（一）確定邀請規(guī)格。向外賓發(fā)出正式邀請時，要講究雙方規(guī)格對等。(二)排定禮賓次序。接待不同國家、不同地區(qū)、不同單位的外賓，必須按照國際慣例和本國的常規(guī)做法，排定先后順序。一般采取以下做法：一是依照來賓的地位高低排列。二是依照來賓所在國家或地區(qū)名稱的英文字母順序排列。三是依照來賓抵達的先后順序排列。四是不排列。(三)必須慎重懸掛國旗。為維護本國的國家尊嚴，任何主權國家均不允許在本國國境之內隨意懸掛或擺放外國國旗。除國際法規(guī)定外，我國目前允許五種場合懸掛或擺放外國國旗。其一、外國國家元首、政府首腦正式到訪;其二、外國貴賓訪問期間我國舉行重要的禮儀活動;其三、國際會議在我國舉行;其四、重大的國際活動在我國舉行;其五、為在我國進行的國際經濟重要項目而舉行的慶典或儀式。懸掛或擺放中、外國旗的常規(guī)是：如并排升掛兩面國旗，應以國旗自身面向為準，一般將外國國旗懸掛在右側，我國國旗懸掛在左側。并排升掛三面以上國旗時，應按禮賓序列，自右而左，依次升掛。通常，東道國國旗居于末尾。但舉行國際會議時，東道國國旗不必居后。我國規(guī)定，在中國境內懸掛外國國旗時，必須同時升掛中國國旗，其高度要相等，面積要大致相似，以示彼此相互平等。國旗象征著國家，在涉外交往中升掛國旗時，絕不容許將任何一方的國旗弄錯或掛錯。(四)擬定接待計劃。接待外賓之前，應當認真擬定一份周詳?shù)慕哟媱?，以使工作減少周折，按部就班地進行。在擬定接待計劃前，要充分了解外賓有無特殊習慣、要求，本著互助互利、交往對等的原則，在力所能及的情況下，盡可能地滿足其正當而合理的要求，并列入接待計劃中。一份外事接待計劃，就是接待工作的指南和行動綱領。應包括膳宿安排、交通工具、會見會談、參觀訪問、文娛活動、異地游覽、新聞報道、安全保衛(wèi)、突發(fā)事件、禮品準備、人員配備、經費預算等基本內容。正式的接待計劃一經擬定，應盡快報請上級主管部門批準。此后，報、送與接待工作有關的部門并通報給外方。(五)掌握人員狀況。要作好外事接待工作就必須掌握好外方與我方有關人員的狀況。一方面，應對主要來訪者的基本情況、風俗習慣及主要禁忌盡可能地了解。若對方曾來華訪問過，最好借鑒當時我方的接待規(guī)格和接待方案。另一方面，選擇我方負責接待工作的人員，確定專門負責此事的陪同人員、翻譯、工作人員及司機。接待人員要進行專門的業(yè)務培訓，對其進行必要的外事紀律和國際禮儀等方面的教育。