最新檔案行政管理工作論文范文(15篇)

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    檔案行政管理工作論文篇一
    檔案管理工作是檔案館日常工作中一項重要的工作,檔案中不僅包含檔案館人員管理制度,更包括人才管理、經濟活動等重要內容,良好的檔案管理工作有助于單位的發(fā)展和進步,由此可見檔案管理工作的重要性,但由于人們傳統(tǒng)意識上存在偏差,造成檔案管理工作相對不規(guī)范,存在檔案丟失、存放不規(guī)范等問題,影響了管理工作的實用性,制約著單位的發(fā)展與進步,因此檔案管理工作人員和相關領導應該加強對檔案管理工作的重視。
    檔案承載著一個單位發(fā)展過程中的全部內容,是一個單位歷史的記錄與見證,專業(yè)人員在時代不斷發(fā)展的同時借鑒檔案內容,能夠有效做好業(yè)務工作。為了使檔案能夠在關鍵時刻派上用場,使單位領導能夠及時發(fā)現(xiàn)發(fā)展過程中存在的不足,在單位的管理工作中就要加強對檔案管理工作的重視,保證檔案的完整性和真實性,從而為單位發(fā)展提供更有利的證據。合理利用檔案能夠使單位在發(fā)展過程中及時發(fā)現(xiàn)自身存在的問題,包括人才管理、成本管理、活動管理等方面存在的問題,使單位能夠在發(fā)現(xiàn)問題時,提出有效的解決辦法。隨著社會的不斷發(fā)展,人們對檔案管理工作也有了新的認識和更高的要求,為了做好檔案管理工作,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化,工作人員首先就應該意識到檔案管理工作的重要性,明確掌握檔案管理工作不僅是自身的本質工作,更是促進發(fā)展和進步的重要保證。
    二、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化策略。
    在上文的分析中,明確檔案管理工作的重要地位,為了使檔案管理工作更適應發(fā)展狀態(tài),在新形勢下實現(xiàn)規(guī)范化管理,下面提出三點檔案管理工作策略。
    (一)完善檔案管理工作規(guī)章制度。隨著社會的快速發(fā)展,人們逐漸意識到檔案管理工作的重要性,為了使其滿足社會的要求,檔案管理部門首先應該完善檔案管理工作規(guī)章制度,保證檔案管理工作有章可循有法可依。在制定檔案管理工作規(guī)章制度時,檔案館應該聯(lián)系到自身檔案管理現(xiàn)狀和自身檔案的重要內容,由于在發(fā)展過程中,檔案內容相對繁多且復雜,涉及到的既有人員管理方面內容,也有經濟活動內容,還有一些與其他單位的活動內容,增加了管理難度,因此,應該根據自身發(fā)展現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢制定檔案管理工作規(guī)章制度,使其盡可能地滿足社會形勢。檔案管理工作規(guī)章制度需要包含以下幾方面內容:1.根據檔案內容實現(xiàn)檔案管理工作人員的分配;2.檔案管理工作的主要內容;3.對檔案管理工作的要求;4.對檔案管理工作者的獎懲制度;5.對檔案管理相關設施的管理辦法。
    (二)實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。隨著社會的發(fā)展與科技水平的提高,現(xiàn)階段很多行業(yè)和工作都實現(xiàn)了信息化,為了保證檔案管理工作能夠適應時代發(fā)展,提高檔案管理工作效率,就要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化,在檔案管理工作過程中,要積極引入一些檔案管理軟件,通過管理人員的使用,找出最適合單位使用的管理軟件。在以往的檔案管理工作中,通常是由人工進行記錄工作,管理人員利用紙、筆等實現(xiàn)檔案的記錄工作,紙質記錄不僅容易丟失,而且時間較長的記錄會發(fā)生模糊看不清等問題,影響檔案管理工作的有效性。實現(xiàn)檔案管理的信息化,不僅能夠減少管理工作中人為處理檔案的工作,使計算機發(fā)揮出更大的優(yōu)勢,提高工作效率,還能夠更加清晰地做好檔案管理記錄工作,當單位需要哪年哪類檔案時,可以通過查找信息管理軟件快速地找到檔案存儲位置,這樣檔案管理工作者就能夠將更多的時間花費在檔案收集與處理工作上,保證檔案管理的全面性。
    (三)提高檔案管理工作人員管理能力。工作人員是檔案管理過程中最重要的一項組成部分,只有提高檔案管理工作人員的管理能力,才能不斷規(guī)范其工作方法,做好管理工作,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。要提高檔案管理人員的管理能力,就要重點做好以下幾方面工作:一是為管理工作者提供更多的培訓機會,檔案館可以通過邀請專業(yè)檔案管理人員為本單位人員進行培訓,使其掌握到更加規(guī)范的管理技巧,同時不同單位之間還可以開展檔案管理工作交流會,使工作人員能夠在交流會中更好地溝通工作方法,找到解決自身在工作中存在問題的辦法,保證管理工作的規(guī)范化。二是檔案館要明確對檔案管理人員的管理機制和方法,同時加強對檔案管理人員工作的監(jiān)督,使檔案管理人員能夠在制度的約束下,規(guī)范自身的工作方法和流程,在新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。
    三、總結。
    總而言之,檔案管理工作的規(guī)范化十分重要,隨著社會發(fā)展狀態(tài)的變化,人們對檔案管理工作的主觀看法和檔案管理工作的要求都發(fā)生了改變,在此基礎上,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化不僅能夠提升管理者自身的管理水平,保證檔案的真實性與完整性,更能夠提高檔案的利用率,當需要檔案時,能夠及時找出所需檔案,為企事業(yè)單位人員管理、經濟活動管理工作提供借鑒,為檔案管理工作開創(chuàng)一個新局面,為社會進步與發(fā)展作出貢獻。
    【參考文獻】。
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    [2]顧雅麗.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[j].經營管理者.2015(07).
    [3]黃喆.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[j].經濟與社會發(fā)展研究.2014(07).
    檔案行政管理工作論文篇二
    隨著知識經濟的提出和社會現(xiàn)代化的推進,現(xiàn)代信息技術、網絡技術的廣泛應用,我國的高校教育事業(yè)發(fā)生了很大的變化,作為傳統(tǒng)文獻領域的高校檔案工作,面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。在新時期檔案工作者要抓住機遇,迎接挑戰(zhàn),與時俱進,開拓創(chuàng)新,提高高校檔案管理水平,促進高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,確立檔案工作在高校不可替代的地位。
    一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創(chuàng)新的必然性。
    檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發(fā)利用價值。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術人才的搖籃,在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來,才能體現(xiàn)它們應有的價值。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案,有的放矢地開發(fā)檔案信息資源,以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而,目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數(shù)珍貴的檔案資料處于養(yǎng)在深閨人未識的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價值在于被利用,這需要通過人的勞動,通過一定的科學的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此,高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托,實現(xiàn)檔案管理服務模式的創(chuàng)新,從社會需要、學校需要的角度出發(fā),以學校內外的利用者為服務對象,以庫藏檔案信息為服務內容,以多種服務方式為手段,為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間,實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
    (一)模式創(chuàng)新。
    目前,高校檔案館(室)雖屬機關部門,但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結構,其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化,應當改變檔案管理工作的地位和作用,將檔案館從校辦或其他部門分離出來,獨立起來,升格為直屬單位,變成檔案管理的職能部門,由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策,將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。進而注重學校的未來方向,把握前瞻性的特點,在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新,這樣才能使檔案機構高效、安全、到位,才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越,呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
    (二)思路創(chuàng)新。
    1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想,更新觀念,改變過去盲目追求小而全、大而全,以藏為主,重藏輕用,被動服務,各自攻破,封閉自導的狀態(tài),本著以人為本,服務至上的服務理念,把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向,以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理,開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。
    2、管理內容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源,但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求,必須調整,充實館藏內容,提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源,并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,及時、準確、高效地為用戶提供服務。
    3、管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定,如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發(fā)展,檔案管理主要應看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理,要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。
    檔案行政管理工作論文篇三
    摘要:
