（一）確定邀請(qǐng)規(guī)格。向外賓發(fā)出正式邀請(qǐng)時(shí)，要講究雙方規(guī)格對(duì)等。(二)排定禮賓次序。接待不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同單位的外賓，必須按照國(guó)際慣例和本國(guó)的常規(guī)做法，排定先后順序。一般采取以下做法：一是依照來(lái)賓的地位高低排列。二是依照來(lái)賓所在國(guó)家或地區(qū)名稱的英文字母順序排列。三是依照來(lái)賓抵達(dá)的先后順序排列。四是不排列。(三)必須慎重懸掛國(guó)旗。為維護(hù)本國(guó)的國(guó)家尊嚴(yán)，任何主權(quán)國(guó)家均不允許在本國(guó)國(guó)境之內(nèi)隨意懸掛或擺放外國(guó)國(guó)旗。除國(guó)際法規(guī)定外，我國(guó)目前允許五種場(chǎng)合懸掛或擺放外國(guó)國(guó)旗。其一、外國(guó)國(guó)家元首、政府首腦正式到訪;其二、外國(guó)貴賓訪問(wèn)期間我國(guó)舉行重要的禮儀活動(dòng);其三、國(guó)際會(huì)議在我國(guó)舉行;其四、重大的國(guó)際活動(dòng)在我國(guó)舉行;其五、為在我國(guó)進(jìn)行的國(guó)際經(jīng)濟(jì)重要項(xiàng)目而舉行的慶典或儀式。懸掛或擺放中、外國(guó)旗的常規(guī)是：如并排升掛兩面國(guó)旗，應(yīng)以國(guó)旗自身面向?yàn)闇?zhǔn)，一般將外國(guó)國(guó)旗懸掛在右側(cè)，我國(guó)國(guó)旗懸掛在左側(cè)。并排升掛三面以上國(guó)旗時(shí)，應(yīng)按禮賓序列，自右而左，依次升掛。通常，東道國(guó)國(guó)旗居于末尾。但舉行國(guó)際會(huì)議時(shí)，東道國(guó)國(guó)旗不必居后。我國(guó)規(guī)定，在中國(guó)境內(nèi)懸掛外國(guó)國(guó)旗時(shí)，必須同時(shí)升掛中國(guó)國(guó)旗，其高度要相等，面積要大致相似，以示彼此相互平等。國(guó)旗象征著國(guó)家，在涉外交往中升掛國(guó)旗時(shí)，絕不容許將任何一方的國(guó)旗弄錯(cuò)或掛錯(cuò)。(四)擬定接待計(jì)劃。接待外賓之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真擬定一份周詳?shù)慕哟?jì)劃，以使工作減少周折，按部就班地進(jìn)行。在擬定接待計(jì)劃前，要充分了解外賓有無(wú)特殊習(xí)慣、要求，本著互助互利、交往對(duì)等的原則，在力所能及的情況下，盡可能地滿足其正當(dāng)而合理的要求，并列入接待計(jì)劃中。一份外事接待計(jì)劃，就是接待工作的指南和行動(dòng)綱領(lǐng)。應(yīng)包括膳宿安排、交通工具、會(huì)見會(huì)談、參觀訪問(wèn)、文娛活動(dòng)、異地游覽、新聞報(bào)道、安全保衛(wèi)、突發(fā)事件、禮品準(zhǔn)備、人員配備、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等基本內(nèi)容。正式的接待計(jì)劃一經(jīng)擬定，應(yīng)盡快報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。此后，報(bào)、送與接待工作有關(guān)的部門并通報(bào)給外方。(五)掌握人員狀況。要作好外事接待工作就必須掌握好外方與我方有關(guān)人員的狀況。一方面，應(yīng)對(duì)主要來(lái)訪者的基本情況、風(fēng)俗習(xí)慣及主要禁忌盡可能地了解。若對(duì)方曾來(lái)華訪問(wèn)過(guò)，最好借鑒當(dāng)時(shí)我方的接待規(guī)格和接待方案。另一方面，選擇我方負(fù)責(zé)接待工作的人員，確定專門負(fù)責(zé)此事的陪同人員、翻譯、工作人員及司機(jī)。接待人員要進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)其進(jìn)行必要的外事紀(jì)律和國(guó)際禮儀等方面的教育。