第四節(jié) 會計(jì)憑證的傳遞與保管
一、會計(jì)憑證的傳遞
會計(jì)憑證的傳遞是指從會計(jì)憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
會計(jì)憑證的傳遞，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約時間，減少傳遞的工作量。
單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。 會計(jì)憑證的傳遞一般包括傳遞程序和傳遞時間兩個方面。
在制定合理的憑證傳遞程序和時間時，通?？紤]以下幾點(diǎn)：
1.要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況、以及管理上的要求等，具體規(guī)定各種憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序。
2.要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理業(yè)務(wù)的必要手續(xù)時間，確定憑證的傳遞時間。
3.要通過調(diào)查研究和協(xié)商來制訂會計(jì)憑證的傳遞程序和傳遞時間。
二、會計(jì)憑證的保管
會計(jì)憑證的保管是指會計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
任何單位在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須將會計(jì)憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會計(jì)檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便于日后隨時查閱。
其主要要求有：
1.會計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面簽章。會計(jì)憑證封面的一般格式見表6—15。
表6—15
3.會計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時，經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
對各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。
每年裝訂成冊的會計(jì)憑證，在年度終了時可暫由單位會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。
5.嚴(yán)格遵守會計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【例16】(單)會計(jì)憑證經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他單位可以( )。
A.外借
B.抽換 (加貼封條，就是為了防止抽換)
C.復(fù)制
D.銷毀(期滿前不能任意銷毀)
[答案]C
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
《基礎(chǔ)會計(jì)》是會計(jì)學(xué)科體系的重要組成部分，也是會計(jì)的入門課程。要學(xué)習(xí)會計(jì)學(xué)科，首先要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)會計(jì)。作為會計(jì)專業(yè)的學(xué)員，以后還將繼續(xù)學(xué)習(xí)中級財(cái)務(wù)會計(jì)、成本會計(jì)、管理會計(jì)、財(cái)務(wù)管理等一些深層次的會計(jì)課程，熟練掌握基礎(chǔ)會計(jì)的理論、方法，為以后學(xué)習(xí)其他會計(jì)課程打好基礎(chǔ)是非常重要的。作為非會計(jì)專業(yè)的學(xué)員，本課程是了解會計(jì)基本理論和基本方法的途徑，有助于完善學(xué)生的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大學(xué)生的知識面。掌握科學(xué)的學(xué)習(xí)方法是學(xué)好這門課程的關(guān)鍵所在： 會計(jì)從業(yè)論壇
一、掌握三個基本
1、掌握會計(jì)的基本概念、基本理論本課程作為一門專業(yè)基礎(chǔ)課，有關(guān)的概念、理論很多，對于這些概念一定要準(zhǔn)確地理解其含義，對于相關(guān)理論不僅要掌握其內(nèi)容，還有能夠靈活運(yùn)用。
2、掌握會計(jì)的基本方法基礎(chǔ)會計(jì)將教會我們?nèi)绾螌唧w的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算的方法，如：設(shè)置會計(jì)科目與帳戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、資產(chǎn)計(jì)算、負(fù)債計(jì)算、所有者權(quán)益計(jì)算、成本計(jì)算、利潤計(jì)算、財(cái)產(chǎn)清查、編制會計(jì)報(bào)表等等。對于這些核算方法，要求大家熟練掌握。
3、掌握會計(jì)的基本技能本課程的實(shí)踐性較強(qiáng)，要求學(xué)員認(rèn)真完成實(shí)務(wù)操作作業(yè)，并多向教師及財(cái)會人員請教，對憑證、賬簿、報(bào)表等增加一些感性認(rèn)識，做到能運(yùn)用所學(xué)理論、方法獨(dú)立完成一系列的會計(jì)工作。
二、注意三個聯(lián)系
1、注意各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系在一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中會發(fā)生許多筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，許多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間是有聯(lián)系的，例如：“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。 業(yè)務(wù)二 用銀行存款支付10000元的貨款。”會計(jì)人員要注意到兩筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的連貫關(guān)系。
