會(huì)計(jì)電算化軟件就是代替手工記賬的會(huì)計(jì)工作，只要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)手工輸入記賬憑證數(shù)據(jù)，后面的過賬程序，編制報(bào)表程序，都由計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理，把會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，只要輸出某個(gè)賬戶，輸出某一時(shí)間的報(bào)表時(shí)，才需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。會(huì)計(jì)電算化能夠這樣，那么，所有會(huì)計(jì)崗位都是就業(yè)崗位。手工會(huì)計(jì)因此也就不需要了。而通過會(huì)計(jì)電算化考試是獲得會(huì)計(jì)從業(yè)資格證不可缺少的一步，會(huì)計(jì)網(wǎng)(https://www.liuxue86.com/kuaiji/)為幫助各位考生順利通過考試，為大家準(zhǔn)備了知識(shí)講解，歡迎您收藏本網(wǎng)站。
四、賬務(wù)處理系統(tǒng)初始化
（一）設(shè)置基礎(chǔ)檔案
設(shè)置基礎(chǔ)檔案包括設(shè)置部門檔案、設(shè)置職員檔案、設(shè)置客戶檔案、設(shè)置供應(yīng)商檔案、設(shè)置外幣及匯率、設(shè)置結(jié)算方式等。這些檔案信息將在設(shè)置會(huì)計(jì)科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。
1.基礎(chǔ)檔案的內(nèi)容
（1）設(shè)置部門檔案
在會(huì)計(jì)核算中，往往需要按部門進(jìn)行分類、匯總和管理， 從下一級(jí)自動(dòng)向有隸屬關(guān)系的上一級(jí)進(jìn)行匯總。部門檔案是設(shè)置會(huì)計(jì)科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個(gè)人核算的往來個(gè)人所屬的部門。
（2）設(shè)置職員檔案
職員檔案主要用于本單位職員的個(gè)人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個(gè)人往來核算和管理等操作。
提示：輸入一個(gè)職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。
（3）設(shè)置客戶檔案
如果企業(yè)需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對(duì)客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時(shí)如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)在此進(jìn)行調(diào)整?？蛻魴n案主要包括“客戶編號(hào)”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級(jí)等其他信息。
提示：必須先選擇末級(jí)分類，然后才能輸入客戶檔案。
（4）設(shè)置供應(yīng)商檔案
企業(yè)如果需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)資料錄入供應(yīng)商檔案。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，平時(shí)如有變動(dòng)要及時(shí)在此進(jìn)行調(diào)整。
（5）設(shè)置外幣及匯率
匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率的數(shù)值，并不決定在制單時(shí)究竟是使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率是由賬簿初始化設(shè)置決定的。
（6）設(shè)置結(jié)算方式
為便于管理和提高銀行對(duì)賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用來建立在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及到的結(jié)算方式。
5.操作演示：
進(jìn)入用友通
基礎(chǔ)檔案設(shè)置
（二）設(shè)置會(huì)計(jì)科目
1.會(huì)計(jì)科目編碼：
（1）以文字形式表示的會(huì)計(jì)科目較長(zhǎng)，必然在存儲(chǔ)的時(shí)候浪費(fèi)計(jì)算機(jī)的內(nèi)存。
（2）對(duì)計(jì)算機(jī)處理來說文字型的科目具有二義性，文字中多一個(gè)或少一個(gè)空格計(jì)算機(jī)就認(rèn)為是兩個(gè)不同的科目，因此文字型的科目不便于計(jì)算機(jī)的分類處理。
（3）在大量的憑證處理中會(huì)計(jì)科目需要人工輸入，文字型的科目不便于提高輸入速度，輸入較慢。
（4）使文字型的科目不便于計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總。
2.設(shè)置會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)科目編碼的一般原則
（1）首先應(yīng)結(jié)合使用本單位特點(diǎn)和管理需要對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行整理，使之形成系統(tǒng)性和層次性較強(qiáng)的會(huì)計(jì)體系。
（2）會(huì)計(jì)科目的的設(shè)置應(yīng)符合現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，遵照財(cái)政部規(guī)定來設(shè)置一級(jí)編碼，明細(xì)科目編碼是由企業(yè)自定的。