    衛(wèi)生事業(yè)是關系國家民生大計的基礎事業(yè),開展衛(wèi)生監(jiān)督體制改革是當前深化改革開放的重要內容之一,其中加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作又是關鍵所在。本文首先闡述了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的概念內涵,并就當前國內衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作所存問題進行了分析,同時探討了具體的對應改善建議,旨在為相關工作提供一定的參考指導。
    關鍵詞:
    檔案行政管理工作論文篇四
    一、檔案行政管理職能沿革。
    在計劃經濟時期,檔案行政管理應用的主要手段就是指令性的業(yè)務指導,檔案行政管理職能主要依靠行政命令得到落實。
    因此必須認識到在計劃經濟時期,指令性的業(yè)務指導模式有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
    在計劃經濟時期,雖然人們也將其叫做業(yè)務指導,但這種指導具有一定的強制特點,所以,在一定意義上可以這樣說,它就是法,就是命令,下級部門一定要遵從與執(zhí)行,開展檔案工作與業(yè)務建設就是在行政命令的狀態(tài)下實行的,屬于強制執(zhí)行。
    這一現(xiàn)象并不只是表現(xiàn)在檔案行政管理部門當中,而是計劃經濟時期所有行政機關都有的行政特點。
    檔案行政管理工作論文篇五
    (一)符合當前現(xiàn)狀的要求。伴隨著現(xiàn)代社會經濟的快速發(fā)展,人口的增長速度也是非??斓模驗橹袊牡赜蚍植急容^廣,人口的分布就會出現(xiàn)很多不同的省份跨度,這樣就給計劃生育工作的檔案管理加大了很大的難度?,F(xiàn)在很多的農民會走出農村去城里工作,這就出現(xiàn)了農村人口的流出和城市人口的流入,這也給計劃生育工作增加了難度。在農村的計劃生育管理方式上還是比較傳統(tǒng)的手工記載信息,對于管理是很不利的。還有就是手工記載對于檔案的保存也是一個相對不利的,特別容易出現(xiàn)破損或者丟失的情況出現(xiàn)。因為計劃生育檔案的數(shù)量相對來說還是比較多的,所以在保管上需要一定的地方存放,這對于空間也是一個很大的要求。在農村很多檔案存放的地區(qū)是比較潮濕的,這就很容易導致檔案紙質變質,破損,檔案就失去了本質的價值,這樣龐大數(shù)量的堆積,對于日后資料的查找也不是很方便。每個不同的地區(qū)對于檔案管理的要求也是不相同的,每個時間階段對于檔案的管理要求也是不一樣的。
    (二)檔案專業(yè)化的要求。想要提高計劃生育檔案的利用率,就需要引進信息化的管理方式。也就是說在計劃生育檔案管理當中不再使用手工進行記錄的方式,在記錄信息上使用計算機技術,在管理上也使用計算機技術,把檔案的全部信息輸入進計算機的系統(tǒng)里面,讓檔案更加的專業(yè)化,這樣對于檔案管理的工作人員來說也減輕了很多的負擔。計算機技術在檔案管理中的運用,對于檔案的質量有很大的提高。相比于之前的手工記錄,計算機的辦事效率就越高。
    (一)統(tǒng)一進行信息化管理。計劃生育檔案使用計算機技術進行管理,這是一個必要的趨勢,讓檔案管理進入數(shù)字化的時代,計算機代替紙質版的管理和記錄方式。檔案的管理必須進行統(tǒng)一的管理當中,這樣才能提高檔案的利用率。在中國眾多的人口數(shù)量下,如果只是依靠紙質版進行檔案的管理和記錄,那檔案就相當于一個形式化,但是檔案對于國家和社會以及個人的意義都是非常重大的,所以一定要做好檔案的管理工作。計算機能夠存儲的信息量是非常大的,也不會出現(xiàn)檔案的發(fā)霉破損的情況出現(xiàn),所以是比較妥善的保管方式,保管的時間也比較長。我國的計劃生育檔案管理必須進入一個統(tǒng)一化的管理模式。
    (二)完善管理機制。要想在計劃生育檔案信息化的管理下,就必須要完善相應的管理機制,把責任落實到每一個人的頭上,這樣才能保證檔案的管理更加的完善。對于檔案的管理應該是有一個比較完整的流程的,從前期的調查,記錄,再到核實,再到管理,必須要嚴格的按照流程進行,不能跳過任何一個環(huán)節(jié)。對于信息往計算機里面進行輸入的時候一定要準確,不能出現(xiàn)一點的錯誤,還要保證網絡的安全。對于檔案管理的工作人員來說需要有自己的責任感,肩負起自己保管檔案的職責,保證檔案信息的安全。
    (三)提高工作人員素質。當今社會,無論是什么樣的工作崗位都需要高素質的人才,只有這樣工作才能保質保量,對于檔案的管理也是一樣的,在檔案管理的工作人員中,很多的工作人員都不是專業(yè)的,很多人員的素質相對也是比較低的,這對于檔案的管理是一個很大的影響。檔案管理需要高素質的人才,這就需要工作人員在招聘的時候非常的謹慎,在日后的工作當中還要進行定期的培訓和考核,保證工作人員的工作態(tài)度和專業(yè)性。在信息技術融入檔案管理當中以后,就需要懂得計算機知識的工作人員,要對計算機檔案管理比較熟悉,如果工作人員不具備計算機技術,那檔案的管理就沒辦法順利的進行。檔案管理也是一項比較繁瑣的工作,需要工作人員有很大的耐心和信心,相信自己可以做好檔案的管理工作。
    (一)法律效力不強。在傳統(tǒng)的手工記錄計劃生育檔案工作中,雖然工作效率比較低,工作量比較大,但是相對來說是具有很強大的真實性和法律效力的。在手工記錄的檔案中,表格的下方都會有簽字一欄,是需要本人和相關的負責人簽上自己的名字的,是非常具有法律效力的,但是在計算機進行檔案管理當中就沒辦法進行親手簽字的這一項,這對于檔案的法律效率是一個很大的影響。計算機進行檔案的管理都是電子版的,很多問題出現(xiàn)的時候人們就會存在疑慮電子檔案到底有沒有相應的法律效力,有多少,能不能作為檔案的存根。這都是計算機檔案管理應該及時解決的問題。
    (二)工作原理需要改進。計算機在檔案管理當中還是比較初級的階段,工作上的很多原理和工作理論都是需要完善和改進的,這樣才能讓計算機技術在檔案管理的工作中運用的更加通暢。
    (一)健全管理體系。從傳統(tǒng)的手工記錄管理到現(xiàn)在的計算機進行管理,這是需要一個適應的過程的,工作人員要熟悉檔案管理的流程,形成一個比較完整的工作流程和體系,這對于提高工作效率和檔案的利用率都是一個很大的提高。檔案的計算機管理其實不是一件很困難的事情,反而是一件比較省人力的事情,只要大家用心就能做好。
    (二)做好保存工作。雖然經常會想到傳統(tǒng)的檔案管理方式會導致檔案發(fā)霉變質,最后就不能使用了,或者時間長了就丟失了,找不到了,其實在計算機管理檔案的過程中也是存在保存的安全隱患的,因為計算機的保管是有一定的期限的,這就需要工作人員進行一定的設定,如果工作人員不懂得這樣操作的話,檔案是比較容易丟失的。還有就是會涉及到網絡的安全問題,因為檔案畢竟是屬于比較隱私的東西,如果出現(xiàn)網絡安全,很有可能檔案就會被盜走,這對于任何人來說都是一種損失。
    中國一直在不斷地進步,在計劃生育檔案工作中也充分的體現(xiàn)了。從傳統(tǒng)的手工記載到現(xiàn)在的計算機進行管理,這也是一個必然的趨勢。雖然計算機管理檔案可以提高檔案的利用率,提高工作人員的工作效率,但是在計算機進行檔案管理的過程中還是存在一些問題的,畢竟計算機運用在檔案管理當中的時間還是比較短的,在這樣的情況下,國家應該不斷地完善相應的法律法規(guī),對于檔案管理工作進行具體劃分。
    醫(yī)院檔案規(guī)范化管理思考論文。
    檔案行政管理工作論文篇六
    我國經濟社會的持續(xù)發(fā)展,為國民營造了更高質量的生活環(huán)境,人們的生活水平日益增高。隨著人們對健康的關注度提高,衛(wèi)生事業(yè)成為了當前的社會熱點。開展衛(wèi)生監(jiān)督體制改革成為了當前深化改革開放的重要內容之一,其中加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作又是關鍵所在。我國對檔案管理的重視程度正在持續(xù)加深,如今已經取得了階段性成果,但是仍然因復雜因素的影響導致不少問題存在。因此,積極開展衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作研究,查找出問題后積極施策改善,是十分必要的。
    1、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的概念內涵。
    衛(wèi)生監(jiān)督檔案,是由國家衛(wèi)生監(jiān)督機構為主體,在實施具體活動過程中所產生各種檔案資料,這些資料可在未來某一時期的衛(wèi)生疾病控制研究等活動中發(fā)揮出積極的參考作用。衛(wèi)生監(jiān)督檔案同其他功能性檔案相比,除了具備一般性檔案的共有特性外,還具有周期長、波及面廣、不可復得等特點。正是考慮到衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理所涉及的內容復雜繁多,各種程序或流程復雜多變,才需要及時對檔案進行整理和保存,以確保其他各項工作的順利開展。
    對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理而言,屬于衛(wèi)生監(jiān)督工作體系中的重要內容。其典型作用和意義體現(xiàn)在幾方面:一是通過衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理,可對一切衛(wèi)生監(jiān)督活動實行有效記錄,各種原始數(shù)據的`存在更有利于監(jiān)督工作的推行,參考價值巨大。二是衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理可以客觀地反映衛(wèi)生監(jiān)督管理中個體或群體的合法權益,促進衛(wèi)生監(jiān)督工作的公正客觀開展。三是衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的高效性得益于衛(wèi)生監(jiān)督工作的質量,而且檔案管理工作也可以對衛(wèi)生監(jiān)督工作形成良性反饋,保障后者工作的有序性。
    2.1相關從業(yè)人員的專業(yè)素質較低。
    在國內,有很多從事衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的工作人員并沒有與工作崗位相符的專業(yè)檔案管理理論知識。不少地區(qū)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作缺乏科學系統(tǒng)性,從業(yè)人員的素質表現(xiàn)較差,如檔案管理崗位人員無高度負責的責任意識、無精益求精的工作態(tài)度、無系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識體系;對各種衛(wèi)生監(jiān)督檔案的價值判斷失準、對檔案管理毫無嚴謹性與細致性;面對現(xiàn)代電子化辦公方式,不會靈活應用計算機操作,不會對簡單的檔案管理問題進行及時解決等等,導致大量的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作無法收到實效。
    2.2內部檔案的系統(tǒng)化建設程度不高。
    由于容易受各種復雜因素的影響,衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理總是困難與阻礙不小。通常,圍繞一項事務所開展的檔案管理工作,要具體從最初的擬定計劃到后期的總結完工等不同環(huán)節(jié)進行深度處理,處理講求系統(tǒng)化,然而實踐工作中的系統(tǒng)化建設程度依然不足。表現(xiàn)在幾方面:一是檔案管理的重要性得不到有效認識,檔案資料文件的形成存在滯后性;二是材料咨詢等信息收集不集中,部分文件分散獨立,導致歸檔不及時不到位;三是行業(yè)內的人員存在較高流動性,一些檔案工作無法有效交接,導致大量材料的存放失去完整性或系統(tǒng)性,限制了衛(wèi)生監(jiān)督行動的科學可持續(xù)。
    由于缺乏更具強制性的管理制度,衛(wèi)生監(jiān)督檔案的部分材料歸檔或文件整理過程通常較為混亂,直接導致后期檔案的不完整性。當然,也有一些工作人員無視現(xiàn)有制度約束,對于成文的操作規(guī)定也總是一知半解,查閱檔案信息時不按規(guī)定查閱,借閱檔案時不遵守登記制度,返還檔案的時間也不守約,破損丟失的情況頻頻發(fā)生,嚴重影響到后續(xù)檔案的維護保養(yǎng)與再次使用。若不能有效健全管理制度,衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展之路還是充滿了荊棘與陷阱。
