第四節(jié) 會計憑證的傳遞與保管
一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
會計憑證的傳遞，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約時間，減少傳遞的工作量。
單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。 會計憑證的傳遞一般包括傳遞程序和傳遞時間兩個方面。
在制定合理的憑證傳遞程序和時間時，通?？紤]以下幾點：
1.要根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、企業(yè)內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置和人員分工情況、以及管理上的要求等，具體規(guī)定各種憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序。
2.要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理業(yè)務(wù)的必要手續(xù)時間，確定憑證的傳遞時間。
3.要通過調(diào)查研究和協(xié)商來制訂會計憑證的傳遞程序和傳遞時間。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
任何單位在完成經(jīng)濟業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須將會計憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會計檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便于日后隨時查閱。
其主要要求有：
1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面簽章。會計憑證封面的一般格式見表6—15。
表6—15
3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
對各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。
每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5.嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【例16】(單)會計憑證經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他單位可以( )。
A.外借
B.抽換 (加貼封條，就是為了防止抽換)
C.復(fù)制
D.銷毀(期滿前不能任意銷毀)
[答案]C
會計基礎(chǔ)延伸閱讀
《基礎(chǔ)會計》是會計學(xué)科體系的重要組成部分，也是會計的入門課程。要學(xué)習(xí)會計學(xué)科，首先要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)會計。作為會計專業(yè)的學(xué)員，以后還將繼續(xù)學(xué)習(xí)中級財務(wù)會計、成本會計、管理會計、財務(wù)管理等一些深層次的會計課程，熟練掌握基礎(chǔ)會計的理論、方法，為以后學(xué)習(xí)其他會計課程打好基礎(chǔ)是非常重要的。作為非會計專業(yè)的學(xué)員，本課程是了解會計基本理論和基本方法的途徑，有助于完善學(xué)生的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，擴大學(xué)生的知識面。掌握科學(xué)的學(xué)習(xí)方法是學(xué)好這門課程的關(guān)鍵所在： 會計從業(yè)論壇
一、掌握三個基本
1、掌握會計的基本概念、基本理論本課程作為一門專業(yè)基礎(chǔ)課，有關(guān)的概念、理論很多，對于這些概念一定要準(zhǔn)確地理解其含義，對于相關(guān)理論不僅要掌握其內(nèi)容，還有能夠靈活運用。
2、掌握會計的基本方法基礎(chǔ)會計將教會我們?nèi)绾螌唧w的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行核算的方法，如：設(shè)置會計科目與帳戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、資產(chǎn)計算、負(fù)債計算、所有者權(quán)益計算、成本計算、利潤計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表等等。對于這些核算方法，要求大家熟練掌握。
3、掌握會計的基本技能本課程的實踐性較強，要求學(xué)員認(rèn)真完成實務(wù)操作作業(yè)，并多向教師及財會人員請教，對憑證、賬簿、報表等增加一些感性認(rèn)識，做到能運用所學(xué)理論、方法獨立完成一系列的會計工作。
二、注意三個聯(lián)系
1、注意各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系在一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中會發(fā)生許多筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)，許多經(jīng)濟業(yè)務(wù)之間是有聯(lián)系的，例如：“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。 業(yè)務(wù)二 用銀行存款支付10000元的貨款。”會計人員要注意到兩筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)之間的連貫關(guān)系。
2、注意各賬戶之間的聯(lián)系為了更方便地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，在會計中設(shè)置了許多獨立的賬戶，如：原材料賬戶、現(xiàn)金賬戶、銀行存款賬戶、應(yīng)付賬款賬戶等等，一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響到兩個或兩個以上賬戶的數(shù)量變化，如：“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。”會使物資采購賬戶增加10000元，應(yīng)付賬款賬戶增加10000元。所以在學(xué)習(xí)中要注意各賬戶的相互聯(lián)系，會判斷一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響哪些賬戶的增減變化。
3、注意會計核算方法之間的聯(lián)系前面介紹的設(shè)置會計科目與賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、 登記賬簿、資產(chǎn)計算、負(fù)債計算、所有者權(quán)益計算、成本計算、利潤計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表等會計核算方法之間有著內(nèi)在的聯(lián)系，在學(xué)習(xí)中要注意這種聯(lián)系，掌握好各種核算方法的使用順序，如：一定要最后編制報表，因為編制報表要使用前面核算方法得出的數(shù)據(jù)。
三、處理三個關(guān)系
1、處理好全面與重點的關(guān)系基礎(chǔ)會計講授的都是一些最基本的理論、方法，在要求大家全面掌握的同時，還要求學(xué)員能夠從中總結(jié)出重點內(nèi)容，只有處理好全面與重點的關(guān)系，才能高效率地學(xué)好這門課程，達到事半功倍的效果。
2、處理好理解與記憶的關(guān)系會計課程主要教給學(xué)員能夠獨立完成會計實際工作的方法，以注重實踐為特點，因此死記硬背的學(xué)習(xí)方法是不能很好地完成學(xué)習(xí)任務(wù)的，要求學(xué)員能夠處理好理解與記憶的關(guān)系，即在理解的基礎(chǔ)上加強記憶。
3、處理好自學(xué)與面授的關(guān)系由于面授時間有限，所以要求學(xué)員充分利用教材、錄像、課件、網(wǎng)上資源等多種媒體進行自學(xué)，處理好自學(xué)與面授之間的互補關(guān)系，達到最佳的學(xué)習(xí)效果。
