賓參加活動，除請柬外，還需專門發(fā)邀請信。請柬應提前一周至二周發(fā)出，以便被邀請人早做安排。請柬內(nèi)容包括宴請的時間、地點、形式、主人的姓名(或單位名稱)，有時還寫明事由、服裝、請客人答復等要求。請柬中文行文不用標點符號，括號除外，所提到的人名、單位、節(jié)日都應用全稱。中文請柬行文中不寫被邀請人姓名，其姓名寫在請柬信封上，而主人姓名應印在落款處。落款不寫時間。請柬格式與行文，中外文本差異較大，注意不能生搬硬套。請柬信封上被邀請人姓名、職務要書寫準確。國際上習慣對夫婦兩人發(fā)一張請柬，國內(nèi)憑請柬入場的場合，則應發(fā)每人一張。菜單制定宴請選菜主要考慮主賓的喜好與禁忌。例如：伊斯蘭教人士用清真席，不喝酒，甚至不喝任何帶酒精的飲料;印度教人士不吃牛肉;佛教人士吃素;也有因身體原因不能吃某種食品的。大型宴請，則應照顧到各個方面，在我國一般用清真。例如：我國在人民大會堂舉行的國慶招待會，都采用清真菜肴。菜肴選擇要有針對性，菜量要適當。海參、鮑魚、魚翅、燕窩等價格昂貴，有些客人并不喜歡，宜選用有本地特色的食品。無論何種宴請，事先均應開列菜單，并報請有關(guān)負責人同意。有外賓出席的宴會，需印制菜單并譯成外文。國宴或小型宴會菜單每人一份。西餐菜單順序是冷盤、湯、熱菜、甜點、水果，中餐則把湯放在熱菜之后(目前在涉外宴請時，中餐上菜順序一般與西餐同)。席位安排國際上的習慣，桌次高低以離主桌位置遠近而定，同樣遠近者，右高左低。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠近而定，同樣遠近者，右高左低。男女間隔安排，在國外流行女陪男，即以女主人為準，男主賓在女主人右側(cè)，主賓夫人在男主人右側(cè)。在我國宴請，習慣男陪男，女陪女，以便于談話，即男主賓坐男主人右側(cè)，主賓夫人坐女主人右側(cè)。禮賓次序是排席位的主要依據(jù)。主賓身份高于主人，為表示尊重，可請主賓坐在主人的位置，主人則坐主賓位置，第二主人坐在主賓的左側(cè)。但也可按常規(guī)安排。主賓有夫人，而主人的夫人又不能出席時，可請其他身份適當?shù)呐孔鞯诙魅?。如無合適人選，也可把主賓夫婦安排在主人的左右兩側(cè)。在許多國家，譯員不入席，坐在主人和主賓身后。我一般將譯員安排在主賓右側(cè)(圓桌)或主人左側(cè)、對面(長桌)。