    2.4檔案管理的信息化水平待提高。
    時代的發(fā)展讓更多的網絡信息化手段融入到了更多的行業(yè)領域中。如今,不少基層衛(wèi)生監(jiān)督機構尚未普及檔案管理的信息化,以手工方式整理檔案既費力又費時。大量的手工作業(yè)不但整體效率低下,且很難讓用戶在信息查閱等環(huán)節(jié)中感受到方便性。隨著更多衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理需求的增多,不會開發(fā)檔案管理的信息化,就只能被動承受各種不利影響。
    3.1積極加大培養(yǎng),提高人員素質。
    管理工作的核心和基礎在于人,衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理也必然受人的影響最大。對此,相關機構應該重視加強對專業(yè)管理人員的培訓。首先嚴格要求所有管理人員務必遵章守紀,端正態(tài)度,改進作業(yè),堅定信念,增強為民服務宗旨意識,鞏固和提升政治素養(yǎng)。其次,強化構建專業(yè)人員的科學培養(yǎng)機制,對在崗人員進行業(yè)務技能繼續(xù)教育,不斷提升專業(yè)素質。對新入職人員進行崗前專項培訓,加強考核,督促人員積極更新信息,奠定扎實管理基礎。
    3.2落實統(tǒng)籌管理,改善系統(tǒng)化程度。
    新形勢下,衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理要摒棄舊思想,推行新理念,以滿足現(xiàn)實人們的需要。首先,在相關管理工作的軟硬件設施投入方面要加大力度,科學部署,統(tǒng)籌落實,嚴格保障檔案管理的物質基礎到位。其次,應有意識提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案的整理歸檔,各人員應收集不同時期的系列檔案資料,要加強類型編排實現(xiàn)統(tǒng)一歸檔,確保資料完整性。第三,要對檔案管理領導提出高要求,對檔案管理保持高度重視,以身作則,細化職責,嚴肅監(jiān)督,對各項業(yè)務服務水準進行抽查考核。
    3.3完善管理機制,提升檔案管理效率。
    各管理單位或部門應進一步建立完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度,明確在檔案收集、整理、歸檔、分類、保存、保密等環(huán)節(jié)的制度建設,要不斷研究檔案管理的科學規(guī)范化。各負責人與領導部門要層層把關,強化管理環(huán)節(jié)的審核確認,主動挖掘和排查各種問題,適時展開研究處理,不斷降低和消除檔案管理工作疏漏,加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的高質量高效率。
    3.4引入信息化技術,增強信息共享。
    管理的信息化是現(xiàn)代社會的發(fā)展必然趨勢,也是合理要求。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的工作也應不斷引入信息化技術,積極適應現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展要求。積極整合各項資源,開展檔案管理的智能信息化研究,使得原有的紙質、人工處理方式全部轉變?yōu)閿?shù)字化、網絡化處理。各單位機構應組建數(shù)據資料庫,對于不同時期、不同事務的檔案形成數(shù)據流的長期存儲,用戶通過關鍵詞搜索查閱等功能可實現(xiàn)檔案信息共享。
    4、結束語。
    衛(wèi)生監(jiān)督檔案應是衛(wèi)生監(jiān)督機構開展日?;顒拥母黜椯Y料的匯集,能夠對機構業(yè)務活動提供重要的幫助。針對各種問題,相關機構應積極加大培養(yǎng),提高人員素質、落實統(tǒng)籌管理,改善系統(tǒng)化程度、完善管理機制,提升檔案管理效率、引入信息化技術,增強信息共享等,來加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理。
    參考文獻。
    檔案行政管理工作論文篇七
    (湖南農業(yè)大學東方科技學院,湖南長沙410128)。
    摘要:檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學特色,常??梢詮臋n案中反映出來。本文認為,做好高校檔案管理工作,領導重視是前提,健全制度是關鍵,牢固服務是根本。
    高校檔案是高校廣大教職員工從事教育活動、教學管理、科研情況及學生學習等活動的真實憑證,并具有保存或參考價值的檔案資料,它能很好的反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況,在高校工作中起著承前啟后的作用。分析利用高校檔案,能有效地幫助提高教育管理和教學水平。做好高校檔案的管理工作,對教育、教學、教研活動有著十分重要的作用和影響。
    高校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體,因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下,努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍,努力與德育教育各類活動相結合,成為校園文化建設的重要基地,最大范圍反映學校的文化風貌和歷史面貌。學校領導要站在校園文化的角度,倡導全校教職員工認識學校檔案管理工作的重要地位和作用,并把檔案管理工作納入學校發(fā)展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。
    一段時間以來,很多高校對于檔案管理工作不夠重視,在人、財、物的投入上沒有把檔案工作擺在應有的重要地位,導致了檔案管理工作無人重視,嚴重影響了檔案工作人員的工作積極性,也一定程度上影響了工作質量和效果。要真正做好檔案管理工作,領導重視是前提。只要領導重視了,重心明確了,以后的工作才好有條不紊的進行。
    一是要明確檔案管理機構的雙重職能。目前檔案工作在高校的地位還沒有達到應有的高度,有的甚至還停留在“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的地步。在學校機構改革中,不少檔案管理機構的`地位又被削弱,只看到其服務功能,而忽視了其行政協(xié)調、監(jiān)督指導的職能。要把檔案工作作為高校內部行政管理的重要部門,因為法律要求其“對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導”,同時還要“負責保管本機關的檔案”。所以高校檔案機構具有雙重性,作為職能部門,它負有“監(jiān)督和指導”的職能。作為業(yè)務部門,它具有“保管”的職責。因此,我們要強調高校檔案管理機構的雙重職能。
    二是要建立健全檔案管理機構和管理網絡。成立以學校領導為組長、相關負責同志參與的檔案工作領導小組,配備一定數(shù)量的專職檔案員和兼職檔案員。要采取切實措施,建立一支有較好的政治、業(yè)務素質的檔案干部隊伍,并保持相對穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)技術人員,與教學、科研、圖書管理人員同等對待。要按有關規(guī)定,認真做好專業(yè)技術職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調動。檔案部門的經費,應列入學校預算,統(tǒng)籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備,從學校經費中給予支持。硬件建設是提高檔案水平的保障,同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案管理機構,添購檔案管理設施設備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
    三是要建立完善的檔案管理工作制度。完善的檔案管理工作制度,是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。制訂《檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度,促使全校教職員工都來重視檔案工作,認真研究落實本部門的檔案工作任務,使高校檔案工作保質保量限期完成。依法管理檔案工作,加大宣傳力度,增強社會檔案意識和檔案法制觀念,打好依法管理檔案工作的群眾和社會基層。
    一是要強化服務理念。高校檔案管理工作的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發(fā)展和進步。首先,要強化服務功能,創(chuàng)新服務機制。使得高校檔案工作更好地為領導決策服務,為教學科研服務,為各類咨詢查證服務。其次,提高管理素質,拓寬服務渠道。要轉變思想觀念,與時俱進,充分認識新形勢對檔案工作的新要求,積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法,主動樹立服務意識,主動開發(fā)服務功能。
    二是要加強素質建設。檔案工作者在做到政治素質高、具備強烈的事業(yè)心和責任感的同時,還必須適應新形勢的需要,樹立創(chuàng)新意識,培養(yǎng)創(chuàng)新能力,加強創(chuàng)新學習,全面掌握檔案專業(yè)知識和一定的現(xiàn)代化管理知識,培養(yǎng)信息技術開發(fā)應用能力,不斷提高業(yè)務水平,實現(xiàn)檔案工作專業(yè)化管理。一方面積極參加檔案業(yè)務培訓,更新檔案專業(yè)知識理論,另一方面建立檔案工作網絡,選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔任高校專職檔案管理員,運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備,提高管理水平,使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學校教學、科研和其他工作服務。協(xié)調好與公文處理部門的關系,從管理制度化、規(guī)范化和標準化來加強公文處理的統(tǒng)一性;確保歸檔文件的齊全完整。檔案來源于學校各職能部門的職能活動,從文件產生到歸檔要經歷一段時間,經過許多環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)都會影響文件材料的質量,影響文件材料的齊全性、完整性和準確性,如歸檔學生學籍的管理,教師和教職員工的人事檔案。檔案工作人員必須與各職能部門及時溝通,確保歸檔文件的齊全完整。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻。
    三是要掌握先進技術。要加快高校檔案信息化建設實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化,通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸,實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。選用適合本校檔案管理工作的管理軟件,實現(xiàn)檔案信息化。在此基礎上,建立檔案信息查詢系統(tǒng),對相關管理部門和個人設置訪問權限,利用網絡平臺了解相關檔案信息,在一定范圍內實現(xiàn)檔案信息公開。這樣不僅可以使檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來,而且可以更快捷、更準確地為教育、教學及科研、人事工作提供全方位的優(yōu)質服務。
    總之,學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,主動提供檔案利用服務,做到檔案管理工作管理方法科學化,管理手段高效化,檔案工作標準化,建立檔案管理工作長效機制,使檔案價值得以充分體現(xiàn),推進教育事業(yè)的發(fā)展。
    參考文獻。
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    [3]朱繼榮,對高校學生檔案管理的思考[j].山西廣播電視大學學報,,(6).
