全國版會(huì)計(jì)證《電算化》第四章第二節(jié)電算化審核憑證講義

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    2.審核憑證
    記賬憑證輸入計(jì)算機(jī)后放置在暫存憑證數(shù)據(jù)文件中,可以編輯、修改甚至刪除,因而它是非正式的會(huì)計(jì)檔案,還必須經(jīng)過審核及記賬處理,才能輸出總賬、明細(xì)賬及輔助賬等。
    審核憑證是審核員按照財(cái)會(huì)制度,對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對,主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符,會(huì)計(jì)分錄是否正確等,審查出認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證,應(yīng)傳遞給填制人員修改。只有具有審核權(quán)限的人才能使用本功能。
    憑證審核需先重新注冊更換操作員,由具有審核權(quán)限的操作員來進(jìn)行。憑證既可逐張審核,也可成批審核。
    例4-17:
    對前面填制的憑證行進(jìn)審核操作。
    操作演示:
    審核憑證在憑證審核過程注意幾點(diǎn):
    第一,若審核人員發(fā)現(xiàn)該憑證有錯(cuò)誤,可按“標(biāo)錯(cuò)”圖標(biāo),對憑證進(jìn)行標(biāo)錯(cuò),以便制單人對其修改。已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能審核,若想審核,需先按“取消”圖標(biāo)取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。
    第二,若想對已審核的憑證取消審核,可用鼠標(biāo)單擊“取消”圖標(biāo)取消審核,取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。
    第三,審核人和制單人不能是同一個(gè)人。即使某一操作員具有審核權(quán)與制單權(quán),但對某一張憑證而言,不能既是制單人,又是審核人。
    第四,憑證一經(jīng)審核,就不能被修改、刪除,只有取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。
    3.記賬
    記賬憑證經(jīng)審核簽字后,即可用來登記總賬、明細(xì)賬和輔助賬等。記賬過程是在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)完成的,人工不能干預(yù),而且記賬過程很快,瞬間內(nèi)完成,大大提高了憑證處理的效率。一般賬務(wù)系統(tǒng)的記賬采用向?qū)Х绞?,使記賬過程更加明確。
    例4-18:
    對前面已審核憑證進(jìn)行記賬。
    操作演示:
    記賬在記賬時(shí)需要注意的幾個(gè)問題是:
    第一,記賬過程一旦斷電或因其他原因造成中斷后,系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù),然后用戶再重新記賬。
    第二,如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯(cuò)誤,可通過單擊“上一步”返回后進(jìn)行修改。如果在設(shè)置過程中不想再繼續(xù)記賬,可通過單擊“取消”,取消本次記賬工作。
    第三,在記賬過程中,不得中斷退出。
    第四,在第一次記賬時(shí),若期初余額試算不平衡,系統(tǒng)將不允許記賬。
    第五,所選范圍內(nèi)的憑證如有不平衡憑證,系統(tǒng)將列出錯(cuò)誤憑證,并重選記賬范圍。
    第六,所選范圍內(nèi)的憑證如有未審核憑證時(shí),系統(tǒng)提示是否只記已審核憑證或重選記賬范圍。
    4.賬簿查詢
    企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后,就形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿。賬簿管理包括賬簿的查詢和打印。在T3管理系統(tǒng)中,賬簿分為基本會(huì)計(jì)核算賬簿和輔助核算賬簿。
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