文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈而產(chǎn)生的一門(mén)新興現(xiàn)代科學(xué)管理專(zhuān)業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來(lái)越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專(zhuān)業(yè)化。它在輔助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹(shù)立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。文秘專(zhuān)業(yè)已經(jīng)成為二十一世紀(jì)中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展十大需求專(zhuān)業(yè)之一。以下是出國(guó)留學(xué)網(wǎng)文秘基礎(chǔ)欄目為您準(zhǔn)備的《文秘基礎(chǔ)：溝通能力》，希望對(duì)您會(huì)有所幫助：
一、 文秘工作為什么要重視溝通技能?
溝通是人與人之間產(chǎn)生活力的源泉，也是人群行程凝聚力的基礎(chǔ)。溝通的效果和溝通對(duì)象的理解以及參與溝通的態(tài)度，程度緊密相聯(lián)。所以學(xué)會(huì)與人良好的溝通能力是秘書(shū)最基礎(chǔ)也是最重要的技巧之一。
二、 溝通的基本要素和過(guò)程
1、 有效溝通的基本要素：首先要有效溝通的前提，比如相互尊重、相互理解。 然后是把握溝通的關(guān)鍵，比如有效傾聽(tīng)、構(gòu)建良好的傾聽(tīng)環(huán)境、克服傾聽(tīng)的障礙、實(shí)現(xiàn)有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備、提問(wèn)要分清類(lèi)別和適用的問(wèn)題形式、自信地提出要求、學(xué)會(huì)禮貌拒絕等等。
2、 有效溝通有哪些原則原則：
A、“7C”原則 (1)可信賴(lài)性(彼此信賴(lài))
(2)保證溝通計(jì)劃與溝通環(huán)境的一致性
(3)內(nèi)容(準(zhǔn)備好進(jìn)行溝通的信息內(nèi)容)
(4)明確性(簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言)
(5)連貫性(不要忽視補(bǔ)充新的信息內(nèi)容，對(duì)客戶(hù)進(jìn)行必要的跟進(jìn)，聯(lián)系)
(6)渠道(盡量選擇已經(jīng)有的，客戶(hù)習(xí)慣用，熟練使用的信息溝通渠道)
(7)準(zhǔn)確判斷接受能力(對(duì)方的接受能力了解后有針對(duì)性地表達(dá)信息)
B、用心去聽(tīng)，不要在乎對(duì)方的表達(dá)方式(這是避免沖突的重要條件)
C、積極去想，分析出弦外之音(限于一些復(fù)雜的因素影響，有些溝通目標(biāo)不會(huì)被直接表達(dá)出來(lái)，這就需要我們?nèi)ダ頃?huì))
3、 有效溝通的目標(biāo)：(1)說(shuō)明事物(2)表達(dá)情感(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境
4、 有效溝通的過(guò)程：(1)做好溝通前的準(zhǔn)備(明確自己的目標(biāo)，對(duì)方的背景)(2)確認(rèn)對(duì)方的需求(3)正確地闡述自己的觀點(diǎn)(4)關(guān)注對(duì)方的反應(yīng)(5)實(shí)施有效的提問(wèn)(6)積極、認(rèn)真地傾聽(tīng)(7)及時(shí)確認(rèn)，應(yīng)對(duì)(反饋)(8)適時(shí)進(jìn)行總結(jié)。以上1和4是本題的答案其它為了解或補(bǔ)充可以可以不答。
5、 需要溝通的工作關(guān)系：(1)與客戶(hù)溝通)(2)與同事溝通(3)與上司溝通
三、 說(shuō)明秘書(shū)溝通的方法和技巧
1、 及時(shí)明確溝通對(duì)象(用以下兩個(gè)方法來(lái)幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當(dāng)詢(xún)問(wèn)回使已有的信息更具有針對(duì)性)
2、 了解溝通對(duì)象的行為習(xí)慣和工作風(fēng)格
3、 正確選擇溝通渠道(面談、書(shū)面、會(huì)議、演講、電子媒介等)
技巧：面對(duì)面談話的技巧——禮貌，盡快記住對(duì)方的基本情況語(yǔ)言精簡(jiǎn)明白、互動(dòng)、投機(jī)和諧。
書(shū)面溝通技巧——充分利用協(xié)作技巧來(lái)豐富自己的書(shū)面內(nèi)容。
會(huì)議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會(huì)代表并感謝光臨。
演講溝通技巧——注意話題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語(yǔ)言魅力和藝術(shù)，注意開(kāi)場(chǎng)和結(jié)尾。
電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優(yōu)勢(shì)，使用各種載體時(shí)注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。
其它溝通技巧——說(shuō)服技巧，建議技巧。