一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
會計憑證的傳遞，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約時間，減少傳遞的工作量。
單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。 會計憑證的傳遞一般包括傳遞程序和傳遞時間兩個方面。
在制定合理的憑證傳遞程序和時間時，通?？紤]以下幾點：
1.要根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、企業(yè)內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置和人員分工情況、以及管理上的要求等，具體規(guī)定各種憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序。
2.要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理業(yè)務(wù)的必要手續(xù)時間，確定憑證的傳遞時間。
3.要通過調(diào)查研究和協(xié)商來制訂會計憑證的傳遞程序和傳遞時間。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
任何單位在完成經(jīng)濟業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須將會計憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會計檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便于日后隨時查閱。
其主要要求有：
1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面簽章。會計憑證封面的一般格式見表6—15。
表6—15
3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
對各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。
每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5.嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【例16】(單)會計憑證經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他單位可以( )。
A.外借
B.抽換 (加貼封條，就是為了防止抽換)
C.復(fù)制
D.銷毀(期滿前不能任意銷毀)
[答案]C
會計基礎(chǔ)延伸閱讀
《基礎(chǔ)會計》是會計學(xué)科體系的重要組成部分，也是會計的入門課程。要學(xué)習(xí)會計學(xué)科，首先要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)會計。作為會計專業(yè)的學(xué)員，以后還將繼續(xù)學(xué)習(xí)中級財務(wù)會計、成本會計、管理會計、財務(wù)管理等一些深層次的會計課程，熟練掌握基礎(chǔ)會計的理論、方法，為以后學(xué)習(xí)其他會計課程打好基礎(chǔ)是非常重要的。作為非會計專業(yè)的學(xué)員，本課程是了解會計基本理論和基本方法的途徑，有助于完善學(xué)生的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，擴大學(xué)生的知識面。掌握科學(xué)的學(xué)習(xí)方法是學(xué)好這門課程的關(guān)鍵所在： 會計從業(yè)論壇
一、掌握三個基本
1、掌握會計的基本概念、基本理論本課程作為一門專業(yè)基礎(chǔ)課，有關(guān)的概念、理論很多，對于這些概念一定要準(zhǔn)確地理解其含義，對于相關(guān)理論不僅要掌握其內(nèi)容，還有能夠靈活運用。
2、掌握會計的基本方法基礎(chǔ)會計將教會我們?nèi)绾螌唧w的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行核算的方法，如：設(shè)置會計科目與帳戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、資產(chǎn)計算、負(fù)債計算、所有者權(quán)益計算、成本計算、利潤計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表等等。對于這些核算方法，要求大家熟練掌握。
3、掌握會計的基本技能本課程的實踐性較強，要求學(xué)員認(rèn)真完成實務(wù)操作作業(yè)，并多向教師及財會人員請教，對憑證、賬簿、報表等增加一些感性認(rèn)識，做到能運用所學(xué)理論、方法獨立完成一系列的會計工作。
二、注意三個聯(lián)系
1、注意各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系在一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中會發(fā)生許多筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)，許多經(jīng)濟業(yè)務(wù)之間是有聯(lián)系的，例如：“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。 業(yè)務(wù)二 用銀行存款支付10000元的貨款。”會計人員要注意到兩筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)之間的連貫關(guān)系。
2、注意各賬戶之間的聯(lián)系為了更方便地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，在會計中設(shè)置了許多獨立的賬戶，如：原材料賬戶、現(xiàn)金賬戶、銀行存款賬戶、應(yīng)付賬款賬戶等等，一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響到兩個或兩個以上賬戶的數(shù)量變化，如：“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。”會使物資采購賬戶增加10000元，應(yīng)付賬款賬戶增加10000元。所以在學(xué)習(xí)中要注意各賬戶的相互聯(lián)系，會判斷一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響哪些賬戶的增減變化。
3、注意會計核算方法之間的聯(lián)系前面介紹的設(shè)置會計科目與賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、 登記賬簿、資產(chǎn)計算、負(fù)債計算、所有者權(quán)益計算、成本計算、利潤計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表等會計核算方法之間有著內(nèi)在的聯(lián)系，在學(xué)習(xí)中要注意這種聯(lián)系，掌握好各種核算方法的使用順序，如：一定要最后編制報表，因為編制報表要使用前面核算方法得出的數(shù)據(jù)。
三、處理三個關(guān)系
1、處理好全面與重點的關(guān)系基礎(chǔ)會計講授的都是一些最基本的理論、方法，在要求大家全面掌握的同時，還要求學(xué)員能夠從中總結(jié)出重點內(nèi)容，只有處理好全面與重點的關(guān)系，才能高效率地學(xué)好這門課程，達到事半功倍的效果。
2、處理好理解與記憶的關(guān)系會計課程主要教給學(xué)員能夠獨立完成會計實際工作的方法，以注重實踐為特點，因此死記硬背的學(xué)習(xí)方法是不能很好地完成學(xué)習(xí)任務(wù)的，要求學(xué)員能夠處理好理解與記憶的關(guān)系，即在理解的基礎(chǔ)上加強記憶。
3、處理好自學(xué)與面授的關(guān)系由于面授時間有限，所以要求學(xué)員充分利用教材、錄像、課件、網(wǎng)上資源等多種媒體進行自學(xué)，處理好自學(xué)與面授之間的互補關(guān)系，達到最佳的學(xué)習(xí)效果。