    檔案行政管理工作論文篇八
    合理的開展檔案管理工作會同樣會對在校學生的個人發(fā)展產生重要影響,對學校前輩所取得的成績和研究成果進行適當?shù)男麄骺梢詾樵谛W生樹立正確的學習榜樣和努力的具體方向。宣傳時所需的資料主要自于學校的科學化檔案管理工作,在教育過程中可以對學生的個人資料進行甄選,將具有代表性的資料進行歸檔處理。學??梢詫?yōu)秀學生的個人學習方法、心得和所取得的成果做成宣傳資料,將其錄入學校的網站或是張貼到學校的閱覽室之中,方便在校學生學習和了解并及時對自己的學習方法進行糾正。合理的開展檔案管理工作可以為在校生的個人發(fā)展提供更多的參考資料。
    檔案管理工作可以為學校的各個職能部門所需的'參考資料,這些參考資料對于學校的整體管理和教育水平的提升具有深遠影響,同時也從側面反映了學校辦學水平的高低。衡量學校辦學能力的好壞不應僅限于學生升學率和學生獲獎率等指標之上,更應充分考慮學校的教學資料及檔案的管理工作水平。學校的教學資料包含了教師的教學計劃、大綱和主要授課內容同時也記錄了教師對于個人教學工作的總結和教學工作中遇到的問題的思考,這些資料對于青年教師的培養(yǎng)具有重要作用,只要合理的運用好這些資料才能快速的提升學校的整體教學質量和辦學水平,而運用好這些資料的前提則是對教學資料進行合理的管理與歸檔。資料檔案的妥善管理會極大的方便教師的查閱和篩選,使其能及時的糾正教學思路中的不足。
    目前,我國學校檔案管理工作暴露出了一系列的問題。這些問題涉檔案管理思想、方式、硬件設施和人員專業(yè)素質等多個方面,這些不足之處使得學校的檔案管理工作舉步維艱,極大的限制了學校檔案管理工作的發(fā)展。
    (一)檔案管理思想淡泊。
    現(xiàn)階段檔案管理工作開展較好的學校主要集中在城市,縣城及農村學校的檔案管理意識較差,偏遠山村則基本沒有檔案管理的意識。有的學校僅將檔案管理工作看作是對學校教學資料的回收與處理,忽視了對教學資料的分類,也不能夠挖掘出檔案資料中對于未來教學工作具有指導意義的精華部分,使得檔案管理工作形同虛設。通過分析可以發(fā)現(xiàn),檔案管理工作開展不到位的地區(qū)主要是一些經濟發(fā)展較差的區(qū)域,這些地區(qū)的學校將人力、物力都放在教學之上,著眼于學生升學率的提升,忽視了檔案管理工作在提升教學水平方面所起的重要作用。這種重師資而輕管理的思想在一定程度上阻礙了教學水平的提升,不利于優(yōu)秀教學思路的教學方法的共享。
    (二)檔案管理方式及硬件措施落后。
    我國大部分學校目前采用的檔案管理方式仍為單一的紙質檔案管理方式,這種檔案管理方式較落后且不便于檔案的分類處理和后期檔案的查找,并且紙質檔案不利于長期保存。與此同時,檔案管理的硬件措施也不夠完善,如紙質文檔管理時的防潮、防火措施不夠到位;電子檔案管理時計算機的硬件水平較差等。這些不足都限制了檔案管理工作水平和工作質量的提升。
    (三)檔案管理人員專業(yè)素質欠缺。
    受檔案管理思想淡泊的影響,很多學校不愿意花費較高的薪酬去聘請專業(yè)的檔案管理人員,檔案的管理工作則主要依靠于學校各個學科的老師,而學校最終僅起到一個資料匯總的作用。這種檔案管理方式使得不同種類和學科的檔案編寫及歸類處理方式五花八門,因為教學資料的歸檔處理主要依靠各個學科和部門的老師且在編寫資料的時候沒有明確、統(tǒng)一的標準,所以最后上交到學校的歸檔資料必然千差萬別。這種檔案管理模式不僅浪費了教師教學時間,而且為不同類別檔案資料之間的分享與傳閱帶來困難。
    針對于現(xiàn)階段檔案管理工作所面對的問題,其解決方法應主要涉及兩個方面,既提升檔案管理工作的意識和改變檔案管理工作模式。首先,學校領導應及時認識到檔案管理工作在學校發(fā)展和教學水平提升方面所起的主要作用,積極促進學校檔案管理工作的開展。學校應建立專業(yè)、健全的檔案管理工作團隊,明確檔案管理工作各個職能部門應承擔的責任,使得檔案管理工作向專業(yè)化發(fā)展。其次,學校應完善傳統(tǒng)檔案管理模式中的缺陷,建立電子檔案管理數(shù)據庫。將檔案管理模式由紙質檔案管理模式向電子檔案管理模式轉變,提升檔案管理工作的效率和所管理檔案的后期利用率。推動檔案管理工作的信息化和數(shù)據化進程,使得管理之后的檔案能夠更好的運用于學校的教學及科研工作。
    四、結束語。
    隨著經濟水平及信息化水平的提升,檔案管理工作在學校的整體管理工作中所發(fā)揮的作用將會逐漸突出,檔案管理水平的高低將對學校的教學水平產生直接影響。現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題在一定程度上限制了學校的發(fā)展,而如何科學和合理的管理學校的各種檔案資料將是學校發(fā)展過程中所面臨的一大難題。
    檔案行政管理工作論文篇九
    學校德育管理工作是學校思想政治教育的重要組成部分,也是新時期對學生進行道德、品質、意志、能力等綜合教育的主要載體。它是根據一定的德育教育和培養(yǎng)目標,通過決策、計劃、組織、指導和控制,有效地利用德育的各種要素,以實現(xiàn)育人的學校管理活動。
    1、充分把握新時期學校德育工作特點,是做好學校德育管理工作的前提。
    1.1網絡環(huán)境的變化對學校德育工作提出新的挑戰(zhàn)。
    網絡環(huán)境對學生思想品德的形成具有積極與消極的雙重效應。一方面受網絡的誘惑,學生對與其相適應的新觀念、新行為和新的`個性思維品質起到積極的引導作用;另一方面,由于受網絡的影響,學生的行為規(guī)范、意志品質、個性思維方法以及模仿等方面形成較大的差異,為學校德育管理工作帶來困難與挑戰(zhàn)。
    1.2網絡文化環(huán)境的變化影響學生已有品質的深化與拓展。
    網絡環(huán)境下社會文化是豐富的、多元的、復雜的,而學校的德育管理工作是單純的、制度的、規(guī)范的,二者形成明顯的對比。學生可以模仿網絡中的品質形態(tài),從事學習活動,而這些恰恰與現(xiàn)行的教育形式相對立。因此,如何探求學生道德成長與文化環(huán)境的本質聯(lián)系,成為新時期學校德育管理工作的新課題。
    1.3新時期教育對象的變化對德育工作帶來管理上的影響。
    新時期的學生思想活躍,求新求異,價值取向變化大。具體包括:經濟意識增強,理想觀念趨于現(xiàn)實化,擇業(yè)取向偏重個人經濟利益;思維方式由求同轉向求新求異;思想觀念由接受灌輸轉向獨立思考;集體生活由被動追隨轉向主動參與;審美需求從他擇轉向自擇;獨立意識和獨立行為不一致;生活條件的優(yōu)越導致意志力的脆弱,心理發(fā)展極不成熟,久而久之為學校德育管理工作帶來強有力的xxx。
    1.4新時期社會影響因素在學生品德形成中的作用相對上升,大環(huán)境消極影響增多,學校德育管理工作的可控性明顯減弱網絡時代教育者與被教育者同步接受信息,幾乎沒有提前量,教師對學生接受信息內容和反饋方式難以把握和預測,使教育和指導增加許多困難。
    2、構建新時期學校德育管理網絡,是做好德育管理工作的重要保證。
    2.1構建學校內部德育管理網絡。
    各校均有較完整的校園網絡,學校要利用網絡,發(fā)揮教師的德育作用,寓德育于教學的全過程。既要從各學科特點出發(fā),挖掘教學內容中的內在德育因素,將知識性和思想性結合起來,又要在各教學環(huán)節(jié)中注意點滴培養(yǎng)學生的科學態(tài)度和良好的品格。此外還要結合學科特點,開展生動有趣的活動,使學生的認識、情感、意志和興趣、能力在豐富多彩的活動中得到發(fā)展,使教育活動和各科教育得到有機結合,課內教育得到延伸和升華,從而豐富德育的內容,開辟德育教育的新途徑。
    2.2建立學校外部德育管理網絡。
    要建立社區(qū)德育委員會,它是各行各業(yè)進行德育工作的橫向聯(lián)合網絡,可以發(fā)揮各行各業(yè)在道德教育中的特殊作用,它成員廣、范圍大,增強了社會的可控性。這包括建立文化教育、公檢法德育協(xié)調委員會,聘請文體副校長、法制副校長,成立學校、家庭、社會教育三位一體的德育網絡。學校教育長于言教,家庭教育長于身教,社會教育長于境教,各有不同功能,對于某些特定教育目標可以通過多種途徑共同配合,取長補短,從而取得最佳教育效果。構建德育網絡可以是區(qū)域型、輻射型、聯(lián)辦型,也可以是普法治安網絡、社會學校聯(lián)合體、社會實踐網絡、輿論導向網絡等。
    2.3發(fā)揮學校德育主陣地作用,賦予德育管理工作以新的內涵。
    學校校內德育管理網絡的建立與實施,只是形成學校內部德育管理體系和管理方法,但要真正發(fā)揮學校德育管理的作用,僅僅依靠情感、意志、活動、興趣、認識、說教是無法達到整體教育效果的,要達到德育教育的目的,必須建立科學、有效、合理、立體、精干的德育管理隊伍,充分發(fā)揮團組織、學生會、少先隊的作用,通過一系列的教育活動,架起學校、家庭與社會共同教育的橋梁,建立德育管理一體系的干部、教師、學生隊伍,通過教師教育、家庭說教、行為養(yǎng)成、學生自我管理、活動引導、網絡滲透、電視等媒體深化,使德育管理走向人性化、科學化、自主化、立體化、興趣化的規(guī)范道路。
    2.4優(yōu)化和利用網絡的特有功能,進行德育教育。
    學校要加強校內網絡的管理與監(jiān)控,及時對學生進行網絡識別與比較性教育,使學生牢固樹立正確的思想,積極參加到文明上網活動中去,通過網絡教育,優(yōu)化德育教育管理。
    3、小結。
