(二)系統(tǒng)初始化
1、設(shè)置選項。
首次啟用一個新建賬套的賬務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個賬務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進一步的設(shè)置。這些設(shè)置對后面的操作將產(chǎn)生影響，因此在設(shè)置時要小心，考慮周全。
1.憑證控制設(shè)置
(1)制單控制：在填制憑證時，系統(tǒng)所能夠進行的控制。
●制單序時控制：制單時，憑證編號必須按日期順序排列。
●資金及往來赤字控制：制單時，當現(xiàn)金、銀行科目的最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系統(tǒng)將予以提示。
●可以使用其他系統(tǒng)受控科目：若某科目為其他系統(tǒng)的受控科目(如：客戶往來科目為應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目)，一般說來，為了防止重復制單，應(yīng)只允許其受控系統(tǒng)來使用該科目進行制單，賬務(wù)處理子系統(tǒng)是不能使用此科目進行制單的，但如果用戶希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應(yīng)選擇此項。
●允許修改他人填制的憑證：在制單時可修改別人填制的憑證。
●支票控制：在制單時錄入了未在支票登記簿中登記的支票號，系統(tǒng)將提供登記支票登記簿的功能。
●制單權(quán)限控制到科目：在制單時，操作員只能用具有相應(yīng)制單權(quán)限的科目制單。
(2)外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式──固定匯率、浮動匯率。“固定匯率”即在制單時，一個月只按一個固定的匯率折算本位幣金額。“浮動匯率”即在制單時，按當日匯率折算本位幣金額。
(3)憑證控制：處理憑證時，系統(tǒng)能夠進行的操作控制。
●憑證審核控制到操作員：允許對審核憑證權(quán)限作進一步細化，如只允許某操作員審核其本部門的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門操作員填制的憑證。并應(yīng)通過“明細權(quán)限”去作進一步的設(shè)置。
●出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：含有現(xiàn)金、銀行科目的憑證必須由出納人員對其核對簽字后才能記賬。
2.賬簿設(shè)置
3.明細權(quán)限設(shè)置
例4-5：
設(shè)置“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”參數(shù)
2、設(shè)置部門檔案
部門是指與企業(yè)財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理相關(guān)的職能單位，不一定與企業(yè)設(shè)置的現(xiàn)存部門一一對應(yīng)。設(shè)置部門檔案的作用在于：企業(yè)的收入、費用通常以部門為單位歸集;提供職工薪資按部門統(tǒng)計;企業(yè)購置的固定資產(chǎn)需要按部門進行管理。
例4-6：
部 門 編 碼 |
部 門 名 稱 |
部 門 編 碼 |
部 門 名 稱 |
|
1 |
綜合部 |
2 |
銷售部 |
|
101 |
管理室 |
3 |
采購部 |
|
102 |
財務(wù)室 |
4 |
研發(fā)部 |
職員是指與企業(yè)業(yè)務(wù)活動有關(guān)的企業(yè)員工。如采購員、銷售員等。設(shè)置職員檔案的作用在于：按職員記錄借款還款情況;按職員統(tǒng)計銷售業(yè)績;追蹤訂單等。
例4-7：
職 員 編 號 |
職 員 名 稱 |
所 屬 部 門 |
|
101 |
張明 |
管理室 |
|
102 |
陳力 |
財務(wù)室 |
|
103 |
李南 |
財務(wù)室 |
|
104 |
劉陽 |
財務(wù)室 |
|
201 |
趙達 |
銷售部 |
|
301 |
白方 |
采購部 |
|
401 |
周江 |
研發(fā)部 |
客戶編號 |
客戶名稱 |
客戶簡稱 |
所屬分類碼 |
所屬地區(qū) |
地址 |
|
001 |
北京匯仁學校 |
匯仁學校 |
01 |
04 |
北京市海淀區(qū)上地路1號 |
|
002 |
大連海光公司 |
大連海光 |
02 |
04 |
大連市紅河區(qū)花園路6號 |
5、設(shè)置供應(yīng)商檔案。企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)供應(yīng)商的詳細資料錄入供應(yīng)商檔案。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，如有變動應(yīng)及時在此進行調(diào)整。
例4-9：
供應(yīng)商編號 |
供應(yīng)商名稱 |
供應(yīng)商簡稱 |
所屬分類碼 |
所屬地區(qū) |
地址 |
|
001 |
北京萬明公司 |
北京萬明 |
03 |
04 |
北京市朝陽區(qū)十里堡8號 |
|
002 |
北京利源公司 |
北京利源 |
02 |
04 |
北京市海淀區(qū)開拓路9號 |
6、設(shè)置外幣及匯率。匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率由賬簿初始化設(shè)置決定。
例4-10：
幣符：USD;幣名：美元;固定匯率1：6.8
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