2、注意各賬戶之間的聯(lián)系為了更方便地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在會計(jì)中設(shè)置了許多獨(dú)立的賬戶，如：原材料賬戶、現(xiàn)金賬戶、銀行存款賬戶、應(yīng)付賬款賬戶等等，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響到兩個或兩個以上賬戶的數(shù)量變化，如：“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。”會使物資采購賬戶增加10000元，應(yīng)付賬款賬戶增加10000元。所以在學(xué)習(xí)中要注意各賬戶的相互聯(lián)系，會判斷一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響哪些賬戶的增減變化。
3、注意會計(jì)核算方法之間的聯(lián)系前面介紹的設(shè)置會計(jì)科目與賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、 登記賬簿、資產(chǎn)計(jì)算、負(fù)債計(jì)算、所有者權(quán)益計(jì)算、成本計(jì)算、利潤計(jì)算、財(cái)產(chǎn)清查、編制會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算方法之間有著內(nèi)在的聯(lián)系，在學(xué)習(xí)中要注意這種聯(lián)系，掌握好各種核算方法的使用順序，如：一定要最后編制報(bào)表，因?yàn)榫幹茍?bào)表要使用前面核算方法得出的數(shù)據(jù)。
三、處理三個關(guān)系
1、處理好全面與重點(diǎn)的關(guān)系基礎(chǔ)會計(jì)講授的都是一些最基本的理論、方法，在要求大家全面掌握的同時，還要求學(xué)員能夠從中總結(jié)出重點(diǎn)內(nèi)容，只有處理好全面與重點(diǎn)的關(guān)系，才能高效率地學(xué)好這門課程，達(dá)到事半功倍的效果。
2、處理好理解與記憶的關(guān)系會計(jì)課程主要教給學(xué)員能夠獨(dú)立完成會計(jì)實(shí)際工作的方法，以注重實(shí)踐為特點(diǎn)，因此死記硬背的學(xué)習(xí)方法是不能很好地完成學(xué)習(xí)任務(wù)的，要求學(xué)員能夠處理好理解與記憶的關(guān)系，即在理解的基礎(chǔ)上加強(qiáng)記憶。
3、處理好自學(xué)與面授的關(guān)系由于面授時間有限，所以要求學(xué)員充分利用教材、錄像、課件、網(wǎng)上資源等多種媒體進(jìn)行自學(xué)，處理好自學(xué)與面授之間的互補(bǔ)關(guān)系，達(dá)到最佳的學(xué)習(xí)效果。
一、會計(jì)憑證的傳遞
會計(jì)憑證的傳遞是指從會計(jì)憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
會計(jì)憑證的傳遞，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約時間，減少傳遞的工作量。
單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。 會計(jì)憑證的傳遞一般包括傳遞程序和傳遞時間兩個方面。
在制定合理的憑證傳遞程序和時間時，通?？紤]以下幾點(diǎn)：
1.要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況、以及管理上的要求等，具體規(guī)定各種憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序。
2.要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理業(yè)務(wù)的必要手續(xù)時間，確定憑證的傳遞時間。
3.要通過調(diào)查研究和協(xié)商來制訂會計(jì)憑證的傳遞程序和傳遞時間。
二、會計(jì)憑證的保管
會計(jì)憑證的保管是指會計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
任何單位在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須將會計(jì)憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會計(jì)檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便于日后隨時查閱。
其主要要求有：
1.會計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面簽章。會計(jì)憑證封面的一般格式見表6—15。
表6—15
3.會計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時，經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
對各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。
每年裝訂成冊的會計(jì)憑證，在年度終了時可暫由單位會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。
5.嚴(yán)格遵守會計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【例16】(單)會計(jì)憑證經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他單位可以( )。
A.外借
B.抽換 (加貼封條，就是為了防止抽換)
C.復(fù)制
D.銷毀(期滿前不能任意銷毀)
[答案]C