    總之,學校和教師必須首先實現(xiàn)“內化”,即把思想道德教育納入自己的思想品德整體教育體系之中,使之變?yōu)樽约旱男拍畈⒕哂凶灾餍?,成為支配、控制自己的思想、行為的內在力量;然后在實踐上促使學生“外化”,即在道德信念驅使下,通過合理的行為方式轉化為道德行為,作用于社會生活,使學生真正成為社會主義建設的合格接班人。
    檔案行政管理工作論文篇十
    無錫市疾控中心根據國家、省、市檔案管理要求以及衛(wèi)生部、市衛(wèi)生局有關檔案工作的規(guī)定,結合疾控中心自身業(yè)務特點和工作要求,制定了《檔案管理辦法》。辦法規(guī)定,中心檔案實行集中管理、分級保存,各部門形成的業(yè)務資料,除了應歸檔中心檔案室的資料外,其余資料按部門管理要求和疾控績效評估要求進行整理歸檔,同時納入檔案綜合管理系統(tǒng)。就疾控中心實驗室而言,它包括了理化實驗室,微生物實驗室、臨床檢驗實驗室和樣品受理室四個部分,主要開展疾病和健康相關危害因素的生物、物理、化學因素的檢測,突發(fā)事件的應急處置等工作。多年來,實驗室在樣品受理、檢驗檢測、質量控制等活動中形成了大量的數(shù)據資料,由于疏于系統(tǒng)管理,對資料的查詢和利用帶來很多不便,為了使有價值的原始資料規(guī)范管理并得到有效利用,現(xiàn)根據五星級檔案管理的要求,進行了整理和歸檔。實驗室設立了專用檔案室,采用密集柜統(tǒng)一編號上架,并有通過上崗培訓的兼職人員進行編目整理、錄入、歸檔。實驗室的歸檔資料按照實驗室行政管理和實驗室質量管理進行分類,主要收集整理檢驗檢測過程中形成的原始記錄、質量管理活動過程產生的相關資料以及實驗室兩級管理中形成的資料等,而實驗室專技人員的個人技術檔案、儀器設備運行管理檔案、產品質量檢測報告及原始記錄、科研課題等資料均由實驗室形成后歸中心相應的職能管理部門,并按歸檔要求存中心檔案室。
    二、實驗室資料歸檔的幾個要素。
    (一)原始性。
    原始性是實驗室資料最關鍵的因素,實驗室在檢驗檢測活動中形成的資料主要有樣品收留樣記錄,樣品處理記錄,突發(fā)事件應急檢測原始記錄、實驗室質量控制計劃及實施材料、各類試劑的領用記錄、標準溶液配制稀釋記錄、培養(yǎng)基配制和驗收記錄、實驗室環(huán)境檢測記錄等過程資料;實驗室兩級管理中形成的資料主要有各類計劃、總結、績效考評資料、業(yè)務督導、業(yè)務學習資料、質量監(jiān)督等環(huán)節(jié)管理資料等,這些原始記錄能真實地反映檢驗檢測過程的某個環(huán)節(jié),也體現(xiàn)實驗室質量管理實施情況,對了解某個階段的檢驗檢測情況起著重要的見證作用。
    (二)有效性。
    資料的歸檔原則上按年度進行,年度形成的資料是本年度現(xiàn)行有效的,所有的原始數(shù)據、表格都受到有效質量體系控制,符合實驗過程要求和質量體系管理要求,也是國家實驗室認可、實驗室資質認定的重要依據之一。
    (三)溯源性。
    疾控中心出具的每一份檢測報告都有原始數(shù)據,所用的儀器設備、引用的標準、檢測方法、檢測過程產生的記錄,如標準物質稀釋和配制、培養(yǎng)基和關鍵試劑的驗收、玻璃器具的校準記錄、菌毒株管理過程記錄等都需要具有可溯源性,確保檢測過程有據可溯,從數(shù)據資料收集歸檔的系統(tǒng)性、完整性也體現(xiàn)出實驗室對質量管理工作的重視程度。
    (四)利用性。
    建立檔案是為了有效的利用檔案資料,因此,資料的歸檔要有可利用的價值,便于搜索、查閱和驗證。在檔案資料管理中,原始的紙質檔案有其優(yōu)點,特別是對于實驗室檢驗檢測過程的原始記錄,要求信息量多、記錄清晰真實,如質量控制活動實施資料、樣品受理和處置資料、試劑耗材管理資料、實驗室安全管理資料等,能反映整個實驗過程的每個細節(jié)。行政管理資料也同樣能反映出某個時段的管理要求、業(yè)務重點和督查考核情況,如會議記錄、業(yè)務學習培訓記錄、對新員工的技術培訓、考核及監(jiān)督、各類計劃、總結、績效考評、工作督導資料等。做好實驗室資料歸檔將有利于形成工作的持續(xù)性和有效性,反映歷年來業(yè)務工作的發(fā)展狀況,具有較高的利用價值。
    (五)共享性。
    自無錫疾控開發(fā)了“無錫市疾控檔案信息管理系統(tǒng)”以來,所有歸檔資料都通過信息系統(tǒng)按年度分類錄入文件名,上傳附件,當專業(yè)人員工作需要時,根據授權權限,通過打開系統(tǒng),點擊檔案-疾控業(yè)務-實驗室檔案,就可以查詢實驗室行政管理和實驗室質量管理中收集歸檔的資料,通過紙質資料和系統(tǒng)查詢相結合的`方式,一目了然,有效實現(xiàn)了資料的共享。
    三、實驗室檔案管理的特點。
    (一)注重業(yè)務活動資料的收集歸檔。
    實驗室是疾控中心的一個重要技術核心部門,在日常工作中,除了開展實驗室檢測、突發(fā)事件應急檢測、科研課題、質量控制考核等實驗室活動以外,還有很多配合中心開展的日常管理工作。而實驗室有其工作的特殊性,實驗環(huán)節(jié)多,要求高,工作精細而嚴謹,數(shù)據處理復雜,因此,檔案管理更應注重實驗活動的資料收集,按照國家實驗室認可和實驗室資質認定要求做好各類資料的整理歸檔工作。
    (二)發(fā)揮質量監(jiān)督員的作用。
    實驗室的質量管理貫穿于檢驗檢測過程的全部,質量監(jiān)督員承擔著實時監(jiān)督關鍵環(huán)節(jié)原始記錄和實驗操作是否符合質量體系要求的職能,通過日常監(jiān)督便于及時發(fā)現(xiàn)問題及時整改,確保檢測數(shù)據的科學性、準確性,使檢驗檢測過程和最終結果符合質量體系要求。因此,發(fā)揮好質量監(jiān)督員的作用,也是保證實驗室規(guī)范運行的有效措施之一。
    (三)重視檔案管理人員專業(yè)水平。
    檔案行政管理工作論文篇十一
    教學檔案管理工作是學?;A性工作之一,是衡量一個學校教學質量和管理水平的重要標志。教學檔案管理工作的好壞直接關系著學校的發(fā)展,對學校來說具有非常重要的意義。
    1.體現(xiàn)學校的綜合實力。教學檔案是社會了解學校的一個窗口,通過這個窗口人們能夠了解學校的教學質量和管理水平,是學校辦學和增強辦學實力的主要依據之一。此外,教學檔案是對教學活動和教學管理工作的最原始的記錄,也能促進學校教學質量及教學管理水平的提高。教學工作者在教學活動結束之余可以通過教學檔案,對教學活動過程進行分析、研究、總結,并及時發(fā)現(xiàn)和解決所存在的問題,從而提升教學質量和教學管理水平。
    2.進行教學改革離不開教學檔案。教學檔案記錄的教學活動是長期的、真實的'、系統(tǒng)的,若要進行教學改革它可以提供針對性的參考,教學檔案有利于制定出符合實際的教改方案。
    3.是傳承優(yōu)秀教學經驗的重要載體。優(yōu)秀的教學工作者,其教學檔案的編制質量也很高。當前,學校上下都在開展“傳、幫、帶”活動,活動中,教學檔案的作用非常重要。新教師可以通過研究、學習優(yōu)秀教師的教案等資料,來獲取最直接、最有效的教學經驗。此外,檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向,教學檔案中蘊含著大量信息資源,它能夠為學校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。總結起來,要重新認識教學檔案,高度重視教學檔案的重要性,為了學校的發(fā)展,提升教學檔案的管理水平。
    因為教學檔案記錄了一個學校發(fā)展的歷史,所以教學檔案所含的信息量大,覆蓋面廣,涉及到教學活動的每個地方,完善教學檔案管理工作的措施,將進一步推進學校教務工作的順利開展。
    1.有效收集整理教學檔案。收集整理和管理利用教學檔案是教學檔案工作的第一步,教師、學生和一些教務管理團隊在日常的各種教學活動中所創(chuàng)造的東西大多數(shù)都是具有保存價值的,作為一名教學檔案的管理者,必須對這些具有保存價值的文件資料、電子資料以及經驗總結進行分類,并且收集整理,制成檔案收藏,做好教學檔案的收集整理工作。另外,必須按照嚴格的標準和要求,進行檔案材料的分類范圍劃分,做好相應的管理計劃,讓教學檔案的收集具有計劃性和實效性。每一份教學檔案的材料從收集到整理成檔都要經過復雜的程序,比如:收集整理、分類、擬寫標題、文件排序、頁碼編排、制作目錄等,確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。
    2.嚴密組織教學檔案管理工作。首先,做好一項工作的前提是寫好工作計劃,其他工作如此,教學檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個周詳?shù)挠媱?,年終時要做好年終總結,并且對檔案管理的工作人員進行考核,將考核成績的好壞與獎懲直接掛鉤。其次,健全教學檔案管理體系。學校一方面要根據相關的規(guī)章制度與實際情況聯(lián)系起來,制定一個體系完健全的檔案管理制度。另一方面,要制定一個管理在職工作人員的制度,如進行細致分工,明確每個工作人員的職責和工作范圍。最后,要嚴密組織。檔案工作專業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強,若要保證檔案管理工作正常進行,必須要嚴密組織。如學校要建立教學檔案管理網絡,建立校領導分管,檔案業(yè)務部門具體管理,其他部門應該密切配合一起管理網絡,同時經費也要隨時保證充足。