（3）會(huì)計(jì)科目的編碼應(yīng)具有一定的規(guī)律性。
（4）會(huì)計(jì)科目代碼的擴(kuò)展性和義務(wù)性相結(jié)合
3.會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容
（1）會(huì)計(jì)科目編碼
科目編碼就是按科目編碼方案對(duì)每一科目的編碼進(jìn)行定義。其作用是：便于反映會(huì)計(jì)科目間的上下級(jí)邏輯關(guān)系；便于計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，將會(huì)計(jì)科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進(jìn)會(huì)計(jì)核算的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目編碼首先從一級(jí)科目開始，逐級(jí)向下設(shè)置明細(xì)科目。一級(jí)科目編碼按財(cái)政部的統(tǒng)一編碼方案編制；明細(xì)科目編碼按照參數(shù)設(shè)置中對(duì)科目編碼級(jí)次和級(jí)長(zhǎng)的規(guī)定進(jìn)行設(shè)置。通常的方法是同級(jí)科目按順序排列，以序號(hào)作為本級(jí)科目編碼，加上一級(jí)科目編碼后，組成本級(jí)科目全編碼。即：
本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼
由此可見， 每級(jí)科目的全編碼都包括上級(jí)科目的編碼和本級(jí)科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級(jí)之間的關(guān)系。
（2）會(huì)計(jì)科目名稱
會(huì)計(jì)科目名稱是指會(huì)計(jì)科目的漢字名稱?？颇烤幋a是計(jì)算機(jī)使用的科目代碼，而科目漢字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標(biāo)志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志。因此在定義科目名稱時(shí)，必須嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。輸入科目名稱時(shí)應(yīng)盡量避免重名，以免影響科目運(yùn)用的準(zhǔn)確性。
（3）科目類型
即按會(huì)計(jì)科目性質(zhì)對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行劃分。按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定， 科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。指定會(huì)計(jì)科目的類型，這是計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行分類匯總的依據(jù)。新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中，財(cái)政部規(guī)定的一級(jí)科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負(fù)債”， “3=共同類”“4=所有者權(quán)益”，“5=成本”，“6=損益”。因此在指定科目類型時(shí)必須將定義的類型與編碼的第一位保持一致。
（4）助記碼
（5）賬頁格式
即根據(jù)會(huì)計(jì)核算的需要對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。
（6）輔助賬核算
輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、項(xiàng)目核算。
舉例：
手工方式下，應(yīng)收賬款應(yīng)該按照企業(yè)名稱設(shè)置明細(xì)科目，比如，應(yīng)收賬款-A公司，應(yīng)收賬款-B公司，應(yīng)收賬款-C公司。
填制憑證的時(shí)候，比如說如下分錄：
借：應(yīng)收賬款——A公司 30 000
貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 30 000
手工方式下，采用活頁式賬簿，因?yàn)殡S著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的變化，明細(xì)科目的內(nèi)容也在發(fā)生變動(dòng)，采用活頁式賬簿比較容易核算。
計(jì)算機(jī)方式下如果采用手工記賬方式下的明細(xì)設(shè)置方法，就會(huì)出現(xiàn)信息設(shè)置重復(fù)，因此我們就應(yīng)該考慮如何將應(yīng)收賬款科目和客戶檔案聯(lián)系起來。方法是：建立應(yīng)收賬款科目的時(shí)候，我們可以將其設(shè)置為“客戶往來輔助核算”，這樣應(yīng)收賬款科目和客戶檔案就可以自動(dòng)建立起聯(lián)系。以上面的分錄為例，在填制憑證的時(shí)候，計(jì)算機(jī)會(huì)彈出一個(gè)輔助窗口，由憑證填制人員選擇是與哪一個(gè)公司發(fā)生的業(yè)務(wù)往來，然后輸入金額3萬。
設(shè)置往來核算可以按往來目錄進(jìn)行分類和匯總，即下一級(jí)將自動(dòng)向有隸屬關(guān)系的上一級(jí)進(jìn)行匯總；設(shè)置部門核算可以按部門進(jìn)行分類和匯總；設(shè)置項(xiàng)目核算不僅可方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)部分成本費(fèi)用和收入按項(xiàng)目核算，而且為這些成本費(fèi)用及收入情況的管理提供了快速方便的輔助手段。