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
《基礎(chǔ)會計(jì)》是會計(jì)學(xué)科體系的重要組成部分，也是會計(jì)的入門課程。要學(xué)習(xí)會計(jì)學(xué)科，首先要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)會計(jì)。作為會計(jì)專業(yè)的學(xué)員，以后還將繼續(xù)學(xué)習(xí)中級財(cái)務(wù)會計(jì)、成本會計(jì)、管理會計(jì)、財(cái)務(wù)管理等一些深層次的會計(jì)課程，熟練掌握基礎(chǔ)會計(jì)的理論、方法，為以后學(xué)習(xí)其他會計(jì)課程打好基礎(chǔ)是非常重要的。作為非會計(jì)專業(yè)的學(xué)員，本課程是了解會計(jì)基本理論和基本方法的途徑，有助于完善學(xué)生的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大學(xué)生的知識面。掌握科學(xué)的學(xué)習(xí)方法是學(xué)好這門課程的關(guān)鍵所在： 會計(jì)從業(yè)論壇
一、掌握三個基本
1、掌握會計(jì)的基本概念、基本理論本課程作為一門專業(yè)基礎(chǔ)課，有關(guān)的概念、理論很多，對于這些概念一定要準(zhǔn)確地理解其含義，對于相關(guān)理論不僅要掌握其內(nèi)容，還有能夠靈活運(yùn)用。
2、掌握會計(jì)的基本方法基礎(chǔ)會計(jì)將教會我們?nèi)绾螌唧w的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算的方法，如：設(shè)置會計(jì)科目與帳戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、資產(chǎn)計(jì)算、負(fù)債計(jì)算、所有者權(quán)益計(jì)算、成本計(jì)算、利潤計(jì)算、財(cái)產(chǎn)清查、編制會計(jì)報(bào)表等等。對于這些核算方法，要求大家熟練掌握。
3、掌握會計(jì)的基本技能本課程的實(shí)踐性較強(qiáng)，要求學(xué)員認(rèn)真完成實(shí)務(wù)操作作業(yè)，并多向教師及財(cái)會人員請教，對憑證、賬簿、報(bào)表等增加一些感性認(rèn)識，做到能運(yùn)用所學(xué)理論、方法獨(dú)立完成一系列的會計(jì)工作。
二、注意三個聯(lián)系
1、注意各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系在一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中會發(fā)生許多筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，許多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間是有聯(lián)系的，例如：“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。 業(yè)務(wù)二 用銀行存款支付10000元的貨款。”會計(jì)人員要注意到兩筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的連貫關(guān)系。
2、注意各賬戶之間的聯(lián)系為了更方便地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在會計(jì)中設(shè)置了許多獨(dú)立的賬戶，如：原材料賬戶、現(xiàn)金賬戶、銀行存款賬戶、應(yīng)付賬款賬戶等等，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響到兩個或兩個以上賬戶的數(shù)量變化，如：“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。”會使物資采購賬戶增加10000元，應(yīng)付賬款賬戶增加10000元。所以在學(xué)習(xí)中要注意各賬戶的相互聯(lián)系，會判斷一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響哪些賬戶的增減變化。
3、注意會計(jì)核算方法之間的聯(lián)系前面介紹的設(shè)置會計(jì)科目與賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、 登記賬簿、資產(chǎn)計(jì)算、負(fù)債計(jì)算、所有者權(quán)益計(jì)算、成本計(jì)算、利潤計(jì)算、財(cái)產(chǎn)清查、編制會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算方法之間有著內(nèi)在的聯(lián)系，在學(xué)習(xí)中要注意這種聯(lián)系，掌握好各種核算方法的使用順序，如：一定要最后編制報(bào)表，因?yàn)榫幹茍?bào)表要使用前面核算方法得出的數(shù)據(jù)。
三、處理三個關(guān)系
1、處理好全面與重點(diǎn)的關(guān)系基礎(chǔ)會計(jì)講授的都是一些最基本的理論、方法，在要求大家全面掌握的同時，還要求學(xué)員能夠從中總結(jié)出重點(diǎn)內(nèi)容，只有處理好全面與重點(diǎn)的關(guān)系，才能高效率地學(xué)好這門課程，達(dá)到事半功倍的效果。
2、處理好理解與記憶的關(guān)系會計(jì)課程主要教給學(xué)員能夠獨(dú)立完成會計(jì)實(shí)際工作的方法，以注重實(shí)踐為特點(diǎn)，因此死記硬背的學(xué)習(xí)方法是不能很好地完成學(xué)習(xí)任務(wù)的，要求學(xué)員能夠處理好理解與記憶的關(guān)系，即在理解的基礎(chǔ)上加強(qiáng)記憶。
3、處理好自學(xué)與面授的關(guān)系由于面授時間有限，所以要求學(xué)員充分利用教材、錄像、課件、網(wǎng)上資源等多種媒體進(jìn)行自學(xué)，處理好自學(xué)與面授之間的互補(bǔ)關(guān)系，達(dá)到最佳的學(xué)習(xí)效果。