    3.促進教學檔案管理工作現(xiàn)代化。當前,教學事業(yè)不斷發(fā)展,教學改革不斷深入,原有的教學檔案管理的方式不僅滿足不了當前教學檔案管理工作的需要,在某些方面還制約著檔案管理工作的進步和發(fā)展。因此,促進教學檔案管理工作現(xiàn)代化迫在眉睫。其表現(xiàn)在具體工作中主要是:學校要隨著社會的發(fā)展而發(fā)展,與時俱進,學習并利用好先進的檔案管理技術及相關設備,力爭早日實現(xiàn)教學檔案管理現(xiàn)代化。比如:成績管理系統(tǒng)、學籍系統(tǒng)管理、圖書借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立,不僅提高了工作效率,而且避免了各種資源的浪費。同時,學校應努力開發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面,做到檔案信息工作為學校的教學工作服務。如可以在網上建立服務平臺,便于師生進行教學資料的查詢。
    三、結語。
    教學檔案對于一個學校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學改革的不斷深入,學校的檔案管理工作也應該與時俱進,學校要深入認識到教學檔案管理工作的重要性,提高檔案管理工作水平,使其更好地為學校的管理、教育、教學工作服務。
    檔案行政管理工作論文篇十二
    (一)機構及人員缺乏較強的人事檔案意識,未充分認識人事檔案管理的重要性。一直以來,存在不少機構及人員缺乏對人事檔案管理工作的認識,對人事檔案的了解比較片面,將其認為是裁剪、裝訂以及保管等工作,缺乏對工作要求的認識,也對工作實施持以一種應付了事的心態(tài)。所以,人事檔案管理工作往往被忽略,主要就是因為相關人員缺乏足夠的了解和重視。(二)缺乏完善的人事檔案管理制度,且未得到有效落實。部分單位為使管理人員的崗位職責得到明確,制定的規(guī)章制度也缺乏全面與完善;有的單位僅僅制定了檔案的借閱制度,或者有的單位即使制定了制度,卻受限于有限的管理水平,導致制度并未得到有效實施,對檔案管理工作的規(guī)范化及制度化發(fā)展造成阻礙。(三)人事檔案管理缺乏充足的人員配備,管理隊伍水平較差。檔案管理是一項比較重要的工作,卻未得到應有的重視,導致事業(yè)單位人事檔案管理時往往設置專門的檔案管理人員,而且部分人事檔案管理人員由于缺乏系統(tǒng)的知識技能培訓,其管理工作能力較差。而兼職人員在人事檔案管理工作中投入的時間和精力有限,以上因素均導致事業(yè)單位人事檔案未能得到快速建設與發(fā)展,檔案管理的水平也較低,為事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的提高帶來不利影響。(四)人事檔案保管不具備與檔案安全保管要求相符的硬件條件。目前檔案庫房大多比較簡陋,將普通辦公用房作為檔案庫房的比較常見,也有單位將檔案庫房安置在地下室、底層或者辦公樓頂,檔案長時間在高溫及潮濕作用下極易受損。庫房的門窗也比較普通,缺乏較好的封閉效果,也不具備理想的防盜、防光、溫度及濕度控制的作用,未進行完善檔案安全保管設施的配置,與檔案安全保管的要求存在較為明顯的差距。(五)人事檔案缺乏較高的現(xiàn)代化及信息化水平。當前不少事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然是紙質檔案的建立和保管,仍然將實體管理作為管理的重心,未隨著科技的進步而加強人事檔案的電子化建設。而部分人事檔案室只是將計算機作為檔案目錄打印的工具,未實現(xiàn)人事信息的查詢及檢索功能,也不能進行人事信息的有效處理,信息化水平有待提高,這使得統(tǒng)計只能依賴人工,嚴重浪費了人力資源。
    二、加強事業(yè)單位人事檔案管理的相關建議。
    (一)強化宣教,提高事業(yè)單位職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門應加大宣傳,首先應該從思想層面上提高職工對人事檔案工作的重視。各級領導需要給予足夠的重視,充分發(fā)揮自身領導作用,加強對檔案工作現(xiàn)狀及問題的了解;并且,給予人事檔案管理制度上、組織上足夠的支持,提供充足的各方面資源,促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利實施。人事檔案管理人員應強化自身服務意識,提高人事信息開發(fā)及利用的積極性,為事業(yè)單位各項重大決策,例如人才選拔、人事制度改革等提供有價值的人事檔案信息,并且確保檔案信息的可靠性與前瞻性,從而使人事檔案部門轉變成人事檔案信息中心,同時實現(xiàn)綜合服務職能的提升。(二)促進人事檔案管理制度的完善與實施。通過制度的建立與完善,使人事檔案管理在制度上有所依據,有利于人事檔案管理的合理與規(guī)范。在當今社會中,需要切實按照《干部檔案工作條例》的要求,聯(lián)系事業(yè)單位人事檔案管理的實際狀況,促進各項制度的完善,明確規(guī)定人事檔案工作的各個環(huán)節(jié),例如接收、傳遞、保管以及查閱等。檔案人員也必須嚴格遵守相關規(guī)章制度,確保人事檔案管理規(guī)范實施。(三)加強人事檔案管理人員配備,積極提高職工的專業(yè)素質。事業(yè)單位應安排專人負責人事檔案部門的`管理,根據檔案冊數(shù)的具體情況配備充足的專兼職檔案管理人員,要求檔案人員具有充足的時間和精力開展人事檔案的各項工作,包括建檔、歸檔以及檔案的開發(fā)利用等。并且,針對人事檔案工作技術含量高、專業(yè)性強、政策性嚴的特點,要求檔案人員必須嚴于律己,切實做好自身思想政治建設,提高自身各方面的素質修養(yǎng),豐富知識結構,提高檔案管理人員的政策水平以及業(yè)務技能。此外,也需要憑借先進科技的應用促使人事檔案管理工作更加合理與規(guī)范。(四)加強檔案保管基礎設施建設,提供充足的物質基礎。事業(yè)單位應采取有效措施,加強人事檔案保管的基礎設施建設,設立獨立的檔案室,并且根據檔案安全保管的要求進行檔案柜以及必需防護設備的配備,保證人事檔案保管的安全。(五)加強人事檔案信息化建設,提高檔案管理現(xiàn)代化水平。事業(yè)單位領導應積極聽取人事檔案工作一線人員的意見,選擇適用于單位的人事檔案管理軟件,促使人事檔案信息化得以實現(xiàn)。并進行人事檔案信息查詢系統(tǒng)的建立,對個人及部門設置相應權限,通過網絡平臺對人事檔案信息進行了解,并進行合理公開,從而為人事工作提供更好的服務。
    【參考文獻】。
    [1]曲健.事業(yè)單位人事檔案管理的新思路[j].辦公室業(yè)務,2013(10):126+124.
    [4]田潔.事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[j].辦公室業(yè)務,2016(07):148.
    檔案行政管理工作論文篇十三
    企業(yè)管理靠的是企業(yè)的行政組織,根據一系列的企業(yè)解決方案和管理措施。所謂企業(yè)的行政組織,是一個企業(yè)的行政組織。詳細內容請看下文。
    行政渠道內上下級行政領導機構和被領導的從屬關系,如公司的總裁,部門經理,項目領導人和其他家庭關系的等級。行政管理工具通常包括行政命令,指令,規(guī)定,獎懲條件。企業(yè)參與社會生產管理和市場的客觀要求。在現(xiàn)代經濟生活中,以十的數(shù)量將是生產力的發(fā)展,生產日益專業(yè)化分工,這就要求生產過程的一個最大可能的一致性的各個方面。因此,生產和經營的有效組織,必須有一定強制力的權威與服從機制即行政管理,否則,企業(yè)的生產經營目標可能不是由于缺乏組織和實施。企業(yè)由經理或行政系統(tǒng)利用行政手段對企業(yè)合并成一個健康有序的有機體的各部門的各個方面,并通過各種手段有效的組織管理企業(yè)的生產經營活動,是保證企業(yè)生存發(fā)展目標順利實現(xiàn)的重要保證。
    企業(yè)通過有效的行政法規(guī)和指導,能充分有效的利用企業(yè)自身的資源,然后通過管理人員配置,確保企業(yè)戰(zhàn)略目標的全面實現(xiàn)。此外,通過對企業(yè)行政管理,而月。有助r形成自己獨特的企業(yè)文化,促進企業(yè)實現(xiàn)效益最大化。
    管理機構要是管理決策層和執(zhí)行層組成。管理決策層一般組織內部的決策人物,如董事長、總經理、副總經理等組成。它負責確定組織的目標、!和實施方案,進行宏觀控制。而企業(yè)的行政管理部門化于企業(yè)的管理決策層和執(zhí)行層之間,起到承上肩下作用。在行使職責的過程中,行政管理部門主要是傳達決策層的指令到執(zhí)行部門,同時對執(zhí)行部門的工作狀況進行監(jiān)督,然后把實際情況匯總后反饋給決策層。執(zhí)行層在決策層的領導和管理層的協(xié)調下,通過各種技術手段,把組織目標轉化為具體行動。
    上述內容已經提到,業(yè)行政管理機構在管理決策層和執(zhí)行層中起到承上啟下的作用。這樣,管理層就可以根據行政管理機構反饋回來的相關數(shù)據,適時調整企業(yè)的發(fā)展方向和營銷戰(zhàn)略。因此,必須保證企業(yè)上下級信息通暢,避免反饋不全不暢,進而全力保障企業(yè)運行的時效性。
    明確。
    崗位職責。
    日常辦公事務管包括常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調控制、檢查總結和獎勵懲等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管、采購以及相應制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準備、會中服務、會后運作;其他事務視具體情況而定。
    檔案行政管理工作論文篇十四
