和專業(yè)化。它在輔助各級領(lǐng)導進行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經(jīng)成為二十一世紀中國經(jīng)濟發(fā)展十大需求專業(yè)之一。以下是出國留學網(wǎng)文秘基礎(chǔ)欄目為您準備的《文秘基礎(chǔ)：溝通能力》，希望對您會有所幫助：
一、 文秘工作為什么要重視溝通技能?
溝通是人與人之間產(chǎn)生活力的源泉，也是人群行程凝聚力的基礎(chǔ)。溝通的效果和溝通對象的理解以及參與溝通的態(tài)度，程度緊密相聯(lián)。所以學會與人良好的溝通能力是秘書最基礎(chǔ)也是最重要的技巧之一。
二、 溝通的基本要素和過程
1、 有效溝通的基本要素：首先要有效溝通的前提，比如相互尊重、相互理解。 然后是把握溝通的關(guān)鍵，比如有效傾聽、構(gòu)建良好的傾聽環(huán)境、克服傾聽的障礙、實現(xiàn)有效傾聽的準備、提問要分清類別和適用的問題形式、自信地提出要求、學會禮貌拒絕等等。
2、 有效溝通有哪些原則原則：
A、“7C”原則 (1)可信賴性(彼此信賴)
(2)保證溝通計劃與溝通環(huán)境的一致性
(3)內(nèi)容(準備好進行溝通的信息內(nèi)容)
(4)明確性(簡單明了的語言)
(5)連貫性(不要忽視補充新的信息內(nèi)容，對客戶進行必要的跟進，聯(lián)系)
(6)渠道(盡量選擇已經(jīng)有的，客戶習慣用，熟練使用的信息溝通渠道)
(7)準確判斷接受能力(對方的接受能力了解后有針對性地表達信息)
B、用心去聽，不要在乎對方的表達方式(這是避免沖突的重要條件)
C、積極去想，分析出弦外之音(限于一些復雜的因素影響，有些溝通目標不會被直接表達出來，這就需要我們?nèi)ダ頃?
3、 有效溝通的目標：(1)說明事物(2)表達情感(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境
4、 有效溝通的過程：(1)做好溝通前的準備(明確自己的目標，對方的背景)(2)確認對方的需求(3)正確地闡述自己的觀點(4)關(guān)注對方的反應(yīng)(5)實施有效的提問(6)積極、認真地傾聽(7)及時確認，應(yīng)對(反饋)(8)適時進行總結(jié)。以上1和4是本題的答案其它為了解或補充可以可以不答。
5、 需要溝通的工作關(guān)系：(1)與客戶溝通)(2)與同事溝通(3)與上司溝通
三、 說明秘書溝通的方法和技巧
1、 及時明確溝通對象(用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當詢問回使已有的信息更具有針對性)
2、 了解溝通對象的行為習慣和工作風格
3、 正確選擇溝通渠道(面談、書面、會議、演講、電子媒介等)
技巧：面對面談話的技巧——禮貌，盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。
書面溝通技巧——充分利用協(xié)作技巧來豐富自己的書面內(nèi)容。
會議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會代表并感謝光臨。
演講溝通技巧——注意話題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語言魅力和藝術(shù)，注意開場和結(jié)尾。
電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優(yōu)勢，使用各種載體時注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。
其它溝通技巧——說服技巧，建議技巧。