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三、正確使用文種
能否正確選用文種，事關黨政機關公文的嚴肅性和權威性問題。應正確認識文種在公文中的重要地位、作用，掌握文種的含義、適用范圍、基本屬性和特征，以及各文種之間的相互關系，嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》中的規(guī)定和要求正確選用文種。否則，可能會錯誤使用公文，或者給收文機關的公文處理工作帶來很多麻煩與不便。
(一)依據法規(guī)的規(guī)定和要求正確選用文種
《黨政機關公文處理工作條例》是法規(guī)性文件，對各級黨政機關公文處理工作具有很強的指導性和普遍約束力。起草公文時不得隨意使用《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種(如方案、計劃、要點、總結、綱要、建議、答復等)。
(二)依據發(fā)文機關的職能權限正確選用文種
從《黨政機關公文處理工作條例》所列的15個文種的適用范圍可以看出，選用何種文種行文是有條件的，要與發(fā)文機關的地位和職能權限相符，切不可亂用，不可超越職權。例如，公告雖屬于告知性的名稱，但這個“公”字包含代表黨和國家的意思，也就是只有黨和國家才有資格使用它，而目前那些令人眼花繚亂的“招生公告”、“招干公告”、“征訂公告”、“開業(yè)公告”等，它們的作者或發(fā)文單位(如報社、雜志社、出版社、商店、學校等)無權代表國家，不能隨便亂用“公告”。
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