    摘要:高校二級學院行政秘書是在學院辦公室主任的領導下,做好學院辦公室行政事務的主要執(zhí)行者。本文主要從明確行政秘書工作的職責、特點和應具備的素質能力三個方面探討高校二級學院行政秘書工作。
    學院辦公室承擔了學院的主要行政管理工作,行政秘書是在學院辦公室主任的領導下,做好學院辦公室行政事務的主要執(zhí)行者。行政秘書可以說是學院領導的助手,是聯(lián)系學院和學校其他部門的紐帶,更是溝通學院領導和其他教職工的潤滑劑。因此,提高行政秘書自身的工作能力,對于提高學院管理水平和促進學校健康發(fā)展將起到強有力的輔助作用。要提高行政秘書工作能力,筆者認為應充分了解行政秘書工作的職責、特點和應具備的素質能力。
    二級學院行政秘書工作的主要職責是協(xié)助學院辦公室主任做好學院的各項行政工作。其工作涉及學院行政工作的方方面面,主要分為以下五個方面:
    1.日常工作:負責學院的文件管理、信息管理和資產管理等工作。文件管理:負責本院上報各類文件的校對、呈送和存檔管理工作,負責有關部門發(fā)來的各類文件的登記、傳閱、傳達、反饋及歸檔工作;信息管理:負責收集整理維護學院教職工的個人詳細信息;資產管理:負責日常辦公用品領取保管發(fā)放工作,負責本部門辦公設備、辦公家具等固定資產的采購申請、管理及賬務工作,并配合資產管理職能部門定期開展本部門資產盤點清查工作并對本部門提出資產維護、保養(yǎng)、報廢、更新等建議等。
    2.人事工作:協(xié)助分管院領導做好本院教職工的招聘、考勤、考核、聘任和職稱申報等工作,負責向新員工講解院校的各項規(guī)章制度,做好新員工的事務性培訓;節(jié)假日協(xié)助部門領導做好值班安排。
    3.文字工作:負責起草下達學院通知,起草、校對學院的有關文件和上報材料及學院各類會議的準備工作;協(xié)助院領導制定工作規(guī)劃和制定學院有關的規(guī)章制度等。
    4.外聯(lián)工作:學生家長、教職工家屬或其他外單位人員來學院咨詢、訪問或調研時,做好接待工作。
    5.突發(fā)工作:領導或教師安排的其他工作,及辦公室其他人員缺崗時的臨時替崗工作等。
    根據以上對行政秘書工作職責的了解可知其有以下四個方面的特點:。
    1.輔助性:行政秘書扮演者在學院領導的指揮和控制下協(xié)助其完成共同工作任務的助手角色。學院領導即承擔行政工作,又有教學與科研任務,工作不可能做到面面俱到。所以,行政秘書就要對領導布置的工作及時完成,并對其進行跟蹤和督促。對重要的事項要及時匯報和提醒,及時將工作中出現(xiàn)的問題反饋給相關領導。
    2.服務性:行政秘書主要是服務于學院的師生、教學與科研、學院決策。首先,服務于師生,這是行政秘書工作的最基本的職能,要為師生營造一個和諧的學習與工作環(huán)境,促進師生對學院有家的感覺。其次,服務于教學與科研,教學與科研從根本上說是高校的基本職責,要及時傳達學校的教學科研信息,并積極為他們的工作提供方便,如查閱相關文件和資料,向有關部門咨詢相關政策等。再次,服務于學院決策,為了保證院領導決策的科學性,必須及時準確地為領導提供諸如統(tǒng)計、調查、通知之類的信息,為領導提供決策依據,當好領導的助手;在學院的一些決策中,行政秘書要負責資料的收集與整理、提供決策建議、調查決策的反饋意見、集中師生觀點等工作,為決策提供依據。
    3.繁瑣性:行政秘書的工作千頭百緒,每天都有大量繁雜的事情要辦。通常是一件事接著一件事,甚至是幾件事情一起干。而且經常要與不同的人員接觸,及時處理他們提出的各種問題,實際工作中涉及的任務遠遠超過行政秘書這個崗位的職責要求。
    4.重復性:行政秘書的工作常有反復出現(xiàn)、反復辦理的特點。每天上班都得收文,然后將有關文件上傳至學院主頁、有關事務短信通知、緊急事務電話通知,教職工職稱申報、年終考核和聘任每年都是在特定的時間按既定步驟辦理,等等。
    三、行政秘書應具備的素質能力。
    二級學院行政秘書工作雖說是高等學校最基層的工作崗位,但要把工作做好,還是需要行政秘書擁有以下出色的能力素質:
    1.過硬的政治思想素質。
    政治思想素質是人的綜合素質的核心。過硬的政治思想素質是正確履行職責的內在保證,有了這項保證,才能自覺地站在先進世界觀的角度處理問題、把握事物的本質和發(fā)展方向以及通過正確的途徑和方法解決工作中遇到的問題。
    2.廣博的科學文化素質。
    高校里人才聚集,如果行政秘書自身科學文化素質不高,在具體工作實踐中就會遇到阻礙。因此,作為二級學院的'行政秘書,應該要具備以下科學文化素質:(1)行政管理學知識:行政秘書必須掌握先進的管理理念和方法,促使管理工作科學規(guī)范;(2)心理學知識:行政秘書接觸的人員廣泛,必須學習心理學知識,保證工作質量,提高工作效率;(3)計算機知識:當今,各高校辦公自動化日趨完善,行政秘書只有不斷學習相關計算機知識,不斷提高計算機操作水平,才能跟上時代的步伐,使秘書工作卓有成效;(4)檔案學知識:檔案管理是行政秘書的常規(guī)工作,檔案管理科學規(guī)范,可以節(jié)約查找資料的時間,隨時可以調閱所需資料,提高工作效率;(5)所在學院的一般專業(yè)知識:這樣方便跟師生交流,容易拉近距離;(6)其他知識:高校行政秘書也可根據自身的特點和愛好,學習其他領域的知識,如外語、經濟學、法律、美學、文學、歷史學知識,這些知識有利于拓展視野,促進文化素養(yǎng)與科學素養(yǎng)的提高,是對專業(yè)知識的輔助與補充。
    3.較強的個人能力素質。
    能力素質,是指擔任某一特定的任務角色所需要具備的能力。作為二級學院行政秘書,必須具備較強的個人能力素質有:(1)文字功底和口頭表達能力:行政秘書要替領導起草各類文書,又經常與人交流。因此,必須具備較強的文字功底和良好口頭表達能力,能夠將自己的思想快速準確地傳遞出來;(2)組織協(xié)調能力:要善于與領導、同事和其他人交往,善于協(xié)調領導與師生等各方面的關系,巧妙地解決各方面的矛盾,營造出和諧融洽的工作環(huán)境;(3)時間安排能力:行政秘書的工作繁瑣而雜亂,要求其必須具備合理安排時間的能力。首先要珍惜時間、不浪費一分一秒,其次要學會在最佳時間段完成最重要的工作任務,再次要有計劃分配自己可用的時間、有效地提高工作效率和質量;(4)學習能力:要把學習作為一項重要任務和職責,認真對待,不斷地拓寬學習的領域和途經,從而使自己的知識結構更加合理。
    4.健康的心理素質。
    面對工作中錯綜復雜的人際關系和繁雜瑣碎的事務,二級學院行政秘書必須具備以下健康的心理品質:(1)自信樂觀:行政秘書應對自己的職業(yè)充滿興趣,能較好地適應并改造現(xiàn)實環(huán)境,這樣才會激發(fā)出自身的勇氣、毅力和潛能,形成正確的自我意識和價值判斷;(2)熱情坦率:熱情坦率的工作態(tài)度能營造和諧的人際關系,能變被動為主動,變消極為積極;(3)開拓進?。盒姓貢ぷ鹘洺媾R一些意想不到的困境,要能經受得住挫折、不畏挫折、開拓進取。
    總之,高校二級學院行政秘書應該牢記自己的工作職責,深入了解工作的特點,不斷提高自身素質,完善自我,出色的完成各項工作任務,促進學院的建設發(fā)展再上一個新臺階,為學校的建設和發(fā)展做出更大的貢獻。
    參考文獻:
    [2]唐鐳.新形勢下高校院系辦公室工作的思考[j].科技信息,2009(30).。
    檔案行政管理工作論文篇十五
    加強檔案管理工作在高校管理與建設過程中具有重要意義。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定,重視本組織、本單位、本職務工作的檔案建設與管理,是每位工作人員的基本義務。檔案是一個國家各類社會組織、機構、個人歷史的真實記錄,是傳承國家、民族、社會發(fā)展歷史的基本工具,是對后人負責的精神體現(xiàn)。從學院組織、機構和個人的微觀層次而言,檔案還具有總結歷史經驗教訓,反映本院各方面發(fā)展的歷史面貌,強化工作紀律,杜絕濫用職權,防止職務腐敗等重要作用。為此,教育部專門頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》。從當前高校的發(fā)展趨勢來看,依法加強二級學院的檔案管理,已成為高校在構建和完善現(xiàn)代大學制度過程中強化內部管理的一項重要舉措。
    一、高校二級學院的學院秘書。
    隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和高等教育體制改革的深入,我國許多大學設立了若干二級學院,并逐步建立了校院(系)二級管理體制。這些學院作為高校辦學的基礎組織,在大學教育事業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著極為重要的作用。所謂“大學”,實際上就是學校機關與各個學院的綜合體。各個學院承載著大學各項事業(yè)建設和發(fā)展的重任,在黨務、行政、教學、科研等管理上既有較強的統(tǒng)一性,又具有不同程度的相對獨立性。學院各項事業(yè)的發(fā)展既關系到學院自身各項工作的未來走向,又關系到整個學校的協(xié)調發(fā)展。
    然而,不論是學校的整體工作,還是學院內部的各項事務,落實到具體操作層次,總是無法離開學院辦公室的各項秘書工作。學院秘書是學院乃至高校重要的基礎崗位,學?;驅W院的各項工作都程度不同地依賴于學院秘書的具體運作。因而各個學院依照秘書工作的內容和性質,根據自己的辦學規(guī)模專門設置了黨總支秘書、團委秘書(書記)、行政秘書、教學秘書、科研秘書、研究生秘書、行政秘書、財務秘書等秘書崗位。
