(二)日常業(yè)務(wù)處理
1.填制憑證
初始化工作設(shè)置完成后，就可以開始進行日常賬務(wù)處理了。使用計算機處理會計業(yè)務(wù)后，記賬、賬簿查詢、會計數(shù)據(jù)分析等工作都已高度自動化，只要用戶操作得當，瞬間就會得出結(jié)果。工作量相對較大、較頻繁的是填制憑證，因為所有的會計數(shù)據(jù)都要通過填制憑證這個途徑進入系統(tǒng)。如個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、外幣業(yè)務(wù)、部門核算、項目核算等輔助賬，在記賬時是自動完成的，但系統(tǒng)完成自動記賬時需要的基本信息和輔助信息卻都是在填制憑證時錄入的。電子賬簿的準確性與完整性完全依賴于記賬憑證，因而會計人員要確保記賬憑證輸入的準確完整。
(1)增加憑證
輸入憑證時，一般有兩種處理方式，一種是會計人員在計算機上直接根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證，另一種是會計人員先手工編制記賬憑證，再批量錄入計算機中。前一種方式又稱前臺憑證處理方式，一般在會計業(yè)務(wù)量大、基礎(chǔ)工作較好的單位實施，后一種方式又稱后臺憑證處理方式，一般在業(yè)務(wù)不多、剛開展會計電算化的單位實施。
憑證填制內(nèi)容包括：
增加會計憑證。進入填制憑證界面時，用鼠標單擊“增加”圖標，增加一張新憑證，這時光標定位在憑證類別選擇項上。
憑證類別及憑證編號。在憑證類別選擇列表框內(nèi)選擇憑證類別，列表框內(nèi)顯示的憑證類別在系統(tǒng)初始化功能中設(shè)置。如果用戶選用自動編號方式，憑證類別選擇后，系統(tǒng)自動生成該張憑證編號。
關(guān)于憑證編號，有幾點補充說明：
憑證編號也可以采用手動方式編制，但需要在設(shè)置菜單的“憑證”功能中將制單編制方式由系統(tǒng)編號改為手工編號。在手工編號方式下，操作者可以輸入憑證的編號，但當記賬時，系統(tǒng)會檢測憑證編號的正確性，不允許出現(xiàn)漏號、重號、跳號。一般情況下，憑證編號由系統(tǒng)分類按月自動編制，每類憑證每月從0001號開始，即每類憑證每月的編號范圍是0001—9999。
對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個人同時制單時，在憑證的右上角，系統(tǒng)會提示一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出。
系統(tǒng)自動管理憑證頁號。系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五筆分錄，當某張憑證不止五筆時，系統(tǒng)自動在憑證號后標上分單號，如：收0001號0002/0003表示為收款憑證第0001號共有三張分單，當前是第二張分單。
制單日期。系統(tǒng)自動獲取計算機系統(tǒng)日期為記賬憑證填制日期，如果日期不正確，可進行修改或按參照輸入。在一般情況下，系統(tǒng)自動采用制單序時控制，即憑證編號與憑證日期保持同步遞增的關(guān)系，不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員進入憑證設(shè)置功能，取消制單序時控制。
附單據(jù)數(shù)。在“附單據(jù)數(shù)”處輸入原始單據(jù)張數(shù)，操作者按實際情況輸入。有的情況下，記賬憑證沒有原始單據(jù)，如轉(zhuǎn)賬憑證，則可以不輸入。
憑證摘要。在摘要欄內(nèi)輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，摘要要求簡潔明了。在賬務(wù)處理環(huán)境下，憑證摘要采用多摘要方式，上一分錄的摘要系統(tǒng)會自動復(fù)制到本筆分錄的摘要欄內(nèi)，操作者可以修改，使其更符合本筆分錄的業(yè)務(wù)說明。
會計科目。科目必須輸入末級科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼，一般情況下輸入科目編碼。輸入科目時也可在科目區(qū)中用鼠標單擊參照錄入。采用科目編碼或助記碼形式輸入后，系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)換成科目名稱，并給出上級科目，便于操作者檢查。
金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向，如本應(yīng)在借方金額欄輸入100，但在貸方金額欄輸入了100，此時，可按空格鍵調(diào)整。
制單人員。制單人員的名字不需要操作人員輸入。誰調(diào)用填制憑證功能，系統(tǒng)就自動將誰的名字確認為本張憑證的制單員。
當憑證全部錄入完畢后，按“保存”圖標保存這張憑證，按“放棄”圖標放棄當前增加的憑證，也可用鼠標單擊“增加”繼續(xù)填制下一張憑證。當保存憑證時，系統(tǒng)會檢測憑證的合理性。如沒有摘要時，強制要求輸入摘要;借方金額合計與貸方金額合計不等時，不允許保存憑證。
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