    二級學院的檔案管理工作是高校管理系統(tǒng)中重要的基礎工作之一,也是檢查、評估學院辦學質量和管理水平的重要方面。二級學院檔案是學校檔案的重要來源,除其中一部分重要資料要上交學校檔案室歸檔保存外,絕大部分資料留在學院保存。《普通高等學校檔案管理辦法》第九條規(guī)定:“高等學校各部、處、院、系、所等部門,必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作,并視情況配備一至兩名專(兼)職人員,負責本部門檔案的收集、整理和移交工作?!痹趯嶋H工作中,大部分高校要求各院(系)和職能部門配備一名兼職檔案員,從而在全校形成了以兼職檔案員為基礎的檔案工作網絡。但是,在二級學院檔案管理的實踐中,檔案管理任務往往是由辦公室秘書承擔,也就是說,學院秘書實際上同時充當著兼職檔案員的角色。
    隨著學院事業(yè)的發(fā)展,學院在黨務、行政、教學、科研等活動中了產生許多文件材料;同時,教師在各自的教學科研活動中,也產生了不少重要資料。這些檔案材料來源分散,涉及的內容和范圍越來越廣,導致學院兼職檔案員的工作任務越來越重,學院檔案管理工作的壓力越來越大,形成了工作內容無法分解而工作負荷又難以承載的現(xiàn)實矛盾。
    (一)缺損遺漏嚴重。
    近幾年來,高校二級學院各項事業(yè)發(fā)展迅速,各種檔案資料隨之日益增多,一些重要的檔案資料在工作流程中不經意地被遺失或損毀。除了上級“紅頭文件”、學院黨政會議記錄、學生工作榮譽、學院人事考核等檔案資料,以及秘書工作必需的案頭材料保存較為齊備外,其他檔案資料則嚴重缺損或遺漏,其中缺損最為嚴重的當屬教學檔案、科研檔案和黨務檔案。
    (二)分割存檔。
    高校機關職能部門與二級學院基本維持著單線歸口劃塊的業(yè)務管理體制。比如,學院教學秘書歸口學校教務處,研究生秘書歸口學校研究生處,團學秘書歸口學校學工處團委,黨總支秘書歸口學校黨委各部門等,因此,學院的檔案資料處于切塊劃歸各對口部門管理的狀態(tài)。在這種管理體制下,重點抓了檔案源的管理工作,而忽視了檔案的.全宗化、規(guī)范化和標準化。分割存檔反映了學院檔案管理體制上的弊病。
    (三)檔案管理意識薄弱,隨意性強。
    由于體制不健全等原因,各歸口秘書實際上都是兼職檔案管理員,他們忙于日常秘書事務,缺少對檔案管理專業(yè)知識的學習,對檔案管理工作往往缺乏系統(tǒng)的協(xié)調。因此,對于日常工作中形成的各種資料,哪些該存檔、如何存檔、如何延續(xù)等,難以做到系統(tǒng)化、規(guī)范化和標準化。檔案管理工作存在著事務活動忙忙碌碌,存檔材料寥寥無幾,檔案質量不高的現(xiàn)象。
    (四)開發(fā)利用率低。
    各個學院的檔案管理工作,僅僅停留于“保管”的層面,或者為迎接某項評估和檢查而準備。除了紅頭文件、黨政會議記錄等,因當前工作所需而偶爾調閱或使用外,其他檔案資料的利用率則非常低。這與學院檔案資料普遍缺損,檔案資料的基本功能受到嚴重損害等有著密切聯(lián)系。
    (五)各學院管理水平不平衡。
    發(fā)展不平衡是我國的基本國情。高校二級學院檔案工作的管理水平也不平衡。比如,有的學院嚴格按行文制度辦事,學院內部的各項重要決策均能以學院文件形式下發(fā)各系、所、室,并及時存檔;有的學院實行嚴格的成就備案制度,個人重大成就均被同時視為學院進步和發(fā)展的成果,各種證件、榮譽、專利、發(fā)明、論著、實驗成果等科研(技)成就的原(復)件,均予以存檔。個別學院對國內著名學者的重要用品或重要紀念物均有收集,比如社會交往聲像、著名手稿等。
    (一)學院秘書工作任務繁重。
    學院發(fā)展規(guī)模與學院秘書崗位設置不平衡,造成學院秘書工作量有增無減。檔案資料發(fā)生量越大的學院,辦公室日常的繁雜事務越多,這些日常事務工作,反過來又制約著學院秘書對檔案資料及時有效的整理。另外,學院秘書與學院實驗室、資料室、教輔人員工作量嚴重失衡,也造成了學院秘書的心理失衡,影響了學院秘書的工作心態(tài)和工作績效。
    (二)學院秘書地位低、待遇差。
    學院秘書是高校管理體系中的基礎崗位,崗位的基層性、服務性,決定了學院秘書與學院領導、部門負責人以及教學科研人員相比,自然在工作地位和待遇上存在著一定距離。同時,學院秘書地位低、待遇差,還集中體現(xiàn)在學院秘書與學校機關秘書,以及學院秘書與學院辦公室、資料室、實驗室其他工作人員勞資收入等對應比較方面。這就造成學院秘書除了完成日常應急事務以外,對檔案管理工作缺乏積極性。
    (三)管理實體分散,缺乏專門管理制度和長遠規(guī)劃。
    國內多數(shù)大學二級學院的檔案工作,實行劃塊分散管理,黨務類秘書與行政類秘書的檔案資料互不溝通,黨務秘書與團學秘書(書記)的檔案資料互不溝通,教學秘書、科研秘書、財務秘書、行政秘書的檔案資料互不溝通。這種分散管理體制對實行系統(tǒng)化、規(guī)范化檔案管理提出了強烈的制度要求。
    然而,大多數(shù)高校二級學院并沒有與檔案分散管理體制相配套的專門制度和長遠規(guī)劃,學院的檔案資料遺漏損毀嚴重,檔案工作普遍停留于應付當下事務工作需要的層面上。這是一種嚴重背棄《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》的違法違規(guī)行為。
    在二級學院的檔案管理中,許多領導、老師、秘書在思想意識上存在著許多誤區(qū)。比如,有的學院黨政領導認為學院黨政集體做出的重大決定,有了黨政會議記錄文件性資料就不必保存了。多數(shù)領導和老師把工作中形成的文件資料看作個人的私有財產,不愿意上交歸檔:有的覺得把材料留在身邊,自己用起來方便;有的覺得資料是自己的心血和汗水,極為珍貴,理應由自己珍藏;有的覺得所做工作尚未取得重大成就,相關資料沒有歸檔必要。這嚴重妨礙了學院秘書的檔案收集工作。
    (一)領導干部要增強檔案管理意識。
    高校二級學院檔案是學院師生員工在開展教學、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄,對學院改革、建設和發(fā)展事業(yè)起著重要作用。加強檔案管理工作,關鍵在領導干部。學院領導干部應增強檔案意識,重視檔案管理工作,認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案’法》和《普通高等學校檔案管理辦法》,認真做好學院檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃,建立健全相關管理制度,在人員配備與培養(yǎng)、檔案工作現(xiàn)代化建設等方面逐步進行具體部署。
    (二)加大全員宣傳力度。
    學院秘書要利用各種機會和形式向全院教職工宣傳檔案法規(guī)和檔案知識。首先,要通過宣傳,使廣大教職工明確檔案的含義、地位和作用。其次,要使每一個教職工認識到檔案管理的必要性,從而自覺地收集資料,及時歸檔。再次,要讓廣大教職工認識到檔案在開發(fā)信息資源、服務教育教學中的作用,認識到檔案是一種信息資源,能給學院工作帶來較大效益。只有逐步提高全體教職工對檔案工作的認識,大家才能較好地利用檔案,自覺地保護好文獻資料,積極參與檔案工作,維護檔案的完整和安全。
    (三)建立有效的歸檔制度。
    學院要結合本單位檔案管理實際建立行之有效的檔案歸檔制度,并嚴格執(zhí)行、定期檢查,對于違反者,要依據有關制度給予相應的處理。同時,在教職工年度考核和專業(yè)技術職稱評聘工作中,學院要明確規(guī)定有關教師個人的課時、論文、科研資金、科研成果等考核材料須由檔案負責人出具證明,證實其真實有效性,這樣才能促使教職工及時主動地將有關文件材料上交歸檔。
    (四)提高檔案管理人員的業(yè)務素質。
    檔案管理人員只有具備較高的業(yè)務素質、高度的責任感和服務意識,努力學習檔案管理新技術、新方法,熟練掌握信息數(shù)字化檔案管理工作技能,才能適應新時期檔案現(xiàn)代化建設的需要。
    1.業(yè)務知識和能力。學院秘書要加強學習檔案法規(guī)和檔案管理專業(yè)知識,增強檔案管理意識和能力。一方面,要認真做好檔案信息的收集和整理工作,確保檔案的全宗化、規(guī)范化和標準化,為學院檔案工作的規(guī)范管理和持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎;另一方面,要認真做好檢索和查詢工作,形成一個運轉靈活、系統(tǒng)嚴密的檔案管理體制與服務體系,方便教職工查詢使用。
    2.信息服務意識。學院檔案材料來源于各項工作實踐,只有滿足教職工需求,才能發(fā)揮檔案材料的作用,最終實現(xiàn)檔案管理目標。學院秘書要樹立主動為教職工服務的意識,不斷探索開發(fā)利用檔案資料的新途徑、新方法,重視檔案利用的社會性、有效性,更好地為學院的各項工作服務。
    3.信息數(shù)字化工作能力。根據檔案現(xiàn)代化和辦公自動化要求,檔案管理人員應提高信息數(shù)字化工作能力,掌握計算機操作、數(shù)據管理和網絡管理等基本技能,充分應用計算機、互聯(lián)網和相關軟件,做好檔案數(shù)字化處理,實現(xiàn)檔案網絡管理和服務工作。(1)檔案管理網絡化。學院可以在校園網上建立學院網站,由學院秘書負責管理相關區(qū)域,定期公布相關非保密性檔案信息,為教職工了解和利用信息服務。(2)檔案信息查閱網絡化。學院網站公布的相關檔案信息,有關部門或個人可根據需要在權限范圍內查詢和調閱,并實現(xiàn)輸出打印。
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    (作者單位:福建師范大學地理科學學院辦公室)。